StandHowto

Source: http://www.april.org/secure/members/howto/stand-howto.html

Paul Marques Mota <mota@april.org>

(voir aussi la Charte de l'exposant)

14 décembre 2001

Ce document est une liste de points important a vérifier pendant l'organisation d'une grande exposition qui regroupe plusieurs dizaines de personnes, comme la linux-expo chaque année. Pour les exposition de petite taille (moins d'une dizaine d'exposants) une organisation beaucoup plus légère est requise: quelques personnes faisant acte de présence autour d'une table suffisent largement.

1. Avant une exposition

1.1 Longtemps avant le début de l'exposition:

• • • • (Pour les participants a la linux-expo). S'inscrire a la mailing-list linux-expo@april.org en envoyant un e-mail à sympa@april.org contenant la commande SUBSCRIBE linux-expo (ou bien aller sur : http://lists.april.org/wws/info/linux-expo/ )
      • Prévoir un planning des expositions et des endroits idoines
      • Louer une fourgonnette pendant la durée de l'exposition
      • Acheter le matériel à vendre
      • Préparer les posters a exposer/à vendre
      • Demander aux adhérents ou aux sponsors le matériel pour le stand, ou éventuellement l'acheter
      • Prévoir un endroit où entreposer temporairement le matériel
      • Faire une réunion de briefing suffisamment a l'avance
      • Prévoir la documentation
      • Prendre contact avec les responsables de l'exposition pour vérifier qu'on apparaît dans la plaquette de présentation de celle-ci
      • Prendre contact avec les journalistes
      • Prendre contact avec les associations associées au stand
      • Faire un appel a participer et vérifier qu'on a demandé les badges correspondants
      • Établir un tableau de présence des membres
      • Prévoir des évènements et annonces à passer pendant l'exposition
      • Négocier un stand mitoyen avec les associations (FSF et autres)
      • Négocier courant électrique et accès au net gratuits si possible
      • Constituer une caisse (pièces, billets) pour pouvoir rendre la monnaie si des ventes sont prévues
      • Mettre à jour les différents documents et refaire des impressions si nécessaire
      • flyer : htdocs/articles/divers/dossiers/flyer*
      • affiches : htdocs/actions/stands/affiches.sxw htdocs/actions/stands/affiches-1.sxw
      • tarifs : htdocs/actions/stands/tarifs.sxw
      • dossier exposant : htdocs/actions/stands/dossier-exposant.sxw
      • slide show : htdocs/actions/stands/slideshow.sxi
      • formulaires d'adhésions : dossier_commun, formulaire_{particulier,collectivité, entreprises}
      • formulaires d'adhésions/dons : CVS_CA/documents/template/formulaire_donation-adhesion_avec-recu.{pdf,sxw}

1.2 Juste avant le début de l'exposition:

• • • • Faire un inventaire du matériel
      • Vérifier la configuration des ordinateurs
      • Configurer un firewall/proxy/routeur
      • Vérifier la configuration du portable de l'association
      • Vérifier que les différents documents ou outils utiles soient bien sur le portable (slide show...).

2. Pendant une exposition

• • • • Prévoir un membre du CA en permanence sur le stand
      • Exclure les parasites qui monopolisent les machines
      • Prévoir quelqu'un qui lira son mail régulièrement et sera sur IRC
      • Identifier clairement les intervenants
      • Prévoir un photographe
      • Aller prêcher (chanter?) la bonne parole sur les autres stands
      • Participer aux conférences et faire un compte-rendu
      • Faire l'appel des membres présents
      • Faire une réunion de debriefing tous les soirs
      • Apporter un ravitaillement
      • Penser à prendre les coordonnées/les cartes des personnes à qui on parle et noter dessus de quoi ils parlaient.
      • Faire une listes des thèmes abordes par les contacts
      • Faire une FAQ sur les points délicats:

o différence APRIL/AFUL/FSFE/FSFE-France o brevets logiciels

• • • • Faire un compte-rendu régulièrement
      • Gérer le village associatif
      • Tenir les comptes des entrées d'argent et des ventes de façon très précise
      • Ne pas prendre d'adhésions : laisser les gens se débrouiller en ligne et/ou par voie postale
      • Afficher un slideshow sur APRIL sur les écrans sauf besoin momentané de réponse à une question par exemple : modèle dans CVS:/actions/stands/

3. Après une exposition

3.1 Juste après l'exposition:

• • • • Faire un inventaire de ce qui reste sur le stand et éventuellement de ce qui a été vendu
      • Faire le compte des prospectus distribués
      • Remballer le matériel et éventuellement le déplacer dans le lieu de stockage prévu

3.2 Plus tard:

• • • • Identifier les contacts et les remercier, relancer, répondre à leurs questions.
      • Remercier les gens fiables
      • Inviter les participants à une réunion de debriefing
      • Collecter et rendre le matériel

4. Matériel nécessaire sur un stand APRIL

• • • • un hub
      • un modem
      • des ordinateurs
      • des écrans (si possible plats pour encombrer moins le stand)
      • des cdrom de distributions basées sur Debian (Debian, Knoppix ou dérivée, ...)
      • une bannière
      • un panneau de stand APRIL
      • de la documentation
      • des tabourets
      • une table
      • des cartes APRIL
      • des autocollants duo
      • du matériel de bureau (cutter, ciseaux, trombones, stylo, cahier, étiquettes, scotch)
      • des sacs en plastique
      • une caisse
      • de la monnaie
      • des t-shirts
      • des pins
      • des posters
      • un facturier
      • un cahier de comptabilité
      • un appareil photo numérique
      • câbles RJ45 croisés ou non
      • 2 cartes réseaux ou un ordinateur qui fait du NAT
      • cartes graphiques, contrôleur, nappes IDE/SCSI
      • un diable
      • des disquettes
      • des étagères
      • un présentoir pour la documentation

Voir aussi MatosApril