Réflexions au sujet d'un système de gestion de tâches

Depuis 2007, le nombre d'adhérents de l'APRIL a considérablement augmenté : la campagne d'adhésion a été un franc succès, et de 450 adhérents au 1er janvier 2007, l'association en compte désormais plus de 4200 (fev09).

Ce brusque changement d'échelle appelle une réflexion sur l'organisation de la communauté des adhérents, afin de faciliter l'implication dans la réalisation des objectifs de l'association, à savoir promouvoir et défendre le logiciel libre. Il s'agit donc d'étudier la structuration des échanges entre les adhérents eux-mêmes, ainsi qu'entre les adhérents et l'équipe constituée des permanents et du CA.

Un désir de participation des adhérents qui reste souvent sans réponse. Il est notamment exprimé par les membres lors de leur adhésion ou lors du remplissage du questionnaire. Ou par le "comment aider ?" que se posent certains membres en adhérant, qui ne trouve pas de réponse immédiate sur le site.

Réflexions sur un système de tâche à l'usage de bénévoles occasionnels

Il est question dans ce contexte de faire participer quelques uns des milliers de membres de notre communauté ; par exemple tout ceux inscrits sur les listes de travail. L'accent n'est pas forcément mis sur un système de suivi à long terme des projets, mais plutôt un moyen simple de diriger un potentiel bénévole vers un besoin identifié pour lequel il se juge compétent. Le critère déterminant en termes d'ergonomie sera donc la capacité du système à proposer des tâches pertinentes sans pour cela que l'utilisateur doive parcourir une hiérarchie de projets attachés à des groupes de travail.

Dans la réalité, chaque groupe de travail possède un workflow qui lui est propre selon son activité. Donc le fonctionnement de l'outil risque d'être assez hétérogène. Il faudra faire attention que le workflow du GdT soit clairement décrit et établit dans la charte de chaque groupe de travail, et lorsque les animateurs de groupes de travail verront arriver un nouveau bénévole, ils devront veiller à l'en informer.

Les besoins identifiés sont :

• Donner moyen de rendre visible une liste de tache à chaque volontaire, selon des critères de recherche.
• Clarifier le workflow des groupes de travail.
• Densifier les relations : CA étendu / animateurs de groupes / bénévoles actifs / adhérents.
• Mettre plus facilement à disposition les ressources de bénévoles dont beaucoup sont prêts à donner un peu de leur temps.
• Créer du lien entre des gens qui cherchent à donner du temps et des animateurs prêts à leur prendre.

Les gains espérés sont :

• Animer la communauté, fidéliser le bénévole.
• Favoriser le retour d'expérience.
• Obtenir un meilleur suivi des tâches.
• Centraliser et de systématiser le recensement des tâches.
• Mieux formaliser le travail accompli pour reporter plus efficacement le travail :
  • En direction du CA,
  • En direction de la communauté, pour donner plus de visibilité vis-à-vis du reste de l'asso (valorisation du bénévolat).
• Spécialiser et pérenniser les appels pour qu'ils ne se perdent pas comme sur la liste principale.
• Constituer pour les animateurs et membres CA une identification des compétences des bénévoles impliqués.

Réflexions supplémentaires pour un système de gestion de projet

• Pose de questions d'authentification et de sécurité.
• Qu'en est il de la gestion des échéances ?
• Penser à la question de l'hétérogénéité des groupes de travail, donc de leur workflow.