Guide Libre Association complet

Préface

Biens communs à protéger et à développer, les logiciels libres offrent à chacun la possibilité de les utiliser sans contraintes, de les copier, de les modifier et de les diffuser à volonté, ceci en toute légalité.

Ils sont aujourd'hui en mesure de répondre à la plupart des besoins des associations, qui ont pourtant peu recours à cette offre informatique éthique et en cohérence avec les valeurs qu'elles portent pour une grande partie d'entre-elles.

— car respectueuse des libertés des utilisateurs.

La Fondation Crédit Coopératif concourt depuis presque trente ans au développement de la coopération, de la mutualité et des associations

En 2010, elle s'associe à l'April, acteur majeur de la démocratisation et de la diffusion du logiciel libre auprès du grand public, des professionnels et des institutions, afin de favoriser « l'émancipation informatique » des associations.

Pour répondre au paradoxe suivant — l'importance grandissante des outils informatiques et d'Internet dans la pérennité des structures associatives, mais la très faible utilisation des logiciels libres dans ce milieu — l'April crée en 2007, Libre Association, un groupe de travail destiné à « jeter un pont entre le logiciel libre et le monde associatif ».

Plaçant les notions de partage et de collaboration au cœur de leurs pratiques, les logiciels libres recouvrent un ensemble de valeurs communes à tous les acteurs de l'économie sociale et solidaire : mise en réseau, mutualisation des coûts et des bonnes pratiques, respect des utilisateurs, transparence, etc.

Dirigeants, salariés ou bénévoles investis dans un projet associatif : ce guide a été conçu pour vous ! Élaboré sur la base de vos besoins spécifiques en termes de gestion, d'animation et de travail collaboratif, cet ouvrage propose une série de solutions libres, vectrices de développement et d'indépendance.

Nous espérons qu'il vous aidera à mener à bien vos plus belles initiatives.

Remerciements

Cet ouvrage est le résultat d'une écriture à X mains. Ont ainsi contribué à la rédaction de ce guide, par ordre alphabétique : François Poulain, Laurent Détailleur, Laurent Costy, Vanessa David, Jean-Marc Briand, Vincent Calame, Aurore Rousseaux,…

[relever sur les wiki l'ensemble des personnes qui ont contribué et les lister les unes après les autres en caractères taille 7 séparés par une virgule]

Comment lire ce guide ?

Objectif du présent document

L'objet du guide est d'abord de présenter un panel le plus large possible de logiciels qui peuvent être utilisés par une associations : seuls seront présentés ceux qui ont déjà fait leurs preuves avec certaines d'entre elles et qui sont utilisés à ce jour. Vous ne trouverez pas de tutoriels car ils existent par ailleurs sur Internet et il serait inutile de reproduire ici ce que les communautés liées à tel ou tel logiciel ont déjà rédigé sur un site dédié. Bien sûr, de manière complémentaire à ce qui guide, nous vous invitons à parcourir le site [http://www.framasoft.net Framasoft qui recense actuellement plus de 1580 logiciels libres pour tous usages.

Vous avez plusieurs manières d'aborder la lecture de ce guide : vous pouvez évidemment le lire consciencieusement de la première à la dernière page (et cela fera sans aucun doute très plaisir aux multiples rédacteurs) mais vous pouvez évidemment aller directement aux chapitres qui concernent les besoins les plus pressants de votre association. Si vous adoptez la première attitude, vous aurez la chance de découvrir des paragraphes encadrés dont l'objet est de vous aider à mieux appréhender l'écosystème des logiciels libres et de mieux comprendre, au delà des enjeux exposés dans l'introduction, pourquoi il est pertinent, pour votre association, de faire l'effort de les connaître et de les adopter dans la mesure du possible.

Conventions adoptées

Afin de vous aider et de vous permettre d'évaluer rapidement les niveaux de complexité liés à l'installation et à la prise en main d'un logiciel, des pictogrammes à l'effigie de l'hirondelle et de la marguerite du groupe de travail libre Association de l'April accompagnent la description des applications.

Nombre d'hirondelles, indicateur pour l'utilisateur

La présence d'une unique hirondelle à côté du nom du logiciel signifiera, pour l'utilisateur, une prise en main facile et nécessitera peu de temps pour appréhender l'interface. Par exemple, Firefox le navigateur internet sera accompagné d'une hirondelle.

Si trois hirondelles sont présentes, cela signifie que la manière dont a été pensé le logiciel sort des habitudes d'usages simples selon les rédacteurs de ce guide ou que le logiciel nécessite des compétences spécifiques : par exemple, le logiciel de comptabilité phpcompta présenté plus loin sera illustré par 3 hirondelles.

Bien sûr, ces évaluations sont subjectives mais les descriptions complémentaires devraient vous permettre de vous forger votre propre opinion avec les compétences que vous avez acquises par ailleurs.

Deux hirondelles situera la complexité d'appréhension du logiciel entre une hirondelle et trois hirondelles.

Nombre de marguerites, indicateur pour l'installateur

Au delà des hirondelles, de une à trois marguerites seront dessinées pour préciser la complexité d'installation du logiciel concerné. Ce nombre de marguerites ne concerne pas l'utilisateur mais bien la personne que nous avons souhaité différencier de l'utilisateur : cette personne met en place le programme pour d'autres adhérents de l'association. Bien sûr, dans nos structures, il arrive souvent que l'utilisateur soit aussi la personne désignée responsable de l'informatique et c'est la raison pour laquelle, nous indiquons, par cet indicateur, la complexité d'installation du logiciel :

une marguerite signifie une installation simple à réaliser comme par exemple un simple double-clique sur un fichier
la présence de trois hirondelles signifiera un logiciel complexe à installer : rentreront par exemple dans cette catégorie les logiciels nécessitant la mise en place d'un serveur et un paramétrage associé
deux hirondelles situera le niveau de complexité entre les deux niveaux précédents.

Introduction

Le logiciel libre, plus qu'un outil : un enjeu pour votre association !

Les logiciels libres, moteur d'Internet et bien plus...

Le mouvement du logiciel libre est sans conteste le plus vaste mouvement d'émancipation et de partage de la connaissance qui s'est développé au travers d'Internet. Il réunit à ce jour des centaines de millions de contributeurs du monde entier. De par sa définition, il partage de nombreuses valeurs avec le monde associatif en général et celui se revendiquant de l'éducation populaire en particulier.

Les logiciels libres se sont développés au travers d'Internet mais ils ont aussi rendu possible ce « réseau des réseaux ». En effet, la majeure partie de l'infrastructure d'Internet fonctionne grâce à du logiciel libre : à chaque fois que vous utilisez Internet, des dizaines, voire des centaines de logiciels libres s'activent pour vous rendre service, à commencer par le cœur de la « box» de votre fournisseur d'accès.

Il existe aussi de nombreux logiciels libres dans la plupart des domaines plus visibles comme les catégories évoquées dans la suite de ce guide et ceux-ci ne sont donc pas limités à fournir de l'Internet. Aujourd'hui, il existe des logiciels libres pour écouter de la musique, rédiger des documents, jouer, apprendre en s'amusant, etc. Il en existe aussi pour travailler au quotidien et répondre aux besoins de votre association, par exemple en matière de gestion ou de travail collaboratif. Le but de ce présent ouvrage est justement de mieux faire connaître des logiciels libres qui ont fait leur preuve dans des associations et que vous pouvez donc adopter dans la vôtre ! Vous trouverez aussi des conseils pour accompagner ces logiques de « migration » ainsi que de la matière pour convaincre bénévoles et salariés de la pertinence d'adopter les logiciels libres !

Le logiciel libre, définition

Par définition, un logiciel libre est avant tout un logiciel respectant les libertés de ses utilisateurs. Plus précisément, la Fondation pour le Logiciel Libre définit le logiciel libre par les quatre libertés suivantes :

la liberté d'exécuter le programme, pour tous les usages ;
la liberté d'étudier le fonctionnement du programme et de l'adapter aux besoins ;
la liberté de distribuer des copies du programme ;
la liberté d'améliorer le programme et d'en diffuser les améliorations.

Ces quatre libertés sont essentielles et se complètent. Elles changent l'informatique dans sa relation aux usagers. Par exemple, la première liberté vous permet de faire fonctionner le programme sur tous les ordinateurs, sans limite de nombre. Un intérêt qque l'on peut y voir est que le bénévole ou le salarié chargé des questions informatiques ne perd pas de temps à gérer des licences.

La seconde et la quatrième liberté vous offrent la possibilité d'améliorer et d'adapter le logiciel ; ou de le faire faire par une tierce personne qui possède les connaissances nécessaires. Ces libertés illustrent le partage du savoir et répondent à une logique évidente de ne pas systématiquement devoir ré-inventer des outils qui existent déjà. On profite du logiciel existant et, en retour, on peut faire profiter la communauté de nouvelles améliorations, simplement en les partageant.

Enfin, la troisième liberté vous permet de partager des copies du logiciel avec qui vous voulez. Par exemple, une personne venue se former sur un logiciel libre peut repartir avec l'outil sur lequel elle a travaillé, une fois l'atelier terminé. Un bénévole peut utiliser les mêmes logiciels libres, chez lui ou au sein de son association, sans avoir à se préoccuper d'un coût de licence.

Toutes ces libertés sous-entendent un accès complet à la recette du logiciel : son code source.

Pourquoi choisir des logiciels libres pour votre association ?

Même si votre association n'use pas de toutes ces libertés au quotidien (par exemple la modification du programme), le choix des logiciels libres n'est pas neutre. En effet, dans la mesure où nous exerçons de plus en plus nos actions quotidiennes par l'intermédiaire de nos ordinateurs, la liberté logicielle s'impose de plus en plus comme un prérequis nécessaire pour pouvoir exercer les libertés plus fondamentales. Un professeur de droit américain de renom, Lawrence Lessig, a d'ailleurs illustré ce fait au travers d'une affirmation « Code is law » c'est-à-dire en français, « Le code [logiciel] est la loi [informatique]».

Ceci nous permet de mieux comprendre l'enjeu posé par le libre et le parallèle avec la rédaction d'une loi est tout à fait pertinent : écrire et comprendre les textes de loi est une entreprise complexe et technique. Pour autant, le fait que les textes produits soient soumis au contrôle et à la bienveillance des citoyens revêt un enjeu majeur de démocratie.

Le choix de logiciels libres répond donc également au projet associatif comme outil pédagogique et de sensibilisation sur la question de l'appropriation technologique. Mais il constitue de surcroît une offre mature pour soutenir votre projet associatif au quotidien.

Les logiciels libres offrent donc de multiples avantages aux associations, en voici résumés quelques-uns :

Éthique du partage de connaissances
Réduction du coût d'accès à l'informatique
Copie en toute légalité des logiciels et donc solution naturelle et évidente au piratage
Adaptation de logiciels aux besoins, en toute indépendance
Fiabilité des logiciels libres
Interopérabilité et respect des standards
Insensibilité aux virus Windows
Pérennité et évolution du système d'information
Nouvelle version avec des nouvelles fonctionnalités disponibles régulièrement
Seconde vie de vieux parcs informatiques
Protection de la vie privée
Contrôle de ce que font les ordinateurs

Certains de ces points seront explicités dans la suite de ce guide. Pour approfondir ces points, n'hésitez pas à parcourir les sites dédiés.

Contexte associatif en France et remarques sur l'équipement informatique

Contexte

Avant de parler de l'usage de l'informatique dans les associations, il convient de décrire succinctement le paysage associatif français ; ceci afin de prendre conscience du nombre de structures touchées et de leur diversité. En France, ce sont plus d'un million d'associations qui existent, sont actives, maillent le territoire et assurent l'emploi d'environ un million de personnes en équivalent temps plein.

En lien avec ces salariés, ce qui caractérise le milieu associatif est évidemment l'implication de bénévoles dans la majeure partie d'entre elles. Ainsi, plusieurs enquête ont confirmé que près de 85% des associations françaises fonctionnent sans salariés. Il convient donc dans notre cas de garder cet aspect en tête et de savoir que l'on s'adresse principalement à des bénévoles. C'est aussi cette majorité des associations qui sont d'abord visées par ce guide.

De plus, concernant les aspects budgétaires (d'après les chiffres de l'enquête CNRS-MATISSE du Centre d'économie de la Sorbonne menée auprès des associations en 2005/2006), plus de 15% des associations fonctionnent avec un budget annuel de moins de 1000 €, 32% avec un budget compris entre 1 et 5000 € et enfin 15% avec un budget compris entre 5000 et 10000 €. Cela signifie, en totalisant ces trois tranches, que 62% des associations n'ont pas réellement les moyens financiers pour engager des prestataires de services sur les questions informatiques et en particulier pour les accompagner dans une éventuelle migration vers le logiciel libre comme cela peut être le cas en entreprise.

La question des locaux des associations est également intéressante : l'enquête du site loi 1901 réalisée auprès de plus de 1 000 associations montre que seul un tiers d'entre elles possède des locaux propres. Ceci laisse supposer que de nombreuses actions des adhérents des associations sont effectuées depuis leur propre domicile. Les pratiques informatiques associatives sont donc très liées aux pratiques informatiques des particuliers et par ailleurs, les nouvelles possibilités offertes par les logiciels libres permettant la collaboration seront pertinentes pour aider au quotidien ces associations.

Ces éléments d'éclairage concernant le monde associatif français a donc permis de préciser le périmètre et le profil des associations d'abord visées par ce guide.

Équipement et usage de l'informatique dans les associations

Équipement en matériel

Plusieurs études montrent que le parc informatique des associations est généralement très faible. Plus des deux tiers des associations possèdent ainsi entre 1 et 5 ordinateurs. Même si cela montre que l'informatique est perçue comme un outil indispensable pour elles puisque très peu d'associations ne sont finalement pas du tout équipées, la taille des parcs ne permet généralement pas de dédier du temps et des compétences professionnelles pour le développement et l'entretien de l'informatique.

Systèmes d'exploitation utilisés

Le système d'exploitation évidemment le plus utilisé est celui qui est en position, de longue date, d'abus de position dominante c'est à dire Windows de Microsoft (82% d'après l'étude de loi1901). D'après cette même étude, 7% des associations utiliseraient MacOS et 8% GNU/Linux mais ce chiffre reste incertain : en effet, les répondants pouvaient cocher plusieurs cases sur ce sondage et les parcs informatiques hétérogènes sont difficiles à prendre en compte dans ce cadre. Par ailleurs, l'enquête réalisée par Outils-Réseaux montre dans le même temps que le budget pour les licences d'utilisation des systèmes d'exploitation et des logiciels est, dans plus de 60% des cas, nul. Cela peut être interprété de plusieurs façons : d'une part les associations n'ont peut-être pas conscience, lors de l'achat d'équipement informatique, que le prix des licences est inclus. D'autre part, des associations utilisent sans doute des logiciels privateurs commerciaux sans en avoir acheté les licences.

Autour des ressources humaines

Enfin, il convient d'apporter des éléments sur les ressources humaines qui gèrent l'informatique. Généralement, ce sont des bénévoles qui assument cette fonction (enquête de LibreAssociation, enquête de Toulibre, enquête de loi1901), ce qui conduit à des situations complexes : temps de présence physique réduit dans les locaux quand il y en a, soutien distant ou plus généralement, tentative d'auto-régulation par l'usager réduit à une situation de blocage. Or, l'informatique est utilisée pour des tâches souvent essentielles pour l'association : gestion des adhérents, comptabilité-gestion, tâches administratives avec un logiciel dédié, etc.

Cette prise de conscience de l'importance de l'informatique et des compétences spécifiques nécessaires se fait malheureusement parfois dans des situations de pertes de données ou de sauvegardes défaillantes quand il y en a. Le guide a aussi pour objet de contribuer modestement à réduire ces situations par les quelques explications et conseils prodigués.

Communication interne et externe

Les sites Web "institutionnels" sont désormais courant pour les associations. Toutefois, seule une relative minorité d'entre elles déclarent utiliser leur site web dans un but collaboratif. Une portion plus restreinte encore utilisent le site web comme un outil pour échanger avec l'extérieur. Certes les réseaux sociaux bousculent ces pratiques mais il y a de fait un enjeu à ce que les associations s'approprient plus avant ces nouvelles possibilités de collaborer.

Fiches logicielles

Bureautique

Les outils de bureautique sont multiples et leur fonction est d'abord, selon Wikipédia, la mécanisation et l'automatisation du travail de bureau, soit les processus de production, d'expédition, de réception et de conservation des documents.

Bureautique générale appliquée au monde associatif avec la suite LibreOffice

Les besoins primaires des associations sont généralement couverts par les outils contenus dans une suite bureautique. Aussi, LibreOffice (récemment encore appelé Openoffice.org) a atteint désormais une niveau de maturité et une stabilité qui permet justement de répondre à ces besoins.

LibreOffice est une suite de travail bureautique complète, divisée en modules pour chacun des usages : traitement de texte avec Writer, tableur avec Calc, présentation avec Impress, dessin avec Draw et gestion de bases de données avec Base.

L'interopérabilité des contenus produits avec de telles suites permet une grande souplesse dans l'utilisation au quotidien et simplifie les échanges de données entre les diverses composantes de la suite ainsi qu'avec d'autres logiciels, qu'ils soient propriétaires ou non, et qui ont des objectifs proches.

Writer

Writer est le logiciel de traitement de texte intégré à la suite bureautique LibreOffice.

Le traitement de texte est le logiciel de la suite dédié à la rédaction de textes diversifiés comme par exemple des courriers, des comptes-rendus d'activités ou des documents d'assemblée générale. Pour ce faire, il est doté d'un nombre important de fonctionnalités qui ont fait de lui un standard adopté par de nombreux utilisateurs.

Ainsi, différentes fonctionnalités s'offrent à vous, comme inclure des images ou des tableaux pour documenter des rapports. Dans ces derniers, les liens vers des pages Internet ou les références croisées sont également très importants, c'est pourquoi les traitements de texte modernes rendent cette option aisée et à portée de clic.

Les documents produits avec Writer peuvent être exportés simplement dans différents formats comme par exemple le pdf pour préserver la mise en forme de votre document. Il peut aussi être envoyé en pièce jointe par courrier électronique ou encore être mis à disposition dans une page Web sur Internet.

Mais au-delà des fonctions de base communes à beaucoup de traitements de texte, LibreOffice Writer offre la possibilité de mettre en page vos documents de façon systématique en définissant des styles ou encore de vous connecter à une base de données afin de créer automatiquement des courriers personnalisés.

Ainsi, un usage souvent plébiscité par les associations est la capacité du traitement de texte à générer des courriers multiples, à partir d'une base de données d'adhérents par exemple, pour un événement qui peut par exemple être la convocation statutaire à l'assemblée générale de l'association. De nombreux tutoriels sur ce point existent et nous ne pouvons que vous encourager à les parcourir, en particulier sur le wiki du site francophone de LibreOffice.

[Encart] Une condition nécessaire au partage : l'interopérabilité

De très nombreux fichiers sont envoyés par courriel chaque jour dans les associations. Prenons l'exemple d'un rapport d'activités. Si vous diffusez ce document alors qu'il n'est lisible que part un unique logiciel, vous obligez alors votre destinataire à posséder ce logiciel ! Certes, ce problème n'est pas forcément visible au quotidien si la majeure partie des utilisateurs font comme vous et qu'ils utilisent par défaut le logiciel installé/imposé par défaut à l'achat de l'ordinateur mais vous comprenez bien que, d'une part, cela contribue à renforcer une position monopolistique et d'autre part, à entretenir l'idée fausse que ce sont les autres logiciels qui sont mauvais car incompatibles avec ce logiciel dominant.

Par ailleurs, il arrive également que des documents enregistrés par d'anciennes versions du même logiciels ne sont plus, dans le pire des cas, lisibles par le programme ou, moins grave mais gênant malgré tout, ne conservent pas un rendu correct. Donc, si vous voulez diffuser des documents sans mettre votre destinataire dans une situation inconfortable, le mieux est de le faire dans des formats ouverts, utilisables par tous et sans restriction. Ceci permet une meilleure interopérabilité entre logiciels, c'est-à-dire une meilleure capacité à fonctionner entre eux au présent comme au futur.

Les logiciels libres utilisent par défaut des formats ouverts : de plus, si votre destinataire souhaite une copie de votre programme, vous êtes libre de le lui donner. Ainsi, intrinsèquement les logiciels libres favorisent et simplifient les échanges.

Créer des cartes heuristiques avec Freeplane

Les cartes heuristiques ou cartes mentales peuvent être des outils intéressants pour certains usages. Même si la prise en main peut s'avérer quelque peu déroutante au premier abord, Freeplane peut vite devenir un outil indispensable.

Ainsi, on peut noter deux usages particulièrement adaptés à des besoins associatifs :

le brainstorming dans le cadre d'une formation par exemple. La structuration en branche est une réponse très appropriée pour mener une séance de collecte d'idées à plusieurs ou pour dresser la carte mentale de l'ensemble d'un champs sémantique associé à un mot. La possibilité donnée par le logiciel de déplacer les branches, regrouper les mots proches ou de rassembler les questions restées en suspend permet d'aboutir rapidement à une vision concertée d'une situation ou du "cas" posé comme objet central.
une autre utilisation intéressante peut être la prise de note en cours de réunion : encore une fois, la capacité de déplacer les branches permet d'organiser le compte rendu en temps réel en gardant les éléments jugés essentiels sans faire nécessairement de phrases.

Les différents formats d'exportation, en particulier ceux destinés à la publication sur Internet, permettent facilement et rapidement de rendre accessible pour tous la production commune.

Bien sûr, d'autres possibilités d'usages existent et nous vous renvoyons vers le site internet du projet.

Internet

[Introduction] Internet : le réseau de réseaux qui transporte un (très) large spectre d'informations...

Quelques définitions et précisions

Avant de regarder ensemble les usages et les perspectives qu'offre Internet, il convient de préciser quelques définitions de mots souvent utilisés de manière non appropriée. En effet, Le terme Web est souvent assimilé à tord à Internet. Or, là où Internet peut être considéré finalement comme vecteur de l'information, le Web est une couche logiciel qui permet de passer d'une information à un autre en particulier par le biais des liens. Bref, il ne faut pas dire "surfer sur Internet" mais bien "surfer sur le Web" ; après tout, vous surfez sur la vague et non pas sur la mer, ce serait trop vague !

Une évolution des pratiques autour du Web extrêmement rapide

Quelques illustrations de ces évolutions rapides

Le groupe de travail LibreAssociation de l'April avait enquêté auprès de près de 400 associations sur leurs usages de l'informatique en 2008 : à cette période les réseaux sociaux n'étaient encore appréhendés comme ils le sont aujourd'hui : en quelques années, ils sont passés sur le devant de la scène et la question pour toute structure et en particulier les associations et de savoir comment gérer une page sur ces réseaux sociaux devenus incontournables... Ce qu'il faut peut-être donc retenir de cette exemple, c'est la rapide évolution des pratiques sur le Web et la certaine sensibilité à la "mode" : msn qui était une pratique très populaire il y a 4 ou 5 ans est sans doute désormais quelque peu délaissé au profit des outils intégrés dans les réseaux sociaux.

Les données hébergées : intérêts, enjeux et précautions

La tendance actuelle serait donc au "Cloud Computing", ce que l'on pourrait expliciter en français au Web dans les nuages. L'idée ici est de stocker les données des utilisateurs sur des serveurs alors accessibles de n'importe quel endroit dès lors que l'on ait accès à Internet plutôt que de les avoir localement sur son ordinateur : on perçoit très vite un avantage d'un tel fonctionnement : les données peuvent peuvent par exemple être facilement partagées entre plusieurs adhérents. Cependant, il convient alors de se donner quelques garanties au sein de l'association : avez-vous les compétences pour gérer vos propres serveurs ? Savez-vous alors les sécuriser convenablement ? Dans la négatives, si vous optez pour des services préconfigurés (espace de stockage par exemple), ces services vous garantissent-ils la confidentialité de vos données ? Avez-vous la maîtrise de vos données et décider du jour au lendemain de "quitter" le service initialement choisi en étant certain que rien ne restera ? Même si toute ces questions peuvent paraître secondaire dans la vie de votre association, elles sont peut-être plus sensible qu'il n'y parait : tout comme la sauvegarde de vos fichiers devient une préoccupation de premier plan le jour où votre disque dur décide de ne plus fonctionner, il est sans doute utile finalement de se poser les questions ci-dessus avant d'engager un choix pour l'association. Il existe des moyens simples pour se donner des garanties : lorsqu'un service héberge des données, vous pouvez par exemple vérifier s'il fonctionne avec une licence aferoGPL. cette extension pour le WEB de la licence GPL traduit le respect des données de l'utilisateur et garantie la confidentialité.

Le web n'est pas caractérisé, il sera ce que vous en ferez...

Le Web n'est ni bon ni mauvais. Alors que les mass média ont une fâcheuse tendance à ne mettre en avant que des faits divers montrant les méfaits d'Internet et du Web, il est essentiel de relativiser ces propos et de savoir rassurer. Ainsi, le nombre de personnes satisfaites de leur usage et estimant que la Web leur a apporter des compétences et des connaissances n'est jamais vraiment quantifié et cela reste difficilement "rentable" de communiquer sur cet aspect des choses. Bien sûr, cela reste important d'être vigilant par exemple sur les informations que l'on laisse mais finalement, la meilleure garantie pour vous et votre association sera de comprendre au moins les grands principes de fonctionnement : cette compréhension devraient vous permettre d'éviter les très peu nombreux mais réels problèmes qui pourraient survenir. Bref, le Web sera ce que vous en ferez !

Lire et écrire ses courriels

Thunderbird

Thunderbird est un client de messagerie développé par la Fondation Mozilla.

Il a acquis ses lettres de noblesse au fil des années et est désormais reconnu pour sa robustesse et sa stabilité. Puissant et pratique, c'est outil qui devient vite incontournable pour gérer les courriers électroniques de l'association avec éventuellement, en cas de besoin, la capacité de gérer plusieurs comptes de messagerie : vous pouvez par exemple choisir de collecter sur une unique session, les messages adressés à l'adresse contact@association-UneTelle.org et president@association-UneTelle.org

Ce logiciel peut à la fois être utilisé dans une configuration très simple et, grâce à sa conception modulaire, répondre aux besoins sophistiqués des utilisateurs les plus exigeants qui choisiront alors d'installer les modules complémentaires. Thunderbird possède ainsi un grand nombre d'extensions qui permettent de le personnaliser en quelques clics : vous pourrez par exemple y ajouter la possibilité de gérer votre agenda ainsi que vos tâches à réaliser. Mozilla Thunderbird vous permet aussi très simplement de créer des modèles de messages pour vous faire gagner du temps lorsque vous devez envoyer le même message de façon répétée.

Par ailleurs, Mozilla Thunderbird possède des fonctionnalités pour protéger votre vie privée, vous prémunir des courriels indésirables (SPAM) et éviter certaines tentatives d'arnaques en ligne, telles les attaques par hameçonnage.

[encart] Mails gérés localement ou Webmail

Plusieurs manières de gérer les mails existent. Ainsi, on peut évoquer les "styles" de gestion suivant : - utilisation de l'interface Web généralement proposé par le fournisseur de votre adresse mail. Pour cela, vous vous rendez, via votre navigateur favori (voir ci-après), sur la page qui vous permet de gérer vos mails. Vous pouvez alors écrire, répondre, transférer ou mettre à la poubelle les messages reçus. Les interfaces deviennent relativement complètes avec le temps, ce qui n'a pas toujours été le cas. L'avantage de gérer ses mails cette manière là est d'être en lien direct avec le serveur de mail : la liste des mails qui vous est présentée est l'exact reflet des mails qui se trouvent sur le serveur. Vous en effacer un, il disparaît du serveur. L'inconvénient que l'on peut y voir est que vous ne pouvez pas accéder à votre boîte si vous n'avez pas de connexion à Internet... - utilisation de votre courrielleur favori, Thunderbird : le paramétrage du logiciel est important et vous permet de configurer un type de fonctionnement ou un autre. Ainsi, vous pouvez choisir de gérer de la même manière que si vous étiez sur la page de votre Webmail (avec la même nécessité d'une connexion Internet). Sinon, vous pouvez opter pour une autre configuration qui permet une gestion asynchrone des mails. L'avantage sera de pouvoir par exemple préparer une réponse à un mail que vous aurez préalablement téléchargé dans le courrielleur pour pouvoir l'envoyer lors d'une prochaine connexion. L'inconvénient est cependant qu'à un instant t, la liste des mails affichée dans votre courrielleur et celle affichée sur le Webmail peuvent être différente... Il n'y a pas de bonne méthode ni de mauvaise pour gérer ses mails et les préférences vont souvent d'abord aux habitudes acquises : le choix peut cependant être fait en fonction des besoins. Vous pouvez par exemple vous poser les questions suivantes : les messages ont-ils un caractère confidentiel ? la boîtes peut-elle être gérée à plusieurs (pour par exemple une adresse générique contact@association-UneTelle.org) ? La personne qui gère la boîte est-elle mobile et susceptible d'être longtemps sans connexion Internet ?...etc.

Parcourir Internet

Firefox

Firefox est un navigateur Web développé par la Fondation Mozilla : tout comme son Thunderbird, il a mûri et acquis une stabilité exemplaire pertinente pour votre association.

Firefox possède aussi des dizaines de fonctionnalités : par exemple, un correcteur d'orthographe intégré vous permet de saisir du texte directement dans les pages Web (comme les billets de blogs ou les clients de messagerie en ligne).

La quantité impressionnante d'extensions (plus de 6 000 !) et leur simplicité d'installation vous permettra de trouver les modules utiles au quotidien de l'association.

La sécurité de votre association sur le Web étant une priorité, Firefox contient de nombreuses mesures de protection de la vie privée, ainsi qu'une protection contre les techniques liées au hameçonnage « phishing » contre les sites Web malveillants.

Les éléments ci-dessus devraient vous convaincre de faire l'effort d'utiliser désormais Firefox plutôt que le navigateur qui serait installé par défaut : l'autre avantage à migrer est aussi d'anticiper le jour où la décision serait prise au sein de l’association de changer de système d'exploitation (voir le paragraphe dédié). Vous serez déjà familiarisé avec Firefox qui a donc la qualité par ailleurs d'être multiplate-forme.

[Encart] Mozilla

Depuis 1998, la Fondation Mozilla a pour objectifs de soutenir l'innovation sur Internet et de le rendre toujours plus accessible au plus grand nombre. Internet est un développement social et technologique important qui a pris une grande ampleur dans notre quotidien à tous en un temps très court. Cette ressource commune doit donc rester accessible à tous et Le cas du Web est exemplaire des combats de la Fondation : au début des années 2000, le Web était complètement envahi par des technologies divisées : vous n'aviez aucune garantie de pouvoir naviguer sur les mêmes sites Internet que votre voisin. Grâce aux outils Mozilla comme Firefox ou KompoZer, cette situation s'est grandement améliorée et offre désormais un Web beaucoup plus interopérable.

Pour atteindre ses objectifs, la Fondation Mozilla conçoit des logiciels de grande qualité en respectant les utilisateurs et en les mettant à la disposition de tous. Ses logiciels sont évidemment libres et représentent une vague d'innovation qui contribue à améliorer Internet.

Messagerie instantanée avec Pidgin

Le logiciel Pigdin permet de converser de manière instantanée, par écrit, sur Internet. C'est ce que l'on appelle un logiciel client de messagerie : il est de surcroît multi-protocole et multi-plateforme.

Depuis ses débuts, Internet permet aux gens de converser entre eux. Il peut s'agir de conversations pair à pair (c'est-à-dire deux à deux), ou bien entre plusieurs personnes dans des salons virtuels dédiés.

Pour cela, il existe tout un tas de réseaux différents sur Internet. Malheureusement, ils ne sont pas tous compatibles entre eux : par exemple, si des utilisateurs sont sur le réseau MSN et veulent échanger avec d'autres qui sont sur le réseau Google Talk, ils seraient contraints, il faudra que certains change de réseau et adoptent celui des autres utilisateurs.

Heureusement, Pigdin est polyglotte et vous permet de vous connecter sur tous les réseaux existants. Cela veut dire qu'avec ce seul logiciel, vous pouvez converser avec tous utilisateurs, quelque soit le réseau qu'il a choisi et élargir ainsi votre réseau. En 2007, il était utilisé par plus de trois millions de personnes dans le monde et, contrairement à ses congénères, il ne contient aucune publicité. Avec l'arrivée des réseaux sociaux, les outils de chat intégrés remplacent des réseaux qui étaient encore très utilisés il y a quelques années comme MSN...Nous vous encourageons cependant à opter pour un logiciel libre comme Pigdin par exemple qui permet par ailleurs aussi d'intégrer un compte facebook et de gérer ainsi sa messagerie instantanée avec un outils plus adapté. De même, vous pouvez aussi choisir de gérer votre suivi et vos envoi de Microblogging par l'intermédiaire de ce logiciel.

Pidgin possède de nombreuses autres fonctionnalités, telles que les transferts de fichiers et de nombreux greffons permettent également de compléter ses fonctionnalités afin de répondre au mieux à vos besoins. Notamment, la gestion vidéo pour réaliser de la visioconférence est en cours de développement et devrait apparaître très prochainement : elle déjà opérationnelle facilement pour deux utilisateurs natifs de Pigdin.

Le chat est souvent perçu comme parasite dans un contexte professionnel : s'il est mal paramétré et non dominé par l'utilisateur, vous pouvez effectivement être dérangé constamment par exemple par les messages arrivant à des cadences élevées en fonction du nombres de personnes connectés au salon et pour des interpellations pas toujours à valeur ajoutée importante. Cependant, cet outils de chat peut se révéler être un complément très précieux à une conférence téléphonique : en effet, les traces écrites par chaque participant permettent de gagner du temps dans la rédaction du compte rendu après la réunion...

Et si le paramétrage de Pigdin reste hors de portée de l'association et que vous souhaitez néanmoins organiser un salon de discussion ? Alors, il vous restera la possibilité d'utiliser un service proposé en ligne pour cela et communiquer alors aux invités l'adresse Internet du salon qu'ils rejoindront par l'intermédiaire de leur navigateur préféré. Pour exemple, on peut citer freenode.net De même, vous pouvez choisir d'accompagner vos réunions par un "Pad" : voir la partie consacrée au travail collaboratif pour plus de détails.

euh...c'est pertinent de citer freenode ?

Créer un site internet

Les SGC pour Système de gestion de contenus (CMS en anglais)

L’avènement du Web collaboratif rend l'approche du site Internet associatif différente d'il y a quelques années. Alors que les premiers sites étaient conçus comme une vitrine institutionnelle où les contenus étaient contrôlés et relus comme pouvait l'être les publications papier produites alors, la manière d'approcher désormais la mise en place d'un site Web est différente et permet de nouvelles perspectives en particulier en terme d'interactions et de collaborations. De plus, le tendance actuelle n'est plus à une présence à une unique adresse mais plutôt à la multiplication de présence sur différents sites et outils proposés comme les réseaux sociaux.

Quoiqu'il en soit, le besoin perdure évidemment d'entretenir un site à l'adresse du nom de domaine retenu. Les pratiques se transforment et des outils viennent compléter le site initial (ajout d'un Wiki, de calendrier partagés, d'archives...). Si une volonté existe de faire peau neuve et de changer d'outil, de nombreux logiciels libres pour gérer les contenus sur Internet existent désormais. L'installation demande des compétences et nécessitent de comprendre les bases de fonctionnement d'un serveur mais cela s'est néanmoins simplifié, ne serait-ce que grâce aux nombreux tutoriels d'installation produits par les communautés. En ce qui concerne l'utilisation au quotidien, là aussi, les techniques se sont simplifiées au profit de l'utilisateur : les interfaces de gestion par l'intermédiaire d'un navigateur Web sont explicites et permettent une prise en main plus simple qu'auparavant. Les rédacteurs contribuant aux contenus du site n'ont plus besoin de savoir écrire du langage HTML et les fenêtre de rédaction de contenus s'apparentent souvent à des interfaces de traitement de textes simplifiés.

Il serait difficile de citer l'ensemble des logiciels libres permettant de gérer les contenus destinés au Web pour votre association (CMS en anglais pour Content Management System) tellement ce type de programme s'est développé en quelques années. Ainsi, sur la page dédiée de Wikipédia, on dénombre près de 220 CMS, qu'ils soient libres ou non ! Cependant, ci-après, vous trouverez une liste restreinte dont le choix s'est opéré par des usages effectifs et massifs en milieu associatif. Par ailleurs, ces CMS bénéficient généralement d'une communauté de développeur très active et on trouve assez facilement des modules complémentaires pour un besoin spécifique. Comme vous le verrez ci-dessous, certains peuvent par exemple se voir greffer un module pour la gestion d'une association. A vous de bien appréhender en amont ce que cela sous-entend mais les quelques précisions complémentaires accompagnant le noms du CMS ci-dessous vous permettront d'éclairer votre choix avant d'engager l'association vers ce changement le cas échéant.

Quelques SGC libres

Dotclear

Wordpress

Joomla

Spip

Drupal

Rédation et Administration
Présentation de Squelettes (modèles)
Citer les autres cms populaires et utilisés par les assos et pointer aussi les modules "associatifs" créés pour ces CMS...
A creuser quelques exemples de modules assos : SEL, adhérents, permettre la publication, boutique, ….

Images et publications assistées par ordinateur

Intro : la chaîne de production....

Retouche de photos

GIMP

GIMP est un logiciel de traitement d'images : c'est un outil complet pour le dessin, la retouche de photos et les animations pour le Web.

Que ce soit pour intégrer une image dans un compte-rendu d'activités par exemple, supprimer des yeux rouges, améliorer des contrastes, recadrer une prise de vue, convertir l'image dans un autre format ou encore alléger une photo pour une utilisation sur un site Internet, GIMP vous permettra de le réaliser.

Par ailleurs, GIMP, issu du projet GNU, est fourni avec 150 filtres mais il existe également de nombreuses extensions à télécharger, qui l'enrichissent continuellement. GIMP intègre aussi une option pour l'automatisation de tâches répétitives grâce à un langage évolué (dit de macros), qui facilitera toutes les manipulations, des plus simples aux plus complexes.

Enfin, comme beaucoup de logiciels libres, GIMP bénéficie d'une grande communauté d'utilisateurs qui documentent, échangent des techniques et s'entraident en permanence sur les forums de discussion.

Dessin vectoriel

Inkscape

Inkscape est un logiciel de dessin vectoriel, un puissant outil d'édition graphique.

Son principe consiste à utiliser le format standard défini pour les images vectorielles sur Internet. La prise en main d'Inkscape peut se révéler compliquée, en particulier si vous avez vos habitudes sous un logiciel travaillant en bitmap tel Gimp et que vous raisonnez avec la logique « matricielle » associée.

Inkscape permet de gérer deux grandes catégories d'objets graphiques : les formes et les chemins. Les formes regroupent tous les objets définis par des propriétés simples comme des cercles, rectangles, polygones, etc.

Dessinez librement !

Lorsqu'il s'agit de créer des formes plus complexes, les objets sont définis par des chemins, comme vous le montrent ces quelques exemples d'application. Riche en fonctionnalités, Inkscape permet également de faire des dégradés ou de la calligraphie. C'est donc l'outil idéal pour réaliser vos dessins, affiches, cartes postales et cartes de visite. Comme souvent avec les logiciels libres, un système d'extensions permet de l'enrichir de nombreuses options.

Pour apprendre à se servir de toutes les potentialités du logiciel, n'hésitez pas à consulter les très bons didacticiels qui sont accessibles depuis le menu Aide, ainsi que son abondante documentation. Sa simplicité d'utilisation et le large éventail de ses fonctionnalités en font finalement l'outil de dessin à privilégier pour la communication de votre association.

[encart] Images Bitmap et images vectorielles : deux conceptions différentes

La représentation des images sur un ordinateur se fait de deux façons différentes. La première concerne les images dites matricielles : l'image se présente comme un tableau de points nommés pixels. Cette méthode existe depuis longtemps, c'est celle utilisée pour votre téléviseur.

Cependant, cette méthode n'est pas sans défaut. En effet, lorsqu'on agrandit l'image, on voit apparaître les pixels : la qualité de l'image est alors dégradée.

Une seconde méthode, plus moderne, vise justement à pallier ces défauts. Elle consiste à définir l'image sous forme d'une composition de figures géométriques simples : des courbes, des rectangles, etc. On parle alors d'image vectorielle. Son intérêt est d'offrir une grande souplesse pour effectuer des transformations (agrandissement, rotations, dégradés) sans aucune perte de qualité. Ce qui en fait un outil idéal pour les graphistes professionnels qui doivent généralement produire des images en très grand format.

De votre côté, vous avez sans aucun doute déjà été confronté à la manipulation du logo de votre association : si vous ne possédez pas les sources vectorielles, l'intégration a un document ou le redimensionnement génère souvent une grande déception à l'impression !

La manipulation de logiciels de retouche de photos est souvent mieux maîtrisée mais acquérir pour l'association, les compétences d'un logiciel travaillant en vectoriel sera sans aucun doute une bon investissement pour la communication de votre structure et permettre de générer des documents plus propres esthétiquement.

Mise en page d'une revue, d'un journal

Scribus

Scribus est un logiciel de publication assistée par ordinateur (PAO) pour la réalisation de plaquettes, documents de communication divers, livres et magazines. Vous pouvez ainsi créer avec Scribus le journal ou la newsletter de votre association ; ce logiciel répond a des besoins professionnels de publications et permet de produire des documents de qualité. Vous pourrez acquérir très vite les manipulations de base grâce aux nombreux tutoriels existants sur le Web et vous pourrez alors réaliser des documents proches de la qualité professionnelle et prêtes à être imprimés ou à envoyer chez un imprimeur pour des tirages de qualité, dans un format respectant la séparation quadrichromique (CMJN).

Si votre activité vous pousse à reproduire régulièrement le même type de document, comme des bulletins d'information mensuels par exemple, l'utilisation de maquettes vous permettra de gagner du temps. La documentation disponible rend aisé l'apprentissage des fonctionnalités du logiciel ; elle sera également utile pour un usage approfondi et vous permettra de parfaire votre technique.

Ceci étant, si vos talents de graphiste ne rivalisent pas avec ceux des professionnels, de nombreux modèles sont facilement accessibles sur Internet.

Pour vous assurer de la pertinence de vos choix, Scribus est équipé d'un mode de visualisation. Par exemple, vous pourrez vérifier que votre document restera accessible aux personnes souffrant de déficiences ou de troubles visuels, comme le daltonisme.

[encart] Diffuser par mail une newsletter aux adhérents et aux partenaires

La diffusion régulière d'un bulletin d'information (newsletter, feuille de chou et autres intitulés tout aussi évocateurs) aux adhérents et partenaires est un besoin commun à la majeure partie des associations mais pour laquelle, la ou les solutions, ne sont pas immédiates. En effet, votre souhait d'informer vos très nombreux adhérents et partenaires au même moment peut s'apparenter, pour un bête serveur, à des envois de Spams ! Ainsi, pour lutter contre ces spams, les critères souvent retenus par les fournisseurs sont le nombre d'envois et la cadence avec laquelle ils sont envoyés. Il y a donc parfois blocage et bannissement de l'adresse IP de l'ordinateur qui a envoyé les messages et cela se traduit alors par l'impossibilité de renvoyer des messages avant un certain temps. C'est donc bien en grande partie à cause de ces paramétrages anti-spams que l'on rencontre des problèmes au quotidien pour l'envoi de masse à nos chers adhérents.

Pour vois aider à faire votre choix quant à une méthode de diffusion, nous vous proposons de distinguer deux types de besoins et de situations en fonction du nombre de destinataires.

l'envoi est destiné à moins d'une centaine de destinataires

Le plus simple est sans doute de profiter des qualités de votre courrielleur et de formater votre lettre en HTML. Vous pourrez ainsi sortir d'une mise en page basique et insérer des images ou des liens. Plus simplement encore, vous pouvez attacher au mail, le bulletin au format pdf. Quelque soit le choix, la difficulté d'envoi résidera principalement dans le nombre de destinataires visés. Si vous restez en dessous de la centaine, vous rencontrez peut-être quelques soucis mais, si vous prenez le soin de mettre à jour régulièrement les adresses erronées et que vous découpez l'envoi en 3 ou 4 lots (ceci pour passer outre les mesures de protection évoquées en introduction), vous devriez fluidifier le processus d'envois massifs et ne pas perdre trop de temps.

l'envoi est destiné à plus d'une centaine de destinataires

Pour éviter d'être confronté trop souvent à des retours, il va vous falloir opter pour une solution plus robuste.

Le plus simple peut consister à utiliser les services souvent proposés par les hébergeurs. Lorsque vous achetez un nom de domaine, il vous est souvent proposer de louer aussi un serveur pour héberger votre site : avec ce service, les hébergeurs mettent souvent à disposition des interfaces accessibles par un navigateur qui vous permettent de créer une liste de diffusion. Chaque hébergeur paramètre cela comme il l'entend et vous aurez sans doute des possibilités différentes en fonction de celui que vous aurez choisi : chaque abonné à la liste répondra-t-il directement par défaut à l'ensemble des destinataires ? Aurez-vous accès à ce paramétrage ? etc...Il sera nécessaire de vous posez ces questions et d'y répondre avant de mettre en place la liste pour éviter d'être en décalage par rapport à vos besoins initiaux. A titre indicatif, on peut citer les hébergeurs associatifs lautre.net, infini.fr ou Web4all.org mais il y en a bien d'autres.

La solution "ultime" mais nécessitant des compétences avancées pour l'installation et du temps pour l'administration, le paramétrage et l'entretien au quotidien de la base de données, est d'opter pour l'installation sur un serveur d'un logiciel libre créé pour cela. Vous aurez alors le choix par exemple entre Sympa, Mailman ou phplist. Nous ne rentrerons pas ici sur les capacités de chacun et l'avantage à les utiliser et nous vous renvoyons vers les sites respectifs pour mieux appréhender leur spécificités. Des témoignages précisent des envois quotidiens vers plus de 3000 destinataires.

Gestion

Comptabilité

La comptabilité est une obligation pour une grande partie des associations. Permettre un suivi cohérent des richesses de la structure est nécessaire et de surcroît, généralement incontournable si l'on veut pouvoir donner les informations utiles aux administrateurs pour permettre des décisions éclairées.

Longtemps, les logiciels propriétaires étaient les seuls a pouvoir répondre aux besoins des associations dont les budgets étaient conséquents.

Désormais, il existe différentes solutions libres qui, sous réserve d'un temps d'appréhension plus ou moins important en fonction des connaissances informatiques et comptables de l'utilisateur, peuvent répondre aux besoins comptables de al majeure partie des associations.

Gnucash

GnuCash est un logiciel de comptabilité en partie double. On peut y insérer le plan comptable de son choix. Il est très facile à installer, et facile à utiliser pour une personne connaissant un peu la comptabilité, le plan de comptes et les règles de comptabilisation. La fonctionnalité de rapprochement est présente ainsi que l'import et l'export dans divers formats générant des fichiers de données qui peuvent facilement être traités par un tableur comme Libreoffice Calc par exemple ; même si le logiciel intègre déjà des fonctionnalités permettant de gérer des états. Des documents de fin d'exercice sont aussi disponibles, quoiqu'un peu rudimentaires.

PhpCompta

Si vous avez besoin d'accéder à plusieurs aux comptes de l'association, une solution hébergées sur un serveur comme PhpCompta pourra vous convenir. Une fois de plus, appréhender l'interface demandera du temps, même à un comptable expérimenté mais le logiciel a déjà fait ses preuves pour de nombreux exercices au sein d'associations dont l'objet étaient tous différents.

Si vous avez la chance d'avoir, au sein de l'association, des compétences d'administrateur réseau, vous pourrez procéder vous-même à l'installation du logiciel. Dans le cas contraire, vous pourrez opter, pour un abonnement annuel à un prix modique (généralement toujours inférieur aux coûts des logiciels propriétaires) qui vous assurera des sauvegardes régulières et les mises à jour opérées par la communauté.

[Web as service ou dans intro]

Gestion des adhérents

Galette

 Galette (note : selon Vanessa le dev à reprit activement et le projet est viable). Donc, ok pour galette en précisant bien que l'état du développement préconise plutôt un nombre d'adhérents pas trop élevé même si potentiellement beaucoup plus. Les modules asso des CMS pourraient aussi convenir...

Progiciel de gestion intégrée (PGI)

Introduction

Longtemps restés hors de portée des associations pour des raisons de coûts, les progiciels de gestion intégrée (ou ERP de l'autre côté de la Manche "Enterprise Ressource Planning") tendent à se démocratiser et à devenir accessible. Même s'ils sont souvent d'abord conçus pour les entreprises et qu'ils souffrent donc souvent d'un vocabulaire éloignés de notre jargon associatif, ils deviennent de plus en plus simple à installer, à prendre en mains et à paramétrer. Comme vous allez le vois ci-après avec le PGI que nous avons choisi de vous présenter, leur capacité à activer certains modules seulement permet une appropriation en douceur avec les fonctions uniquement nécessaires dans un premier temps.

Bien sûr, en deçà d'une certaine taille d'association, l'installation et la configuration d'un tel outil ne seront pas pertinentes et un tableur pour gérer 50 adhérents par exemple sera, sans aucun doute, bien plus adapté.

Deux PGI sont ainsi présentés ci-dessous : l'un en détail, l'autre plus partiellement mais vous pourrez déjà mesurer la capacité de ces logiciels à proposer des solutions intégrés et rassemblées en une seule entité comparativement aux logiciels précédents répondant à un besoin précis en terme de gestion. Bien sûr, ce sera à vous à faire le choix d'un logiciel unique pour administrer votre association ou d'estimer qu'à chaque tâche doit correspondre un outil. La taille et les besoins de votre association seront des critères déterminants dans ce choix.

Dolibarr

...un couteau suisse aux outils divers mais qui nécessite de savoir ce que l'on veut

Dolibarr ERP-CRM est un logiciel modulaire qui s'installe nu. Ensuite, vous activez les fonctions métiers qui vous intéressent. La complétude des modules métiers fait que Dolibarr peut être classifié dans plusieurs catégories. Son orientation fonctionnelle et son menu dépendra donc de la liste des modules que vous activez. Voici les principaux conçus pour la gestion d'association :

Le module Gestion des adhérents permet de rendre le logiciel dédié à la gestion des adhérents (annuaire des adhérents et statut, suivi de leur cotisation). Avec le module Paypal vous pourrez aussi offrir une page de paiement en ligne des cotisations par carte bleu ou Paypal à vos adhérents (Voir chapitre Gestion des adhérents de ce guide).
Vous pouvez activer aussi le module EMailing pour faire vos relances d'adhérents.
Le module Dons pourra vous être utile dans le cas d'une campagne d'appel aux dons par téléphone.
Le module Banque vous permettra d'avoir une vision de vos finances (la saisie de vos cotisations l'alimenteront automatiquement) et de réaliser vos rapprochements bancaires (Voir chapitre Comptabilité/Finances de ce guide).
Le module Tiers et Facture vous permettra de saisir les factures de vos achats ou des prestations offertes par votre association.
Le module Agenda vous permettra de partager un agenda entre membres du bureau ou adhérents avec possibilité d'export/import dans d'autres agenda comme Google ou Yahoo... (Voir chapitre Partager un agenda de ce guide)
Le module Note de frais peut vous permettre de tracer les notes de frais de vos adhérents ou membres du bureau pour permettre leur remboursement.

Il existe de nombreux autres modules en standard, mais aussi fournis via d'autres sources que le projet officiel, augmentant encore les possibiltés de l'outil. Toutefois, cette richesse n'entame en rien sa simplicité d'installation et d'utilisation. Dolibarr a en effet été conçu pour être adapté aux petites associations ne disposant pas de connaissances informatiques autre que savoir télécharger un programme d'installation (disponible pour toute plateforme) et le lancer. Plus d'information: http://www.dolibarr.org

Copies d'écrans: http://wiki.dolibarr.org/index.php/Draft:Catalogue_associations_April#Je_veux_g.C3.A9rer_un_agenda_partag.C3.A9_et_taches_entre_le_bureau_ou_membres:_Dolibarr_ERP-CRM

...pour la trésorerie et la comptabilité

Dolibarr ERP-CRM répond à la 2eme catégories de besoin, ceux limités à la gestion de la trésorerie et finances. Une fois l'application installée et le module Gestion association et adhérent, Facture et Tiers activé, Dolibarr offre la possibilité de suivre les facturations des tiers (achats fournisseurs ou ventes de l'association) ou les cotisations des adhérents (qui peuvent être automatiquement converties en facture) ainsi que leur paiement.

Grâce au module Banque, les paiements réalisés (cotisations ou factures) alimentent le suivi de compte bancaire. Il est possible alors de suivre l'état de ses comptes/finances, y compris un compte caisse, ou de faire ses rapprochement bancaires.

Le module Dons vous permettra de suivre la réception de campagnes de dons. Leur encaissement reste toutefois à saisir manuellement dans le module Facture ou Compte bancaire si vous désirez reporter les sommes encaissées dans votre suivi de compte bancaire.

Le module Point de vente, vous permettra de transformer un PC en caisse enregistreuse pour saisir des ventes de goodies (sur un salon par exemple), avec saisie automatiques des factures/paiements.

Dolibarr est une application Web, aussi il peut être accédé depuis n'importe quel lieu connecté à Internet et via n'importe quel dispositif (pc de bureau, smartphone, tablette).

Copie d'écrans pour cette rubrique: http://wiki.dolibarr.org/index.php/Draft:Catalogue_associations_April#Je_veux_g.C3.A9rer_mes_finances_:_Dolibarr_ERP-CRM
Mentionner toutes les autres utilisations possibles...et renvoyer entre autre aux témoignages

...pour la gestion des adhérents

Une fois Dolibarr installé par son programme d'installation, il suffit d'activer le module Gestion d'adhérents d'association pour en faire une solution dédiée "clé en main" de gestion d'association. Il permet de gérer ses fiches d'adhérents et les cotisations. Vous pouvez définir des types d'adhérents (membre Gold ou Standard par exemple), suivre les informations de chacun de vos membres et suivre l'état de cotisation de vos adhérents (à jour de cotisation, expiré, résilié...).

Grâce au module EMailing, vous pourrez réaliser des Emailings auprès de tous vos membres selon leur statut. Par exemple pour effectuer une relance auprès des adhérents non à jour de cotisation.

Vous pourrez si vous le voulez, offrir un formulaire publique d'auto-inscription des adhérents, ce qui permet de recueillir des demandes d'adhésions en lignes en évitant leur saisie ensuite dans votre outils. En convertissant vos adhérents en utilisateur du logiciel, vous pouvez aussi leur donner un accès privé permettant de gérer eux-même leurs informations.

Si le module Paypal est activé, vous pouvez enchainer la demande d'adhésion directement sur la page de paiement par Carte Bleu ou Paypal sans besoin de connaissances ou d'infrastructures particulière.

Dolibarr peut également réaliser des planches d'étiquette ou de carte de visites.

Si vous utilisez le système de mailing-list "Mailman", Dolibarr pourra ajouter ou supprimer automatiquement votre adhérent à la mailing-list dédiée à vos membres lors de la création de ces derniers. Dolibarr offre également quelques pages de reporting statistiques et le module Export vous permettra d'extraire vos listings dans des fichiers Csv ou Excell.

Les fonctionnalités pourront de plus être étendues (finances, facturation...) en activant les autres modules.

Et aussi pour envois massifs : - Dolibarr --> à mentionner dans la partie qui lui est consacrée et mentionner que ce sont des fonctions qui sont généralement intégrées dans les PGI comme par exemple aussi project1901

Pour en savoir plus:

Le projet :http://www.dolibarr.org
La documentation : http://wiki.dolibarr.org/index.php/Accueil
Les captures d'écran : http://wiki.dolibarr.org/index.php/Draft:Catalogue_associations_April#Je_veux_g.C3.A9rer_mes_adh.C3.A9rents_:_Dolibarr_ERP-CRM

...gérer un projet en activant un agenda

La conception modulaire de Dolibarr lui permet d'activer la fonction agenda sans nécessairement activer ses nombreuses autres fonctions transverses. Une fois le module agenda activé, il vous permet de centraliser vos taches et évènements.

Si Dolibarr est doté d'un module Projet pour créer, suivre et affecter des taches (dans une optique de suivi en diagramme de Gantt), c'est plutôt le module Agenda qui servira à renseigner, dans une vue calendrier, les évènements temporels (rendez-vous, réunions, actions diverses) de l'association.

Les évènements métiers des autres fonctions de Dolibarr (comme la création d'une facture d'un fournisseur ou la saisie d'une cotisation d'un adhérent) peuvent également alimenter automatiquement la vue calendrier. Les évènements saisis peuvent de plus être affectés à un utilisateur particulier (qui peut être créé ou non depuis la fiche adhérent). La vision des évènements saisis dépendra des permissions de l'utilisateur.

Ce calendrier peut de plus être exporté en lecture dans tout calendrier externe supportant l'importation iCal/vCal (comme Thunderbird, Google Calendar, ...). L'inverse est également disponible.

Copie d'écran: Voir http://wiki.dolibarr.org/index.php/Draft:Catalogue_associations_April#Je_veux_g.C3.A9rer_un_agenda_partag.C3.A9_et_taches_entre_le_bureau_ou_membres:_Dolibarr_ERP-CRM

Project 1901:

Ce logiciel, encore en version Bétâ, est néanmoins en production dans une association regroupant 1000 adhérents actifs, et un historique de plus de 3000 adhérents qui ont été “migrés” avec succès depuis une solution "maison".

A-t-on des utilisateurs courant du logiciel ? Si ce n'est pas le cas, ne serait-il pas sage de l'enlever ?
une nouvelle version 0.02.01 a été déposée sur SourceForge. La liste des fonctionnalités couvertes dans cette version est:

Configuration souple
Multi-association: sélection basée sur le nom DNS
Saisons, Sections et Catégories
“Éléments” de Section:
Persistants sur les saisons ou non
Obligatoires ou non
À liste de valeur ou à saisie libre
À sélection multiple ou non
Avec un coût ou non
Gestion des rôles au niveau de l’association et au niveau des sections
Gestion des paiements
Vérification de la validité des membres
Processus d’identification lors de la création d’un nouveau membre pour éviter les doublons
Fonctionnalité d’envoi de courriels
Création de rapports facilité (JasperReports)

Un effort particulier a été fait pour la documentation du modèle de donnée, en attendant les fonctionnalités d’administration du référentiel. Pour le moment il est en effet nécessaire d’effectuer toute la configuration directement en base…

La prochaine étape (en plus de corriger les bugs) est le développement de la gestion de l’assemblée générale…

Pour en savoir plus:

Le projet sur SourceForge https://sourceforge.net/projects/project-1901
La documentation http://project-1901.sourceforge.net/
Les captures d'écran: https://albums.jujunie.com/v/julien/software/project-1901/

Travail collaboratif

Production interactive de documents

en communicant une adresse Internet à tous les participants, chacun pourra contribuer au texte de synthèse de manière instantanée puisque le Pad se présente comme une page blanche sur laquelle chacun peut écrire de manière simultanée : c'est un outil extrêmement simple à mettre en œuvre et qui permet nativement la collaboration. Ainsi, vous pouvez créer un pad sur le site de Parinux, GUL de région parisienne, en vous rendant à l'adresse suivante : http://bn.parinux.org/

[attention : framapad sature, autres ?Production interactive de documents : Etherpad / framapad / bloc note de Parinux / Comment / Gobby ?

Gestion de projet : Collabtive

Wiki

[Encart sur démarche pour amener les assos à utiliser ces outils et montrer intérêt]
[expliquer comment aider les assos à enclencher ce type de démarche pour celles qui ne connaissent pas ? D'abord framapad ? Petit comité ? Objectif de production simple ? etc. synchrone / assynchrone]

Gestion électronique de documents (GED) : Hyla

Réaliser un sondage / faire une enquête

De nombreux outils libres tel Papillon, Pollen ou Poll-O existent désormais pour permettre à des adhérents d'exprimer un choix ou de proposer une date par exemple. A partir d'un certain nombre de personnes concernées, consulter chacun par téléphone prend du temps et rend difficile une convergence. Aussi, avec ces outils, chacun peut déposer, au moment où il le souhaite, ses disponibilités et la synthèse apparaît alors en temps réel.

Pour papillon, la mise en place d'un sondage pour proposer des dates à une dizaine de personne est très rapide (moins d'une quinzaine de minutes la première fois et de l'ordre de 5 minutes lorsque l'on connaît l'interface).

Pour Limesurvey, les options offertes vont très loin dans la possibilité de mener des enquêtes. L'interface est plus compliquée à appréhender mais tous les types de questions ou presque peuvent être imaginées (cases à cocher, tri de termes par préférences, champs ouvert, etc...). L'interface de gestion, accessible par l’intermédiaire d'un navigateur internet tel Firefox, permet aussi d'accéder aux premières analyses quantitatives...Pour les personnes sondées, il est possible de s'arrêter durant le questionnaire pour le reprendre plus tard. C'est sans aucun doute un logiciel intéressant pour les associations fonctionnant en réseau ou pour les fédérations d'associations car elles pourront interpeller leurs membres pour évaluer l'état d'un pratique en son sein par exemple.

Généralement, plusieurs solutions s'offriront à vous quand viendra l'heure de choisir la meilleure manière de mettre en ligne le questionnaire :

votre besoin est ponctuel, le sondage n'est pas un "enjeu stratégique" pour votre association. Vous pouvez sans aucun doute opter pour un service en ligne directement sur le site du projet,
votre objectif est de gérer de nombreux sondages, vous souhaitez garder la maîtrise de vos données : vous pouvez alors choisir d'installer sur votre propre serveur la dernière version du logiciel.

Partager un calendrier

;Format
2 pages. 
;Sélection
WebCalendar /  → à priori, c'est compliqué Sinon owncloud ?
[encart : Ical et format ?]

Et si vous osiez le changement de système d'exploitation au sein de votre association ?

[encart vente liée ou plutôt encart accompagnement aux changements ? ]
[tous acteurs. Si pas en mesure de changer de système au moins poser la question et dire que réglementation pas respectée le cas échéant]

Quelles sont les conditions de la réussite d'une migration ?

Ces arguments sont à la fois valables pour certains d'entre eux pour la simple migration d'un logiciel propriétaire vers un logiciel libre ou, plus généralement, pour le basculement vers un système d'exploitation GNU/Linux complet

Sur le plan des idées :

Même si la situation au sein de l'association est satisfaisante et que l'informatique n'est perçue par la majorité des adhérents de l'association que comme un outil, il convient de présenter les intérêts "philosophique et éthique" d'une migration
Montrer l'intérêt stratégique pour l'association
Motiver et montrer l'intérêt du changement
Etablir la confiance à l'égard de la "culture" informatique
Profiter de l'opportunité du changement du parc : le changement est perçu comme un besoin

Sur le plan de la compétence technique :

Prévoir du temps et des moyens pour former les utilisateurs
Faire monter en compétences les utilisateurs
Porter les messages positifs et les possibilités offertes par les logiciels libres

Sur le plan des idées reçues

Rassurer et montrer les solutions vis-à-vis de la soi-disant "incompatibilité" des fichiers avec les partenaires de travail
Aider à trouver les équivalents libres aux logiciels propriétaires utilisés par l'association
Accompagner l'association devant les rares soucis de compatibilité du matériel
Montrer les possibles alternatives aux logiciels propriétaires « maison » en pointant des outils libres qui apporteraient un "plus"
Montrer que le parc hétérogène sont gérables et que les échanges peuvent avoir lieu
Faire connaître le site Racketiciel pour montrer les abus en matière de vente de logiciels propriétaires associés au matériel neuf

Témoignages d'utilisateurs et de développeurs de logiciels libres utiles aux associations

Témoignages d'utilisations

Aussi, avec argumentaires (vente liée, format ouvert, etc.) ou petits témoignages d'utilisation. Exemple : 
Phpcompta : Laurent Costy 
analytikasso (outil de gestion sous tableur calc développé spécifiquement et permettant le suivi collaboratif des budgets par secteurs d'une association) 
etc.

Témoignages de développeurs

Interview post migration vers le système d'exploitation (Véronique Branger (?) de l'APES) + éléments d'intégration réussie du LL en association (accompagnement) (T Erault ?) 2 pages 
Pourquoi j'ai choisi de développer un logiciel libre dès l'origine du projet (Cevennes Alpes → Benjamin à contacter) + Comment  je  fais pour libérer un logiciel libre ? (JM Briand ? / LL de gestion accueil de loisir) 2 pages 
Souscription / mutualisation / développement d'un LL métier (Olivier Sarrat ? / Sigmah) 2 pages

Pédagogie de la base de données

Toute association la plus modeste soit-elle gère des données : la liste des adhérents, la trésorerie, l'annuaire des contacts, etc. L'outil le plus simple pour répondre à ce type de besoin est le tableur (par exemple, celui de LibreOffice). C'est un outil d'une grande souplesse, facile à prendre en main et qui offre de nombreuses possibilités de traitement et d'analyse. Il est souvent inutile de mettre en place une solution plus sophistiquée que le tableur si le volume de données traitées est faible.

Le tableur montre cependant rapidement ses limites lorsque :

le volume et la complexité des données augmentent : les données ne peuvent plus tenir dans une table unique
plusieurs personnes interviennent sur la saisie de données : la souplesse du tableur le rend alors vulnérable à la maladresse d'une personne.

Dès lors, la seule solution est de mettre en place une base de données avec deux pistes :

soit utiliser un outil générique de gestion de bases de données (par exemple, le module de LibreOffice, la combinaison PHP/MySql sur un serveur, etc.) et développer sa propre application maison »
soit utiliser une application existante qui propose un modèle de données et une série d'interfaces les manipuler (par exemple, un logiciel de comptabilité)

La première piste est celle qui offre la plus grande liberté mais qui demande le plus fort investissement. C'est parfois l'unique solution lorsque l'association gère des données spécifiques à son domaine d'action et qu'aucune application existante ne propose un modèle de données satisfaisant. La plupart des applications métiers sont nées ainsi.

Dans le cas d'une application existante, il faudra être vigilant sur ses capacités d'adaptation car un modèle de données n'est jamais figé et évolue dans le temps en fonction de son appropriation et de son utilisation.

Quelque soit la piste retenue, la gestion d'une base de données doit répondre à deux enjeux qui sont parfois en opposition :

l'enjeu de la saisie : si l'on désire que la saisie des données soit l'œuvre de plusieurs personnes et non d'un responsable unique, il faut que le cout d'apprentissage de l'interface soit le plus bas possible (en particulier, si les personnes n'utilisent pas régulièrement) et que son usage soit le moins rébarbatif possible.
L'enjeu de la valorisation : les données doivent être utiles et utilisées : publipostage, consultation en ligne en interne ou publique, états et rapports, les possibilités sont nombreuses, l'association doit identifier celles qui sont les plus pertinentes pour elle.

« Saisie » et « Valorisation » peuvent se trouver en opposition car l'impératif d'une saisie correcte poussera à la simplicité du modèle des données alors que l'envie d'une valorisation riche et diverse poussera à sa complexification. Par exemple, saisir une adresse complète dans un champ de texte unique est plus rapide (en particulier si l'adresse vient d'un copier-coller) que de la décomposer avec un champ pour chaque ligne, un champ pour le code postal, un champ pour la ville ; mais le jour où il faut grouper les adresses par ville ou par département, le modèle des champs séparés est le plus efficace.

Cependant, en cas d'arbitrage, ce sont les contraintes de saisie qui doivent l'emporter sur les désirs de valorisation suivant la règle d'or : l'absence de données vaut mieux que des données fausses ou peu fiables !

La mise en place d'une base de données change les pratiques de travail, il faudra donc particulièrement veiller à ce que les personnes chargées de la saisie aient une compréhension de l'ensemble du processus et de l'intérêt stratégique que représentent ces données pour l'association, l'idéal étant que ces personnes tirent un bénéfice immédiat de la bonne qualité de ces données dans le cadre de leurs missions au sein de l’association : c'est la meilleure garantie d'une saisie rigoureuse et régulière.

Développement d'un logiciel métier : le projet Sigmah

Sigmah est un logiciel libre de gestion de projets humanitaires. L'idée de son développement est née en août 2008 lorsque trois ONG humanitaires ont fait le constat qu'elles partageaient les mêmes problématiques dans la gestion de l'information : absence de logiciels adaptés au monde de l'humanitaire pour gérer leurs projets, usage immodéré et quasi exclusif des pièces jointes aux courriels pour le travail collaboratif avec toutes les limites que cela comporte (multiplication des versions et incapacité de connaître la bonne, en particulier la version finale envoyée aux bailleurs).

Des solutions propriétaires existent mais elles sont trop chères pour la plupart des ONG. Le développement d'une solution spécifique sous la forme d'un logiciel libre s'est donc imposée peu à peu. Le groupe de départ s'est peu à peu étoffé : neuf en juin 2009, 10 en décembre 2009, 11 en mai 2011. Ces ONG forment une « coopérative de pilotage » qui précise les besoins auxquels doit répondre le logiciel, oriente les développements et définit d'une manière générale la stratégie. L'animation et la coordination de ce groupe est assurée par le Groupe URD (Urgence Réhabilitation Développement), association créée en 1997 qui a pour objectif l’amélioration des pratiques humanitaires.

Des financements ont été obtenus auprès des bailleurs traditionnels des ONG de l'humanitaire, en particulier auprès des fonds européens. Le financement du logiciel soutient trois volets :

développement du logiciel
structuration et extension de la communauté
formation et adoption

Le logiciel est développé en Java et utilise le Google Web Toolkit (GWT) pour ce qui est de l’élaboration de l’interface utilisateur.

Sigmah a été lancé officiellement le 14 juin 2011. Sa version 1.1 est sortie le 19 octobre 2011.

Un des points auquel est particulièrement attaché l'équipe de Sigmah est celui de la gouvernance du projet : il est important que la coopérative de pilotage qui rassemble les différentes ONG humanitaires soit à la tête du dispositif pour 2 raisons. Cela assure que le projet reste au plus proche de leurs besoins d'une part, et d'autre part cela les place en situation d'appropriation du projet qui est très favorable à l'adoption.

Liens :

Sigmah : http://www.sigmah.org/

Annexes

Glossaire

Licence et crédits

Index

Ressources pratiques (2 pages)

où trouver de l'information, quels sont les acteurs que les assos peuvent solliciter 
liste de sites Internet, notamment pour la documentation, 
cartographie des clusters d'entreprise + ceux qui ne sont pas géographiquement attachés (CNLL, Libre Entreprise). 
présenter ce qu'est un GUL avec logique d'échange de compétences

Ressources libres (2 pages)

textes, images, musique, vidéo, cartes et plans (OpenStreetMap...), etc.

Le logiciel libre, un enjeu de société (3 pages)

Guide Libre Asso - Le logiciel libre, un enjeu de société

Couverture (2 pages)

3e de couverture : ??? 
4e de couverture : À propos de l'April ; à propos du FCC.