Page dédiée pour l'organisation de la soirée des 20 ans de l'April à Paris

CR réunions

Trace de différentes réunions sur l'organisation :

Note : pour passer d'un pad à une page du wiki de l'April, pensez à exporter (symbole deux flèches horizontales en haut à droite) en markdown puis à chercher/remplacer les « tab-* » par « * », puis « tab-* » par « ** », puis « tab-* » par « *** ». Rajouter aussi un « == » en début et fin de titre.

Préparatifs

Buffet

Voir page dédiée : Atelier_de_cuisine_soirée_20_ans

Boissons

L'établissement d'accueil gère le bar et les boissons, donc pas de préparatifs particuliers.

Seule une bière sélectionnée par l'April est à fournir.

TODO : qui & quand ?

Ambiance musicale

Contexte :

but : faire baigner la soirée dans une ambiance sonore agréable et conviviale ;
qualité : privilégier les sources flac ou wav (le mp3 ne rend pas toujours très bien) ;
si possible, identifier quelques musiques spéciales :
- jingle d'annonce
- joyeux anniversaire
- fermeture

Recensement collectif de musiques libres en cours sur le pad suivant : https://bimestriel.framapad.org/p/Musique20ans

Fred mentionne :

Une piste serait de repartir des playlists que Bituur Esztreym de
Dogmazic avait préparé pour les soirées 10 ans et 12 ans de l'April
(certains morceaux sont sous licences NC) :
http://play.dogmazic.net/#playlist.php?action=show_playlist&playlist_id=263
http://play.dogmazic.net/#playlist.php?action=show_playlist&playlist_id=1946

Ambiance vidéo

Recensement

A priori, utilisation des photos de http://photos.april.org/

Diaporama

Recherche d'idées pour faire des diaporamas (lecteur de photos ou vidéos).

Goodies

caissiers volants, reconnaissables par un badge de 90x56mm ; visuel à définir, exemples pour motiver d'autres à proposer autre chose :

Affiche et autocollant « Pas moi en photo »

Des photos seront prises pendant la soirée, notamment pour être ajoutées sur https://photos.april.org

Des participants prendront sans doute des photos, notamment pour les diffuser sur des réseaux sociaux.

Mais, certaines personnes ne souhaitent pas être prises en photos. Il faudrait prévoir unsystème, peut-être un autocollant « Pas moi en photo » comme pour les apéros de l'April et une affiche à l'entrée pour rappeler la règle.

Voir une page dédiée sur la signalétique « Pas moi en photo » : Convention_photo

Bougies

Qui dit anniversaire, dit bougies à souffler \o/

De préférence, trouver des bougies achetables en magasin et facilement accessible :

Trouvailles de bougies :

en magasin, les plus grandes trouvées sont de 14 cm à la foire fouille
sur le web, on ne trouve pas plus grand que 15 cm, on est loin du géant...

Fabrication de bougie. khrys serait prête à fabriquer les bougies si on lui fournit le matériel, il faudrait :

les moules pour les chiffres (soit on les fabrique, soit on les acète pour 26 € : https://www.amazon.fr/dp/B00O4XMC0U)
de la cire et des mèches (VX propose d'acheter simplement des grosses bougies dans une boutique de bazar)
un support pour éviter que la cire coule sur le gâteau

Déroulement

Stands

Stand Accueil - Goodies (dépliants, stickers)

Organisation :

localisation : en haut des escaliers qui mènent à la salle ;
nombre de personnes : pas besoin

Stand décalcomanies

L'idée des décalcomanies est à la fois la festivité et le support de communication.

Cette activité implique une pratique particulière puisqu'il faut une bassine d'eau, plusieurs éponges et un peu de place pour opérer les transferts, et pourquoi pas prendre des photos. Cela justifie un stand spécifique.

Notes :

sont arrivés ;
très bon résultat ;
s'appliquent bien mais il faut de l'eau ;
quantités : 500 slogans, 500 logos, 2000 gnous.

Prévoir :

une petite table ;
une bassine d'eau ;
plusieurs petites éponges ;
un rouleau d'essuie-tout pour tamponner et assécher ;
un pancarte expliquant comment appliquer la décalcomanie et incitant à contribuer ;
un godet/tirelire et affiches « prix libre » pour inciter à contribuer.

Organisation :

localisation : dans la salle de concert, où il y a la marchandise (en face du bar) ;
nombre de personnes : 1 ou 2 dans les parages

Pancartes à préparer et imprimer

Info sur utilisation photos : http://wiki.april.org/w/Convention_photo#Posters
Info sur comment appliquer une décalcomanie
Info sur caisse (stand marchandises )

Badges à préparer et imprimer

4 badges caisse

15 badges logo April + mot "Orga" avec la place pour prénom/nom

1 badge Photographe

Programme

Programme provisoire soumis à changement

10h : accueil atelier cuisine

17h? : préparation de la salle

19h : ouverture des portes

vers 19h30 : prises de parole d'ouverture (20/30 mn max)

vers 21h00 : session remerciements ; quizz April (sous réserve)

vers 22h30 : « Incroyabeulz talents de l'April » (sous réserve)

Une scène ouverte sous la forme d'une session « incroyabeulz talents de l'April ».

Les personnes présentes sont conviées à animer la soirée en montrant leurs talents, petits ou grands. Une scène sonorisée, 6 minutes max par personne pour faire partager ses capacités à la mode incroyable talent. Musique, chanson, lecture, photo, travail graphique, acrobatie, danse, jonglage... Si vous savez faire quelque chose de spécial, tout est bon à montrer (ou presque). Il y a une vraie scène (30m2), des micros, de la sono.

Vous pouvez vous pré-inscrire ci-dessous avec prénom/nom ou nick, talent (ou pas, pour garder la surprise).

- Prénom/nom ou nick ; talent

2h00 : fermeture du lieu (qui doit être vide)

PF & PV (B's & C's)

Rappel : http://wiki.april.org/w/Les_Points_Forts_et_les_Points_de_Vigilance

Les B's :

super bon choix pour le lieu
les sacs de matériel à transporter étaient super bien préparés
la cuisine de Samanta est géniale
équipe du Petit-bain accueillante et serviable
les sacs de transport du matériel sont pratiques et facile à porter
super le principe de mettre des étiquettes au sac de matériel (t-shirt, etc.)
le diaporama
les variations Goldberg en libre et avec un bruit de salle, ça le fait très bien
super la musique libre
le mode aléatoire de la musique libre est bien passé
vive les soufflages collectifs de bougies
excellente réalisation de l'idée de projet décalcomanie
stand décalcomanie très bien pensé (bonne taille éponges, nombre d'éponge, mug pour trempette, rouleau papier, poubelle proche, tirelire, miroirs)
les affiches April habillaient bien les longs murs tout noir de la salle
la convention photo a bien fonctionné (il a fallu refaire des étiquette !)
bonne visibilité les étiquettes de la convention photo sur le corps des gens
bon laïus de Fred au micro sur la convention photo
diffusion en direct des discours et des interviews de quelques autorités par radio Libre à Toi
Choix de bières spéciales (Chouffe Houblon et Delirium Tremens) très apprécié par les participants

Les c's :

faire mieux tenir les étiquettes des sacs de matériels
trouver un moyen de ne pas se piquer avec l'épingle à nourrice des étiquettes des sacs de matériel
prévoir un défilé des t-shirt collectors de l'April
trouver plus de musique libre
Doubler la quantité de bière vu la qualité et le fait que le public présent boit de préférence de la bière
Prévoir de la bière artisanale locale
Posters d'information sur les photos assez peu visibles → peut-être prévoir du A3 la prochaine fois et mieux réfléchir aux emplacements d'affichage
Pas assez d'étiquettes no photo
Vérifier s'il y a besoin ou non d'assurer la salle ; si oui, transmettre la demande à notre assureur.

20 ans de l'April Paris

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