Guide Libre Association complet

Préface

Biens communs à protéger et à développer, les logiciels libres offrent à chacun la possibilité de les utiliser sans contraintes, de les copier, de les modifier et de les diffuser à volonté, ceci en toute légalité.

Ils sont aujourd'hui en mesure de répondre à la plupart des besoins des associations, qui ont pourtant peu recours à cette offre informatique éthique et en cohérence avec les valeurs qu'elles portent pour une grande partie d'entre-elles.

— car respectueuse des libertés des utilisateurs.

La Fondation Crédit Coopératif concourt depuis presque trente ans au développement de la coopération, de la mutualité et des associations

. En 2010, elle s'associe à l'April, acteur majeur de la démocratisation et de la diffusion du logiciel libre auprès du grand public, des professionnels et des institutions, afin de favoriser « l'émancipation informatique » des associations.

Pour répondre au paradoxe suivant — l'importance grandissante des outils informatiques et d'Internet dans la pérennité des structures associatives, mais la très faible utilisation des logiciels libres dans ce milieu — l'April crée en 2007, Libre Association, un groupe de travail destiné à « jeter un pont entre le logiciel libre et le monde associatif ».

Plaçant les notions de partage et de collaboration au cœur de leurs pratiques, les logiciels libres recouvrent un ensemble de valeurs communes à tous les acteurs de l'économie sociale et solidaire : mise en réseau, mutualisation des coûts et des bonnes pratiques, respect des utilisateurs, transparence, gouvernance démocratique, etc.

Dirigeants, salariés ou bénévoles investis dans un projet associatif : ce guide a été conçu pour vous ! Élaboré sur la base de vos besoins spécifiques en termes de gestion, d'animation et de travail collaboratif, cet ouvrage propose une série de solutions libres, vectrices de développement et d'indépendance.

Nous espérons qu'il vous aidera à mener à bien vos plus belles initiatives.

Remerciements

Cet ouvrage est le résultat d'une écriture à X mains. Ont ainsi contribué à la rédaction de ce guide, par ordre alphabétique : François Poulain, Laurent Détailleur, Laurent Costy, Vanessa David, Jean-Marc Briand, Vincent Calame, …

[relever sur les wiki l'ensemble des personnes qui ont contribué et les lister les unes après les autres en caractères taille 7 séparés par une virgule]

Comment lire ce guide ?

Objectif du présent document

L'objet du guide est d'abord de présenter un panel le plus large possible de logiciels qui peuvent être utilisés par une associations : seuls seront présentés ceux qui ont déjà fait leurs preuves avec certaines d'entre elles et qui sont utilisés à ce jour. Vous ne trouverez pas de tutoriels car ces modes d'emploi existent par ailleurs sur Internet et il serait inutile de reproduire ici ce que les communautés liées à tel ou tel logiciel ont déjà rédigé sur un site dédié. Bien sûr, de manière complémentaire à ce qui guide, nous vous invitons à parcourir le site Framasoft qui recense actuellement 1583 logiciels libres pour tous usages.

Vous avez plusieurs manières d'aborder la lecture de ce guide : vous pouvez évidemment le lire consciencieusement de la première à la dernière page (et cela fera sans aucun doute très plaisir aux multiples rédacteurs) mais vous pouvez évidemment aller directement au chapitre qui concerne les besoins les plus pressants de votre association. Si vous adoptez la première attitude, vous aurez la chance de découvrir des paragraphes encadrés de bleu dont l'objet est de vous aider à mieux appréhender l'écosystème des logiciels libres et mieux comprendre, au delà des enjeux exposés dans l'introduction, pourquoi il est pertinent, pour votre association, de faire l'effort de les connaître et de les adopter dans la mesure du possible.

Conventions adoptées

Afin de vous aider et de vous permettre d'évaluer rapidement les niveaux de complexité liés à l'installation et à la prise en main d'un logiciel, des pictogrammes à l'effigie de l'hirondelle du groupe de travail libre Association de l'April accompagnent la description des applications. Cette hirondelle pourra avoir plusieurs couleurs.

Nombre d'hirondelles, indicateur pour l'utilisateur

La présence d'une unique hirondelle à côté du nom du logiciel signifiera, pour l'utilisateur, une prise en main facile et nécessitera peu de temps pour appréhender l'interface. Par exemple, Firefox le navigateur internet sera accompagné d'une hirondelle.

Si trois hirondelles sont présentes, cela signifie que la manière dont a été pensé le logiciel sort des habitudes d'usages simples selon les rédacteurs de ce guide ou que le logiciel nécessite des compétences spécifiques : par exemple, le logiciel de comptabilité phpcompta présenté plus loin sera illustré par 3 hirondelles.

Bien sûr, ces évaluations sont subjectives mais les descriptions complémentaires devraient vous permettre de vous forger votre propre opinion.

Deux hirondelles situera la complexité d'appréhension du logiciel entre une hirondelle et trois hirondelles.

La couleur des hirondelles, indicateur pour l'installateur

Changer ce code car si impression noir et blanc alors pas visible...-> des clés à molette ? des graines ?

Vous rencontrerez trois couleurs d'hirondelles : le vert, le orange et le rouge.

L'affectation de la couleur ne concerne pas l'utilisateur mais la personne susceptible de mettre en place le programme pour d'autres adhérents de l'association. Bien sûr, dans nos structures, il arrive souvent que l'utilisateur soit aussi la personne désignée responsable de l'informatique et c'est la raison pour laquelle, nous indiquons, par ces couleurs, la complexité d'installation du logiciel :

• le vert signifie une installation simple à réaliser comme par exemple un simple double-clique sur un fichier
• si l'hirondelle est rouge, cela signifiera un logiciel complexe à installer comme par exemple pour un logiciel qui fonctionnerait par l'intermédiaire d'un serveur et qu'il faudrait paramétrer pour cela.
• la couleur orange situera le niveau de complexité entre le vert et le rouge.

Introduction : présentation générale des enjeux du logiciel libre pour les associations

regrouper les éléments de contexte sur les assos et réduire les contenus

Quelques données sur le contexte associatif en France

Avant de parler de l'usage de l'informatique dans les associations, il convient de préciser un peu le paysage associatif français dans lequel notre action va s'inscrire. En effet, lorsque l'on pense association, ce sont généralement les noms de très grosses associations qui nous viennent à l'esprit (Croix-Rouge pour ne citer qu'un exemple). Cependant, il ne faudrait pas oublier que le monde associatif français est majoritairement constitué de petites et de moyennes associations. En France ce n'est pas moins d'un million d'associations qui sont présentes, assurant l'emploi d'environ un million de personnes en équivalent temps plein.

En plus de ces nombreux salariés, beaucoup d'associations travaillent également avec des bénévoles qui en représentent la plus grande part (la moitié du travail comptabilisé - mais toutes les associations ne valorisent pas le travail de leurs bénévoles en terme comptable). D'après l'enquête CNRS-Matisse du Centre d'économie de la Sorbonne menée auprès des associations en 2005/2006, 84% des associations françaises fonctionnent sans salariés. Il convient donc dans notre cas de garder cet aspect en tête et de savoir que l'on s'adresse principalement à des bénévoles.

De plus, concernant l'aspect budgétaire (d'après les chiffres de l'enquête CNRS-MATISSE), plus de 15% des associations fonctionnent avec un budget annuel de moins de 1 K€, 32% avec un budget compris entre 1 et 5 K€ et 15% avec un budget compris entre 5 et 10 K€. Ce qui signifie que les 62% des associations n'ont pas les moyens financiers pour engager des prestataires de services pour accompagner leur migration vers le logiciel libre comme cela peut être le cas en entreprise.

La question des locaux des associations est également intéressante : l'enquête du site loi 1901 réalisée auprès de plus de 1 000 associations montre que seul un tiers d'entre elles possède des locaux propres. Ceci laisse supposer que de nombreuses actions des adhérents des associations sont effectuées depuis leur propre domicile. Pour notre thématique cela signifie que les pratiques informatiques associatives sont très liées aux pratiques informatiques des particuliers.

Ces éléments d'éclairage concernant le monde associatif français nous permettent de mieux comprendre à qui notre guide va s'adresser et nous donne des pistes pour sélectionner les informations à y insérer.

Utilisation de l'informatique dans les associations

Quels usages de l'outil informatique font les associations?

L'étude de loi1901.com, confirmée par celle d'Outils-Réseaux, montre que le parc informatique des associations est généralement très faible. Plus des deux tiers des associations possèdent ainsi entre 1 et 5 ordinateurs, l'informatique est donc un outil indispensable pour les associations puisque très peu d'entre elles ne sont pas du tout équipées en informatique.

De plus, le système d'exploitation le plus utilisé (82% d'après l'étude de loi1901,) est Windows (d'après la même étude 7% utiliserait MacOS et 8% GNU/Linux, mais ce chiffre reste incertain : en effet les répondants pouvaient cocher plusieurs cases sur ce sondage). Cependant, la petite étude réalisée par Outils-Réseaux montre dans le même temps que le budget pour les licences d'utilisation des systèmes d'exploitation et des logiciels est, dans plus de 60% des cas, nul. Cela montre plusieurs choses : les associations n'ont pas conscience, lors de leur achat d'équipement informatique, que le prix des licences est inclus ; par ailleurs, des associations (même s'il est difficile d'évaluer où mettre le curseur) utilisent sans doute des logiciels privateurs commerciaux sans en avoir acheté les licences.

Enfin, le dernier point concernant l'utilisation de l'informatique dans les associations concerne les ressources humaines qui gèrent l'informatique. Généralement l'informatique de l'association est gérée par un ou deux bénévoles (enquête de LibreAssociation, enquête de Toulibre, enquête de loi1901), ce qui conduit à des situations compliquées : l'informaticien devient alors indispensable puisque sans lui il n'y aurait plus d'informatique. Or l'informatique est utilisée pour des tâches nécessaires à la survie de l'association. De plus les bénévoles et salariés n'ont pas ou que très peu de connaissances dans ce domaine et l'outil informatique est perçu comme nécessaire d'abord pour les tâches administratives et de gestion (notamment les logiciels spécifiques comme le montre le questionnaire réalisé par Libre Association).

Le logiciel libre, qu'est ce que c'est ?

Le mouvement du logiciel libre est sans conteste le plus vaste mouvement d'émancipation et de partage de la connaissance qui s'est développé au travers d'Internet. Il réunit à ce jour des centaines de millions de contributeurs du monde entier qui partagent de nombreuses valeurs avec le monde associatif en général ; et celui se revendiquant de l'éducation populaire en particulier.

Les logiciels libres se sont développés au travers d'Internet mais ils ont aussi rendu possible ce « réseau des réseaux ». En effet, la majeure partie de l'infrastructure d'Internet fonctionne grâce à du logiciel libre : à chaque fois que vous utilisez Internet, des dizaines, voire des centaines de logiciels libres s'activent un peu partout sur la planète pour vous rendre service, à commencer par le coeur de la « box» de votre fournisseur d'accès.

Il existe aussi de nombreux logiciels libres dans la plupart des domaines et ceux-ci ne sont donc pas limités à fournir de l'Internet. Aujourd'hui, il existe des logiciels libres pour écouter de la musique, rédiger des documents, jouer, apprendre en s'amusant, etc. Il en existe aussi pour travailler au quotidien et répondre aux besoins de votre association, par exemple en matière de gestion ou de travail collaboratif. Le but de ce présent ouvrage est justement de mieux faire connaitre des logiciels libres qui ont fait leur preuve dans des associations et que vous pouvez donc adopter dans la vôtre ! Vous trouverez aussi des conseils pour accompagner ces logiques de « migration » ainsi que de la matière pour convaincre bénévoles et salariés de la pertinence d'adopter les logiciels libres.

Par définition, un logiciel libre est avant tout un logiciel respectant les libertés de ses utilisateurs. Plus précisément, la Fondation pour le Logiciel Libre définit le logiciel libre par les quatre libertés suivantes :

• la liberté d'exécuter le programme, pour tous les usages ;
• la liberté d'étudier le fonctionnement du programme et de l'adapter aux besoins ;
• la liberté de distribuer des copies du programme ;
• la liberté d'améliorer le programme et d'en diffuser les améliorations.

Ces quatre libertés sont essentielles et se complètent. Elles changent l'informatique dans sa relation aux usagers. Par exemple, la première liberté vous permet de faire fonctionner le programme sur tous les ordinateurs, sans limite de nombre. Le bénévole ou le salarié chargé des questions informatiques ne perd ainsi pas de temps à gérer des licences.

La seconde et la quatrième liberté vous offrent la possibilité d'améliorer et d'adapter le logiciel ; ou de le faire faire par une tierce personne qui possède les connaissances nécessaires. Ces libertés illustrent le partage du savoir et répondent à une logique évidente de ne pas systématiquement devoir ré-inventer des outils qui existent déjà. On profite du logiciel existant et, en retour, on peut faire profiter la communauté de nouvelles améliorations, simplement en les partageant.

Enfin, la troisième liberté vous permet de partager des copies du logiciel avec qui vous voulez. Par exemple, une personne venue se former sur un logiciel libre peut repartir avec l'outil sur lequel elle a travaillé, une fois l'atelier terminé. Un bénévole peut utiliser les mêmes logiciels libres, chez lui ou au sein de son association, sans avoir à se préoccuper d'un coût de licence.

Toutes ces libertés sous-entendent un accès complet à la recette du logiciel : son code source.

Le logiciel libre, plus qu'un outil : un enjeu de société !

Même si votre association n'use pas de toutes ces libertés au quotidien (par exemple la modification du programme), le choix des logiciels libres n'est pas neutre. En effet, dans la mesure où nous exerçons de plus en plus nos actions quotidiennes par l'intermédiaire de nos ordinateurs, la liberté logicielle s'impose de plus en plus comme un prérequis nécessaire pour pouvoir exercer nos libertés fondamentales. Un professeur de droit de renom, Lawrence Lessig, a d'ailleurs illustré ce fait au travers d'une affirmation « \foreign{Code is law}\footnote{Le code [logiciel] est la loi [informatique].} ».

Ceci nous permet de mieux comprendre l'enjeu posé par le libre. Et le parallèle avec la rédaction d'une loi est tout à fait pertinent : écrire et comprendre les textes de loi est une entreprise complexe et technique. Pour autant, le fait que les textes produits soient soumis au contrôle et à la bienveillance des citoyens revêt un enjeu majeur de démocratie.

Le choix de logiciels libres répond donc également au projet associatif comme outil pédagogique et de sensibilisation sur la question de l'appropriation technologique. Mais il constitue de surcroît une offre mature pour soutenir votre projet associatif au quotidien.

Quels sont les besoins d'outils informatiques des associations ?

Les associations ont plusieurs besoins regroupés ici en catégories :

• Communication interne et externe
  • Site internet pour diffuser de l'information
  • Outils de rédaction/mise en page pour faire des bulletins, des journaux, des tracts
  • Outils de création : retouche photo, création de logo, vidéo, audio
  • Messagerie : lecture et envoi de courriels
  • Liste de diffusion : pour communiquer facilement auprès de leurs adhérents
  • Lettres d'information
  • Outils de publipostage (courriel et papier)
  • Diffusion des événements (agenda partagé généralement)
  • Diffusion des documents produits par l'association
• Travail collaboratif
  • Élaboration des documents
  • Gestion de base de données de contacts
  • Gestion de projets / activités
• Administration/gestion
  • Comptabilité
  • Gestion des adhérents
  • Gestion des comptes bancaires
  • Gestion des documents officiels (CR, statuts, etc.)
• Applications métiers : répond à des besoins spécifiques en fonction des secteurs (culturel, sportif, social, etc.)

Commentaire sur les aspects de communication

On peut regrouper les usages actuels selon 3 catégories :

• communication (au sens unidirectionnel) ;
• travail collaboratif (communication bidirectionnelle entre membres actifs) ;
• échange (communication bidirectionnelle avec l'extérieur ; réseautage, co-working, etc.).

Il apparaît assez nettement que l'usage le plus répandu à ce niveau concerne l'utilisation de sites web comme un outil de communication ; peu d'associations semblent n'être pas équipées en la matière. Toutefois, seule une relative minorité d'entre elles déclarent utiliser leur site web dans un but collaboratif ; et encore moins songent utiliser le site web comme un outil pour échanger avec l'extérieur.

Cela montre toute la nécessité qu'il y a à faire de la pédagogie sur ces deux derniers enjeux (échanges avec l'extérieur et collaboration interne) et ce que peut apporter le logiciel libre dans ce domaine, qu'il a révolutionné grâce à Internet.

Commentaire sur les aspects « applications métier »

Un autre aspect important concerne l'usage de l'informatique. Un regroupement possible des usages classiques serait le suivant : assistance de gestion, communication, ou outil lié à l'activité.

Un constat assez remarquable peut être fait à ce niveau : une écrasante majorité de l'utilisation des logiciels par les associations est tournée vers la gestion (comptabilité, gestion des adhérents, vie associative, etc.) et la communication. L'utilisation de l'informatique dans le cadre de l'activité de l'association semble complètement oublié : tout au plus, seuls quelques répondants au questionnaire annoncent utiliser l'informatique pour gérer des projets. De là, il semble assez clair que les associations n'utilisent souvent pas l'« outil informatique » pour émuler ou catalyser leur activité.

Il convient également de mettre ces faits en perspective avec le ressenti général, qui montre qu'une majorité des associations ont un rapport « utilitariste » à l'informatique (utilisation d'une informatique outil), ou constatent un apport perçu positivement par l'informatique. Il semble que cet écart entre le ressenti et la pratique est une porte entrouverte qui montre qu'il y a de la pédagogie à faire, afin d'expliquer en quoi l'informatique doit être mis au profit de l'activité de l'association et pas seulement les tâches de gestion ou de communication. Et bien sûr, et en quoi le logiciel libre peut y aider de façon pertinente. À ce titre, l'histoire d'un logiciel tel que Sigmah est très instructive.

Quelles sont les conditions de la réussite d'une migration ?

Avantages

Les logiciels libres offrent plusieurs avantages pour les associations :

• Éthique du partage de connaissances
• Réduction du coût d'accès à l'informatique
• Copie en toute légalité des logiciels
• Adaptation de logiciels aux besoins, en toute indépendance
• Fiabilité des logiciels libres
• Interopérabilité et respect des standards
• Insensibilité aux virus Windows
• Pérennité et évolution du système d'information
• Nouvelle version avec des nouvelles fonctionnalités disponibles régulièrement
• Seconde vie de vieux parcs informatiques
• Protection de la vie privée
• Contrôle de ce que font les ordinateurs

Limites

Mais un certain nombre de limites sont également évoquées (certaines seront fondées ou non selon la solution libre adoptée) puisqu'une association sur deux reconnaît ne pas utiliser les logiciels libres, selon l'étude de loi1901 :

Sur le plan des idées :

• Situation actuelle satisfaisante (l'informatique n'est qu'un outil et pour le moment, ça marche ...)
• Pas d'intérêt stratégique pour l'association
• Pas de motivation, d'intérêt
• Méfiance à l'égard de la "culture" informatique

De la compétence technique :

• Manque de temps et de moyens pour former les utilisateurs
• Manque de compétences et de supports
• Ignorance des possibilités offertes par les LL

Problèmes pratiques :

• Problème de compatibilité avec les partenaires de travail
• Pas d'équivalents libres aux logiciels utilisés par l'association
• Problème de compatibilité du matériel
• Utilisation d'applications « maison » liées à des logiciels propriétaires
• Besoin de garder une homogénéité d'équipement
• Présence d'un système propriétaire à l'achat

Fiches logicielles

Bureautique

Les outils de bureautique sont multiples et leur fonction est d'abord, selon Wikipédia, la mécanisation et l'automatisation du travail de bureau, soit les processus de production, d'expédition, de réception et de conservation des documents.

Bureautique générale appliquée au monde associatif avec la suite LibreOffice

Les besoins le plus courants des associations sont généralement couverts par les outils contenus dans une suite bureautique. Aussi, LibreOffice (anciennement appelée Openoffice.org) a atteint désormais une niveau de maturité et une stabilité qui permet de répondre aux besoins courants des associations.

LibreOffice est donc une suite de travail bureautique complète, divisée en modules pour chacun des usages : traitement de texte avec Writer, tableur avec Calc, présentation avec Impress, dessin avec Draw et gestion de bases de données avec Base.

L'interopérabilité des contenus produits avec de telles suites permet une grande souplesse dans l'utilisation au quotidien et simplifie les échanges de données entre les diverses composantes de la suite.

Writer est le logiciel de traitement de texte intégré à la suite bureautique LibreOffice.

Le traitement de texte est le logiciel de la suite dédié à la rédaction de textes diversifiés comme par exemple des courriers, des comptes-rendus d'activités ou les documents d'assemblée générale. Pour ce faire, il est doté d'un nombre important de fonctionnalités qui ont fait de lui un standard adopté par de nombreux utilisateurs.

Ainsi, différentes fonctionnalités s'offrent à vous, comme inclure des images ou des tableaux pour documenter des rapports. Dans ces derniers, les liens vers des pages Internet ou les références croisées sont également très importants, c'est pourquoi les traitements de texte modernes rendent cette option aisée et à portée de clic.

Les documents produits avec Writer peuvent être exportés par simple clic dans différents formats comme par exemple le pdf pour préserver la mise en forme de votre document. Il peut aussi être envoyé en pièce jointe par courrier électronique ou encore être mis à disposition dans une page Web sur Internet.

Mais au-delà des fonctions de base communes à tous les traitements de texte, LibreOffice Writer offre de nombreuses fonctionnalités pour un usage complet. Ainsi, vous pouvez facilement mettre en page vos documents de façon systématique en définissant des styles, ou encore vous connecter à une base de données afin de créer automatiquement des courriers.

Un usage souvent plébiscité par les associations est la capacité du traitement de texte à générer des courriers multiples, à partir d'une base de données d'adhérents par exemple, pour un événement qui peut par exemple être la convocation statutaire à l'assemblée générale de l'association. De nombreux tutoriels sur ce point existent et nous ne pouvons que vous encourager à les parcourir, en particulier sur le wiki du site francophone de LibreOffice.

[encart interopérabilité]

Créer des cartes heuristiques avec Freeplane

Les cartes heuristiques ou cartes mentales peuvent être des outils intéressants pour certains usages. Même si la prise en main peut s'avérer quelque peu déroutante au premier abord, Freeplane peut vite devenir un outil indispensable.

Ainsi, on peut noter deux usages particulièrement adaptés à des besoins associatifs :

• le brainstorming dans le cadre d'une formation par exemple. La structuration en branche est une réponse très appropriée pour mener une séance de collecte d'idées à plusieurs ou pour dresser la carte mentale de l'ensemble d'un champs sémantique associé à un mot. La possibilité donnée par le logiciel de déplacer les branches, regrouper les mots proches ou de rassembler les questions restées en suspend permet d'aboutir rapidement à une vision concertée d'une situation ou du "cas" posé comme objet central.
• une autre utilisation intéressante peut être la prise de note en cours de réunion : encore une fois, la capacité de déplacer les branches permet d'organiser le compte rendu en temps réel en gardant les éléments jugés essentiels sans faire nécessairement de phrases.

Les différents formats d'exportation, en particulier ceux destinés à la publication sur Internet, permettent facilement de rendre accessible pour tous, après le temps de travail comme celui par exemple d'une formation, la production commune.

Bien sûr, d'autres possibilités d'usages existent et nous vous renvoyons vers le site internet du projet.

Internet

[Introduction ].

• Pour contribuer

  http://framapad.org/Guide-20libre-20asso-20--20Internet

  Différence web/internet

  Différence et avantages/inconvénients logiciel hébergés, logiciel en local et logiciel sur poste à expliciter ici ? Enjeu du Cloud ?

  Le mot Intranet est sans doute à bannir

  Lutter contre l'image "Internet" = dangereux, isole, etc...--> modération ?

Lire/écrire ses courriels

Thunderbird

Thunderbird est un client de messagerie développé par la Fondation Mozilla.

Puissant et pratique, c'est l'outil incontournable pour gérer vos courriers électroniques. Ce n'est pas tout : Thunderbird est aussi un très bon lecteur de nouvelles (Usenet et RSS), pour rester en contact avec l'actualité. Et comme son frère Firefox, Thunderbird possède un grand nombre de modules complémentaires qui permettent de le personnaliser : installez, désinstallez, activez et désactivez de nouvelles fonctionnalités en quelques clics.

Ainsi, ce logiciel peut à la fois être utilisé dans une configuration très simple et, grâce à ses qualités, répondre aux besoins sophistiqués des utilisateurs les plus exigeants. Le maître mot étant que le logiciel puisse s'adapter à l'utilisateur, plutôt que l'inverse.

Votre sécurité, notre priorité !

Par exemple, Mozilla Thunderbird vous permet très simplement de créer des modèles de messages pour vous faire gagner du temps lorsque vous devez envoyer le même message de façon répétée. Vous pouvez aussi ajouter le module de gestionnaire de tâches ou un calendrier pour gérer vos réunions, rendez-vous et événements.

Et en plus d'être insensible aux virus, Mozilla Thunderbird possède des fonctionnalités pour protéger votre vie privée, vous prémunir des courriels indésirables (SPAM) et éviter certaines tentatives d'arnaques en ligne, telles les attaques par hameçonnage.

[encart] Mail « hébergé » ou mail gérés localement sur votre ordinateur ? / différence entre webmail et courrielleur

Firefox

Firefox est un navigateur Web développé par la Fondation Mozilla : c'est un outil de qualité pour naviguer sur le Web.

Le navigateur Firefox est fiable, efficace et donc recommandé pour votre association. Grâce à des fonctionnalités toujours plus innovantes, vous serez à la pointe de la technologie et du confort sur Internet.

Firefox possède ainsi des dizaines de fonctionnalités très pratiques avec des performances impressionnantes. Par exemple, un correcteur d'orthographe intégré vous permet de saisir du texte directement dans les pages Web (comme les billets de blogs ou les clients de messagerie en ligne).

Plus de 6 000 extensions !

Pour cela, Firefox dispose d'un système de modules (plus de 6 000 !) pour vous aider à le personnaliser et à l'adapter à vos besoins. Qu'il s'agisse de gérer des enchères en ligne, déposer des photos numériques, consulter les prévisions météo en un clin d'œil ou encore écouter de la musique : tout devient accessible à partir de votre navigateur.

La sécurité de votre association sur Internet étant une priorité, Firefox contient de nombreuses mesures de protection de la vie privée, ainsi qu'une protection contre les techniques liées au hameçonnage « phishing » contre les sites Web malveillants. Vous souhaitez vous assurer de l'identité d'une boutique avant d'y faire vos achats ? Cliquez sur l'icône du site dans la barre d'adresse pour avoir un aperçu de son identité.

[ Encart sur le Cloud Computing voir intro ce qui aura été mis en intro]]

Créer un site internet

avec Wordpress
Démarche
Présentation de Wordpress + Joomla , + Drupal
avec Spip
Présentation de SPIP
Rédation et Administration
Présentation de Squelettes (modèles)
Citer les autres cms populaires et utilisés par les assos et pointer aussi les modules "associatifs" créés pour ces CMS...
A creuser quelques exemples de modules assos : SEL, adhérents, permettre la publication, boutique, ….

Messagerie instantanée

Utiliser la messagerie instantanée
Quel usage ? En complément d'une réunion téléphonique ,
A mon avis, il vaut mieux pointer et proposer les salons IRC qui peuvent être rejoints via un lien Internet !
 Les salons irc c'est loin d'être grand public. Donc si on parle de messagerie instantanée, ce serait intéressant d'aborder les messageries utilisées régulièrement et de montrer qu'avec UN logiciel libre on peut tout faire.

Que ce soit Pidgin ou empathy (logiciel choisi par Ubuntu), chacun permet :

• d'utiliser les comptes jabber (comme google)
• de remplacer son compte schmurtz@hotmail.fr
• et donc d'aller sur les salons irc.

Images et publications assistées par ordinateur

Intro : la chaîne de production....

Retouche de photos

GIMP

GIMP est un logiciel de traitement d'images : c'est un outil essentiel pour le dessin, la retouche de photos et les animations.

Classer et conserver des photos, intégrer une image dans un document, supprimer des yeux rouges, améliorer des contrastes, recadrer une prise de vue, ou encore alléger une photo pour pouvoir l'envoyer par e-mail ou la préparer pour un site Internet. Quelle que soit l'utilisation que l'on veuille faire de ses images, savoir les modifier ou les retoucher est devenu indispensable.

Un logiciel de référence

GIMP, issu du projet GNU, est le logiciel de retouche d'image par excellence : il permet toutes sortes de compositions artistiques. Qu'il s'agisse de retoucher des photos, de dessiner ou de convertir des formats, les fonctionnalités de GIMP sont énormes. Le logiciel est fourni avec 150 filtres mais il existe également de nombreuses extensions à télécharger, qui l'enrichissent continuellement.

Que pourrions-nous demander de plus à un tel programme ? Pourquoi pas l'automatisation des tâches répétitives ? GIMP intègre cette option grâce à un langage évolué (dit de macros), qui facilitera toutes les manipulations, des plus simples aux plus complexes.

Comme beaucoup de logiciels libres, GIMP bénéficie d'une grande communauté d'utilisateurs qui documentent, échangent des trucs et astuces et s'entraident en permanence sur les forums de discussion.

Dessin vectoriel

Inkscape

Inkscape est un logiciel de dessin vectoriel, un puissant outil d'édition graphique.

Son principe consiste à utiliser le format standard défini pour les images vectorielles sur Internet. La prise en main d'Inkscape peut se révéler compliquée, en particulier si vous avez vos habitudes sous un logiciel travaillant en bitmap tel Gimp et que vous raisonnez avec la logique « matricielle » associée.

Inkscape permet de gérer deux grandes catégories d'objets graphiques : les formes et les chemins. Les formes regroupent tous les objets définis par des propriétés simples comme des cercles, rectangles, polygones, etc.

Dessinez librement !

Lorsqu'il s'agit de créer des formes plus complexes, les objets sont définis par des chemins, comme vous le montrent ces quelques exemples d'application. Riche en fonctionnalités, Inkscape permet également de faire des dégradés ou de la calligraphie. C'est donc l'outil idéal pour réaliser vos dessins, affiches, cartes postales et cartes de visite. Comme souvent avec les logiciels libres, un système d'extensions permet de l'enrichir de nombreuses options.

Pour apprendre à se servir de toutes les potentialités du logiciel, n'hésitez pas à consulter les très bons didacticiels qui sont accessibles depuis le menu Aide, ainsi que son abondante documentation. Sa simplicité d'utilisation et le large éventail de ses fonctionnalités en font finalement l'outil de dessin à privilégier pour la communication de votre association.

[encart] Bitmap vs vectoriel

La représentation des images sur un ordinateur se fait de deux façons différentes. La première concerne les images dites matricielles : l'image se présente comme un tableau de points nommés pixels. Cette méthode existe depuis longtemps, c'est celle utilisée pour votre téléviseur.

Cependant, cette méthode n'est pas sans défaut. En effet, lorsqu'on agrandit l'image, on voit apparaître les pixels : la qualité de l'image est alors dégradée.

Une seconde méthode, plus moderne, vise justement à pallier ces défauts. Elle consiste à définir l'image sous forme d'une composition de figures géométriques simples : des courbes, des rectangles, etc. On parle alors d'image vectorielle. Son intérêt est d'offrir une grande souplesse pour effectuer des transformations (agrandissement, rotations, dégradés) sans aucune perte de qualité. Ce qui en fait un outil idéal pour les graphistes professionnels qui doivent généralement produire des images en très grand format.

De votre côté, vous avez sans aucun doute déjà été confronté à la manipulation du logo de votre association : si vous ne possédez pas les sources vectorielles, l'intégration a un document ou le redimensionnement génère souvent une grande déception à l'impression !

La manipulation de logiciels de retouche de photos est souvent mieux maîtrisée mais acquérir pour l'association, les compétences d'un logiciel travaillant en vectoriel sera sans aucun doute une bon investissement pour la communication de votre structure et permettre de générer des documents plus propres esthétiquement.

Mise en page d'une revue, d'un journal

Scribus

Scribus est un logiciel de publication pour la réalisation de plaquettes, livres et magazines. Vous voulez créer un journal ou une newsletter pour votre association ? Ne cherchez pas plus loin, Scribus répond a des besoins professionnels de publications de qualité.

Il s'agit en effet d'un logiciel de publication assistée par ordinateur (PAO), qui vous aide à réaliser de très beaux documents variés, tels que des dépliants ou des magazines. Vous pourrez acquérir très vite les manipulations de base grâce aux nombreux tutoriels existants. Scribus vous permettra alors de réaliser des productions professionnelles prêtes à imprimer ou à envoyer chez un imprimeur pour des tirages de qualité, dans un format professionnel respectant la séparation quadrichromique (CMJN).

Mettez en page des documents de qualité pour la communication de votre association !

Si votre activité vous pousse à reproduire régulièrement le même type de document, comme des bulletins d'information réguliers, l'utilisation de maquettes vous permettra de gagner du temps. La documentation disponible rend aisé l'apprentissage des fonctionnalités du logiciel ; elle sera également utile pour un usage approfondi et vous permettra de parfaire votre technique.

Ceci étant, si vos talents de graphiste ne rivalisent pas avec ceux des professionnels, de nombreux modèles sont facilement accessibles sur Internet.

Pour vous assurer de la pertinence de vos choix, Scribus est équipé d'un mode de visualisation. Par exemple, vous pourrez vérifier que votre document restera accessible aux personnes souffrant de déficiences ou de troubles visuels, comme le daltonisme.

[encart?] Une newsletter aux adhérents et partenaires diffusée par mail 
→ openoffice ? Possibilité via Scribus?]
[Extension Spip?] [sympa] [Editeur HTML de Thunderbird → répondre au besoin]
[Il n'y a pas de solution miracle ?] [yahooh/google group vs sympamailman] [mutualiser sur les serveurs] [Citer quand même google groups et dire que c'est bon mais que mieux libre?] [Interroger Thierry de Ritimo]
[interpeller la liste libreasso sur leur pratique de diffusion d'envoi en nombre]

Gestion

Comptabilité

La comptabilité est une obligation pour une grande partie des associations. Permettre un suivi cohérent des richesses de la structure est nécessaire et de surcroît, généralement incontournable si l'on veut pouvoir donner les informations utiles aux administrateurs pour permettre des décisions éclairées.

Longtemps, les logiciels propriétaires étaient les seuls a pouvoir répondre aux besoins des associations dont les budgets étaient conséquents.

Désormais, il existe différentes solutions libres qui, sous réserve d'un temps d'appréhension plus ou moins important en fonction des connaissances informatiques et comptables de l'utilisateur, peuvent répondre aux besoins comptables de al majeure partie des associations.

Gnucash

GnuCash est un logiciel de comptabilité en partie double. On peut y insérer le plan comptable de son choix. Il est très facile à installer, et facile à utiliser pour une personne connaissant un peu la comptabilité, le plan de comptes et les règles de comptabilisation. La fonctionnalité de rapprochement est présente ainsi que l'import et l'export dans divers formats générant des fichiers de données qui peuvent facilement être traités par un tableur comme Libreoffice Calc par exemple ; même si le logiciel intègre déjà des fonctionnalités permettant de gérer des états. Des documents de fin d'exercice sont aussi disponibles, quoiqu'un peu rudimentaires.

PhpCompta

Si vous avez besoin d'accéder à plusieurs aux comptes de l'association, une solution hébergées sur un serveur comme PhpCompta pourra vous convenir. Une fois de plus, appréhender l'interface demandera du temps, même à un comptable expérimenté mais le logiciel a déjà fait ses preuves pour de nombreux exercices au sein d'associations dont l'objet étaient tous différents.

Si vous avez la chance d'avoir, au sein de l'association, des compétences d'administrateur réseau, vous pourrez procéder vous-même à l'installation du logiciel. Dans le cas contraire, vous pourrez opter, pour un abonnement annuel à un prix modique (généralement toujours inférieur aux coûts des logiciels propriétaires) qui vous assurera des sauvegardes régulières et les mises à jour opérées par la communauté.

[Web as service ou dans intro]

Gestion des adhérents

Polux 19 juillet 2011 à 16:07 (CEST)
 Galette (note : selon Vanessa le dev à reprit activement et le projet est viable). Donc, ok pour galette en précisant bien que l'état du développement préconise plutôt un nombre d'adhérents pas trop élevé même si potentiellement beaucoup plus. Les modules asso des CMS pourraient aussi convenir... 

Progiciel de gestion intégrée (ERP)

Dolibarr

...un couteau suisse aux outils divers mais qui nécessite de savoir ce que l'on veut

Dolibarr ERP-CRM est un logiciel modulaire qui s'installe nu. Ensuite, vous activez les fonctions métiers qui vous intéressent. La complétude des modules métiers fait que Dolibarr peut être classifié dans plusieurs catégories. Son orientation fonctionnelle et son menu dépendra donc de la liste des modules que vous activez. Voici les principaux conçus pour la gestion d'association :

• Le module Gestion des adhérents permet de rendre le logiciel dédié à la gestion des adhérents (annuaire des adhérents et statut, suivi de leur cotisation). Avec le module Paypal vous pourrez aussi offrir une page de paiement en ligne des cotisations par carte bleu ou Paypal à vos adhérents (Voir chapitre Gestion des adhérents de ce guide).
• Vous pouvez activer aussi le module EMailing pour faire vos relances d'adhérents.
• Le module Dons pourra vous être utile dans le cas d'une campagne d'appel aux dons par téléphone.
• Le module Banque vous permettra d'avoir une vision de vos finances (la saisie de vos cotisations l'alimenteront automatiquement) et de réaliser vos rapprochements bancaires (Voir chapitre Comptabilité/Finances de ce guide).
• Le module Tiers et Facture vous permettra de saisir les factures de vos achats ou des prestations offertes par votre association.
• Le module Agenda vous permettra de partager un agenda entre membres du bureau ou adhérents avec possibilité d'export/import dans d'autres agenda comme Google ou Yahoo... (Voir chapitre Partager un agenda de ce guide)
• Le module Note de frais peut vous permettre de tracer les notes de frais de vos adhérents ou membres du bureau pour permettre leur remboursement.

Il existe de nombreux autres modules en standard, mais aussi fournis via d'autres sources que le projet officiel, augmentant encore les possibiltés de l'outil. Toutefois, cette richesse n'entame en rien sa simplicité d'installation et d'utilisation. Dolibarr a en effet été conçu pour être adapté aux petites associations ne disposant pas de connaissances informatiques autre que savoir télécharger un programme d'installation (disponible pour toute plateforme) et le lancer. Plus d'information: http://www.dolibarr.org

Copies d'écrans: http://wiki.dolibarr.org/index.php/Draft:Catalogue_associations_April#Je_veux_g.C3.A9rer_un_agenda_partag.C3.A9_et_taches_entre_le_bureau_ou_membres:_Dolibarr_ERP-CRM

...pour la trésorerie et la comptablité

Dolibarr ERP-CRM répond à la 2eme catégories de besoin, ceux limités à la gestion de la trésorerie et finances. Une fois l'application installée et le module Gestion association et adhérent, Facture et Tiers activé, Dolibarr offre la possibilité de suivre les facturations des tiers (achats fournisseurs ou ventes de l'association) ou les cotisations des adhérents (qui peuvent être automatiquement converties en facture) ainsi que leur paiement.

Grâce au module Banque, les paiements réalisés (cotisations ou factures) alimentent le suivi de compte bancaire. Il est possible alors de suivre l'état de ses comptes/finances, y compris un compte caisse, ou de faire ses rapprochement bancaires.

Le module Dons vous permettra de suivre la réception de campagnes de dons. Leur encaissement reste toutefois à saisir manuellement dans le module Facture ou Compte bancaire si vous désirez reporter les sommes encaissées dans votre suivi de compte bancaire.

Le module Point de vente, vous permettra de transformer un PC en caisse enregistreuse pour saisir des ventes de goodies (sur un salon par exemple), avec saisie automatiques des factures/paiements.

Dolibarr est une application Web, aussi il peut être accédé depuis n'importe quel lieu connecté à Internet et via n'importe quel dispositif (pc de bureau, smartphone, tablette).

Copie d'écrans pour cette rubrique: http://wiki.dolibarr.org/index.php/Draft:Catalogue_associations_April#Je_veux_g.C3.A9rer_mes_finances_:_Dolibarr_ERP-CRM
Mentionner toutes les autres utilisations possibles...et renvoyer entre autre aux témoignages

...pour la gestion des adhérents

Une fois Dolibarr installé par son programme d'installation, il suffit d'activer le module Gestion d'adhérents d'association pour en faire une solution dédiée "clé en main" de gestion d'association. Il permet de gérer ses fiches d'adhérents et les cotisations. Vous pouvez définir des types d'adhérents (membre Gold ou Standard par exemple), suivre les informations de chacun de vos membres et suivre l'état de cotisation de vos adhérents (à jour de cotisation, expiré, résilié...).

Grâce au module EMailing, vous pourrez réaliser des Emailings auprès de tous vos membres selon leur statut. Par exemple pour effectuer une relance auprès des adhérents non à jour de cotisation.

Vous pourrez si vous le voulez, offrir un formulaire publique d'auto-inscription des adhérents, ce qui permet de recueillir des demandes d'adhésions en lignes en évitant leur saisie ensuite dans votre outils. En convertissant vos adhérents en utilisateur du logiciel, vous pouvez aussi leur donner un accès privé permettant de gérer eux-même leurs informations.

Si le module Paypal est activé, vous pouvez enchainer la demande d'adhésion directement sur la page de paiement par Carte Bleu ou Paypal sans besoin de connaissances ou d'infrastructures particulière.

Dolibarr peut également réaliser des planches d'étiquette ou de carte de visites.

Si vous utilisez le système de mailing-list "Mailman", Dolibarr pourra ajouter ou supprimer automatiquement votre adhérent à la mailing-list dédiée à vos membres lors de la création de ces derniers. Dolibarr offre également quelques pages de reporting statistiques et le module Export vous permettra d'extraire vos listings dans des fichiers Csv ou Excell.

Les fonctionnalités pourront de plus être étendues (finances, facturation...) en activant les autres modules.

Pour en savoir plus:

• Le projet :http://www.dolibarr.org
• La documentation : http://wiki.dolibarr.org/index.php/Accueil
• Les captures d'écran : http://wiki.dolibarr.org/index.php/Draft:Catalogue_associations_April#Je_veux_g.C3.A9rer_mes_adh.C3.A9rents_:_Dolibarr_ERP-CRM

...gérer un projet en activant un agenda

La conception modulaire de Dolibarr lui permet d'activer la fonction agenda sans nécessairement activer ses nombreuses autres fonctions transverses. Une fois le module agenda activé, il vous permet de centraliser vos taches et évènements.

Si Dolibarr est doté d'un module Projet pour créer, suivre et affecter des taches (dans une optique de suivi en diagramme de Gantt), c'est plutôt le module Agenda qui servira à renseigner, dans une vue calendrier, les évènements temporels (rendez-vous, réunions, actions diverses) de l'association.

Les évènements métiers des autres fonctions de Dolibarr (comme la création d'une facture d'un fournisseur ou la saisie d'une cotisation d'un adhérent) peuvent également alimenter automatiquement la vue calendrier. Les évènements saisis peuvent de plus être affectés à un utilisateur particulier (qui peut être créé ou non depuis la fiche adhérent). La vision des évènements saisis dépendra des permissions de l'utilisateur.

Ce calendrier peut de plus être exporté en lecture dans tout calendrier externe supportant l'importation iCal/vCal (comme Thunderbird, Google Calendar, ...). L'inverse est également disponible.

Copie d'écran: Voir http://wiki.dolibarr.org/index.php/Draft:Catalogue_associations_April#Je_veux_g.C3.A9rer_un_agenda_partag.C3.A9_et_taches_entre_le_bureau_ou_membres:_Dolibarr_ERP-CRM

Project 1901:

Ce logiciel, encore en version Bétâ, est néanmoins en production dans une association regroupant 1000 adhérents actifs, et un historique de plus de 3000 adhérents qui ont été “migrés” avec succès depuis une solution "maison".

A-t-on des utilisateurs courant du logiciel ? Si ce n'est pas le cas, ne serait-il pas sage de l'enlever ?
une nouvelle version 0.02.01 a été déposée sur SourceForge. La liste des fonctionnalités couvertes dans cette version est:

• Configuration souple
• Multi-association: sélection basée sur le nom DNS
• Saisons, Sections et Catégories
• “Éléments” de Section:
• Persistants sur les saisons ou non
• Obligatoires ou non
• À liste de valeur ou à saisie libre
• À sélection multiple ou non
• Avec un coût ou non
• Gestion des rôles au niveau de l’association et au niveau des sections
• Gestion des paiements
• Vérification de la validité des membres
• Processus d’identification lors de la création d’un nouveau membre pour éviter les doublons
• Fonctionnalité d’envoi de courriels
• Création de rapports facilité (JasperReports)

Un effort particulier a été fait pour la documentation du modèle de donnée, en attendant les fonctionnalités d’administration du référentiel. Pour le moment il est en effet nécessaire d’effectuer toute la configuration directement en base…

La prochaine étape (en plus de corriger les bugs) est le développement de la gestion de l’assemblée générale…

Pour en savoir plus:

• Le projet sur SourceForge https://sourceforge.net/projects/project-1901
• La documentation http://project-1901.sourceforge.net/
• Les captures d'écran: https://albums.jujunie.com/v/julien/software/project-1901/

Travail collaboratif

Production interactive de documents

[attention : framapad sature, autres ?Production interactive de documents : Etherpad / framapad / bloc note de Parinux / Comment / Gobby ?

Wiki

[Encart sur démarche pour amener les assos à utiliser ces outils et montrer intérêt]
[expliquer comment aider les assos à enclencher ce type de démarche pour celles qui ne connaissent pas ? D'abord framapad ? Petit comité ? Objectif de production simple ? etc. synchrone / assynchrone]

Réaliser un sondage / faire une enquête

De nombreux outils libres tel Papillon ou Poll-O existent désormais pour permettre à des adhérents d'exprimer un choix ou de proposer une date par exemple. A partir d'un certain nombre de personnes concernées, consulter chacun par téléphone prend du temps et rend difficile une convergence. Aussi, avec ces outils, chacun peut déposer, au moment où il le souhaite, ses disponibilités et la synthèse apparaît alors en temps réel.

Pour papillon, la mise en place d'un sondage pour proposer des dates à une dizaine de personne est très rapide (moins d'une quinzaine de minutes la première fois et de l'ordre de 5 minutes lorsque l'on connaît l'interface).

Pour Limesurvey, les options offertes vont très loin dans la possibilité de mener des enquêtes. L'interface est plus compliquée à appréhender mais tous les types de questions ou presque peuvent être imaginées (cases à cocher, tri de termes par préférences, champs ouvert, etc...). L'interface de gestion, accessible par l’intermédiaire d'un navigateur internet tel Firefox, permet aussi d'accéder aux premières analyses quantitatives...Pour les personnes sondées, il est possible de s'arrêter durant le questionnaire pour le reprendre plus tard. C'est sans aucun doute un logiciel intéressant pour les associations fonctionnant en réseau ou pour les fédérations d'associations car elles pourront interpeller leurs membres pour évaluer l'état d'un pratique en son sein par exemple.

Généralement, plusieurs solutions s'offriront à vous quand viendra l'heure de choisir la meilleure manière de mettre en ligne le questionnaire :

• votre besoin est ponctuel, le sondage n'est pas un "enjeu stratégique" pour votre association. Vous pouvez sans aucun doute opter pour un service en ligne directement sur le site du projet,
• votre objectif est de gérer de nombreux sondages, vous souhaitez garder la maîtrise de vos données : vous pouvez alors choisir d'installer sur votre propre serveur la dernière version du logiciel.

[ajouter pollen]

Partager un calendrier

;Format
2 pages. 
;Sélection
WebCalendar /  → à priori, c'est compliqué Sinon owncloud ?
[encart : Ical et format ?]

Et si vous osiez le changement de système d'exploitation au sein de votre association ?

[encart vente liée]
[tous acteurs. Si pas en mesure de changer de système au moins poser la question et dire que réglementation pas respectée le cas échéant]

Témoignages d'utilisateurs et de développeurs de logiciels libres utiles aux associations

Témoignages d'utilisations

A priori, partie à enlever.

Aussi, avec argumentaires (vente liée, format ouvert, etc.) ou petits témoignages d'utilisation. Exemple : 
Phpcompta : Laurent Costy 
analytikasso (outil de gestion sous tableur calc développé spécifiquement et permettant le suivi collaboratif des budgets par secteurs d'une association) 
etc.

Témoignages de développeurs

Interview post migration vers le système d'exploitation (Véronique Branger (?) de l'APES) + éléments d'intégration réussie du LL en association (accompagnement) (T Erault ?) 2 pages 
Pourquoi j'ai choisi de développer un logiciel libre dès l'origine du projet (Cevennes Alpes → Benjamin à contacter) + Comment  je  fais pour libérer un logiciel libre ? (JM Briand ? / LL de gestion accueil de loisir) 2 pages 
Souscription / mutualisation / développement d'un LL métier (Olivier Sarrat ? / Sigmah) 2 pages 

Pédagogie de la base de données

Toute association la plus modeste soit-elle gère des données : la liste des adhérents, la trésorerie, l'annuaire des contacts, etc. L'outil le plus simple pour répondre à ce type de besoin est le tableur (par exemple, celui de LibreOffice). C'est un outil d'une grande souplesse, facile à prendre en main et qui offre de nombreuses possibilités de traitement et d'analyse. Il est souvent inutile de mettre en place une solution plus sophistiquée que le tableur si le volume de données traitées est faible.

Le tableur montre cependant rapidement ses limites lorsque :

• le volume et la complexité des données augmentent : les données ne peuvent plus tenir dans une table unique
• plusieurs personnes interviennent sur la saisie de données : la souplesse du tableur le rend alors vulnérable à la maladresse d'une personne.

Dès lors, la seule solution est de mettre en place une base de données avec deux pistes :

• soit utiliser un outil générique de gestion de bases de données (par exemple, le module de LibreOffice, la combinaison PHP/MySql sur un serveur, etc.) et développer sa propre application maison »
• soit utiliser une application existante qui propose un modèle de données et une série d'interfaces les manipuler (par exemple, un logiciel de comptabilité)

La première piste est celle qui offre la plus grande liberté mais qui demande le plus fort investissement. C'est parfois l'unique solution lorsque l'association gère des données spécifiques à son domaine d'action et qu'aucune application existante ne propose un modèle de données satisfaisant. La plupart des applications métiers sont nées ainsi.

Dans le cas d'une application existante, il faudra être vigilant sur ses capacités d'adaptation car un modèle de données n'est jamais figé et évolue dans le temps en fonction de son appropriation et de son utilisation.

Quelque soit la piste retenue, la gestion d'une base de données doit répondre à deux enjeux qui sont parfois en opposition :

• l'enjeu de la saisie : si l'on désire que la saisie des données soit l'œuvre de plusieurs personnes et non d'un responsable unique, il faut que le cout d'apprentissage de l'interface soit le plus bas possible (en particulier, si les personnes n'utilisent pas régulièrement) et que son usage soit le moins rébarbatif possible.
• L'enjeu de la valorisation : les données doivent être utiles et utilisées : publipostage, consultation en ligne en interne ou publique, états et rapports, les possibilités sont nombreuses, l'association doit identifier celles qui sont les plus pertinentes pour elle.

« Saisie » et « Valorisation » peuvent se trouver en opposition car l'impératif d'une saisie correcte poussera à la simplicité du modèle des données alors que l'envie d'une valorisation riche et diverse poussera à sa complexification. Par exemple, saisir une adresse complète dans un champ de texte unique est plus rapide (en particulier si l'adresse vient d'un copier-coller) que de la décomposer avec un champ pour chaque ligne, un champ pour le code postal, un champ pour la ville ; mais le jour où il faut grouper les adresses par ville ou par département, le modèle des champs séparés est le plus efficace.

Cependant, en cas d'arbitrage, ce sont les contraintes de saisie qui doivent l'emporter sur les désirs de valorisation suivant la règle d'or : l'absence de données vaut mieux que des données fausses ou peu fiables !

La mise en place d'une base de données change les pratiques de travail, il faudra donc particulièrement veiller à ce que les personnes chargées de la saisie aient une compréhension de l'ensemble du processus et de l'intérêt stratégique que représentent ces données pour l'association, l'idéal étant que ces personnes tirent un bénéfice immédiat de la bonne qualité de ces données dans le cadre de leurs missions au sein de l’association : c'est la meilleure garantie d'une saisie rigoureuse et régulière.

Développement d'un logiciel métier : le projet Sigmah

Sigmah est un logiciel libre de gestion de projets humanitaires. L'idée de son développement est née en août 2008 lorsque trois ONG humanitaires ont fait le constat qu'elles partageaient les mêmes problématiques dans la gestion de l'information : absence de logiciels adaptés au monde de l'humanitaire pour gérer leurs projets, usage immodéré et quasi exclusif des pièces jointes aux courriels pour le travail collaboratif avec toutes les limites que cela comporte (multiplication des versions et incapacité de connaître la bonne, en particulier la version finale envoyée aux bailleurs).

Des solutions propriétaires existent mais elles sont trop chères pour la plupart des ONG. Le développement d'une solution spécifique sous la forme d'un logiciel libre s'est donc imposée peu à peu. Le groupe de départ s'est peu à peu étoffé : neuf en juin 2009, 10 en décembre 2009, 11 en mai 2011. Ces ONG forment une « coopérative de pilotage » qui précise les besoins auxquels doit répondre le logiciel, oriente les développements et définit d'une manière générale la stratégie. L'animation et la coordination de ce groupe est assurée par le Groupe URD (Urgence Réhabilitation Développement), association créée en 1997 qui a pour objectif l’amélioration des pratiques humanitaires.

Des financements ont été obtenus auprès des bailleurs traditionnels des ONG de l'humanitaire, en particulier auprès des fonds européens. Le financement du logiciel soutient trois volets :

• développement du logiciel
• structuration et extension de la communauté
• formation et adoption

Le logiciel est développé en Java et utilise le Google Web Toolkit (GWT) pour ce qui est de l’élaboration de l’interface utilisateur.

Sigmah a été lancé officiellement le 14 juin 2011. Sa version 1.1 est sortie le 19 octobre 2011.

Un des points auquel est particulièrement attaché l'équipe de Sigmah est celui de la gouvernance du projet : il est important que la coopérative de pilotage qui rassemble les différentes ONG humanitaires soit à la tête du dispositif pour 2 raisons. Cela assure que le projet reste au plus proche de leurs besoins d'une part, et d'autre part cela les place en situation d'appropriation du projet qui est très favorable à l'adoption.

Liens :

• Sigmah : http://www.sigmah.org/

Annexes

Ressources pratiques (2 pages)

où trouver de l'information, quels sont les acteurs que les assos peuvent solliciter 
liste de sites Internet, notamment pour la documentation, 
cartographie des clusters d'entreprise + ceux qui ne sont pas géographiquement attachés (CNLL, Libre Entreprise). 
présenter ce qu'est un GUL avec logique d'échange de compétences 

Ressources libres (2 pages)

textes, images, musique, vidéo, cartes et plans (OpenStreetMap...), etc. 

Le logiciel libre, un enjeu de société (3 pages)

Guide Libre Asso - Le logiciel libre, un enjeu de société 

Couverture (2 pages)

3e de couverture : ??? 
4e de couverture : À propos de l'April ; à propos du FCC. 

À dissoudre pour en faire mention dans le contenu

Gestion d'une caserne de pompiers ou d'une association de secouristes : eBrigade 
Gestion d'une radio associative : Rivendell et le module dédié de scénari (voir ci-dessous) 
Chaîne éditoriale de production de document : Scénarii 
Gestion d'un club sportif : PHPMySport 

Pense-bête

à balayer pour voir si l'idée est glissée à un moment ou à un autre et voir éventuellement ce qui peut être glissé sans alourdir si non mentionné. Attention à ne pas vouloir tout mettre au risque de noyer le message de fond.

Idées en vrac pour s'inspirer et continuer :

• copyleft
• Partage de la connaissance : les fournisseurs ont empêché de copier les logiciels alors que c’est possible de les copier sans soustraire l’original.
• Émancipation  : quand on a l’accès du code source, on a la possibilité de l’étudier et de le modifier et la possibilité de le redistribuer. Ainsi cette liberté offerte concerne les informaticiens. La liberté de redistribuer permet l'indépendance.
• gratuité ou quasi-gratuité => en fait de la mutualisation à grande échelle.
• « division et impuissance »
• parler de RMS
• internalisation de la connaissance ; tout du moins pas d'expropriation
• Liberté et maitrise du SI
• conformité entre les discours et les actes (partage du savoir, normes sociales véhiculées)
• gouvernance, collaboration, mutualisation, résilience, indépendance
• sécurité
• liberté, égalité, fraternité

Liberté : chaque utilisateur peut contrôler le fonctionnement du logiciel. Égalité : aucun utilisateur ne peut imposer ses choix aux autres. Fraternité : le partage, la collaboration et la copie des logiciels est encouragée.

• bien commun vs appropriation exclusive de la connaissance.
• Nous devons mener la bagarre contre les brevets, c’est aussi un combat sur la culture, le vivant, l'accès aux médicaments pour les pays pauvres et le partage de la connaissance en général.
• Le libre s'incrit dans la logique d'un bien commun, non excluable, non rival. C’est une économie de réseau : plus on utilise une technique, plus on l’améliore. Non seulement on ne perd pas à le partager, mais en plus on est gagnant.
• parallèle nouvelles enclosures
• la réappropriation par ses utilisateurs. les utilisateurs finaux les mieux placés pour introduire des fonctionnalités innovantes. En cela le libre s'inscrit dans la continuité des pratiques « hackers » qui font éloge de la « bidouille », de la réappropriation.
• Les enjeux : fracture numérique, enjeux écologiques, enjeux micro et macro économiques, enjeu de sécurité informatique.
  • L’équipement logiciel est facilité à faible coût.
  • Le partage de la connaissance, et la volonté d'émanciper contribuent à réduire la fracture de la connaissance.
  • On évite l’obsolescence rapide des logiciels et matériels, d’où un intérêt écologique.
  • Pérennité des données, par l'utilisation de standards ouverts.
  • Pour l’intérêt économique, il faut sortir des monopoles et des rentes. Chaque fois qu’on achète un PC, on achète du Microsoft qui gagne ainsi des milliards. Et nous n’avons même pas de facture pour ce Microsoft (problème de vente liée).
  • Autour du libre on ne vend pas de la rente mais du service.
  • La collaboration est écologique et pas chère grâce au courriel.
  • Les logiciels privateurs espionnent de façon régulière, mais difficilement vérifiable.
• Quatre formes notables de pollution du libre :
  • Les DRM (menottes numérique) sur le multimédia pour empêcher de le copier. Des lobbies énormes pour les DRM qui protègent les droits d’auteur. Si on essaie de les casser, on est passible de prison.
  • Informatique déloyale : vise à restreindre la liberté d'exécuter des logiciels « non autorisés ».
  • Les brevets logiciels sont donc protégés par le droit d’auteur mais des industriels souhaitent le remettre en cause au profit des brevets. En Europe cela ne se fait pas mais l’office européen des brevets accepte illégalement des brevets logiciels. Ces brevets sont invalides, mais ce n’est pas les petites entreprises ou les développeurs qui iront en justice pour dénoncer cette outrepassement de la loi.
  • Vente liée : Microsoft verrouille tous les fabricants et il est très difficile de se procurer un ordinateur sans payer de force microsoft.

L’intérêt du libre pour les associations c’est l’accès presque gratuit car il y a mutualisation à grande échelle. On fait du libre sans le savoir parfois. Avec les logiciels privateurs on exproprie ses connaissances car ils verrouillent le plus souvent les données. Le libre, aussi c’est une gouvernance ouverte, très décentralisée. C’est une architecture soupe et régulée. C’est un travail partagé, on invente des applications et se crée une communauté de développeurs autour d’un logiciel. Des clauses de licence comme le copyleft permettent de créer un pot commun de connaisance auquel chacun peut ajouter, sans jamais pouvoir soustraire quoi que ce soit. Si vous lisez ce guide, c'est que vous avez sans doute déjà appréhendé quelques avantages que pourrait avoir l'association dans laquelle vous êtes impliqués à utiliser de plus en plus de logiciels libres. Voici rappelés les principaux généralement avancés :

• sur le plan économique, les logiciels libres sont souvent gratuits une fois développés. Même si, l'effort de migration aura sans doute un coût, notamment, en raison du temps nécessaire pour permettre aux utilisateurs de l'association de changer leurs habitudes, l'intérêt du changement montrera généralement sa pertinence sur le moyen et long terme.
• sur le plan "philosophique", et en particulier pour les associations d'Éducation Populaire, la valeurs intrinsèques portées par les Logiciels Libres, dont le capacité de partage sans entrave, rejoint la volonté de partage du savoir. Cela permet de faire bénéficier à une association, des développements d'autres communautés, structures ou individus.
• l'indépendance vis-à-vis d'un éditeur est importante pour nos structures associatives : vous connaissez sans doute des exemples pour lesquels la structure s'est retrouvée "prisonnière" de l'éditeur car le format des données n'était pas transférable vers un autre logiciel. Il fallait payer une mise à jour ou un service pour pouvoir continuer à utiliser ses données dans de bonnes conditions. Le fait que le code ne soit pas "verrouillé" pour un logiciel libre permet ainsi de changer plus facilement de prestataire.
• Dans la continuïté de cette logique, les formats ouverts utilisés par les logiciels libres permettent de garantir la pérennité des données : les archives de votre association pourront être relues dans 50 ans même si le logiciel libre qui a permis de les produire devait ne plus exister.
• Ce sont ici les arguments principaux et d'autres encore existent et peuvent être retrouvés sur de nombreux sites Internet ou auprès d'utilisateurs de Logiciels Libres tels les GULL. Engager une démarche de migration dans votre association, c'est un investissement à moyen terme généralement en accord avec les valeurs de nos associations.
  • aborder la question des services en ligne,