StandHowto

De April MediaWiki
Révision datée du 17 juin 2009 à 12:33 par Lallorge (discussion | contributions) (mise a jour)
Aller à la navigationAller à la recherche

Présentation

Ce document est une liste de points important a vérifier pour l'organisation d'un stand de l'association.

Voir aussi la Charte de l'exposant.

1. Avant une exposition

1.1 Longtemps avant le début de l'exposition

  • Noter le stand sur le wiki : Stands
  • Prévoir un planning des expositions et des endroits idoines
  • Préparer les posters a exposer
  • Prévoir la documentation à distribuer
  • Trouver un bénévole avec un véhicule ou prévoir un taxi
  • Acheter le matériel à vendre
  • Demander aux adhérents ou aux sponsors le matériel pour le stand, ou éventuellement l'acheter
  • Faire une réunion de briefing suffisamment a l'avance avec étude de l'emplacement du stand et de son organisation
  • Prendre contact avec les responsables de l'exposition pour vérifier qu'on apparaît dans la plaquette de présentation de celle-ci et ou se trouve le stand
  • Négocier un stand mitoyen avec les associations amies
  • Prendre contact avec les journalistes
  • Faire un appel a participer et vérifier qu'on a demandé les badges correspondants
  • Établir un tableau de présence des membres sur le wiki
  • Prévoir des évènements et annonces à passer pendant l'exposition
  • Vérifier la présence de prises électriques et d'accès au net durant l'exposition
  • Constituer une caisse (pièces, billets) pour pouvoir rendre la monnaie si des ventes sont prévues
  • Mettre à jour les différents documents et refaire des impressions si nécessaire
    • flyer : htdocs/articles/divers/dossiers/flyer*
    • affiches : htdocs/actions/stands/affiches.sxw htdocs/actions/stands/affiches-1.sxw
    • tarifs : htdocs/actions/stands/tarifs.sxw
    • dossier exposant : htdocs/actions/stands/dossier-exposant.sxw
    • slide show : htdocs/actions/stands/slideshow.sxi
    • formulaires d'adhésions : dossier_commun, formulaire_{particulier,collectivité, entreprises}
    • formulaires d'adhésions/dons : CVS_CA/documents/template/formulaire_donation-adhesion_avec-recu.{pdf,sxw}

1.2 Juste avant le début de l'exposition

  • Faire un inventaire du matériel
  • Vérifier la configuration des ordinateurs
  • Configurer un firewall/proxy/routeur
  • Vérifier la configuration du portable de l'association
  • Vérifier que les différents documents ou outils utiles soient bien sur le portable (slide show...).

2. Pendant une exposition

  • Prévoir un membre du CA en permanence sur le stand
  • Exclure les parasites qui monopolisent les machines
  • Prévoir quelqu'un qui lira son mail régulièrement et sera sur IRC
  • Identifier clairement les intervenants
  • Prévoir un photographe
  • Aller prêcher (chanter?) la bonne parole sur les autres stands
  • Participer aux conférences et faire un compte-rendu
  • Faire l'appel des membres présents
  • Faire une réunion de debriefing tous les soirs
  • Apporter un ravitaillement : eau, bonbons pour les visiteurs
  • Penser à prendre les coordonnées/les cartes des personnes à qui on parle et noter dessus de quoi ils parlaient.
  • Faire une listes des thèmes abordés par les contacts
  • Tenir les comptes des entrées d'argent et des ventes de façon très précise sur le cahier
  • Si possible prendre les adhésions en ligne, sinon avec une fiche papier
  • Afficher un diaporama sur l'April sur les écrans sauf besoin momentané de réponse à une question

3. Après une exposition

3.1 Juste après l'exposition

  • Faire un inventaire de ce qui reste sur le stand et éventuellement de ce qui a été vendu
  • Faire le compte des prospectus distribués
  • Remballer le matériel et éventuellement le déplacer dans le lieu de stockage prévu

3.2 Plus tard

  • Identifier les contacts et les remercier, relancer, répondre à leurs questions.
  • Remercier les gens fiables
  • Inviter les participants à une réunion de debriefing : BenefitsAndConcerns
  • Collecter et rendre le matériel

4. Matériel nécessaire sur un stand April

  • un portable
  • une bannière et/ou un Kakemono
  • un panneau de stand April
  • de la documentation
  • des tabourets / chaises pliantes
  • une table
  • des cartes April
  • des autocollants
  • du matériel de bureau (cutter, ciseaux, trombones, stylo, cahier, étiquettes, scotch)
  • des sacs en plastique
  • une caisse avec de la monnaie
  • des t-shirts
  • un facturier
  • un cahier de comptabilité
  • un appareil photo numérique
  • câbles Ethernet RJ45 croisés ou non
  • un diable
  • des étagères
  • un présentoir pour la documentation

Voir aussi MatosApril

Historique

L'origine de cette page vient du document : http://www.april.org/secure/members/howto/stand-howto.html Paul Marques Mota <mota@april.org> 14 décembre 2001