Guide Libre Association complet

[TITRE]

LO.LI.POP!

LOgiciels LIbres POPulaires pour les associations  : 4 libertés de plus à portée de votre projet associatif !

Edito

Biens communs à développer et à protéger, les logiciels libres offrent à chacun la possibilité de les copier, de les modifier et de les diffuser à volonté et en toute légalité. Ils sont aujourd'hui en mesure de répondre à la plupart des besoins des associations. Pourtant, celles-ci ont peu recours à cette offre informatique éthique car respectueuse des libertés des utilisateurs. La Fondation Crédit Coopératif concourt depuis presque trente ans au développement de la coopération, de la mutualité et des associations. En 2010, elle s'associe à l'April, acteur majeur de la démocratisation et de la diffusion du logiciel libre auprès du grand public, des professionnels et des institutions, afin de favoriser « l'émancipation informatique » des associations. Pour répondre au paradoxe suivant — l'importance grandissante des outils informatiques et d'Internet dans la pérennité des structures associatives mais la très faible utilisation des logiciels libres dans ce milieu — l'April crée en 2007 Libre Association, un groupe de travail destiné à « jeter un pont entre le logiciel libre et le monde associatif ». Plaçant les notions de partage et de collaboration au cœur de leurs pratiques, les logiciels libres recouvrent un ensemble de valeurs communes à tous les acteurs de l'économie sociale et solidaire : la mise en réseau, la mutualisation des coûts et des bonnes pratiques, le respect des utilisateurs, la transparence, la gouvernance démocratique, etc. Dirigeants, salariés ou bénévoles investis dans un projet associatif : ce guide a été conçu pour vous ! Élaboré sur la base de vos besoins spécifiques en termes de gestion, d'animation et de travail collaboratif, cet ouvrage propose une série de solutions libres, vectrices de développement et d'indépendance. Nous espérons qu'il vous aidera à mener à bien vos plus belles initiatives.

Jean-Claude Detilleux, Président de la Fondation Crédit Coopératif

Lionel Allorge, Président de l’April

Remerciements

Cet ouvrage est le résultat d'une écriture à de nombreuses mains. Nous tenons à remercier l'ensemble des personnes, majoritairement bénévoles qui ont contribué à la rédaction de ce guide. Merci donc à Agnès Le Béon, Véronique Branger, Jean-Marc Briand, Vincent Calame, Guillaume Colson, Laurent Costy, Frédéric Couchet, Vanessa David, Benjamin Deceuninck, Laurent Détailleur, Vincent-Xavier Jumel, Stéphane Poinsart, François Poulain, Aurore Rousseaux, Henri Gabolde, Jean-Yves Royer, Olivier Sarrat. Merci également aux nombreux contributeurs anonymes qui ont participé à la mise au point de ce document en relevant et corrigeant des erreurs ou en offrant leur expertise.

Merci également à l'équipe de la Fondation Crédit Coopératif pour leur soutien et l'intérêt porté à ce projet.

Enfin, n'oublions pas les nombreux contributeurs des logiciels et ressources libres qui animent tous les jours notre passion et qui permettent l'enrichissement et le partage d'une somme titanesque de connaissances dont nous ne faisons qu'effleurer l'étendue ici.

Aussi, à toutes et à tous, nous dédions ce travail, mis à son tour à disposition sous une licence qui permet à chacun de le faire sien.

Comment lire ce guide ?

Objectif du présent document

L'objet du guide est d'abord de présenter un panel le plus large possible de logiciels libres qui peuvent être utilisés par une association : seuls seront présentés ceux qui sont utilisés sur le terrain et ont fait leurs preuves à ce jour. Vous ne trouverez pas de tutoriels car ils existent par ailleurs sur Internet et il serait inutile de reproduire ici ce que les communautés liées à chaque logiciel ont déjà mis à votre disposition sur un site dédié. Bien sûr, de manière complémentaire à ce guide, nous vous invitons à parcourir le site Framasoft qui recense actuellement plus de 1580 logiciels libres pour tous usages.

Vous avez plusieurs manières d'aborder la lecture de ce guide : vous pouvez évidemment le lire consciencieusement de la première à la dernière page (et cela fera sans aucun doute très plaisir aux multiples rédacteurs) mais vous pouvez évidemment aller directement aux chapitres qui concernent les besoins les plus pressants de votre association. Si vous adoptez la première attitude, vous aurez la chance de découvrir des paragraphes encadrés dont l'objet est de vous aider à mieux appréhender l'écosystème des logiciels libres et de mieux comprendre, au-delà des enjeux exposés dans l'introduction, pourquoi il est pertinent, pour votre association, de faire l'effort de les connaître et de les adopter progressivement à chaque fois que c'est possible.

Conventions adoptées

Afin de vous aider et de vous permettre d'évaluer rapidement les niveaux de complexité liés à l'installation et à la prise en main d'un logiciel, des pictogrammes à l'effigie de l'hirondelle et de la marguerite du groupe de travail Libre Association de l'April accompagnent la description des applications.

Nombre d'hirondelles, indicateur pour l'utilisateur

La présence d'une unique hirondelle à côté du nom du logiciel indique une prise en main facile pour l'utilisateur. L'interface d'un tel outil vous permettra de l'appréhender en peu de temps. Par exemple, Firefox le navigateur internet sera accompagné d'une hirondelle.

Si trois hirondelles sont présentes, cela signifie que la manière dont a été pensé le logiciel sort des habitudes d'usage simples selon les rédacteurs de ce guide ou que le logiciel nécessite des compétences spécifiques : par exemple, le logiciel de comptabilité PhpCompta présenté plus loin sera illustré par 3 hirondelles.

Bien sûr, ces évaluations sont subjectives mais les descriptions complémentaires devraient vous permettre de vous forger votre propre opinion avec les compétences que vous avez acquises par ailleurs.

Nombre de marguerites, indicateur pour l'installateur

À côté des hirondelles, une à trois marguerites précisent la complexité d'installation du logiciel concerné. Ce nombre de marguerites ne concerne pas l'utilisateur mais bien la personne que nous avons souhaité différencier de l'utilisateur : cette personne met en place le programme pour d'autres adhérents de l'association. Bien sûr, dans nos structures, il arrive souvent que l'utilisateur soit aussi la personne désignée responsable de l'informatique et c'est la raison pour laquelle, nous indiquons, par cet indicateur, la complexité d'installation du logiciel :

• une marguerite signifie une installation simple à réaliser comme par exemple un simple double-clic sur un fichier
• la présence de trois hirondelles signifie un logiciel complexe à installer : rentrent par exemple dans cette catégorie les logiciels nécessitant la mise en place d'un serveur et un paramétrage associé

Introduction

Le logiciel libre, plus qu'un outil : un enjeu pour votre association !

Les logiciels libres, moteur d'Internet et bien plus...

Le mouvement du logiciel libre est sans conteste le plus vaste mouvement d'émancipation et de partage de la connaissance qui s'est développé au travers d'Internet. Il réunit à ce jour des centaines de millions de contributeurs du monde entier. De par sa définition, il partage de nombreuses valeurs avec le monde associatif en général et celui se revendiquant de l'éducation populaire en particulier.

Les logiciels libres se sont développés au travers d'Internet mais ils ont aussi rendu possible ce « réseau des réseaux ». En effet, la majeure partie de l'infrastructure d'Internet fonctionne grâce à du logiciel libre : à chaque fois que vous utilisez Internet, des dizaines, voire des centaines de logiciels libres s'activent pour vous rendre service, à commencer par le cœur de la « box » de votre fournisseur d'accès.

Il existe aussi de nombreux logiciels libres dans la plupart des domaines plus visibles comme les catégories évoquées dans la suite de ce guide et ceux-ci ne sont donc pas limités à fournir de l'Internet. Aujourd'hui, il existe des logiciels libres pour écouter de la musique, rédiger des documents, jouer, apprendre en s'amusant, etc. Il en existe aussi pour travailler au quotidien et répondre aux besoins de votre association, par exemple en matière de gestion ou de travail collaboratif. Le but de ce présent ouvrage est justement de mieux faire connaître des logiciels libres qui ont fait leurs preuves dans des associations et que vous pouvez donc adopter dans la vôtre ! Vous trouverez aussi des conseils pour accompagner ces logiques de « migration » ainsi que de la matière pour convaincre bénévoles et salariés de la pertinence d'adopter les logiciels libres !

Le logiciel libre, définition

Par définition, un logiciel libre est avant tout un logiciel respectant les libertés de ses utilisateurs. Plus précisément, la Fondation pour le Logiciel Libre définit le logiciel libre par les quatre libertés suivantes :

• la liberté d'exécuter le programme, pour tous les usages ;
• la liberté d'étudier le fonctionnement du programme et de l'adapter aux besoins ;
• la liberté de distribuer des copies du programme ;
• la liberté d'améliorer le programme et d'en diffuser les améliorations.

Ces quatre libertés sont essentielles et se complètent. Elles changent l'informatique dans sa relation aux usagers. Par exemple, la première liberté vous permet de faire fonctionner le programme sur tous les ordinateurs, sans limite de nombre. Un intérêt immédiat que l'on peut y voir est que le bénévole ou le salarié chargé des questions informatiques ne perd pas de temps à gérer des licences.

La seconde et la quatrième liberté vous offrent la possibilité d'améliorer et d'adapter le logiciel ou de le faire faire par une tierce personne qui possède les connaissances nécessaires. Ces libertés illustrent le partage du savoir et répondent à une logique évidente de ne pas systématiquement devoir ré-inventer des outils qui existent déjà. On profite du logiciel existant et, en retour, on peut faire profiter la communauté de nouvelles améliorations, simplement en les partageant.

Enfin, la troisième liberté vous permet de partager des copies du logiciel avec qui vous voulez. Par exemple, une personne venue se former sur un logiciel libre peut repartir avec l'outil sur lequel elle a travaillé, une fois l'atelier terminé. Un bénévole peut utiliser les mêmes logiciels libres, chez lui ou au sein de son association, sans avoir à se préoccuper d'un coût de licence.

Toutes ces libertés sous-entendent un accès complet à la recette du logiciel : son code source.

Pourquoi choisir des logiciels libres pour votre association ?

Même si votre association n'utilise pas toutes ces libertés au quotidien (par exemple la modification du programme), le choix des logiciels libres n'est pas neutre. En effet, dans la mesure où nous exerçons de plus en plus nos actions quotidiennes par l'intermédiaire de nos ordinateurs, la liberté logicielle s'impose de plus en plus comme un prérequis nécessaire pour pouvoir exercer les libertés plus fondamentales. Un professeur de droit américain de renom, Lawrence Lessig, a d'ailleurs illustré ce fait au travers d'une affirmation « Code is law » c'est-à-dire en français, « Le code [logiciel] est la loi [informatique] ».

Ceci nous permet de mieux comprendre les enjeux portés par le libre et le parallèle avec la rédaction d'une loi est tout à fait pertinent : écrire et comprendre les textes de loi est une entreprise complexe et technique. Pour autant, le fait que les textes produits soient soumis au contrôle et à la bienveillance des citoyens revêt un enjeu majeur de démocratie.

Le choix de logiciels libres répond donc également au projet associatif comme outil pédagogique et de sensibilisation sur la question de l'appropriation technologique. Mais il constitue de surcroît une offre mature pour soutenir votre projet associatif au quotidien.

Les logiciels libres offrent donc de multiples avantages aux associations, en voici résumés quelques-uns :

• Éthique du partage de connaissances
• Réduction du coût d'accès à l'informatique
• Copie en toute légalité des logiciels et donc solution naturelle et évidente à la contrefaçon (souvent désignée de manière impropre sous le terme « piratage »)
• Adaptation de logiciels aux besoins, en toute indépendance
• Fiabilité des logiciels libres
• Interopérabilité et respect des standards
• Insensibilité aux virus Microsoft Windows
• Pérennité et évolution du système d'information
• Nouvelles versions avec de nouvelles fonctionnalités, disponibles régulièrement
• Seconde vie de vieux parcs informatiques
• Protection de la vie privée
• Contrôle de ce que font les ordinateurs

La majeure partie de ces points seront explicités dans la suite de ce guide soit directement, soit en vous invitant à parcourir les pages correspondantes de sites expliquant ces notions. Pour approfondir vos connaissances, n'hésitez donc pas à parcourir les sites ainsi référencés.

Contexte associatif en France et remarques sur l'équipement informatique

Contexte

Avant de parler de l'usage de l'informatique dans les associations, il convient de décrire succinctement le paysage associatif français ; ceci afin de prendre conscience du nombre de structures touchées et de leur diversité. En France, ce sont plus d'un million d'associations qui existent, sont actives, maillent le territoire et assurent l'emploi d'environ un million de personnes en équivalent temps plein.

En lien avec ces salariés, ce qui caractérise le milieu associatif est évidemment l'implication de bénévoles dans la majeure partie d'entre elles. Ainsi, plusieurs enquêtes ont confirmé que près de 85% des associations françaises fonctionnent sans salariés. Il convient donc dans notre cas de garder cet aspect en tête et de savoir que l'on s'adresse principalement à des bénévoles. C'est aussi cette majorité des associations qui sont d'abord visées par ce guide.

De plus, concernant les aspects budgétaires (d'après les chiffres de l'enquête CNRS-MATISSE du Centre d'économie de la Sorbonne menée auprès des associations en 2005/2006), plus de 15% des associations fonctionnent avec un budget annuel de moins de 1 000 €, 32% avec un budget compris entre 1 et 5 000 € et enfin 15% avec un budget compris entre 5 000 et 10 000 €. Cela signifie, en totalisant ces trois tranches, que 62% des associations n'ont pas réellement les moyens financiers pour engager des prestataires de services pour leurs besoins informatiques et en particulier pour les accompagner dans une éventuelle migration vers le logiciel libre comme cela peut être le cas en entreprise.

La question des locaux des associations est également intéressante : l'enquête du site loi 1901 réalisée auprès de plus de 1 000 associations montre que seul un tiers d'entre elles possède des locaux propres. Ceci laisse supposer que de nombreuses actions des adhérents des associations sont effectuées depuis leur propre domicile. Les pratiques informatiques associatives sont donc très liées aux pratiques informatiques des particuliers et par ailleurs, les nouvelles possibilités offertes par les logiciels libres permettant la collaboration seront pertinentes pour aider au quotidien ces associations.

Ces éléments d'éclairage concernant le monde associatif français ont donc permis de préciser le périmètre et le profil des associations d'abord visées par ce guide.

Équipement et usage de l'informatique dans les associations

Équipement en matériel

Plusieurs études montrent que le parc informatique des associations est généralement très faible. Plus des deux tiers des associations possèdent ainsi entre 1 et 5 ordinateurs. Même si cela montre que l'informatique est perçue comme un outil indispensable pour elles puisque très peu d'associations ne sont finalement pas du tout équipées, les moyens disponibles ne permettent généralement pas de dédier du temps et des compétences professionnelles pour le développement et l'entretien de l'informatique.

Systèmes d'exploitation utilisés

Le système d'exploitation évidemment le plus utilisé est celui qui est en position, de longue date, d'abus de position dominante c'est à dire Windows de Microsoft (82% d'après l'étude de loi1901). D'après cette même étude, 7% des associations utiliseraient MacOS et 8% GNU/Linux mais ce chiffre reste incertain : en effet, les répondants pouvaient cocher plusieurs cases sur ce sondage et les parcs informatiques hétérogènes sont difficiles à prendre en compte dans ce cadre. Par ailleurs, l'enquête réalisée par Outils-Réseaux montre dans le même temps que le budget pour les licences d'utilisation des systèmes d'exploitation et des logiciels est, dans plus de 60% des cas, nul. Cela peut être interprété de plusieurs façons : d'une part les associations n'ont peut-être pas conscience, lors de l'achat d'équipement informatique, que le prix des licences est inclus. D'autre part, des associations utilisent sans doute des logiciels privateurs commerciaux sans en avoir payé les licences.

Autour des ressources humaines

Enfin, il convient d'apporter des éléments sur les ressources humaines qui gèrent l'informatique. Généralement, ce sont des bénévoles qui assument cette fonction (enquête de LibreAssociation, enquête de Toulibre, enquête de loi1901), ce qui conduit à des situations complexes : temps de présence physique réduit dans les locaux quand il y en a, soutien distant ou plus généralement, tentative d'auto-régulation par l'usager réduit à une situation de blocage. Or, l'informatique est utilisée pour des tâches souvent essentielles pour l'association : gestion des adhérents, comptabilité-gestion, tâches administratives avec un logiciel dédié, etc.

Cette prise de conscience de l'importance de l'informatique et des compétences spécifiques nécessaires se fait malheureusement parfois dans des situations de pertes de données ou de sauvegardes défaillantes quand il y en a. Le guide a aussi pour objet de contribuer modestement à réduire ces situations par les quelques explications et conseils prodigués.

Communication interne et externe

Les sites web « institutionnels » sont désormais courants pour les associations. Toutefois, seule une relative minorité d'entre elles déclarent utiliser leur site web dans un but collaboratif. Une portion plus restreinte encore utilisent le site web comme un outil pour échanger avec l'extérieur. Certes les réseaux sociaux bousculent ces pratiques mais il y a de fait un enjeu à ce que les associations s'approprient plus avant ces nouvelles possibilités de collaborer.

Fiches logicielles

Bureautique

Les outils de bureautique sont multiples et leur fonction est d'abord, selon Wikipédia, la mécanisation et l'automatisation du travail de bureau, soit les processus de production, d'expédition, de réception et de conservation des documents.

Bureautique générale appliquée au monde associatif

Une condition nécessaire au partage : l'interopérabilité

De très nombreux fichiers sont envoyés par courriel chaque jour dans les associations. Prenons l'exemple d'un rapport d'activités. Si vous diffusez ce document alors qu'il n'est lisible que par un unique logiciel, vous obligez alors votre destinataire à posséder ce logiciel ! Certes, ce problème n'est pas forcément visible au quotidien si la majeure partie des utilisateurs font comme vous et qu'ils utilisent le logiciel installé/imposé par défaut à l'achat de l'ordinateur. Mais vous comprenez bien que cela contribue d'une part à renforcer une position monopolistique et d'autre part, à entretenir l'idée fausse que ce sont les autres logiciels qui sont mauvais car incompatibles avec ce logiciel dominant.

Par ailleurs, il arrive également que des documents enregistrés par d'anciennes versions du même logiciel ne soient plus lisibles par le programme ou, moins grave mais gênant malgré tout, ne conservent pas un rendu correct. Donc, si vous voulez diffuser des documents sans mettre votre destinataire dans une situation inconfortable, le mieux est de le faire dans des formats ouverts, utilisables par tous et sans restriction. Ceci permet une meilleure interopérabilité entre logiciels, c'est-à-dire une meilleure capacité à fonctionner entre eux au présent comme au futur.

Les logiciels libres utilisent par défaut des formats ouverts : de plus, si votre destinataire souhaite une copie de votre programme, vous êtes libre de la lui donner. Ainsi, intrinsèquement, les logiciels libres favorisent et simplifient les échanges.

LibreOffice

Les premiers besoins des associations sont généralement couverts par les outils contenus dans une suite bureautique. Aussi, LibreOffice, « fork » du projet OpenOffice.org, a atteint désormais un niveau de maturité et une stabilité qui permettent justement de répondre à ces besoins.

LibreOffice est une suite de travail bureautique complète, composée de modules pour chacun des usages : traitement de texte avec Writer, tableur avec Calc, présentation avec Impress, dessin avec Draw et gestion de bases de données avec Base.

L'interopérabilité des contenus produits avec de telles suites permet une grande souplesse dans l'utilisation au quotidien et simplifie les échanges de données entre les diverses composantes de la suite ainsi qu'avec d'autres logiciels, qu'ils soient propriétaires ou non, et qui ont des objectifs proches.

Writer est le logiciel de traitement de texte intégré à la suite bureautique LibreOffice.

Le traitement de texte est le logiciel de la suite dédié à la rédaction de textes diversifiés comme par exemple des courriers, des comptes-rendus d'activités ou des documents d'assemblée générale. Pour ce faire, il est doté d'un nombre important de fonctionnalités qui ont fait de lui un standard adopté par de nombreux utilisateurs.

Ainsi, différentes fonctionnalités s'offrent à vous, comme inclure des images ou des tableaux pour documenter des rapports. Dans ces derniers, les liens vers des pages Internet ou les références croisées sont également très importants, c'est pourquoi les traitements de texte modernes rendent cette option aisée et à portée de clic.

Les documents produits avec Writer peuvent être exportés simplement dans différents formats comme par exemple le pdf pour préserver la mise en forme de votre document. Il peut aussi être envoyé en pièce jointe par courrier électronique ou encore être mis à disposition dans une page web sur Internet.

Mais au-delà des fonctions de base communes à beaucoup de traitements de texte, LibreOffice Writer offre la possibilité de mettre en page vos documents de façon systématique en définissant des styles ou encore de vous connecter à une base de données afin de créer automatiquement des courriers personnalisés.

Ainsi, un usage souvent plébiscité par les associations est la capacité du traitement de texte à générer des courriers multiples, à partir d'une base de données d'adhérents par exemple, pour un événement qui peut par exemple être la convocation statutaire à l'assemblée générale de l'association. De nombreux tutoriels sur ce point existent et nous ne pouvons que vous encourager à les parcourir, en particulier sur le wiki du site francophone de LibreOffice.

Créer des cartes heuristiques avec Freeplane

Les cartes heuristiques ou cartes mentales peuvent être des outils intéressants pour certains usages. Même si la prise en main peut s'avérer quelque peu déroutante au premier abord, Freeplane peut vite devenir un outil indispensable.

Ainsi, on peut noter deux usages particulièrement adaptés à des besoins associatifs :

• le brainstorming dans le cadre d'une formation par exemple. La structuration en branches est une réponse très appropriée pour mener une séance de collecte d'idées à plusieurs ou pour dresser la carte mentale de l'ensemble du champ sémantique associé à un mot. La possibilité donnée par le logiciel de déplacer les branches, regrouper les mots proches ou de rassembler les questions restées en suspens permet d'aboutir rapidement à une vision concertée d'une situation ou du « cas » posé comme objet central.
• une autre utilisation intéressante peut être la prise de notes en cours de réunion : encore une fois, la capacité de déplacer les branches permet d'organiser le compte rendu en temps réel en gardant les éléments jugés essentiels sans faire nécessairement de phrases.

Les différents formats d'exportation, en particulier ceux destinés à la publication sur Internet, permettent facilement et rapidement de rendre accessible pour tous la production commune.

Bien sûr, d'autres possibilités d'usage existent et nous vous renvoyons vers le site web du projet.

Internet

[Introduction] Internet : le réseau de réseaux qui transporte un (très) large spectre d'informations...

Quelques définitions et précisions

Avant de regarder ensemble les usages et les perspectives qu'offre Internet, il convient de préciser quelques définitions de mots souvent utilisés de manière non appropriée. En effet, Le terme Web est souvent assimilé à tort à Internet. Or, là où Internet peut être considéré finalement comme vecteur de l'information, le Web est une couche logicielle qui permet de passer d'une information à une autre, en particulier par le biais des liens. Bref, il ne faut pas dire "surfer sur Internet" mais bien "surfer sur le Web" ; après tout, vous surfez sur la vague et non pas sur la mer, ce serait trop vague !

Une évolution des pratiques autour du Web extrêmement rapide

Quelques illustrations de ces évolutions rapides

Le groupe de travail Libre Association de l'April avait enquêté auprès d'environ 400 associations sur leurs usages de l'informatique en 2008. A cette époque les réseaux sociaux n'étaient encore appréhendés comme ils le sont aujourd'hui. En quelques années, ils sont passés sur le devant de la scène et la question pour toute structure, et en particulier les associations, est de savoir comment gérer une page sur ces réseaux sociaux devenus incontournables... Ce qu'il faut peut-être donc retenir de cet exemple, c'est la rapide évolution des pratiques sur le Web et la certaine sensibilité à la « mode ». Msn, qui était une pratique très populaire il y a 4 ou 5 ans, est sans doute désormais quelque peu délaissé au profit des outils intégrés dans les réseaux sociaux.

Les données hébergées : intérêts, enjeux et précautions

La tendance actuelle serait donc au « Cloud Computing », que l'on pourrait traduire en français par « informatique dans les nuages ». L'idée ici est de stocker les données des utilisateurs sur des serveurs accessibles de n'importe quel endroit dès lors que l'on ait accès à Internet, plutôt que de les avoir localement sur son ordinateur. On perçoit très vite un avantage d'un tel fonctionnement : les données peuvent par exemple être facilement partagées entre plusieurs adhérents. Cependant, il convient alors de se donner quelques garanties au sein de l'association. Avez-vous les compétences pour gérer vos propres serveurs ? Savez-vous les sécuriser convenablement ? Dans la négative, si vous optez pour des services préconfigurés (espace de stockage par exemple), ces services vous garantissent-ils la confidentialité de vos données ? Avez-vous la maîtrise de vos données ? Pouvez-vous décider du jour au lendemain de « quitter » le service initialement choisi en étant certain que rien ne restera ? Même si toutes ces questions peuvent paraître secondaires dans la vie de votre association, elles sont beaucoup plus sensibles qu'il n'y parait : tout comme la sauvegarde de vos fichiers devient une préoccupation de premier plan le jour où votre disque dur décide de ne plus fonctionner, il est sans doute utile finalement de se poser les questions ci-dessus avant d'engager un choix pour l'association. Il existe des moyens simples pour se donner des garanties : lorsqu'un service héberge des données, vous pouvez par exemple vérifier s'il fonctionne avec une licence aferoGPL. Cette extension pour le Web de la licence GPL traduit le respect des données de l'utilisateur et garantit la confidentialité. A titre d'exemple et dans cette logique, si vous êtes prêts au Cloud, vous pouvez regarder ce que propose le site dotriver.eu.

Le web n'est pas caractérisé, il sera ce que vous en ferez...

Le Web n'est ni bon ni mauvais. Alors que les mass média ont une fâcheuse tendance à ne mettre en avant que des faits divers montrant les méfaits d'Internet et du Web, il est essentiel de relativiser ces propos et de savoir rassurer. Ainsi, le nombre de personnes satisfaites de leur usage et estimant que le Web leur a apporté des compétences et des connaissances n'est jamais vraiment quantifié et cela reste difficilement « rentable » de communiquer sur cet aspect des choses. Bien sûr, cela reste important d'être vigilant par exemple sur les informations que l'on laisse mais finalement, la meilleure garantie pour vous et votre association sera de comprendre au moins les grands principes de fonctionnement : cette compréhension devrait vous permettre d'éviter les très peu nombreux mais réels problèmes qui pourraient survenir. Bref, le Web sera ce que vous en ferez !

Lire et écrire ses courriels

Courriels gérés localement ou Webmail ?

Plusieurs manières de gérer les courriels existent. Ainsi, on peut évoquer les « styles » de gestion suivants : - utilisation de l'interface web généralement proposée par le fournisseur de votre adresse électronique. Pour cela, vous vous rendez, via votre navigateur favori (voir ci-après), sur la page qui vous permet de gérer vos courriels. Vous pouvez alors écrire, répondre, transférer ou mettre à la poubelle les messages reçus. Les interfaces deviennent relativement complètes avec le temps, ce qui n'a pas toujours été le cas. L'avantage de gérer ses courriels de cette manière est d'être en lien direct avec le serveur de messagerie. La liste des courriels qui vous est présentée est l'exact reflet de ceux qui se trouvent sur le serveur. Vous en effacer un, il disparaît du serveur. L'inconvénient que l'on peut y voir est que vous ne pouvez pas accéder à votre boîte si vous n'avez pas de connexion à Internet... - utilisation de votre courrielleur favori, Thunderbird : le paramétrage du logiciel est important et vous permet de configurer un type de fonctionnement ou un autre. Ainsi, vous pouvez choisir de gérer de la même manière que si vous étiez sur la page de votre webmail (avec la même nécessité d'une connexion Internet). Sinon, vous pouvez opter pour une autre configuration qui permet une gestion asynchrone des courriels. L'avantage sera de pouvoir par exemple préparer une réponse à un message que vous aurez préalablement téléchargé dans le courrielleur pour pouvoir l'envoyer lors d'une prochaine connexion. L'inconvénient est cependant qu'à un instant t, la liste des courriels affichée dans votre courrielleur et celle affichée sur le webmail peuvent être différentes. Il n'y a pas de bonne méthode ni de mauvaise pour gérer sa correspondance électronique et les préférences vont souvent d'abord aux habitudes acquises. Le choix doit cependant être fait en fonction des besoins. Vous pouvez par exemple vous poser les questions suivantes : les messages ont-ils un caractère confidentiel ? La boîte peut-elle être gérée à plusieurs (pour une adresse générique contact@association-UneTelle.org par exemple) ? La personne qui gère la boîte est-elle mobile et susceptible d'être longtemps sans connexion Internet ? etc.

Pour une gestion locale des courriels

Thunderbird est un client de messagerie développé par la Fondation Mozilla.

Il a acquis ses lettres de noblesse au fil des années et est désormais reconnu pour sa robustesse et sa stabilité. Puissant et pratique, c'est l'outil qui devient vite incontournable pour gérer les courriers électroniques de l'association avec éventuellement, en cas de besoin, la capacité de gérer plusieurs comptes de messagerie : vous pouvez par exemple choisir de collecter sur une unique session, les messages adressés à l'adresse contact@association-UneTelle.org et president@association-UneTelle.org

Ce logiciel peut à la fois être utilisé dans une configuration très simple et, grâce à sa conception modulaire, répondre aux besoins sophistiqués des utilisateurs les plus exigeants qui choisiront alors d'installer les modules complémentaires. Thunderbird possède ainsi un grand nombre d'extensions qui permettent de le personnaliser en quelques clics : vous pourrez par exemple y ajouter la possibilité de gérer votre agenda ainsi que vos tâches à réaliser. Mozilla Thunderbird vous permet aussi très simplement de créer des modèles de messages pour vous faire gagner du temps lorsque vous devez envoyer le même message de façon répétée.

Par ailleurs, Mozilla Thunderbird possède des fonctionnalités pour protéger votre vie privée, vous prémunir des courriels indésirables (SPAM) et éviter certaines tentatives d'arnaque en ligne, telles les attaques par hameçonnage.

Parcourir Internet

Firefox

Firefox est un navigateur web développé par la Fondation Mozilla. Tout comme Thunderbird, il a mûri et acquis une stabilité exemplaire pertinente pour votre association.

Firefox possède aussi des dizaines de fonctionnalités : par exemple, un correcteur d'orthographe intégré vous permet de saisir du texte directement dans les pages web (comme les billets de blogs ou les clients de messagerie en ligne).

La quantité impressionnante d'extensions (plus de 6 000 !) et leur simplicité d'installation vous permettront de trouver les modules utiles au quotidien de l'association.

La sécurité de votre association sur le Web étant une priorité, Firefox contient de nombreuses mesures de protection de la vie privée, ainsi qu'une protection contre les techniques liées au hameçonnage (« phishing ») et contre les sites web malveillants.

Les éléments ci-dessus devraient vous convaincre de faire l'effort d'utiliser désormais Firefox plutôt que le navigateur qui serait installé par défaut. L'autre avantage à migrer est aussi d'anticiper le jour où la décision serait prise au sein de l’association de changer de système d'exploitation (voir le paragraphe dédié). Vous serez déjà familiarisé avec Firefox qui a la qualité d'être multi-plateforme.

[Encart] Mozilla

Depuis 1998, la Fondation Mozilla a pour objectifs de soutenir l'innovation sur Internet et de le rendre toujours plus accessible au plus grand nombre. Internet est un développement social et technologique important qui, en un temps très court, a pris une ampleur grandissante dans notre quotidien à tous. Cette ressource commune doit donc rester accessible à tous. Le cas du Web est exemplaire des combats de la Fondation. Au début des années 2000, le Web était complètement envahi par des technologies divisées ; vous n'aviez aucune garantie de pouvoir naviguer sur les mêmes sites web que votre voisin. Grâce aux outils Mozilla comme Firefox ou KompoZer, cette situation s'est grandement améliorée et offre désormais un Web beaucoup plus interopérable.

Pour atteindre ses objectifs, la Fondation Mozilla conçoit des logiciels de grande qualité, en respectant les utilisateurs, et en mettant ses logiciels à la disposition de tous. Ses logiciels sont évidemment libres et représentent une vague d'innovation qui contribue à améliorer Internet.

Messagerie instantanée avec Pidgin

Le logiciel Pigdin permet de converser de manière instantanée, par écrit, sur Internet. C'est ce que l'on appelle un logiciel client de messagerie instantanée. Il est de surcroît multi-protocole et multi-plateforme.

Depuis ses débuts, Internet permet aux gens de converser entre eux. Il peut s'agir de conversations pair à pair (c'est-à-dire deux à deux), ou bien entre plusieurs personnes dans des salons virtuels dédiés.

Pour cela, il existe tout un tas de réseaux différents sur Internet. Malheureusement, ils ne sont pas tous compatibles entre eux. Par exemple, si des utilisateurs sont sur le réseau MSN et veulent échanger avec d'autres qui sont sur le réseau Google Talk, il faudra que certains changent de réseau et adoptent celui des autres utilisateurs.

Heureusement, Pigdin est « polyglotte », c'est-à-dire qu'il vous permet de vous connecter sur tous les réseaux existants et donc de converser avec n'importe quel utilisateur, quel que soit son réseau de prédilection. En 2007, il était utilisé par plus de trois millions de personnes dans le monde et, contrairement à ses congénères, il ne contient aucune publicité. Avec l'arrivée des réseaux sociaux, les outils de chat intégrés remplacent des réseaux qui étaient encore très utilisés il y a quelques années, comme MSN par exemple. Nous vous encourageons cependant à opter pour un logiciel libre, comme Pigdin, qui permet entre autres d'intégrer un compte facebook, et de gérer ainsi sa messagerie instantanée avec un outil plus adapté. De même, vous pouvez aussi choisir de gérer votre suivi et vos envois de microblogging par l'intermédiaire de ce logiciel.

Pidgin possède de nombreuses autres fonctionnalités, telles que les transferts de fichiers, et de multiples greffons permettent également de le compléter afin de répondre au mieux à vos besoins. Notamment, la gestion vidéo pour réaliser de la visioconférence est en cours de développement et devrait apparaître très prochainement. Elle est déjà opérationnelle facilement pour deux utilisateurs connectés via le réseau propre à Pigdin.

La messagerie instantanée est souvent perçue comme parasite dans un contexte professionnel. Mal paramétrée et mal maitrisée par l'utilisateur, elle peut devenir une source de dérangement constant. C'est particulièrement le cas lorsque de nombreuses personnes sont connectées à un même salon de discussion avec une multiplication d'échanges qui n'ont pas une grande valeur ajoutée. Cependant, cet outil de discussion peut se révéler être un complément très précieux à une conférence téléphonique : en effet, les traces écrites par chaque participant permettent de gagner du temps dans la rédaction du compte rendu après la réunion.

Et si le paramétrage de Pigdin reste hors de portée de l'association et que vous souhaitez néanmoins organiser un salon de discussion ? Alors, il vous restera la possibilité d'utiliser un service proposé en ligne pour cela et communiquer alors aux invités l'adresse Internet du salon qu'ils rejoindront par l'intermédiaire de leur navigateur préféré. Pour exemple, on peut citer freenode.net. De même, vous pouvez choisir d'accompagner vos réunions par un « bloc-notes en ligne ». Voir la partie consacrée au travail collaboratif pour plus de détails.

Créer un site web

Les Systèmes de Gestion de Contenus (SGC)

L’avènement du web collaboratif rend l'approche du site web associatif différente d'il y a quelques années. Alors que les premiers sites étaient conçus comme une vitrine institutionnelle où les contenus étaient contrôlés et relus comme pouvait l'être les publications papier produites alors, la manière d'approcher désormais la mise en place d'un site web est différente et permet de nouvelles perspectives, en particulier en terme d'interactions et de collaborations. De plus, la tendance actuelle n'est plus à une présence à une unique adresse mais plutôt à la présence sur les multiples sites et outils proposés, comme les réseaux sociaux.

Quoi qu'il en soit, le besoin perdure évidemment d'entretenir un site à l'adresse du nom de domaine retenu. Les pratiques se transforment et des outils viennent compléter le site initial (ajout d'un wiki, de calendriers partagés, d'archives, etc.) Si une volonté existe de faire peau neuve et de changer d'outil, de nombreux logiciels libres pour gérer les contenus sur Internet existent désormais. L'installation demande des compétences et nécessite de comprendre les bases de fonctionnement d'un serveur mais cela s'est néanmoins simplifié, ne serait-ce que grâce aux nombreux tutoriels d'installation produits par les communautés. En ce qui concerne l'utilisation au quotidien, là aussi les techniques se sont simplifiées au profit de l'utilisateur : les interfaces de gestion par l'intermédiaire d'un navigateur web sont explicites et permettent une prise en main plus simple qu'auparavant. Les rédacteurs contribuant aux contenus du site n'ont plus besoin de savoir écrire du langage HTML et les fenêtres de rédaction de contenus s'apparentent souvent à des interfaces de traitement de texte simplifiées.

Il serait difficile de citer l'ensemble des logiciels libres permettant de gérer les contenus destinés au Web pour votre association (CMS en anglais pour Content Management System) tellement ce type de programme s'est développé en quelques années. Ainsi, sur la page dédiée de Wikipédia, on dénombre près de 220 CMS, qu'ils soient libres ou non ! Cependant, ci-après, vous trouverez une liste restreinte dont le choix s'est opéré par des usages effectifs et massifs en milieu associatif. Par ailleurs, ces CMS bénéficient généralement d'une communauté de développeurs très active et on trouve assez facilement des modules complémentaires pour un besoin spécifique. Comme vous le verrez ci-dessous, certains peuvent par exemple se voir greffer un module pour la gestion d'une association. À vous de bien appréhender en amont ce que cela sous-entend mais les quelques précisions complémentaires accompagnant le nom des CMS ci-dessous vous permettront d'éclairer votre choix avant d'engager l'association vers ce changement le cas échéant.

Quelques Systèmes de Gestion de Contenus libres

Les moteurs de blogs

Dotclear et Wordpress sont classés dans la catégorie des moteurs de blogs. Même si, initialement, ces SGC sont d'abord prévus pour permettre l'affichage régulier d'informations, leur évolution respective permet désormais de produire des sites web de qualité avec de nombreuses fonctionnalités. Si vos besoins pour l'association sont simples, c'est sans doute vers eux qu'il faut se tourner.

Deux Systèmes de Gestion de Contenus populaires en milieu associatif

Joomla! et Spip sont couramment utilisés en milieu associatif. Ainsi, en parcourant le site dédié aux plugins de Spip (programmes complémentaires qui peuvent être ajoutés après installation du SGC) et en effectuant une recherche sur le mot association, on est en mesure de télécharger et d'ajouter le module « associaspip » développé pour la gestion d'association. Même si les rédacteurs reconnaissent ne pas avoir testé ce module et ne pas savoir ce qu'il permet de faire exactement, le nombre d'associations déclarant l’utiliser est un bon indicateur pour apprécier rapidement la pertinence du module pour votre association. De même, pour Joomla!, vous trouverez de nombreux modules utiles et pertinents pour gérer votre association ! Par ailleurs, des modules spécifiques existent aussi pour gérer des Systèmes d'Echanges Locaux (SEL) ou simplifier la vente d'un service offert par l'association aux adhérents.

Drupal

Drupal approche la manière de concevoir un site web de manière un peu différente de Spip et Joomla!. Cependant, on retrouve une très grande diversité de modules et la possibilité de paramétrer le site alors installé selon ses besoins de manière peut-être plus avancée que Joomla! et Spip. Il sera peut-être nécessaire d'avoir des compétences solides pour pousser Drupal dans ses retranchements et obtenir exactement la configuration souhaitée, d'autant que certains modules ne sont pas encore traduits.

À titre indicatif, c'est le SGC que l'April a choisi pour son site web.

Et les réseaux dits "sociaux" dans tout ça ?

Un contexte d'utilisation des réseaux sociaux dominants insatisfaisant

La question des réseaux sociaux doit être soulevée dans ce guide. La place qu'ils occupent désormais est trop importante pour ne pas être évoquée et le rôle qu'ils jouent sur le plan de la communication pour les associations est conséquent. Cependant, nous ne vous encouragerons pas à rejoindre les réseaux qui ont pignon sur rue car ils ne respectent pas, pour la majorité d'entre eux, les règles élémentaires de respect de la vie privée ; même si pour une association, cela peut sembler incongru de parler de vie privée. Le fait de ne pas maîtriser l'ensemble de vos données, et en particulier de confier le carnet d'adresses de la structure à un tiers dont le système économique n'est pertinent que par l'utilisation des informations collectées à des fins publicitaires, doit vous contraindre à prendre une décision éclairée quant aux réseaux sociaux à utiliser pour votre association.

Bien sûr, vous n'aurez sans doute pas la potentialité d'écoute et de communication en choisissant une alternative aux grands réseaux célèbres sur lesquels tout le monde se connecte mais, moralement, vous trouverez la satisfaction de protéger un peu plus vos données et par conséquent, de respecter vos adhérents et vos partenaires !

Des alternatives existent, les associations se doivent de les encourager

Des outils pour des réseaux sociaux plus respectueux des utilisateurs

Si l'association souhaite se rendre plus visible et animer son projet à travers des réseaux sociaux plus respectueux de la vie privée de ses utilisateurs, vous ne pourrez pas vous soustraire à un passage en revue de l'existant pour choisir au mieux le ou les réseaux sociaux que vous souhaiterez utiliser. Comme souvent lorsque l'on cherche un logiciel libre dans les écosystèmes des communautés, on est souvent confronté à une multitude de choix et de réponse à des niveaux de développement divers et pour des besoins différents. Nous avons choisi d'en présenter certains ; ce choix peut sembler arbitraire, il l'est. A vous de poursuivre la démarche d'investigation préconisée précédemment.

Trois réseaux parmi un nombre de projets grandissant

Nous ne ferons donc qu'effleurer ce sujet et nous contenterons ici de pointer trois réseaux qui respectent l'utilisateur et qui permettent, si on le souhaite, à chacun, d'aller jusqu'au bout de cette logique en configurant son propre réseau social et en garantissant ainsi la maîtrise de ses données. Il est nécessaire, le cas échéant, de préciser que cette appropriation ne peut pas se faire sans compétences et que l'installation et la configuration du réseau social considéré est réservé aux associations expérimentées. Nous vous invitons donc à parcourir les pages des sites Internet respectifs de Movim, Diaspora ou Owncloud pour y trouver le support qui conviendrait le mieux à votre association.

Microblogging ou la communication adaptée particulièrement à l'itinérance...

De manière complémentaire aux réseaux sociaux de première génération, l'association peut souhaiter mettre en place un compte de micro-blogging à la fois pour communiquer avec ses adhérents et bénévoles mais aussi pour compléter la panoplie d'outils de communication à l'intention du public. L'alternative la plus crédible et respectueuse, par sa conception et la licence mise en œuvre, est la plate-forme Identi.ca. Une fois le compte créé, vous serez en mesure de communiquer par l'intermédiaire de message courts à l'ensemble des personnes qui auront choisi de suivre les messages émis par la l'association et d'animer la communauté ainsi créée.

Images et publications assistées par ordinateur

Introduction : chaîne de publication, chaîne éditoriale et chaîne graphique

Séparer le fond de la forme

Le principe de séparation du « fond » et de la « forme » consiste à considérer l'écriture d'informations structurée d'une part et la manière dont cela apparaît au lecteur d'autre part. Pour prendre un exemple concret, lors de la rédaction d'un texte, nous n'appliquerons pas directement une couleur ou le passage en caractère gras mais choisirons plutôt à associer à ce mot une intention d'écriture. Ce mot sera considéré comme « important » aux yeux de l'auteur et il sera toujours possible, à partir de cette information, de choisir par la suite la meilleure manière de présenter au lecteur cette importance.

Cette approche a l'avantage de simplifier la ré-exploitation du fond : on peut, par exemple plus facilement, le publier sur différents supports, sous différents formats, avec différentes chartes graphiques. A la conception, l'auteur focalise ses efforts sur le fond et la structuration plutôt que de passer du temps sur la manière de présenter les choses.

Pour appréhender de manière plus approfondie les logiques qui sous-tendent la séparation du « fond » et de la « forme », vous pouvez parcourir la page Wikipédia dédiée.

Chaîne éditoriale

Le besoin est courant dans nos associations de devoir publier des articles sur un format papier et également sur le site web de l’association. Aussi, la chaîne éditoriale est l'ensemble des méthodes, des règles (par exemple le nombre de caractères dans un article) et des procédés technologiques mis en place pour assurer le bon déroulement de toutes les étapes qui amènent le texte de sa création à la livraison quelle que soit sa forme finale.

Chaîne graphique

La chaîne graphique s'inscrit dans la chaîne éditoriale et concerne plus directement le maquettiste : vous devez créer la mise en page en mettant en forme textes et images, vous assurer ensuite que tous les éléments (textes, images) que l'on vous a transmis sont bien intégrés, et enfin préparer votre document afin qu'il soit correctement imprimé.

Bien sûr, dans nos associations, la personne en charge de la communication, quand il y en a une, réalise l'ensemble de la chaîne éditoriale.

Quelques outils qui permettent d'appliquer une logique de chaîne éditoriale

La première version du guide des 26 logiciels libres a été produite à l'aide de LaTex qui est d'ailleurs plutôt un système de composition de documents. La manipulation n'est pas intuitive car il est nécessaire d'appréhender une syntaxe spécifique (un peu comme un Wiki mais avec des capacités bien plus nombreuses) mais ce logiciel est une référence lorsqu'il s'agit d'éditer une thèse contenant de nombreuses formules, en mathématiques ou physique par exemple.

Si votre association souhaite s'orienter vers la mise en place d'une chaîne éditoriale qui vous permette de produire un texte, de générer un format papier et en même temps un format destiné au Web, nous vous invitons à regarder les programmes basés sur Scenari (système de gestion de chaîne éditoriale) : OptimOffice (tous types de documents web et papier) Opale (spécialisé sur les contenus pédagogiques ou de formation), DokielGuide (documentation logicielle, guide utilisateur).

Si vous souhaitez une chaîne éditoriale pour la production de livres, La Poule ou l'Oeuf répondra vraisemblablement à vos attentes.

Mise en page d'une revue, d'un journal

Scribus est un logiciel de publication assistée par ordinateur (PAO) pour la réalisation de plaquettes, documents de communication divers, livres et magazines. Vous pouvez ainsi créer avec Scribus le journal ou la newsletter de votre association ; ce logiciel répond a des besoins professionnels de publication et permet de produire des documents de qualité. Vous pourrez acquérir très vite les manipulations de base grâce aux nombreux tutoriels existants sur le Web et vous pourrez alors réaliser des documents proches de la qualité professionnelle et prêts à être imprimés ou envoyés chez un imprimeur pour des tirages de qualité, dans un format respectant la séparation quadrichromique (CMJN).

Si votre activité vous pousse à reproduire régulièrement le même type de document, comme des bulletins d'information mensuels par exemple, l'utilisation de maquettes vous permettra de gagner du temps. La documentation disponible rend aisé l'apprentissage des fonctionnalités du logiciel ; elle sera également utile pour un usage approfondi et vous permettra de parfaire votre technique.

Ceci étant, si vos talents de graphiste ne rivalisent pas avec ceux des professionnels, de nombreux modèles sont facilement accessibles sur Internet.

Pour vous assurer de la pertinence de vos choix, Scribus est équipé d'un mode de visualisation. Par exemple, vous pourrez vérifier que votre document restera accessible aux personnes souffrant de déficiences ou de troubles visuels, comme le daltonisme.

Diffuser par courriel une infolettre aux adhérents et aux partenaires

La diffusion régulière d'un bulletin d'information (newsletter, feuille de chou et autres intitulés tout aussi évocateurs) aux adhérents et partenaires est un besoin commun à la majeure partie des associations, mais pour laquelle la ou les solutions ne sont pas immédiates. En effet, votre souhait d'informer vos très nombreux adhérents et partenaires au même moment peut s'apparenter, pour un bête serveur, à des envois de courriels indésirables ! Ainsi, pour lutter contre ces spams, les critères souvent retenus par les fournisseurs sont le nombre d'envois et la cadence avec laquelle ils sont envoyés. Il y a donc parfois blocage et bannissement de l'adresse IP de l'ordinateur qui a envoyé les messages et cela se traduit alors par l'impossibilité de renvoyer des messages avant un certain temps. C'est donc bien en grande partie à cause de ces paramétrages anti-spams que l'on rencontre des problèmes au quotidien pour l'envoi de masse à nos chers adhérents.

Pour vous aider à faire votre choix quant à une méthode de diffusion, nous vous proposons de distinguer deux types de besoins et de situations en fonction du nombre de destinataires.

l'envoi est destiné à moins d'une centaine de destinataires

Le plus simple est sans doute de profiter des qualités de votre courrielleur et de formater votre lettre en HTML. Vous pourrez ainsi sortir d'une mise en page basique et insérer des images ou des liens. Plus simplement encore, vous pouvez attacher au courriel le bulletin au format pdf. Quel que soit le choix, la difficulté d'envoi résidera principalement dans le nombre de destinataires visés. Si vous restez en dessous de la centaine, vous rencontrez peut-être quelques soucis mais, si vous prenez le soin de mettre à jour régulièrement les adresses erronées et que vous découpez l'envoi en 3 ou 4 lots (ceci pour passer outre les mesures de protection évoquées en introduction), vous devriez fluidifier le processus d'envois massifs et ne pas perdre trop de temps.

l'envoi est destiné à plus d'une centaine de destinataires

Pour éviter d'être confronté trop souvent à des retours, il va vous falloir opter pour une solution plus robuste : la liste de diffusion.

De nombreux hébergeurs proposent ce type de service en plus d'un nom de domaine et d'un espace web. Chaque hébergeur paramètre cela comme il l'entend et vous aurez sans doute des possibilités différentes en fonction de celui que vous aurez choisi : chaque abonné à la liste répondra-t-il directement par défaut à l'ensemble des destinataires ? Aurez-vous accès à ce paramétrage ? etc. Il sera nécessaire de vous poser ces questions et d'y répondre avant de mettre en place la liste pour éviter d'être en décalage par rapport à vos besoins initiaux. À titre indicatif, on peut citer les hébergeurs associatifs lautre.net, infini.fr ou Web4all.org mais il y en a bien d'autres.

La solution "ultime" mais nécessitant des compétences avancées pour l'installation et du temps pour l'administration, le paramétrage et l'entretien au quotidien de la base de données, est d'opter pour l'installation sur un serveur d'un logiciel libre créé pour cela. Vous aurez alors le choix par exemple entre Sympa, Mailman ou phplist. Nous ne rentrerons pas ici sur les capacités de chacun et l'avantage à les utiliser et nous vous renvoyons vers les sites respectifs pour mieux appréhender leurs spécificités. Des témoignages précisent des envois quotidiens vers plus de 3 000 destinataires.

Logiciels utiles à la chaîne graphique

La représentation des images sur un ordinateur se fait de deux façons différentes. La première concerne les images dites matricielles : l'image se présente comme un tableau de points nommés pixels. Cette méthode existe depuis longtemps, c'est celle utilisée par votre téléviseur.

Cependant, cette méthode n'est pas sans défaut. En effet, lorsqu'on agrandit l'image, on voit apparaître les pixels : la qualité de l'image est alors dégradée.

Une seconde méthode, plus moderne, vise justement à pallier ces défauts. Elle consiste à définir l'image sous forme d'une composition de figures géométriques simples : des courbes, des rectangles, etc. On parle alors d'image vectorielle. Son intérêt est d'offrir une grande souplesse pour effectuer des transformations (agrandissement, rotation, dégradé) sans aucune perte de qualité. Ce qui en fait un outil idéal pour les graphistes professionnels qui doivent généralement produire des images en très grand format.

De votre côté, vous avez sans aucun doute déjà été confronté à la manipulation du logo de votre association : si vous ne possédez pas les sources vectorielles, l'intégration à un document ou le redimensionnement génèrent souvent une grande déception à l'impression !

La manipulation de logiciels de retouche de photos est souvent mieux maîtrisée mais, acquérir pour l'association les compétences dans un logiciel travaillant en vectoriel sera sans aucun doute un bon investissement pour la communication de votre structure et permettra de générer des documents plus propres esthétiquement.

Pour les images matricielles

GIMP est un logiciel de traitement d'images : c'est un outil complet pour le dessin, la retouche de photos et les animations pour le Web.

Avant d'intégrer une image dans un compte-rendu d'activités, vous souhaiterez par exemple, supprimer des yeux rouges, améliorer des contrastes, recadrer une prise de vue. GIMP vous permettra de convertir l'image dans un autre format ou encore alléger une photo pour une utilisation sur un site web.

Par ailleurs, GIMP, issu du projet GNU, est fourni avec 150 filtres. Mais il existe également de nombreuses extensions à télécharger, qui l'enrichissent continuellement. GIMP intègre aussi une option pour l'automatisation de tâches répétitives grâce à un langage évolué (dit de macros), qui facilitera toutes les manipulations, des plus simples aux plus complexes.

Enfin, comme beaucoup de logiciels libres, GIMP bénéficie d'une grande communauté d'utilisateurs qui documentent, échangent des techniques et s'entraident en permanence sur les forums de discussion.

Pour les images vectorielles

Inkscape est le logiciel de dessin vectoriel le plus abouti. Son principe consiste à utiliser le format standard défini pour les images vectorielles sur Internet, SVG. La prise en main d'Inkscape peut se révéler compliquée, en particulier si vous avez vos habitudes sous un logiciel travaillant en bitmap tel Gimp et que vous raisonnez avec la logique « matricielle » associée.

Inkscape permet de gérer deux grandes catégories d'objets graphiques : les formes et les chemins. Les formes regroupent tous les objets définis par des propriétés simples comme des cercles, rectangles, polygones, etc.

Lorsqu'il s'agit de créer des formes plus complexes, les objets sont définis par des chemins. Riche en fonctionnalités, Inkscape permet également de faire des dégradés ou de la calligraphie. C'est donc l'outil idéal pour réaliser vos dessins, affiches, cartes postales et cartes de visite. Comme souvent avec les logiciels libres, un système d'extensions permet de l'enrichir de nombreuses options.

Pour apprendre à se servir de toutes les potentialités du logiciel, n'hésitez pas à consulter les très bons didacticiels qui sont accessibles depuis le menu Aide, ainsi que son abondante documentation. Le large éventail de ses fonctionnalités en fait finalement l'outil de dessin à privilégier pour la communication de votre association.

Gestion

Comptabilité

La comptabilité est une obligation pour une grande partie des associations. Permettre un suivi cohérent des richesses de la structure est nécessaire et, de surcroît, généralement incontournable si l'on veut pouvoir donner les informations utiles aux administrateurs pour permettre des décisions éclairées.

Longtemps, les logiciels propriétaires étaient les seuls à pouvoir répondre aux besoins des associations dont les budgets étaient conséquents.

Désormais, il existe différentes solutions libres qui, sous réserve d'un temps d'appréhension plus ou moins important en fonction des connaissances informatiques et comptables de l'utilisateur, peuvent répondre aux besoins comptables de la majeure partie des associations.

Gnucash

GnuCash est un logiciel de comptabilité en partie double. On peut y insérer et paramétrer un plan comptable associatif. Il est très facile à installer et facile à utiliser pour une personne connaissant un peu la comptabilité, le plan de comptes et les règles de comptabilisation. La fonctionnalité de rapprochement est présente, ainsi que l'import et l'export dans divers formats, générant des fichiers de données qui peuvent facilement être traités par un tableur comme Libreoffice Calc par exemple, même si le logiciel intègre déjà des fonctionnalités permettant de générer des états. Des documents de fin d'exercice sont aussi disponibles, quoiqu'un peu rudimentaires.

Le bémol qu'il convient d'apporter à ce logiciel qui peut convenir à une très grande majorité de petites et moyennes associations porte sur l'état de traduction. Développé initialement en anglais, le logiciel n'est pas encore intégralement traduit et en particulier les tutoriels et guide d'utilisation accessibles après l'installation.

Choisir Gnucash nécessitera donc aux utilisateurs d'être à l'aise avec l'anglais et, durant la démarche d'appropriation du logiciel qui est particulièrement propice, prendre la décision de contribuer à la traduction pourra permettre à ceux qui le souhaitent, de rendre à la communauté ce qu'elle aura apporter à l'association.

PhpCompta

Si vous avez besoin de permettre l'accès aux comptes de l'association à plusieurs personnes, une solution hébergée sur un serveur comme PhpCompta pourra vous convenir. Une fois de plus, appréhender l'interface demandera du temps, même à un comptable expérimenté. Mais le logiciel a déjà fait ses preuves pour de nombreux exercices au sein d'associations dont les objets étaient tous différents.

Si vous avez la chance d'avoir, au sein de l'association, des compétences d'administrateur système, vous pourrez procéder vous-même à l'installation du logiciel. Dans le cas contraire, vous pourrez opter pour un abonnement annuel à un prix modique (généralement toujours inférieur aux coûts des logiciels propriétaires) qui vous assurera des sauvegardes régulières et les mises à jour opérées par la communauté.

Gestion des adhérents

Galette

Galette est un outil de gestion d'adhérents et de cotisations en ligne à destination des associations. Il a été développé par le groupe d'utilisateurs de logiciels libres Aldil de Lyon : c'est donc une association qui a développé pour ses propres besoins le logiciel et qui a choisi de mettre le produit de ses efforts à disposition de tous !

La mise en place de Galette nécessitera des compétences dans l'installation d'un logiciel sur un serveur. Les fonctionnalités restent simples et répondent aux premiers besoins en terme de gestion des adhérents. Par exemple, il permet de savoir à tout instant quelles adhésions arrivent bientôt à échéance. Par ailleurs, Galette offre la possibilité de participation et chaque adhérent dispose d'identifiants personnels lui permettant d'aller consulter (et modifier) les informations le concernant.

Bref, Galette est sans doute un bon choix si vous voulez expérimenter un logiciel accessible par les adhérents eux-mêmes.

Progiciel de gestion intégrée (PGI)

Introduction

Longtemps restés hors de portée des associations pour des raisons de coût, les progiciels de gestion intégrée (ou ERP de l'autre côté de la Manche, « Enterprise Ressource Planning ») tendent à se démocratiser et à devenir accessibles. Même s'ils sont souvent d'abord conçus pour les entreprises et qu'ils souffrent donc souvent d'un vocabulaire éloigné de notre jargon associatif, ils deviennent de plus en plus simples à installer, à prendre en main et à paramétrer. Comme vous allez le voir ci-après avec le PGI que nous avons choisi de vous présenter, leur capacité à activer certains modules seulement permet une appropriation en douceur, avec les fonctions uniquement nécessaires dans un premier temps.

Bien sûr, en deçà d'une certaine taille d'association, l'installation et la configuration d'un tel outil ne seront pas pertinentes et un tableur, pour gérer 50 adhérents par exemple, sera sans aucun doute bien plus adapté.

Deux PGI sont ainsi présentés ci-dessous : l'un en détail, l'autre plus partiellement. Mais vous pourrez déjà mesurer la capacité de ces logiciels à proposer des solutions intégrées et rassemblées en une seule entité, comparativement aux logiciels précédents répondant à un besoin précis en terme de gestion. Bien sûr, ce sera à vous de faire le choix d'un logiciel unique pour administrer votre association ou d'estimer qu'à chaque tâche doit correspondre un outil. La taille et les besoins de votre association seront des critères déterminants dans ce choix.

Dolibarr

...un couteau suisse aux outils divers mais qui nécessite de savoir ce que l'on veut

Dolibarr, Progiciel de Gestion Intégré (PGI), est un logiciel modulaire qui s'installe sur un serveur web et qui propose dans un premier temps un nombre restreint de modules activés. Ensuite, vous pourrez choisir d'activer d'autres modules pour répondre aux besoins de l'association. Dolibarr peut potentiellement répondre à un très grand nombre de besoins pour des associations de différentes tailles. Mais s'engager dans le choix d'un tel logiciel nécessitera un changement d'habitudes de travail, qu'il conviendra de ne pas négliger et de préparer avec l'ensemble des personnes susceptibles d'utiliser le logiciel, pour partie ou dans son ensemble. Ci-dessous, vous trouverez les principaux modules conçus pour la gestion d'association :

• Le module Adhérents porte bien son nom et permet de rendre le logiciel utile à la gestion des adhérents (annuaire, statut, suivi de leur cotisation). Avec le module Paypal, vous pourrez aussi offrir une page de paiement en ligne des cotisations par carte bleue ou Paypal à vos adhérents.
• Vous pourrez activer aussi le module Mailing pour faire vos relances d'adhérents ou vos convocations aux instances.
• Le module Dons pourra vous être utile dans le cas d'une campagne d'appel aux dons.
• Le module Banques et Caisses vous permettra d'avoir une vision de vos finances (la saisie de vos cotisations l'alimenteront automatiquement) et de réaliser vos rapprochements bancaires.
• Les modules Tiers et Factures Clients vous permettront de saisir les factures des prestations offertes par votre association.
• Le module Agenda vous permettra de partager un agenda entre membres du bureau ou adhérents avec possibilité d'export/import dans d'autres formats d'agenda.
• Le module Note de frais peut vous permettre de suivre les notes de frais de vos adhérents ou membres du bureau pour permettre leur remboursement.

Il existe de nombreux autres modules fournis de manière standard par la communauté développant le projet mais vous pourrez aussi trouver d'autres contributions en dehors de cette communauté, augmentant encore les possibilités de l'outil. Toutefois, cette richesse n'entame en rien la relative simplicité d'installation et d'utilisation. Dolibarr a en effet été conçu pour être adapté aux petites associations ne disposant pas de connaissances informatiques avancées : en suivant pas-à-pas les préconisations d'installation des tutoriels écrits à cet effet, vous ne devriez pas rencontrer de difficultés majeures à l'installation.

...pour la trésorerie et la comptabilité

Dolibarr répond aux besoins de gestion de la trésorerie et des finances. Les modules Adhérents, Factures clients et Tiers étant activés, Dolibarr offre la possibilité de suivre les facturations des tiers (achats fournisseurs ou ventes de l'association) et les cotisations des adhérents (qui peuvent être automatiquement converties en facture) ainsi que leur paiement.

Grâce au module Banque, les paiements réalisés (cotisations ou factures) alimentent le suivi de compte bancaire. Il est possible alors de suivre l'état de ses comptes, y compris un compte de caisse ou de faire ses rapprochements bancaires.

Le module Dons vous permettra de suivre la réception de campagnes de dons. Leur encaissement reste toutefois à saisir manuellement dans le module Facture ou Compte bancaire si vous désirez reporter les sommes encaissées dans votre suivi de compte bancaire.

Le module Point de vente, vous permettra même de transformer un PC en caisse enregistreuse pour saisir des ventes (de petits objets lors d'un salon ou lors d'une vente de vêtements organisée par la structure par exemple), avec saisie automatique des factures et des paiements.

Dolibarr est une application web et peut donc être consultée depuis n'importe quel lieu connecté à Internet et via n'importe quel dispositif (pc de bureau, smartphone, tablette). Bien sûr, dans un contexte sans connexion, vous pouvez opter pour une installation sur un unique ordinateur et travailler avec de manière autonome.

...pour la gestion des adhérents

Une fois activé le module Adhérents, vous serez en capacité de gérer les fiches d'adhérents et les cotisations. Vous pourrez par ailleurs définir des types d'adhérents, suivre les informations de chacun de vos membres ainsi que l'état de cotisation (à jour de cotisation, expiré, résilié...) Grâce au module Mailing, vous pourrez réaliser des envois ciblés d'emails, par exemple auprès des adhérents non à jour de leur cotisation.

Vous pourrez, si vous le voulez, offrir un formulaire public d'auto-inscription des adhérents, ce qui permettra de recueillir des demandes d'adhésion en ligne et d'éviter un temps de saisie pour cela. En « convertissant » vos adhérents en utilisateurs du logiciel, vous pourrez aussi leur donner un accès privé permettant de gérer eux-mêmes leurs informations et initier ainsi une logique de travail collaboratif.

Si le module Paypal est activé, vous pourrez suggérer par lien direct la demande d'adhésion par Carte Bleue ou Paypal sans besoin de connaissances ou d'infrastructures particulières.

Dolibarr pourra également réaliser des planches d'étiquettes ou de cartes de visite.

Si vous utilisez le système de mailing-list « Mailman », Dolibarr pourra dialoguer avec ledit système et ainsi ajouter ou supprimer automatiquement un adhérent.

...gérer un projet en activant un agenda

La conception modulaire de Dolibarr lui permet d'activer la fonction agenda sans nécessairement activer ses nombreuses autres fonctions transverses. Une fois le module agenda activé, il vous permet de centraliser vos tâches et événements.

Si Dolibarr est doté d'un module Projet pour créer, suivre et affecter des tâches, c'est plutôt le module Agenda qui servira à renseigner, dans une vue calendrier, les événements temporels (rendez-vous, réunions, actions diverses) de l'association.

Les échéances administratives enregistrées par certains modules (comme la création d'une facture d'un fournisseur ou la saisie d'une cotisation d'un adhérent) peuvent également alimenter automatiquement la vue calendrier. Les événements saisis peuvent, de plus, être affectés à un utilisateur en particulier (qui peut alors créer un événement depuis sa fiche adhérent). La vision des événements saisis, par d'autres utilisateurs, dépendra de ses permissions.

Ce calendrier peut, de plus, être exporté ou même importer d'autres formats de données de calendrier.

D'autres PGI potentiellement pertinents pour une association

OpenERP

Comme Dolibarr, Open ERP peut être adapté à une utilisation associative et tout comme Dolibarr, ce PGI a d'abord été pensé pour une entreprise puis des modules ont été développés pour répondre à certains besoins d'associations. Le vocabulaire dans les modules par défaut reste donc très orienté « entreprise » et un temps d'adaptation sera sans doute nécessaire pour l'appréhender. Ça peut aussi être l'occasion de se rapprocher de la communauté de programmeurs constituée autour du développement du logiciel, toujours volontaire et avide de retours, pour les accompagner sur de la « traduction » associative.

D'autres PGI libres existent et émergent...

Nous n'avons cité que ces exemples mais sachez qu'il existent d'autres PGI libres susceptibles de répondre à vos besoins. De nombreuses pages sur Internet recensent ce type de projets et, si vous chercher à compléter le panorama, vous pouvez commencer par parcourir la page du site Framasoft sur le sujet.

Travail collaboratif

Le Web 2.0 offre aux associations une possibilité jusque-là inégalée de produire de manière collaborative des documents avec les membres de l'association, d'interagir avec les adhérents ou même de coproduire avec les partenaires de l'association. Disponibles par l'intermédiaire d'un navigateur, les outils sont accessibles par le Web et les documents peuvent donc être modifiés au moment qui convient le mieux au contributeur, et ce avec un suivi souvent automatisé des modifications opérées. La peur de modifications « sauvages » qui peut être identifié comme l'un des freins à utiliser des outils collaboratifs par les associations est à atténuer par la manière dont peuvent être paramétrés les logiciels : les droits d'accès ou la nécessité de s'identifier peuvent par exemple rassurer pour mettre en place une dynamique de collaboration par l'intermédiaire des outils libres de collaboration.

Wiki

L'un des outils caractérisant sans doute le mieux le Web 2.0 est le Wiki : une fois installé, il ouvre de nombreuses perspectives de collaboration entre différents membres d'une association. Cependant, ce n'est pas parce que vous serez parvenu à installer sur un serveur ce type de service, que l'ensemble des acteurs de l'association vont se ruer pour participer et rédiger un nombre incalculable de pages...

Même si cette pratique tend à se démocratiser et que l'on peut voir fleurir des Wiki en quantité importante, deux barrières peuvent encore entraver le développement de cette pratique au sein de votre association. Tout d'abord, on est obligé de considérer la syntaxe propre du Wiki comme un premier obstacle : même si cette syntaxe est minimaliste et peut paraître évidente pour les praticiens des premières heures, il conviendra de prévoir un accompagnement des personnes souhaitant s'initier à la rédaction. On notera au passage qu'avec une telle syntaxe, on rejoint la logique d'une suite éditoriale car le Wiki vous contraindra d'abord à vous concentrer sur le fond puisque vous ne pourrez pas élaborer une mise en forme avancée. C'est donc peut-être une bonne manière d'approcher une telle logique au sein de l'association. La seconde réticence est moins concrète que la première et sans doute moins facile à dépasser : il s'agit de l'inquiétude liée au devenir des écrits produits. Est-ce que tout le monde pourra lire ce que j'ai écrit ? Ai-je le droit d'effacer un contenu produit par quelqu'un d'autre ? Puis-je utiliser les écrits d'une page Wiki ? Peut-on utiliser mes écrits ? etc. Là encore, un accompagnement, à défaut d'une formation, doit permettre de présenter les différents moyens de répondre à ces questions : politique d'identification en fonction des contenus, licence associée au Wiki mis en place, historique des modifications, etc.

En ce qui concerne le choix du moteur libre de Wiki, ils sont nombreux à répondre à vos besoins mais nous ne pouvons faire autrement que de commencer par le plus célèbre d'entre eux : il s'agit de MediaWiki qui a quelque peu fait ses preuves puisque c'est ce moteur qui fait tourner tous les jours l'encyclopédie Wikipedia ! Au fil des années, il a acquis de nombreuses possibilités supplémentaires et n'est sans doute pas le Wiki le plus simple à configurer mais sa robustesse n'est évidemment plus à démontrer. Si vous souhaitez un Wiki plus modeste, regardez du côté de dokuwiki ou pmWiki comme exemples parmi d'autres.

Production interactive de documents

Plus récemment, sont apparus sur Internet les « Pads » : ce sont des pages sur lesquelles les internautes conviés peuvent contribuer en temps réel au même document ! La syntaxe est simple pour qui connaît et manipule régulièrement un traitement de texte puisque l'on y retrouve les fonctions de base : point de syntaxe nouvelle à apprendre. Que ce soit pour finaliser un document ou même prendre des notes, à plusieurs, en temps réel, sur la réunion téléphonique en train de se dérouler, l'intérêt est immédiat.

Deux options s'offriront à vous pour utiliser ce type d'outil :

• Vous rendre sur des sites qui hébergent le logiciel déjà installé et créer d'un clic un Pad. On peut citer ici par exemple le service mis à disposition par la GULL Parinux sur son site. Il vous restera alors à communiquer aux participants l'adresse Internet de la page pour qu'ils vous rejoignent. Le bémol est peut-être le fait que les sites qui proposent un tel service sont victimes de leur succès et que vous serez peut-être confrontés à des déconnexions si de nombreux autres utilisateurs sont connectés par ailleurs sur d'autres Pads.
• Si vous possédez les compétences au sein de la structure, vous pourrez choisir plutôt d'installer le logiciel etherpad pour vos adhérents sur vos propres serveurs ou ceux que vous louez chez votre hébergeur.

Avant de terminer ce paragraphe sur les logiciels permettant de produire des documents de manière collaborative, nous vous invitons à regarder Gobby un autre moteur prometteur pour la production collaborative de documents.

Gestion de projet

Collabtive est une application web de gestion de projets collaboratifs. Elle vous permet de planifier des événements, gérer des tâches, partager des documents, envoyer des mails et définir des groupes. Elle est publiée sous licence libre (GNU GPL). L'ergonomie très épurée de l'application est sans conteste son principal atout mais vous apprécierez également la solidité de ses fonctionnalités de base qui la rend tout à fait adaptée aux besoins des associations et des réseaux d'acteurs. La prise en main est intuitive : vous trouverez rapidement vos repères quel que soit votre niveau en informatique. L'interface graphique apparaît sobre et épurée, ainsi le regard se pose directement sur votre contenu. L'absence de bannières publicitaires et d'options superflues rend plus claire la navigation. L'arborescence est peu profonde : toutes les fonctionnalités sont accessibles en moins de trois clics. Les pictogrammes guident l'utilisateur sur chacune des rubriques. Vous retrouverez sur la page d'accueil d'un projet une synthèse comprenant le calendrier d'avancement du projet, le formulaire de saisie d’activité et la liste des dernières actions concernant le projet. L'onglet jalon à droite vous invite à définir les différentes dates butoires de votre projet. Un titre, une description et une date limite. Les jalons ont deux utilités dans l'application : ils permettent d'une part de mesurer l'état d'avancement du projet (le pourcentage disponible est calculé en fonction du nombre de jalons passés) et d'autre part, ils servent de points de repères pour organiser les tâches. Ces tâches sont organisées par listes, c'est-à- dire qu'un paquet de tâches est rattaché à un jalon. Chacune est composée d'un titre, d'une description et d'une date limite. Elle appartient à une liste et peut évidemment être affectée à un utilisateur. On appréciera l'éditeur visuel qui permet très simplement de mettre en forme les descriptions de tâches. Vous avez délimité les contours de votre projet, il est maintenant temps d'en avertir les bénévoles et vos éventuels partenaires en leur envoyant un message qui peut être rattaché à un jalon et envoyé à un ou plusieurs utilisateurs. Vous aurez par ailleurs la possibilité de rendre visible le document uniquement à certaines catégories d'utilisateurs. Les tâches et les documents peuvent être « étiquetés » : vous leur attribuez des mots clefs qui permettent, par la suite, de les retrouver rapidement en tapant ce même mot dans la barre de recherche. Pour finir, un système de messagerie instantanée vous permettra de dialoguer en direct avec les personnes connectées.

Gestion électronique de documents (GED)

La taille de l'association ainsi qu'un éventuel mode de travail à distance sont des critères déterminants pour définir la meilleure manière de gérer vos fichiers. Si vous êtes peu nombreux et dans les mêmes locaux et que vos missions ne recouvrent pas les mêmes champs, une gestion autonome par chacun des fichiers qu'il produit sur le disque dur local de l'ordinateur utilisé peut sans doute convenir. La seule et unique précaution est d'avoir mis les moyens en œuvre pour une sauvegarde régulière de chaque ordinateur.

Si vous êtes nombreux en un même lieu au sein de l'association, le partage de fichiers sera sans doute nécessaire et la définition d'une hiérarchisation commune pour organiser le classement des différents types de documents par les différents utilisateurs est un préalable indispensable pour éviter des classements inadéquat ultérieurement ; même si désormais, il existent de nombreux outils pour rechercher et indexer des fichiers.

Si vous êtes nombreux à travailler à distance sur des sujets connexes, la mise en place d'un véritable outil de gestion électronique des documents doit être envisagée sérieusement.

En outre, La gestion des documents et l'archivage dans nos associations est une question récurrente et importante dès lors qu'il s'agit, par exemple, de retracer l'histoire de l'association ou de partager des procédures entre plusieurs utilisateurs. Alors que l'archivage de documents papier semble plus ou moins bien assumé et qu'il bénéficie d'éventuels supports pour le cadrer (par exemple le stockage aux archives départementales pour les associations les plus importantes), autant le classement et l'archivage des documents numériques peut être plus ou moins bien pris en compte.

Comme d'autres, le logiciel Hyla fonctionne par l'intermédiaire d'un serveur et est donc accessible par le biais d'un navigateur web une fois installé. Il vous permettra de cadrer et d'organiser, au sein de l'association, la gestion de vos documents, qu'ils soient ceux de l'Assemblée générale au fil des années, ou les productions pédagogiques réalisées au fil du temps.

Réaliser un sondage / faire une enquête

De nombreux outils libres tels Papillon, Pollen ou Poll-O existent désormais pour permettre à des adhérents d'exprimer un choix ou de proposer une date par exemple. A partir d'un certain nombre de personnes concernées, consulter chacun par téléphone prend du temps et rend difficile une convergence. Aussi, avec ces outils, chacun peut déposer, au moment où il le souhaite, ses disponibilités et la synthèse apparaît alors en temps réel.

Pour Papillon, la mise en place d'un sondage pour proposer des dates à une dizaine de personnes est très rapide (moins d'une quinzaine de minutes la première fois et de l'ordre de 5 minutes lorsqu'on connaît l'interface).

Pour Limesurvey, les options offertes vont très loin dans la possibilité de mener des enquêtes. L'interface est plus compliquée à appréhender mais tous les types de questions ou presque peuvent être imaginés (cases à cocher, tri de termes par préférence, champ ouvert, etc.) L'interface de gestion, accessible par l’intermédiaire d'un navigateur web, permet aussi d'accéder aux premières analyses quantitatives. Pour les personnes sondées, il est possible de s'arrêter durant le questionnaire pour le reprendre plus tard. C'est sans aucun doute un logiciel intéressant pour les associations fonctionnant en réseau ou pour les fédérations d'associations car elles pourront interpeller leurs membres pour évaluer l'état d'une pratique en son sein par exemple.

Généralement, plusieurs solutions s'offriront à vous quand viendra l'heure de choisir la meilleure manière de mettre en ligne le questionnaire :

• votre besoin est ponctuel, le sondage n'est pas un « enjeu stratégique » pour votre association. Vous pouvez sans aucun doute opter pour un service en ligne directement sur le site du projet,
• votre objectif est de gérer de nombreux sondages, vous souhaitez garder la maîtrise de vos données : vous pouvez alors choisir d'installer sur votre propre serveur la dernière version du logiciel.

Partager un calendrier

Le besoin est régulièrement exprimé par les associations de partager un calendrier. Que ce soit pour permettre la planification du partage de salles ou d'outils, ou pour visualiser les emplois du temps de plusieurs personnes de l'association, de nombreuses possibilités s'offrent à vous.

Avant d'opter pour un logiciel à part entière, n'hésitez pas à regarder si les outils en place pour l'association n'offrent pas déjà cette possibilité par défaut ou moyennant l'installation d'un petit programme complémentaire : vous l'avez vu à la lecture du paragraphe destiné aux CMS, ces types de modules sont généralement prévus.

Si toutefois, vous souhaitiez un outil dédié ou si vous rencontrez par exemple des soucis de compatibilité de format de données entre vos appareils mobiles et votre gestionnaire d'agenda, vous pourrez essayer Phenix Agenda. Le modèle économique choisi par l'équipe de développement réserve la dernière version aux donateurs mais vous pourrez sans problème télécharger et installer l'avant dernière version.

Vous pourrez essayer aussi owncloud tout en sachant qu'il permet un partage de ressources qui va au-delà du simple calendrier.

Des Logiciels libres pertinents aussi pour des activités pédagogiques

Pour quels contextes associatifs ?

Pour les associations régulièrement en contact avec les enfants et les jeunes, il existe des solutions libres pour accompagner des démarches ludo-éducatives et rendre complémentaire les actions menées plus traditionnellement par les animateurs ou éducateurs. Que ce soit par exemple, dans le cadre d'un Contrat Local d'Accompagnement à la Scolarité pour un temps après l'école ou lors d'un centre de Loisirs accueillant des jeunes, l'outil informatique équipé de logiciels libres, (lorsque des ordinateurs et une connexion Internet sont bien sur accessibles), est un support riche qui permet à des enfants d'approcher une thématique d'une autre manière.

Quelques exemples de logiciels libres ludo-éducatifs pertinents

Pour accompagner l'apprentissage des mathématiques et par exemple pour aider les enfants à retenir les tables de multiplication, des logiciels comme TuxMath ou GCompris seront de très bons supports complémentaires aux apprentissages plus traditionnels. Ils permettront ainsi à l'accompagnateur de proposer une alternative ludique. Pour prendre un autre exemple, le logiciel Stellarium, pour préparer une soirée astronomie lors d'un séjour de vacances, est un logiciel libre qui offre de très nombreuses possibilités. Nous ne citons ici que ces trois exemples mais de nombreux autres logiciels libres de qualité permettront aux associations d'appuyer leurs actions ludo-éducative en fonction en fonction de leur projet et de leur objet.

Et si vous osiez le changement de système d'exploitation au sein de votre association ?

Pourquoi prendre la décision de migrer vers un système d'exploitation Libre ?

Au fil de la lecture de ce guide, vous aurez déjà pu appréhender plusieurs arguments susceptibles de convaincre les membres de l'association de faire ce choix de migration. Ce paragraphe a pour objectif de compléter et consolider l'argumentation mais n'est sans doute pas exhaustif ; nous vous invitons évidemment à parcourir la Web pour y trouver des éléments spécifiques à votre branche comme par exemple un argumentaire adapté aux Logiciels Libres pour l'Economie Sociale et Solidaire ou aux usages des Logiciels Libres qui sont, par leurs qualités de légèreté, moins nocifs pour l’environnement.

Sur un plan éthique et philosophique

La question de la migration est d'abord une question simplement citoyenne : quelle que soit votre sensibilité politique ou celle de votre association, l'un de vos devoirs de citoyen est sans doute de contribuer, à votre échelle, à une société toujours meilleure en vous opposant aux situations monopolistiques. Ces situations de monopole sont toujours néfastes et migrer vers un autre système d'exploitation que, par exemple, Microsoft Windows ne peut que contribuer à diminuer une telle position dominante qui se traduit au quotidien par le fait de voir bafouée la réglementation sur la vente forcée. Dans les associations d'Education Populaire, cet argument sera sans aucun doute lourd et pèsera dans la décision de migration. Au delà de la question du monopole, les valeurs intrinsèques liées aux 4 libertés des logiciels libres sont aussi très importantes pour faire évoluer les mentalités : ces libertés portent les notions de partage des connaissances (avec une volonté d'émanciper et de contribuer à la réduction de la fracture de la connaissance), de coopération, de mutualisation, de développement de biens communs au détriment d'enrichissements personnels, de réappropriation des technologies et permettent de répondre légalement, simplement et naturellement au piratage.

Sur le plan technique

Si l'argumentation philosophique ne devait pas faire écho au sein de votre association, vous pouvez placer l'intérêt d'une migration sur le plan technique.

L'argument technique le plus solide porte sur la fiabilité et la sécurité : avec des logiciels libres, vous avez l'assurance que le programme ne contient pas d'éléments inutiles ou même de programmes espions. Alors que la première réaction lorsque l'on ne connaît pas les logiciels libres est souvent de penser que le fait que le code source étant ouvert, n'importe qui peut le modifier, la réalité est toute autre. En effet, tout d'abord, peu de personnes ont envie d'altérer un bien commun et par ailleurs, il y a une grande réactivité de la communauté lorsque cela se produit. Lorsqu'un utilisateur détecte ce qui semble être un bug, il en informe la communauté de développeurs qui corrige souvent plus rapidement que pour un logiciel propriétaire équivalent : l’amélioration et la fiabilisation du logiciel est rapide et liée directement au nombre d'utilisateurs susceptibles de « remonter des bugs ».

Par ailleurs, les formats ouverts utilisés par les logiciels libres permettent de garantir la pérennité des données : les archives de votre association pourront être relues dans 50 ans même si le logiciel libre qui a permis de les produire devait ne plus exister car la recette originale existera et permettra le cas échéant de « redévelopper » l'outil nécessaire à l'interprétation de ces données. Avec un logiciel propriétaire, vous avez sans doute déjà été confronté aux difficultés d'ouvrir un fichier écrit avec une version précédente de ce logiciel : seul l'éditeur peut décider de mettre à disposition (de manière gratuite ou en demandant de payer via une mise à jour par exemple) un programme permettant d'éventuellement résoudre ce problème.

Dans ce même ordre d'idée, l'indépendance vis-à-vis d'un éditeur est importante pour nos structures associatives : vous connaissez sans doute des exemples pour lesquels la structure s'est retrouvée « prisonnière » de l'éditeur car le format des données n'était pas transférable vers un autre logiciel. Il fallait payer une mise à jour ou un service pour pouvoir continuer à utiliser vos propres données dans de bonnes conditions. Le fait que le code ne soit pas « verrouillé » pour un logiciel libre permet ainsi de changer plus facilement de prestataire.

Sur le plan financier

Enfin, si l'argumentation philosophique et technique resteny sans effet, vous pourrez avancer la question financière.

Souvent considéré comme gratuit, le logiciel libre ne l'est pas tout à fait même si cela revient pratiquement systématiquement moins cher que le logiciel propriétaire.

Tout d'abord, il faut savoir que, lorsque vous achetez un ordinateur neuf avec Microsoft Windows installé par défaut, vous payez ce logiciel sans que l'on vous donne le moindre choix et la moindre indication du coût de ce logiciel : c'est une infraction vis-à-vis de la réglementation concernant la vente liée et la vente forcée. Bref, alors que vous pensez le système d'exploitation gratuit, vous l'avez en fait payé. Sur ce sujet, nous vous invitons vivement à consulter le site Racketiciel.info qui présente en détail la réglementation et les actions que vous pouvez engager.

Avec le logiciel libre, on sort des logiques de rentes : lorsqu'une association a besoin d'un logiciel et qu'elle sollicite une entreprise informatique pour le développer, le coût du développement est établi et payé. Une fois le logiciel réalisé, la licence libre associée au logiciel et la disponibilité des sources rendent le coût d'une licence par poste inopportun et donc, l'usage de logiciels libres développés est généralement moins coûteux à terme pour une association.

[Encart 1] les origines du système GNU/Linux

Le projet d'un système d'exploitation entièrement libre fut initié par Richard Stallman en 1983 avec le projet GNU. Dès 1990, la majeure partie du système était déjà disponible : il ne lui manquait qu'un noyau. Dans la diversité du matériel informatique, chaque disque, écran ou même clavier est différent. Le rôle du noyau est de pouvoir gérer ces différences, de façon à ce que chaque développeur puisse concevoir des logiciels indépendants du matériel sur lequel ils seront exécutés. Grâce à lui, tous les logiciels peuvent fonctionner sur n'importe quel ordinateur.

En 1991, le Finlandais Linus Torvalds diffusait le code source d'un noyau. Rapidement, beaucoup de développeurs se joignirent à ce projet de noyau libre, grâce au réseau Internet qui se développait dans le monde entier. Ainsi complété par le noyau Linux (du prénom de Linus Torvalds), GNU devenait système d'exploitation libre pleinement fonctionnel. De nombreuses variantes de GNU/Linux existent de nos jours et ne cessent de gagner en popularité, ainsi que d'autres systèmes d'exploitation tel que BSD.

Comment engager au mieux un processus de migration au sein de l'association ?

Les conseils que vous trouverez ci-dessous ne sont sans doute pas exhaustifs et ne sont pas non plus une recette infaillible qui fonctionnera systématiquement. Nous vous invitons à parcourir les témoignages d'expériences de migrations menées au sein d'associations : vous pourrez ainsi vous faire une meilleure idée des difficultés auxquelles vous risquez d'être confrontés.

Qu'il s'agisse de préparer les esprits des membres de l'association ou les besoins informatiques précis, cette étape est absolument déterminante pour parvenir à une migration. Décider du jour au lendemain de migrer est vraisemblablement la meilleure décision pour faire avorter rapidement le projet et d'ancrer longuement un rejet sur du long terme dans l'esprit des potentiels utilisateurs bénévoles ou salariés.

Il semble ainsi indispensable de porter cette décision et de la faire acter au niveau des instances officielles de l'association telles le Conseil d'Administration ou l'Assemblée Générale qui peut par exemple inscrire cette orientation dans son plan de développement à long terme : rendue officielle, la démarche n'en sera que mieux acceptée par chacun.

Ensuite, voici quelques clés qu'il conviendra d'organiser et de décliner en fonction du contexte dans lequel vous vous trouvez :

• Montrer l'intérêt stratégique pour l'association en utilisant par exemple les arguments précédemment présentés
• Motiver et montrer l'intérêt que le changement apportera, notamment c'est l'occasion d'améliorer l'organisation pour gagner en confort et efficacité (préparer des outils spécifiques, par exemple : des modèles de documents)
• Impliquer les futurs utilisateurs dans le processus de migration (rédaction par l'un d'entre eux d'un petit mode d'emploi, responsable désigné de la collecte des « bugs », etc.
• (R)établir la confiance à l'égard de la « culture » informatique
• Profiter de l'opportunité du changement du parc : le changement est alors perçu comme un besoin
• Prendre le temps d'écouter et montrer que réponses sont apportées lorsque des problèmes sont signalés
• Prévoir du temps et des moyens pour former les utilisateurs
• Faire monter en compétences les utilisateurs

Il peut être opportun de démentir quelques idées reçues sur les logiciels libres, par exemple :

• Rassurer et montrer les solutions vis-à-vis de la soi-disant « incompatibilité » des fichiers utilisés par les logiciels libres avec les partenaires de travail
• Aider à trouver les équivalents libres aux logiciels propriétaires utilisés par l'association
• Montrer les alternatives possibles aux logiciels propriétaires « maison » en pointant des outils libres qui apporteraient un « plus »
• Montrer que les parcs hétérogènes sont gérables et que les échanges de fichiers peuvent malgré tout avoir lieu

Pour conclure ce chapitre, d'une manière générale, toutes les techniques mises au point pour accompagner aux changements vous seront utiles : une clé essentielle dans un processus de migration ! Nous ne détaillerons pas ici ces techniques mais sachez que de nombreuses ressources existent sur le Web. C'est sans doute une bonne attitude que de parcourir la littérature sur ce sujet avant d'engager une migration.

5 Témoignages d'expériences réussies

Développement d'un logiciel métier : le projet Sigmah

Qui témoigne ?

Olivier Sarrat est en charge, au sein du Groupe URD, de l'animation du projet Sigmah pour le compte de la « Coopérative de Pilotage ». Développeur de formation, il a travaillé 3 ans dans une société de services en ingénierie informatique, avant de rejoindre le secteur humanitaire et le Groupe URD en mars 2007 où, en plus de Sigmah, il mène une activité de veille sur le sujet des TIC pour la solidarité internationale.

Sigmah

Peux-tu dans un premier temps réexpliquer en 3 ou 4 lignes l'historique du projet Sigmah ?

Sigmah est un logiciel libre de gestion de projets humanitaires. Il a été lancé officiellement le 14 juin 2011. Sa version 1.1 est sortie le 19 octobre 2011. L'idée de son développement est née en août 2008 lorsque trois ONG humanitaires ont fait le constat qu'elles partageaient les mêmes problématiques dans la gestion de l'information : absence de logiciels adaptés au monde de l'humanitaire pour gérer leurs projets, usage immodéré et quasi exclusif des pièces jointes aux courriels pour le travail collaboratif avec toutes les limites que cela comporte (multiplication des versions et incapacité temporellement et spatialement à situer la version finale).

Des solutions propriétaires existent mais elles sont trop chères pour la plupart des ONG. Le développement d'une solution spécifique sous la forme d'un logiciel libre s'est donc imposée peu à peu. Le groupe de départ s'est étoffé : neuf en juin 2009, 10 en décembre 2009, 11 en mai 2011. Ces ONG forment une « coopérative de pilotage » qui précise les besoins auxquels doit répondre le logiciel, oriente les développements et définit d'une manière générale la stratégie. L'animation et la coordination de ce groupe sont assurées par le Groupe URD (Urgence Réhabilitation Développement), association créée en 1997 qui a pour objectif l’amélioration des pratiques humanitaires.

Un des points auquel est particulièrement attaché l'équipe de Sigmah est celui de la gouvernance du projet. Il est important que la coopérative de pilotage, qui rassemble les différentes ONG humanitaires, soit bien à la tête du dispositif pour 2 raisons : - cela garantit que le projet reste au plus proche des besoins d'une part, - et d'autre part, impliqués dans le projet, l'adoption par les utilisateurs sur le terrain est rendue plus favorable.

Comment plus d'une dizaine d'associations différentes peuvent-elles parvenir à se mettre d'accord sur les fonctionnalités essentielles de l'application ?

La collaboration entre les 11 ONG qui constituent actuellement la Coopérative de Pilotage du projet Sigmah n'est pas si difficile. L'homogénéité des besoins de ces organisations rend les décisions sur les priorités de développement assez fluides. Le caractère très flexible du logiciel évite par ailleurs que des conflits émergent sur des choix de structuration qui seraient définitifs. Les défis de collaboration sont plutôt devant nous : lorsque le groupe aura doublé ou triplé de taille et que la dispersion géographique et linguistique sera plus grande, les vrais défis pointeront alors. Cela fait partie des axes de travail futurs pour le projet.

Pourquoi avoir adopté une licence libre pour une telle application métier ?

La logique libre s'est imposée naturellement comme choix de développement. Lors du recueil des besoins initiaux, certaines organisations ont précisé spontanément qu'elle avait une préférence pour les logiciels libres. Il y a, de fait, une convergence de culture et de valeurs naturelles entre l'univers du libre et celui de l'humanitaire.

L'élément clé du choix du libre est lié aux mécanismes de financement du secteur humanitaire. Le secteur humanitaire fonctionne avec 3 entités : - les donateurs, - les opérateurs (ONG), - et les bénéficiaires de l'aide. Contrairement au secteur marchand qui fonctionne avec 2 entités (prestataire et client), il y a nécessité pour le secteur humanitaire à œuvrer pour l'intérêt général dans ces projets afin de pouvoir lever des fonds. Difficile de demander à des grands donateurs publics d'investir des sommes importantes pour le bénéfice d'une seule organisation isolée ! En s'appuyant sur le modèle économique du libre, nous avons pu obtenir de tous nos bailleurs l'accord de contribuer financièrement au projet car ils avaient la garantie que celui-ci ne pourrait jamais être accaparé pour des intérêts particuliers. Par la suite, en s'appuyant dès le début sur des entreprises extérieures qui ont la maîtrise des outils et de la culture du libre, nous permettons aux organisations qui le souhaitent de pouvoir contracter avec elles pour avoir des prestations techniques de maintenance, support, etc. C'est le cercle vertueux du libre ! Même si Sigmah est une application métier spécifique au secteur de la solidarité internationale, son développement aurait été impossible si ce choix stratégique du libre n'avait pas été fait dès le début. L'arrivée récente d'un premier contributeur bénévole dans la communauté des développeurs tendrait à montrer que cette stratégie est la bonne et nous ne pouvons donc qu'encourager d'autres organisations à faire de même !

Développement d'un logiciel de gestion d'adhérents: Project-1901

Qui témoigne ?

Je suis Julien Béti, aka Motofix, 35 ans. Je travaille chez un éditeur en tant que « Responsable Méthodes et Outils » (Infrastructure / Usine de production logicielle / Socle Technique). Plongeur, je suis membre du CA et responsable informatique du CNHC, Club Nautique de Houilles et Carrières-sur-Seine, qui regroupe les sections Aquaforme, Éveil Aquatique, Natation, Nage avec Palmes en plus de la Plongée enfants et adultes (1059 adhérents cette année).

Comment Project-1901 est-il né ?

La section Plongée est animée par des moniteurs et encadrants bénévoles, qui ne comptent ni leur temps ni leurs efforts pour faire découvrir et enseigner la plongée. Adhérent au CNHC depuis plusieurs années, j'y ai passé mes niveaux jusqu'au N3, mon grade actuel. Il y a 4 ans, lorsque le club a annoncé rechercher de l'aide pour remplacer le responsable informatique actuel, j'ai trouvé là l'occasion de remercier le club, et j'ai répondu présent.

La gestion des adhérents était alors effectuée via un logiciel « client lourd » maison, très spécifique à chaque section, développé depuis des années sur une plate-forme propriétaire. Je tiens à saluer l'effort qu'a représenté ce logiciel, développé et mis en place par un non-informaticien. Le résultat était plus qu'honorable, et bien intégré par les utilisateurs. Mais plusieurs raisons m'ont amené à proposer une alternative :

• Technologie lourde, propriétaire et obsolète. J'ai vraiment eu du mal à m'y mettre, la maintenance était difficile
• Une application spécifique par section, et une dernière application pour re-centraliser les données (via échanges de fichiers, export / imports douloureux)
• Pas de base centralisée accessible par les responsables du CA

Mon activité professionnelle évoluant, je voulais conserver une activité de développement, en en profitant pour me former à de nouvelles technologies (Hibernate, ExtJS,...). Voilà l'occasion de joindre l'utile à l'agréable : je développerai l'alternative proposée.

Licence Libre ?

J'utilise le logiciel libre depuis des années, et pour moi les licences libres s'imposent d'elles-mêmes dans le milieu associatif. Le développement de ce logiciel est ma contribution bénévole à mon club. Cela étant dit, dans le milieu du logiciel libre comme ailleurs, je supporte assez mal que le travail bénévole des uns enrichisse financièrement les autres. Ainsi, mon logiciel n'est placé sous licence libre que dans le cadre d'une activité à but non lucratif.

Développement de logiciels pour l'accueil de loisirs : 2 exemples

Premier témoignage : libération du code source, une démarche sur le long terme

Qui témoigne ?

Jean-Marc Briand et Henri Gabolde sont respectivement salarié et bénévole de l’Union Bretonne pour l’Animation des PAys Ruraux (UBAPAR). C'est en fait l’Union Régionale de la Confédération Nationale des Foyers Ruraux sur le territoire breton. Elle anime un réseau d'associations qui a pour but de favoriser l’animation et le développement des territoires en milieu rural.

JCelo, logiciel libre pour l'accueil de loisirs

Pourriez vous nous expliquer dans un premier temps brièvement l'historique de jCelo?

Dans les années 90, l'UBAPAR a développé, en réponse aux attentes de ses adhérents, une suite logicielle couvrant l'essentiel de leurs besoins. Au début des années 2000, la société détentrice des droits de l'outil qui avait permis le développement et la diffusion de cette suite a unilatéralement changé de politique tarifaire dans des proportions qui nous ont contraint à abandonner le support du projet. De tous les outils de la suite, certains pouvaient trouver leur équivalent dans l'offre logicielle disponible à ce moment, parmi les logiciels libres ou à des prix abordables. Cependant, d'autres plus spécifiques au monde associatif comme l'outil de gestion des Centres de Loisirs et d'Accueil Sans Hébergement, méritaient de survivre... Ainsi naquit « jCelo », cette fois développé et déployé sous un environnement libre : Java. Avec ce choix, les utilisateurs n'avaient plus de licence à payer pour exécuter l'application sur leur machine.

Nous avions besoin d'un modèle économique pour financer son développement et son suivi technique. A l'issue d'une concertation approfondie avec les utilisateurs potentiels, nous avons alors opté pour la formule économique suivante : à l'issue d'une formation à la prise en main de l'outil et un accompagnement dans la personnalisation de leur base de données, le logiciel était donné. Ce schéma économique a permis l'adoption de jCelo par de petites structures.

La décision de mettre le logiciel sous licence libre a été prise sur quels arguments ?

L'UBAPAR s'intéresse depuis plusieurs années aux logiciels libres en raison de la grande proximité entre la « philosophie du Libre » et nos valeurs associatives humanistes dans la tradition des mouvements d'éducation populaire. Nous menons régulièrement des actions de sensibilisation sur ce thème auprès de nos adhérents et du grand public et proposons un accompagnement et une assistance technique à la migration de parcs informatiques vers des logiciels et des systèmes libres. Il était donc tout naturel que l'UBAPAR s'interroge sur le passage de jCelo sous licence libre dans un souci de cohérence de notre discours.

Quelles sont les étapes clés que vous avez suivies pour mettre un logiciel sous licence libre ?

La mise sous licence libre d'un logiciel ne comporte pas de difficultés majeures mais est un processus qu'il faut cependant acquérir. Il faut commencer par choisir le type de licence que l'on souhaite associer au logiciel car il en existe plusieurs. Notre choix s'est porté sur la Licence Publique Générale GNU version 3. Il est ensuite nécessaire d'apporter des modifications dans la manière de mettre à disposition le logiciel pour les utilisateurs. En premier lieu, il faut évidemment rendre disponible le code source. Il faut auparavant avoir veillé à faire mention en en-tête de chaque fichier source de deux éléments : une notice de copyright et une déclaration sur les droits de copie précisant que le programme est distribué sous les termes de la licence libre choisie. Il ne reste plus qu'à joindre une version texte de cette licence et le logiciel peut alors commencer sa nouvelle vie de logiciel libre.

Quels avantages tirez-vous de cette « libération » ?

Cela a renforcé notre légitimité dans la promotion de solutions libres auprès de nos adhérents, de nos partenaires et au-delà. jCelo a maintenant une licence reconnue mondialement qui le protège contre toute tentative d'appropriation irrespectueuse des droits de ses auteurs et de ses utilisateurs, ce dont il ne disposait pas jusqu'ici.

Quels inconvénients à cette « libération » et comment les dépasser ?

La mise en place des formations à la prise en main de l'outil d'une part et l'accompagnement dans la personnalisation des bases de données d'autre part ont un coût. Nous avons dû mettre en place un service pour aider les utilisateurs potentiels à rechercher les financements mobilisables (formation professionnelle continue, formation de bénévoles, aides diverses...)

Cepe ALSH : un logiciel pour lequel la licence libre a été un choix initial délibéré

Qui témoigne ?

Benjamin Deceuninck est membre de l'association Cévennes Libres dont l'un des projets a été le développement de Cepe ALSH. L'association regroupe des professionnels de l'Education Populaire et des analystes programmeurs. Ainsi, avec Christophe Chaunac, développeur, Benjamin Deceuninck a complété les compétences et connaissances utiles au développement d'un tel logiciel par sa fonction de chef de service « enfance / jeunesse ».

Raison du choix de développer directement avec une licence libre

Cepe ALSH a été développé pour répondre à des besoins peu couverts et propose ainsi une alternative libre et ouverte aux limitations des solutions propriétaires en matière de gestion d'accueil de loisirs. Certains logiciels fonctionnant en réseau limitaient par exemple l'usage à deux postes ou à un nombre donné d'utilisateurs.

La multiplicité des tarifications et des fonctionnements rencontrés dans les accueils de loisirs a poussé les développeurs de Cepe ALSH à ouvrir le code mais aussi à formaliser une analyse métier avancée dès le départ. Cepe ALSH a été conçu sur l'expérience utilisateur et son développement est un processus d'aller-retour entre développeurs et utilisateurs.

Cepe ALSH s'inscrit d'emblée dans la philosophie des logiciels libres. Utilisateurs et développeurs sont invités à contribuer et chacun peut continuer à améliorer le logiciel et faire profiter la communauté des résultats de ce travail. Le choix d'une licence libre à attacher au logiciel ainsi développé s'est imposé aux différents contributeurs avant même le début du développement.

L'association Cévennes Libres promeut une vision coopérative des technologies de l'Information et de la Communication au sein des structures d'Education Populaire et leur propose de se rassembler pour créer des outils sur mesure dont elles ont besoin. De manière naturelle, les logiciels libres sont donc privilégiés systématiquement avant toute autre solution.

Migration vers un système d'exploitation libre au sein d'une association

Qui témoigne ?

Véronique Branger est directrice de l'APES qui est l’Assemblée Permanente de l’Economie Solidaire (APES Nord Pas de Calais) que 380 acteurs de l’économie solidaire de cette région ont décidé de constituer suite à l'appel pour le développement de l’économie solidaire lancé le 13 mai 2000. L’APES a changé de nom récemment pour devenir Acteurs pour une économie solidaire.

Démarches pour réussir une migration

Avant d'engager la migration

Comment l'APES a-t-elle entendu parler de logiciels libres et comment ce sujet a-t-il été abordé ?

A l'APES, il y avait des administrateurs qui connaissaient déjà le logiciel libre. Par ailleurs, j'ai aussi porté ce projet car j'y étais moi aussi sensibilisée par l'expérience que j'avais acquise dans une autre structure. Je pensais qu'il était important que l'APES passe au libre pour être en cohérence avec ses valeurs : on parle d'achat responsable lorsqu'il s'agit de choisir par exemple un produit d'entretien mais l'informatique libre est intrinsèquement en lien avec nos valeurs et on peut donc agir sur ce point prioritairement. J'ai donc naturellement proposé au collectif de l'APES, qui est l'équivalent d'un CA, de passer d'une manière générale à l'utilisation de logiciels libres et en particulier à un système d'exploitation libre. Cette décision est donc venue d'une connaissance partagée.

Comment avez-vous abordé l'accompagnement de la migration ?

Dans notre cas, je pense que passer par un prestataire était nécessaire. Nos connaissances respectives internes sur les logiciels libres étaient insuffisantes pour engager une migration seuls. CLISSXXI, coopérative spécialisée sur ces questions nous a donc accompagnés et formés. La contractualisation avec eux permettait de répondre rapidement aux petits blocages quotidiens que nous rencontrions tous.

Y a-t-il eu des oppositions internes au projet de migration ?

Il n'y a pas eu d’opposition ouverte. Cependant la réticence de certains s'est exprimée régulièrement au fil du temps car ils étaient frustrés de ne pouvoir trouver seul la solution à leurs problèmes et qu'ils ne se sentaient pas à l'aise avec l'informatique. Ce n'était évidemment pas lié au fait que les logiciels étaient libres mais bien à la question du changement d'environnement et aux habitudes informatiques.

Après migration

Quelles sont pour vous les conditions de réussite d'un tel projet de migration ?

L'une des clés est sans aucun doute de bien identifier les besoins avant d'engager la moindre action. On avait consulté CLISSXXI avant la migration et ils nous ont interrogé sur ces besoins : heureusement d'ailleurs car nous n'y avions pas trop réfléchi. A posteriori, il y a avait des fonctionnalités que l'on n'avait pas conscience d'utiliser : il a fallu recadrer avec le prestataire.

Combien de temps vous a-t-il fallu pour vous familiariser avec ce nouveau système d'exploitation ? Au bout de combien de temps les blocages ont-il été résolus ?

La situation dépend des salariés de l'association. Il y en a qui ont été très rapides parce qu'ils avaient déjà une connaissance de base donc, en un ou deux mois, ils avaient dépassé ces difficultés. Il y en a d'autres cependant qui ont mis un peu plus longtemps mais on peut considérer que la migration était effective en 6 mois. Bref, ce qu'il faut retenir, c'est que, quelque soit le niveau initial, la migration a fini par aboutir.

Maintenance et pérennisation

Quel bilan tirez-vous de la période de transition ?

Ce n'est certes pas simple mais je sais maintenant que ce n'est pas la faute des logiciels libres ; ce que l'on pourrait avoir tendance à penser lorsque l'on ne s'est pas penché réellement sur la question. Le contexte informatique est tel qu'il nous empêche de nous poser des questions sur les mécanismes en jeu (principalement financiers) qui rendent l'informatique propriétaire exclusive et pseudo-naturelle.

Vous payiez beaucoup de licence avant ?

Nous n'avions pas vraiment réfléchi à la migration en termes économiques : ce n'était pas pour que ça nous coûte moins d'argent, c'était pour la cohérence.

Et du point de vue environnemental ?

On s'appuie sur une structure qui est une coopérative et qui veut être attentive à la redistribution des profits par rapport à son activité. Même si l'on est dans une relation de prestation à client sur cet aspect là avec CLISSXXI, ça répond parfaitement à nos valeurs. Par ailleurs, ça permet de rejoindre -même si le mot est un peu fort- une possibilité d'implication citoyenne : redevenir potentiellement acteur ! Ce n'est pas possible avec un des système d'exploitation propriétaires. Tout cela, c'est donc aussi un bénéfice important pour nous !

Annexes

Glossaire

Biens non rivaux

Les biens non rivaux sont ceux dont l'utilité n'est pas diminuée par le nombre de personnes qui les utilisent. Les idées, les mathématiques, les logiciels libres ou la flamme d'une bougie sont des biens non rivaux, car ils peuvent être multipliés et donnés à tous sans manquer à personne. En cela, les messages diffusés avant les films et assimilant la copie à du vol sont orientés et non objectifs : voir le documentaire produit par le GULL Coagul intitulé "Copier n'est pas voler".

Bitmap

Le bitmap est un terme qui caractérise généralement le type d'une image. Littéralement, on peut le traduire par « carte de bit » c'est à dire, une manière de décrire une image en cartographiant tous les points qui la compose. Ce terme est généralement opposé à l'autre manière de représenter les images : le type vectoriel.

Brevet

Un brevet est un titre conférant à son titulaire un monopole d'exploitation d'une invention, pour une durée généralement fixée à 20 ans. Il peut être déposé lorsqu'il concerne une invention nouvelle, susceptible d'application industrielle et impliquant une activité inventive. Certaines inventions ne sont pas brevetables, notamment ce qui est du ressort des idées, des théories scientifiques et mathématiques, les programmes d'ordinateurs, etc.

Code source (ou code machine)

Les logiciels sont écrits dans des langages facilement compréhensibles par les humains : le code source. En revanche, les machines manipulent des instructions peu compréhensibles : le code machine (dit encore code binaire). On passe généralement de l'un à l'autre par une opération de traduction irréversible. Cette impossibilité de retrouver le source à partir du code binaire est à l'image d'un gâteau cuisiné à partir d'ingrédients distincts : une fois cuit, il est impossible de le « décuire ».

CMS

Acronyme anglais de Content Management system qui donne en français SGC pour Sytème de Gestion de Contenus. Sont qualifiés de CMS ou SGC les logiciels permettant de gérer les contenus d'un site Internet.

Copyright

Désigne, dans le droit anglo-saxon les droits exclusifs sur une œuvre de l'esprit originale. Le copyright ne permet aucune reproduction, représentation ou dérivation d'une œuvre sans l'autorisation de son auteur.

DRM

Acronyme pour l'expression anglaise de Digital Rights Management soit, en français, gestion des droits numériques. Le Terme est trompeur car il s'agit en fait de dispositifs de contrôle d'usage (ou menottes numériques). Ces dispositifs vous aliènent à un appareil unique.

Editeur de Logiciels

Un éditeur de logiciel est une personne physique ou morale qui assure la conception, le développement et la commercialisation de logiciels.

ERP

Acronyme Anglais pour Enterprise Resource Planning. Voir PGI.

Forge de logiciels

Selon Wikipedia, en informatique, une forge désigne un système de gestion de développement collaboratif de logiciel. L'interface Web généralement permet de gérer simplement les différentes mises à jour et nouveaux éléments développés du logiciel. Sourceforge.net héberge de nombreux projets de développement de logiciels libres.

GULL

Acronyme français pour Groupe d'Utilisateurs de Logiciels Libres. Vous rencontrerez aussi le LUG correspondant à la version anglaise : Linux Users Group. Un GULL est une structure souvent associative qui regroupe des personnes passionnées et militantes du logiciel libre. En France, il y a plus d'une centaine de GULL actifs répartis sur tout le territoire.

Internet

C'est le réseau informatique mondial qui rend accessibles au public des services variés comme le courrier électronique, de téléphonie et le World Wide Web, en utilisant le protocole de communication IP (Internet Protocol).

Fork

Issu du terme anglais qui veut dire « fourchette », ce mot désigne en informatique un projet qui est dérivé d'un autre. Ce terme est particulièrement courant dans l'écosystème des logiciels libres puisque à tout instant, un programmeur (ou une communauté de programmeurs pour des programmes plus importants) peuvent choisir de repartir des sources publiées sous licence libre pour continuer de développer ou améliorer le dit programme selon ses propres axes.

Format ouvert et formats fermés

Un format ouvert, ou spécification ouverte, est un format de données interopérable et dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d'accès ni de mise en œuvre. À l'inverse, un format fermé est secret ou bien son utilisation est soumise à des restrictions.

Interoperabilite

L'interopérabilité est la capacité que possède un produit ou un système, dont les interfaces sont intégralement connues, à fonctionner avec d'autres produits ou systèmes existants ou futurs et ce sans restriction d'accès ou de mise en œuvre. En informatique, l'interopérabilité repose en grande partie sur des standards ouverts.

Logiciel propriétaire

La notion de logiciel propriétaire, ou parfois appelé logiciel privateur, s'oppose à celle du logiciel libre. En ce sens qu'il prive l'utilisateur de ses libertés. On parle parfois aussi de logiciels privateurs.

LUG

Acronyme anglais pour Linux User Group. Voir GULL.

Macro

Nom donné à un programme automatique qui permet de refaire la même action : dans un tableur, il est par exemple possible d'automatiser par le biais d'une macro la somme de nombres répartis dans un tableau et d'utiliser le résultat pour déclencher une action par exemple. Ces programmes permettent des actions plus avancées encore que l'usage des formules ou des pilotes de données dans LibreOffice.

Microbloging

Rendu célèbre par Twitter, le microbloging a pris son essor avec l'avènement des téléphones portables et plus particulièrement des smartphones. L'objectif est de pouvoir diffuser à tout instant des messages courts (généralement inférieurs à 140 caractères) : l'objet peut être anodin comme faire état de l'action que nous sommes en train de faire en tant qu'individu mais la potentialité de communication pour une association est intéressante et nombre d'entre elles choisissent de plus en plus d'utiliser de manière complémentaire ce média.

Migration

En informatique, la migration consiste à changer de programme informatique pour un autre. Une migration doit généralement être préparée pour être réussie : en effet, des questions se posent quant aux utilisateurs (sauront-ils utiliser ce nouveau programme ?), quant aux données (sera-t-il possible d'importer les données du "vieux" logiciel vers le nouveau ?), etc.

Parc informatique hétérogène

On parle de parc informatique hétérogène lorsque plusieurs ordinateurs au sein d'une structure utilisent des systèmes d'exploitation différents. Pour la personne chargée de la maintenance informatique, le suivi est plus complexe que pour un parc informatique homogène.

PGI

Acronyme pour Progiciel de Gestion Intégré ou, pour la version anglaise un ERP pour Enterprise Resource Planning. C'est un logiciel à visée professionnelle intégrant plusieurs composants permettant de gérer une chaîne d'activité complète. Ainsi pour prendre un exemple, le module permettant de commander la matière première pour produire est en lien avec la gestion de stock, qui est en lien avec les besoins consolidés par les commandes, etc.)

Système d'exploitation

Le système d'exploitation, en anglais (Operating System abrégé par "OS") est l'ensemble de programmes central d'un appareil informatique qui sert d'interface entre le matériel et les logiciels applicatifs.

Web

Le World Wide Web, littéralement la toile (d'araignée) mondiale, communément appelé le Web, la Toile ou le WWW, est un système de publication fonctionnant sur Internet, qui permet de consulter, via un navigateur, des pages accessibles sur différentes pages liées entre elles. Les nombreux liens existant entre ces pages Web expliquent la référence à la toile d'araignée.

Ressources

Ressources pratiques

De nombreuses ressources ont été distillées au fil du guide et vous trouverez ci-après quelques ressources complémentaires mais non exhaustives qui peuvent être utiles à un moment ou à un autre à votre association.

Pour les associations qui choisissent un appui extérieur

Une association peut choisir à un moment donné de solliciter un appui extérieur et demander l'intervention d'une structure spécialisée dans l'informatique libre. Un réseau qu'il convient de connaître alors est Libre entreprise car il regroupe des entreprises ayant des spécialités proches ou complémentaires dans le domaine du logiciel libre. Toutes partagent les mêmes valeurs et modes de fonctionnement, basés sur la démocratie d'entreprise, la transparence et la compétence. Par ailleurs, vous pouvez aussi consulter les pages du Conseil National du Logiciel Libre (CNLL) qui est l’instance représentative, au niveau national, des associations et groupements d’entreprises du logiciel libre en France.

Les Groupes d'Utilisateurs de Logiciels Libres

Raccourcis par la l'acronyme "GULL", ces associations seraient plus d'une centaine actives sur les territoires. regroupant des passionnés et militants du logiciel libre, elles sont plus moins importantes en nombre d'adhérents et par leur ancienneté : en fonction de leur projet plus précis, elles pourront dans certains cas appuyer des associations pour apporter conseils et pourquoi pas, parfois, des compétences techniques. Ces structures refuseront généralement de s'engager sur du long terme avec une association pour faire par exemple de la maintenance, estimant que ce n'est pas de leur ressort. Des formations et échanges de compétences seront sans doute les meilleurs supports pour formaliser un partenariat bénéfique. Pour trouver le GULL le plus proche du siège de votre association, il vous faudra opérer quelques recherches sur Internet car le site répertoriant les GULL est actuellement indisponible. En général, les pages Internet des GULL sont bien référencées par les moteurs de recherche car les sites sont souvent la première vitrine du Groupe d'Utilisateurs de Logiciels Libres considéré.

Libre Association, groupe de travail de l'April

Objectif du groupe

Paradoxalement, alors que le monde du logiciel libre et le monde associatif ont de nombreuses valeurs communes (partage, volontariat, bénévolat, passion), le logiciel libre semble peu diffusé dans le milieu associatif. Le groupe de travail est donc né de la volonté de "jeter des ponts entre le logiciel libre et le monde associatif". Vous pourrez trouver des détails sur les axes de travail et les missions que s'est données le groupe sur les pages dédiées au groupe sur le site Internet de l'April.

Les ressources proposées par le groupe de travail

Au delà de la page Wiki de l'April consacrée au groupe de travail, vous pouvez choisir de vous inscrire sur la liste de travail du groupe qui est ouverte au non adhérents ou parcourir le wiki du groupe car de nombreuses informations y sont déposées et mises à jour régulièrement. Enfin, vitrines des travaux dans son ensemble, vous pouvez consulter le site.

Ressources libres

textes, images, musique, vidéo, cartes et plans (OpenStreetMap...), etc.

Couverture (2 pages)

3e de couverture : À propos de l'April ; à propos de la Fondation du Crédit Coopératif 
4e de couverture : Le poster du cheminement de la production d'un logiciel libre