RTFM

Refonte des méthodes, procédures internes et système d'information

Le conseil d'administration a décidé lors du week end de l'assemblée générale du 14 février 2009 que la « Refonte des méthodes, procédures internes et système d'information » était le projet interne prioritaire/structurant pour 2009.

Le lancement de ce projet fait notamment suite à l'explosion récente du nombre d'adhérents et de la diversité des adhérents. Ainsi en moins de deux ans nous sommes passés de 450 membres à plus de 4 500 et nous sommes passés d'une structure de bénévoles à une structure avec des bénévoles et une équipe de trois permanents.

Les années qui viennent s'annoncent encore plus exigeantes et l'issue des combats engagés sera déterminée par notre capacité de mobilisation, d'action et d'adaptation. Pour cela l'April projette son ambition et ses réflexions dans une nouvelle étape de développement et d'actions sous la forme d'une feuille de route « 2009-2014 ».

L'April va intensifier et multiplier les actions de promotion et de défense qu'elle mène depuis plus de douze ans. D'ici 2014 l'April devrait atteindre 10 000 ou 15 000 adhérents et une équipe d'une demi-douzaine de permanents, renforçant son influence auprès des pouvoirs publics et ses moyens d'action, les adhésions de ses membres représentant la principale source de financement de l'association.

Or, l'April utilise depuis longtemps des outils de travail interne (pour la création du site web, pour les échanges...) qui sont principalement conçus par et pour des informaticiens. En outre on a empilé différents outils de travail rébarbatifs, multiples, inadaptés et certains outils sont manquants. On a donc estimé qu'il était important de faire une « pause » pour réfléchir à nos outils internes et également à nos méthodes de travail.

Le projet de refonte vise donc à adapter nos méthodes et outils en partant des besoins et des usages des membres et des actifs (bénévoles, permanents) de l'April pour améliorer le fonctionnement global de l'association.

L'un des objectifs est de faciliter l'information et l'implication des membres. Un adhérent qui veut s'informer ou s'impliquer doit pouvoir le faire avec le moins de contraintes possibles. On espère que la refonte des outils permettra de réduire ces contraintes.

Il y a un engagement fort du CA que ce projet soit mené à bien d'ici l'assemblée générale prévue début 2010. Le CA a confié l'animation de ce projet au délégué général de l'association. Le projet sera mené en étroite collaboration avec le groupe animation, les responsables de groupes de travails, les membres actifs pour être sûrs que ce qui sera mis en place correspond bien aux attentes des membres. L'ensemble des membres sera sollicité pour donner leur avis sur les besoins manquants. Une communication régulière à l'ensemble des membres sur l'état d'avancement du projet sera faite.

RTFM

Pourquoi RTFM ?

« Refonte des méthodes, procédures internes et système d'information » c'est un peu long comme nom. Avoir un nom plus court a paru préférable. Le nom choisi est RTFM.

RTFM est un acronyme pour "Read the Fucking Manual" mais le F peut aussi vouloir dire « F » « Fine », « Friendly », « Funny ». Selon le Jargon français une machine bien connue sur l'Internet s'appelle « rtfm.mit.edu » et publie de nombreux documents précieux.

Dans le cadre de l'April l'acronyme signifiera « Refonte, Travail de Fond et Modernisation » ce qui correspond bien au projet. Et RTFM est un acronyme qu'on emploiera souvent lorsque le projet sera terminé.

Charte du groupe

Voir la Charte du groupe.

Liste de discussion

Les échanges ont lieu sur la liste rtfm AT april DOT org.

Méthodologie et phases du projet

La démarche qui va être mise en œuvre doit permettre de faciliter le travail des personnes (permanents, membres du CA, bénévoles, membres), d'améliorer les services rendus, la satisfaction des parties prenantes et leur fidélisation (en interne : permanents, membres du CA, bénévoles, membres ; en externe : développeurs, utilisateurs, responsables politiques...) et d'avoir un processus d'amélioration continue.

Phases du projet

Une proposition des différentes phases du projet

1. Formaliser les fondamentaux (mission, vision, valeurs/culture, objectifs...) ; création comité pilotage qui se réunira régulièrement pour faire le point, rechercher les causes des problèmes rencontrés, définir les nouvelles actions et diffuser un compte-rendu de l'état d'avancement; planification sur 1 an
2. Observer (analyse, diagnostic) analyse de l'existant : identification de la typologie «parties prenantes», leurs besoins, leurs attentes ; identification des «services rendus»
3. Identifier forces et faiblesses analyse de l'existant
4. Identification des processus et des interactions entre eux, des problèmes, des contraintes...
5. Identification d'indicateurs de performance, d'amélioration
6. Identification et formulation précise des vraies causes des problèmes
7. Réfléchir : ­situation actuelle, situation souhaitée, mesure ­des écarts, solutions possibles (critères: coût, délai, efficacité, faisabilité...)
8. Décider : décision/choix ­ planification (1 personne, 1 tâche, 1 délai)
9. Mettre en œuvre : écriture des tests, indicateurs permettant de contrôler que la solution mise en place résout bien le problème ; mise en œuvre
10. Évaluer l'efficacité : les solutions mises en œuvre ont-elles résolu les problèmes ?
11. Ajuster : procéder à l'ajustement des solutions en fonction des résultats et généraliser si possible

Les dernières phases étant cycliques et permettant d'avoir une amélioration continue itérative selon le principe de la roue de Deming.

Pour la phase d'identification on va principalement procéder par questionnaire et surtout discussions directes. L'identification des processus consiste simplement en fait à formaliser et documenter le travail effectué par les actifs (permanents, bénévoles) et à disposer d'indicateurs pour savoir si tout est ok ou si des axes d'améliorations existent. En gros documenter qui fait quoi, pourquoi, comment, avec quelles ressources.

Les outils n'interviendront finalement pour voir comment ils peuvent s'intégrer dans la démarche et quelles évolutions sont nécessaires. L'objectif n'étant pas de tout réinventer au risque de déstabiliser les utilisateurs.

Comité de pilotage

Objectif de cette phase : création comité pilotage qui se réunira régulièrement pour faire le point, rechercher les causes des problèmes rencontrés, définir les nouvelles actions et diffuser un compte-rendu de l'état d'avancement; planification sur 1 an.

Le comité de pilotage se réunira régulièrement au local de l'April (tous les mois ou tous les deux mois au maximum, en réunion d'une heure ou deux max, avec conférence téléphonique pour ceux qui ne peuvent pas se déplacer) pour faire le point, rechercher les causes des problèmes rencontrés, définir les nouvelles actions et diffuser un compte-rendu de l'état d'avancement. Il doit être composé de façon restreinte pour que les réunions soient efficaces et regrouper plusieurs types d'intervenants (permanents, CA, bénévoles...).

Le comité de pilotage est composé de :

• Lionel ALLORGE - vice-président
• Vincent CALAME - co-animateur du groupe Animation
• Frédéric COUCHET - délégué général
• Cédric AUBERT - adhérent (animateur qualité)
• Luc FIÉVET - membre du CA
• Benoît SIBAUD - président

La première réunion du comité aura lieu jeudi 7 mai 2009 de 19 h 00 à 20 h 30.

Réunion du 7 mai 2009

Lire le Compte rendu réunion du comité de pilotage RTFM du 7 mai 2009.

réunion de travail du 17 juin 2009

Lire le compte rendu et le guide d'entretien pour la pré-enquête prévue pour les rmll.

Formaliser les fondamentaux

Objectif de cette phase : Formaliser la finalité de l'association : mission, vision, valeurs/culture, objectifs... Distinguer la politique sur le long terme et les objectifs qui sont des étapes à atteindre.

Ce qui suit est principalement issu des textes de présentation de l'April sur le site web et de la feuille de route 2009-2014.

Qu'est-ce que l'April

Pionnière du logiciel libre en France, l'April est depuis 1996 un acteur majeur de la démocratisation et de la diffusion du logiciel libre et des standards ouverts auprès du grand public, des professionnels et des institutions dans l'espace francophone. Elle veille aussi, dans l'ère numérique, à sensibiliser l'opinion sur les dangers d'une appropriation exclusive de l'information et du savoir par des intérêts privés.

L'association est constituée de personnes, d'entreprises, d'associations et d'organisations d'horizons très divers qui se retrouvent autour des valeurs du libre.

Notre mission

La promotion, la démocratisation, la diffusion et la protection du logiciel libre, la diffusion de l'esprit du logiciel libre dans toutes les couches de la société.

Proposition alternative de Sébastien :

L'April a pour mission de diffuser le logiciel libre, son éthique et son esprit dans toutes les couches de la société. À ce titre, elle s'approprie les champs de réflexion susceptibles de l'affecter de manière positive ou négative, directe ou indirecte, et entreprend toute action qu'elle juge opportune pour promouvoir ou défendre le logiciel libre.

Notre vision

La liberté informatique est un enjeu de société.

Les logiciels libres, ces logiciels offrant la liberté pour tous les utilisateurs de les exécuter, copier, distribuer, étudier, modifier et améliorer, ne sont pas seulement une question de licence ou de technique. Derrière ces biens communs il existe en effet une philosophie d'opposition à la privatisation de la connaissance. Le développement du logiciel libre participe à la préservation des libertés fondamentales à l'ère de l'économie et de la société du numérique. La liberté informatique conditionnera de plus en plus notre capacité à exercer d'autres libertés fondamentales.

Le monde est en train de changer profondément. Dans 5 ou 10 ans rares seront ceux qui douteront encore que la coopération et le partage de l'information valent mieux socialement, politiquement et économiquement que l'égoïsme doctrinaire, la restriction des droits d'usage, l'imposition d'un modèle unique aux utilisateurs... Mais d'ici là il faudra encore faire face à différents lobbies qui ne comprennent pas que le monde change, ou qui ne peuvent ou ne veulent pas embrasser ce changement.

Pour accompagner ce mouvement et l'accélérer, l'April participe activement à favoriser une conscience collective de la valeur des biens et ressources publics informationnels, en premier le logiciel libre.

La mission de promotion et de défense du logiciel libre de l'April est donc plus que jamais essentielle pour permettre au logiciel libre et ses acteurs de se développer dans un écosystème favorable.

Le monde du logiciel francophone a besoin d'un acteur de référence pour la promotion et la défense du logiciel libre. L'April est cet acteur.

Objectifs

L'April a pour objectifs de :

• Promouvoir le logiciel libre auprès du grand public, des professionnels, des associations et des pouvoirs publics ;

• Sensibiliser le plus grand nombre aux enjeux des standards ouverts et de l'interopérabilité ;

• Obtenir des décisions politiques, juridiques et réglementaires favorables au développement du logiciel libre et aux biens communs informationnels ;

• Défendre les droits des utilisateurs et des auteurs de logiciels libres;

• Favoriser le partage du savoir et des connaissances.

Valeurs

Les valeurs de l'April.

Des exemples pour le moment

• partage
• coopération
• volontariat
• bénévolat
• passion
• entraide
• intégrité
• transparence
• éthique
• intérêt général
• utilité sociale
• liberté
• égalité
• fraternité

Ajout Eva :

• ouverture (ne pas être sectaire)
• efficacité (agir dans le bon sens)
• sérieux, ou exigence (ou un truc comme ça : on n'est pas des rigolos, quoi)
• échange (peut-être trop faible par rapport à partage ?)
• se remettre en question (faudrait trouver un mot qui correspond : adaptation ? souplesse ? questionnement ?)
• confiance (inspirer confiance / faire confiance, créer un cercle de confiance)
• persévérance (ne pas se décourager devant les obstacles)

Ajout :

• intégrité
• pugnacité
• réactivités
• rapidité

A affiner et à détailler.

Typologie des «parties prenantes» et «services rendus»

Observer (analyse, diagnostic) analyse de l'existant : identification de la typologie «parties prenantes», leurs besoins, leurs attentes ; identification des «services rendus».

Afin d'améliorer la satisfaction de chacun il faut identifier les «parties prenantes», connaître leurs besoins et leurs attentes, mesurer le degré de satisfaction.

Un questionnaire ciblé peut-être un moyen d'évaluation.

Il faut également identifier les différents «services rendus» par l'association. Une base de réflexion étant la page de présentation de l'association avec les objectifs et actions.

A partir de là l'étape suivante sera d'identifier et formaliser les différents processus qui permettent de réaliser chaque «service rendu».

Parties prenantes

En cours de rédaction

Parties prenantes internes

• adhérents
  • adhérents personnes physiques
    • adhérents France / hors France
  • adhérents personnes morales
    • entreprises
    • associations
      • association du libre (GULL, projets logiciels, etc.)
      • autres associations
    • collectivités
    • départements universitaires
  • membres du conseil d'administration
  • responsables/animateurs de groupes de travail
  • conseils bénévoles
• salariés
• stagiaires, apprentis, etc.

Parties prenantes externes

• fournisseurs
  • fournisseurs matériel informatique
  • fournisseurs matériel de bureau
  • fournisseurs matériel de communication
  • expert comptable
  • gestion salariale
  • sous-location
• journalistes, médias
• pouvoirs publics
  • députés et sénateurs français
  • députés européens
  • gouvernement
  • présidence
  • responsables politiques
  • administrations centrales (nationales ou européennes)
  • administrations locales
  • collectivités
• partis politiques, syndicats, associations
• enseignants, chercheurs
• donateurs
• acteurs du logiciel libre
  • développeurs
  • membres actifs de communauté
  • associations françaises
  • associations européennes
  • associations hors Europe (dont FSF)
  • sites de référence dans leur domaine (linuxfr.org, lolix.org, veni vidi libri, framasoft)
• acteurs du « libre » hors logiciel
• partenaires hors monde du libre sur des dossiers (UFC Que choisir, TACD, EFF, LQDN, etc.)
• organismes dont l'April fait partie
• public
  • grand public
  • professionnels
  • visiteurs sur le site web
  • abonnés aux listes de diffusion / informés via réseaux sociaux
  • visiteurs sur les stands

Identification des besoins et attentes

Adhérents

Afin d'améliorer la satisfaction de chacun il faut identifier les «parties prenantes», connaître leurs besoins et leurs attentes, mesurer le degré de satisfaction. Évaluer aussi les forces et faiblesses.

Pour l'identification des besoins et attentes des adhérents il y a plusieurs possibilités :

• un questionnaire pour tous les adhérents, ça peut être très long et complexe à gérer avec près de 5 000 adhérents
• établir des groupes d'adhérents pour avoir des "panels représentatifs" autour d'une table et des deux thèmes « que pourrait ou devrait être l'April si on ne limite pas l'imagination » et « quelle est votre relation avec l'April ? », et à partir des thèmes et idées qui en ressortiraient on pourrait établir une questionnaire à destination de tous les membres
• proposer déjà aux responsables de groupes de travail, actifs des entretiens non directifs pour identifier les thèmes et puis bâtir un questionnaire fermé (avec champ commentaires) destiné à l'ensemble des adhérents.
• proposer entretiens téléphoniques avec des adhérents sélectionnés aléatoirement (une cinquantaine)
• proposer une page wiki permettent à chacun de s'exprimer même en restant anonyme (sur l'idée de Points Forts et Points de Vigilance April)
• voir ceux qui ont répondu aux questionnaires, les posteurs de la liste April, les présents à l'AG (TODO : consolider les présences aux AGs) et les absents aux AG
• définir différents profils

Entretiens

Le projet interne RTFM a pour objectif d'améliorer le fonctionnement global de l'association et de faciliter l'information et l'implication des membres.

Pour évaluer les besoins et attentes des adhérents nous souhaitons élaborer un questionnaire à destination de l'ensemble des adhérents. Pour faire émerger des thèmes représentatifs nous allons réaliser dans les semaines qui viennent des entretiens non directifs avec des adhérents ayant différents profils.

Un petit Guide d'entretiens a été rédigé.

Transcriptions en cours des entretiens : Entretiens RTFM.

Identification des processus

Identification des processus et des interactions entre eux, des problèmes, des contraintes...

L'identification des processus consiste simplement en fait à formaliser et documenter le travail effectué par les actifs (permanents, bénévoles) et à disposer d'indicateurs pour savoir si tout est ok ou si des axes d'améliorations existent. En gros documenter qui fait quoi, pourquoi, comment, avec quelles ressources.

Il existe différents types de processus :

• processus de management (ex: décisions du CA)
• processus management des ressources (ressources humaines, matériel)
• processus réalisation des services
• processus analyse et amélioration de la qualité

Quelques conseils :

• ne pas aller trop dans le détail, faire des choix dans les processus qu'on veut détailler
• faire léger et pratique
• pour la représentation des processus : il existe des représentations génériques pour les processus et leurs interactions, aussi appelée "cartographie des processus", sur lesquelles on peut se baser (voir un exemple de processus générique. L'important ce sont les interactions entre processus, avoir un indicateur pour suivre les activités du processus par rapport aux objectifs
• identification des indicateurs de performance (privilégier ratio, pour certains projet ce n'est pas toujours pertinent, se fixer des objectifs chiffrés avant chaque projet)
• fixer les indicateurs sur des données utiles au quotidien, il ne faut pas que ce soit une charge de travail supplémentaire sans intérêt pour les personnes (ex: remplir le bénévolat valorisé n'apporte rien au bénévole donc c'est chiant à remplir)