Contact de bénévoles pour evenement
Lors d'un événement, il est important de tenir une liste de bénévoles présents pour tenir le stand ainsi qu'une liste de personne proposant des conférences ou des ateliers
Mail de premier contact
Bonjour PRÉNOM,
J'ai vu votre nom inscrit sur le wiki : LIEN.
Un grand merci pour votre/ta disponibilité à tenir le stand April au ÉVÉNEMENT le DATE !
Je reviendrai plus tard vers toutes les personnes inscrites pour les détails pratiques.
Librement, PRÉNOM DE L'ORGANISATRICE OU ORGANISATEUR
Mail donnant les informations pratiques de l'événement à tous les bénévoles
Bonjour [ PRÉNOMS ],
(Encore) Un grand merci pour votre disponibilité à participer à l'animation du stand April à ÉVÉNEMENT !
J'espère que vous êtes toujours disponibles. Si ce n'est pas le cas, prévenez-moi s'il vous plaît.
C'est formidable d'avoir une équipe de NB personnes : cela vous permettra d'animer le stand, tout en pouvant vous relayer et donc profiter aussi de l'événement 😄.
Ci-dessous, le lien à la page wiki dédiée à l'événement, avec toutes les informations sur le lieu, l'accès et les horaires, ainsi que vos créneaux de disponibilité pour tenir le stand :
LIEN
Responsable de stand
PRÉNOM [ NOM ] s'est rendu disponible pour être responsable du stand : merci à elle/lui ! Voici son numéro de téléphone mobile : NUMÉRO
[ Si pertinent ] Badges
Chaque bénévole aura accès à un badge. Vous pourrez vous le procurer INFORMATIONS À AJOUTER
Personnes référentes pour signaler une situation vécue comme inconfortable
La participation aux activités de l'April se veut être une expérience agréable et conviviale, ouverte à toutes et à tous. Si lors du salon une personne a un comportement ou tient des propos qui vous mettent mal à l'aise, nous vous encourageons à signaler la situation à NOM ou à moi/NOM.
Nous serons sur place lors de l'événement/LES DATES. Nos numéros de téléphone :
- PRÉNOM NOM du responsable de stand : TÉLÉPHONE
- PRÉNOM NOM de l'organisatrice/organisateur du stand : TÉLÉPHONE
- PRÉNOM NOM d'un membre du CA : TÉLÉPHONE
Plus de précisions sur le wiki :
URL
Mise en place du stand
J'ai REMIS / EXPÉDIÉ le matériel de stand (dépliants, autocollants, Expolibre, [ marchandise, caisse ], etc.) à PRÉNOM.
Il faudra installer le stand avant l'ouverture au public, qui est prévue DATE à HORAIRE. Il faudra donc idéalement commencer l'installation dès HEURE.
Il sera possible de laisser le matériel sur le stand JOUR soir.
Pour toute question concernant l'installation du stand, vous pouvez contacter : PRÉNOM MOBILE
Transmettre le guide exposant fourni par les organisateurs le cas échéant
Bulletins d'adhésion
Des formulaires d'adhésion seront disponibles sur le stand.
Merci de vous assurer que la personne remplit tous les champs obligatoires comme l'exige notre règlement intérieur : nom et prénoms, adresse postale complète et adresse de courriel, montant de la cotisation.
Pour les personnes morales, il est nécessaire d'avoir nom, prénom et adresse électronique de la personne contact - d'où l'importance d'utiliser le bulletin dédié.
- PRÉNOM : tu pourras glisser les bulletins remplis dans la pochette responsable de stand.
L'équipe Vie associative se chargera d'enregistrer les éventuelles adhésions papier après l'événement.
Tenir le stand
J'ai listé les documents utiles à lire :
LIEN
Je vous invite à ne pas utiliser d'ordinateur portable sur le stand, car c'est une posture perçue comme peu accueillante par les personnes visitant le stand.
En revanche, vous pouvez sortir votre ordinateur (si vous en avez apporté un) pour faire une présentation des services Chapril. 😉
Faire une séance des points forts et des points de vigilance
C'est une façon rapide et agréable de conclure un événement et de s'améliorer pour la fois suivante.
Le ou la responsable du stand invite chaque personne participante à indiquer quels ont été pour elle les points positifs et les points d'amélioration de l'événement, ces-derniers formulés possiblement d'une manière positive ("Comment faire pour....?", "J'aurais aimé...", "Pour la prochaine fois, il faudrait...").
Encore mieux : vous pouvez noter ces points au fur et mesure qu'ils vous viennent à l'esprit pendant l'événement 😉
- PRÉNOM [ NOM ] : puis-je te laisser partager les points sur la page wiki après l'événement ?
Retour matériel du stand
Merci de récupérer les supports de communication April et tout le matériel (y compris les tendeurs, le scotch gaffer, etc.).
Si les autres organisations sur place sont intéressées, vous pouvez leur laisser les documents de sensibilisation (dépliants, flyers, autocollants).
Prise de photos
Nous accordons beaucoup d'importance à la prise de photos lors d'un événement, ainsi je préfère vous faire un courriel à part à ce sujet 😄
Il ne me reste plus qu'à vous souhaiter « bon stand » !
Mon portable en cas de besoin : xx xx xx xx xx
Librement, PRÉNOM
Mail de remerciement de participation à la tenue d'un stand
Bonjour [ PRÉNOMS ],
Un grand *merci* pour votre participation à l'animation du stand April à ÉVÉNEMENT ! [ Si j'ai oublié quelqu'un n'hésitez pas à me le signaler. ]
J'espère que vous avez passé un bon moment sur le stand.
Points forts et points de vigilance
Je vous invite à partager sur le wiki vos remarques sous forme de points forts et points de vigilance. Cela nous aidera à nous améliorer pour les prochains événements.
LIEN
En alternative, vous pouvez partager vos remarques par retour de courriel à contact-event@april.org (le reply-to est déjà positionné).
J'en profite d'ailleurs pour remercier les personnes qui ont déjà partagé leurs points 😄
J'ai à mon tour ajouté des points sur le wiki.
Bénévolat valorisé
(pour les membres April)
J'en profite pour vous inviter à remplir votre bénévolat valorisé.
Le bénévolat valorisé consiste à noter le temps que chaque bénévole consacre à des activités pour l'April. L'ensemble du temps de bénévolat réalisé par les membres est ensuite valorisé, en associant au temps passé la rémunération équivalente. Le calcul du bénévolat valorisé est ensuite intégré dans les comptes annuels de l'association.
Cet indicateur est utilisé pour :
- attester de l'importance des bénévoles dans l'association ; - saluer leur formidable engagement \o/ ; - nous ouvrir des portes en aidant à mieux présenter l'association face à des interlocuteurs pour qui cela est important.
Le remplissage du bénévolat valorisé repose totalement sur une participation volontaire et n'est donc bien sûr pas obligatoire.
Si vous êtes d'accord pour remplir votre bénévolat valorisé, cela se passe par l'intermédiaire de votre espace membre sur https://www.april.org/. Une fois la connexion effectuée, clic sur « Bénévolat valorisé ». Projet : « Salons/autres événements ». Qualification : « 2. Travail qualifié ».
Photos
Si vous avez pris des photos, vous pouvez les téléverser dans notre espace de stockage en ligne valise.april.org :
LIEN À DOSSIER DÉDIÉ À L'ÉVÉNEMENT
Pour téléverser les photos, merci de suivre la procédure indiquée sur notre wiki :
Une fois les photos déposées dans valise.april.org, merci de faire un courriel en indiquant le lien où trouver les photos.
J'ai déjà créé un dossier pour les personnes que j'ai vu prendre des photos 😉
J'en profite d'ailleurs pour remercier les personnes qui ont déjà partagé leurs photos 😄
À bientôt !
Librement, PRÉNOM
Mail pour partage de photos prises lors d'un événment
Bonjour,
Nous accordons beaucoup d'importance à la prise de photos lors d'un événement, car cela nous permet de collecter des souvenirs, d'avoir à disposition des ressources utilisables pour les futures activités, de mettre en valeur nos actions et de construire des traces visuelles de l'histoire de l'association.
À l'occasion du ÉVÉNÉMENT, je vous encourage donc si vous en avez la possibilité à prendre des photos 😄
Prise des photos
Les photos idéales sont celles qui montrent à la fois nos bénévoles - si vous êtes d'accord pour apparaître sur notre galerie - et le logo de l'April.
Des exemples de photos réussies sont disponibles à cette page :
https://wiki.april.org/w/Photos.april.org:nous_transmettre_des_photos#Prendre_des_photos
Il est indispensable de s'assurer préalablement que les personnes sont d'accord pour être prises en photo et pour apparaître sur notre galerie.
Transmission des photos
Pour nous transmettre les photos, le plus simple pour vous, et le plus pratique pour nous, est de les téléverser directement dans notre espace de stockage en ligne valise.april.org :
LIEN À DOSSIER DÉDIÉ À L'ÉVÉNEMENT
Pour téléverser les photos, merci de suivre la procédure indiquée sur notre wiki :
Une fois les photos déposées dans valise.april.org, merci de faire un courriel en indiquant le lien où trouver les photos.
Traitement et mise en ligne des photos
Les photos seront publiées sur notre galerie après traitement par l'équipe photos. Le traitement inclut notamment : tri, ajout de métadonnées (auteur, licence, etc.), correction du contraste/de la luminosité.
L'équipe photos se chargera de flouter les visages des personnes pour lesquelles nous n'avons pas d'autorisation (dans les prises de vue générales notamment), voire à recadrer les photos le cas échéant.
Librement, PRÉNOM
