Compte rendu réunion du comité de pilotage RTFM du 7 mai 2009

De April MediaWiki

Le comité de pilotage du projet RTFM s'est réuni au local de l'April le 7 mai 2009 de 19 h 15 à 21 h 00.

Étaient présents

  • Lionel ALLORGE - vice-président
  • Vincent CALAME - co-animateur du groupe Animation
  • Frédéric COUCHET - délégué général
  • Cédric AUBERT - adhérent (animateur qualité) (par téléphone)
  • Luc FIÉVET - membre du CA
  • Benoît SIBAUD - président

L'ordre de jour de la réunion était

  • tour de table de présentation
  • rappel des objectifs et du déroulé du projet
  • présentation et discussion du rôle du comité de pilotage
  • point sur le projet
  • prochaines actions
  • fixer date prochaine réunion du comité (RMLL ?)

Compte-rendu de la réunion :

  • Tour de table de présentation, présentation rapide des présents
    • Lionel ALLORGE - vice-président, animateur des groupes de travail revue de presse, Agir April et en charge de la mise en route de la version 2 du site web
    • Vincent CALAME - co-animateur du groupe Animation et du groupe Libre Association
    • Frédéric COUCHET - délégué général
    • Cédric AUBERT - adhérent (animateur qualité)
    • Luc FIÉVET - membre du CA
    • Benoît SIBAUD - président, animateur du groupe de travail Causeries

  • rappel des objectifs et du déroulé du projet :
    • explosion récente du nombre d'adhérents et de la diversité
    • April en mode bénévolat pur jusqu'en 2004, période 2005-2008 avec
    • permanents et bénévoles, équipe minimale de 3 permanents (délégué général, chargé de mission dossiers institutionnels, assistante) en auto-financement en 2008
    • feuille de route 2009-2014 qui présente l'ambition et les réflexions de l'April pour une nouvelle étape de développement et d'actions.
    • pour la mise en oeuvre projection d'atteindre 10 à 15 000 adhérents et une demi-douzaine de permanents d'ici 2014
    • outils de travail internes multiples, inadaptés, rébarbatifs, trop geeks, manquants
    • libérer du temps pour réfléchir à nos outils internes et méthodes et leur amélioration
    • projet RTFM lancé début 2009 : faciliter le travail des actifs, l'implication des membres, améliorer les services rendus, la satisfaction des parties prenantes et leur fidélisation.
    • processus d'amélioration continue
    • projet interne structurant pour 2009
    • échéance pour l'AG en 2010, premier point d'étape aux RMLL
    • projet mené en coopération avec le groupe Animation, les responsables de groupes de travail, les actifs
    • implication des adhérents

  • présentation et discussion du rôle du comité de pilotage
    • faire le point une fois tous les deux mois maximum
    • recherche des causes des problèmes
    • définir les nouvelles actions
    • planifier
    • certaines réunions seront plutôt de type brainstorming et d'autres plutôt de type opérationnel

  • point sur le projet
    • discussions pré assemblée générale 2009, remontées régulières de besoins d'amélioration de nos outils par les actifs, les adhérents
    • validation le 13 juin 2009 (week-end de l'AG) par le conseil d'administration comme projet interne structurant pour 2009
    • pilotage confié au délégué général, création d'un comité de pilotage
    • annonce aux membres
    • information direct des responsables de groupes de travail, des actifs
    • création de la charte du groupe
    • création d'une liste de discussion.
    • création d'une page wiki.
    • élaboration des différentes phases du projet (certaines pouvant être menées en parallèle)
    • phases 1 et 2 en cours sur la formalisation des fondamentaux, la typologie des parties prenantes

(annonce, phases 1 et 2 en cours, outils pour mener le projet)

      • le succès de l'April entraîne une certaine responsabilité et doit poser la question des "services à rendre" et en premier aux adhérents
      • l'April joue un rôle de noeud de communication dans le monde du logiciel libre peut être de plus en plus le premier contact des gens avec le logiciel libre
      • pour l'identification des besoins et attentes des adhérents il y a plusieurs possibilités :
        • un questionnaire pour tous les adhérents, ça peut être très long et complexe à gérer avec près de 5 000 adhérents
        • établir des groupes d'adhérents pour avoir des "panels représentatifs" autour d'une table et des deux thèmes « que pourrait ou devrait être l'April si on ne limite pas l'imagination » et « quelle est votre relation avec l'April ? », et à partir des thèmes et idées qui en ressortiraient on pourrait établir une questionnaire à destination de tous les membres
        • proposer déjà aux responsables de groupes de travails, actifs des entretiens non directifs pour identifier les thèmes et puis bâtir un questionnaire fermé (avec champ commentaires) destiné à l'ensemble des adhérents.
        • proposer entretiens téléphoniques avec des adhérents sélectionnés aléatoirement (une cinquantaine)
        • proposer une page wiki permettent à chacun de s'exprimer même en restant anonyme (sur l'idée de http://wiki.april.org/w/Points_Forts_et_Points_de_Vigilance_April)
        • voir ceux qui ont répondu aux questionnaires, les posteurs de la liste April, les présents à l'AG (TODO : consolider les présences aux AGs) et les absents aux AG
        • définir différents profils

Discussion à poursuivre sur la liste de discussion.


  • prochaines actions
    • finaliser les phases 1 et 2 avant la réunion des membres prévue à l'occasion des RMLL (Rencontres Mondiales du Logiciel Libre) à Nantes début juillet 2009.
    • identification forces et faiblesses de l'existant
    • identification des processus
      • processus de management (ex: décisions du CA)
      • processus management des ressources (ressources humaines, matériel)
      • processus réalisation des services
      • processus analyse et amélioration de la qualité
      • ne pas aller trop dans le détail, faire des choix dans les processus qu'on veut détailler
      • faire léger et pratique
      • pour la représentation des processus : il existe des représentations génériques pour les processus et leurs interactions, aussi appelée "cartographie des processus", sur lesquelles on peut se baser (voir un exemple de processus générique. L'important ce sont les interactions entre processus, avoir un indicateur pour suivre les activités du processus par rapport aux objectifs
      • identification des indicateurs de performance (privilégier ratio, pour certains projet ce n'est pas toujours pertinent, se fixer des objectifs chiffrés avant chaque projet)
      • fixer les indicateurs sur des données utiles au quotidien, il ne faut pas que ce soit une charge de travail supplémentaire sans intérêt pour les personnes (ex: remplir le bénévolat valorisé n'apporte rien au bénévole donc c'est chiant à remplir)

  • fixer date prochaine réunion du comité
    • il est proposer d'organiser une réunion à l'occasion des RMLL si c'est faisable
    • chaque membre doit indiquer asap à Fred s'il sera présent aux RMLL et quels jours
    • sinon la prochaine réunion aura lieu la semaine précédant les RMLL

Fin de la réunion à 21 h.