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| =Guide de gestion du stand=
| | #REDIRECT [[Guide de gestion du stand]] |
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| ==Présentation==
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| Ce document est une liste de points important a vérifier pour l'organisation d'un stand de l'association.
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| Voir aussi la [[CharteExposant|Charte de l'exposant]].
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| ==1. Avant une exposition==
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| ===1.1 Longtemps avant le début de l'exposition===
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| * Noter le stand sur le wiki : [[Stands]]
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| * Prévoir un planning des expositions et des endroits idoines
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| * Préparer les posters a exposer
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| * Prévoir la documentation à distribuer
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| * Trouver un bénévole avec un véhicule ou prévoir un taxi
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| * Acheter le matériel à vendre (Tshirts)
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| * Demander aux adhérents ou aux sponsors le matériel pour le stand, ou éventuellement l'acheter
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| * Faire une réunion de briefing suffisamment a l'avance avec étude de l'emplacement du stand et de son organisation
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| * Prendre contact avec les responsables de l'exposition pour vérifier qu'on apparaît dans la plaquette de présentation de celle-ci et ou se trouve le stand
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| * Négocier un stand mitoyen avec les associations amies
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| * Prendre contact avec les journalistes
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| * Établir un tableau de présence des membres sur le wiki
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| * Faire un appel a participer et vérifier qu'on a demandé les badges correspondants
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| * Mettre à jour les documents destinés aux participants (http://www.april.org/files/documents/discours-stand.pdf et http://www.april.org/files/documents/dossier-exposant.pdf) et les envoyer aux intéressés
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| * Prévoir des évènements et annonces à passer pendant l'exposition
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| * Vérifier la présence de prises électriques et d'accès au net durant l'exposition
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| * Constituer une caisse (pièces, billets) pour pouvoir rendre la monnaie si des ventes sont prévues
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| * Préparer un livre d'or et une boite à idées
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| * Afficher sur le stand la liste des conférences animées par l'association
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| * Faire le planning des rencontres, réunion, conférences, rendez-vous à prévoir pendant l'événement
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| * Mettre à jour les différents documents et refaire des impressions si nécessaire
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| ** La page des documents : http://www.april.org/fr/association/documents
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| ** Flyer recto-verso
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| ** Dépliant April 3 volets
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| ** Affiche « Candidats.fr »
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| ** Affiche "Nos Actions"
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| ** Affiche "Cartographie et évolution des adhérents",
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| ** Fiche de contact servant également de formulaire papier
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| ** Les dossiers d'adhésion pour les personnes morales
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| ** Le dossier de presse
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| ** Le dernier rapport moral synthétique
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| ** Formulaires d'autorisation de prélèvements
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| ** Stickers (autocollants)
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| ** Panneaux et affiches April
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| ** Panneaux 4 Dangers
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| ===1.2 Juste avant le début de l'exposition===
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| * Faire un inventaire du matériel
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| * Vérifier la configuration du portable de l'association
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| * Vérifier que les différents documents ou outils utiles soient bien sur le portable (diaporama...).
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| ==2. Pendant une exposition==
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| * Prévoir un membre du CA en permanence sur le stand
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| * Empêcher que les machines du stand ne soient monopolisées
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| * Eviter de faire du stand une consigne à bagages
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| * Prévoir quelqu'un qui lira son mail régulièrement et sera sur IRC
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| * Identifier clairement les intervenants avec un badge April
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| * Prévoir un photographe
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| * Aller prêcher (chanter?) la bonne parole sur les autres stands
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| * Participer aux conférences et faire un compte-rendu
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| * Faire l'appel des membres présents
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| * Faire une réunion de debriefing tous les soirs
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| * Apporter un ravitaillement : eau et café pour les exposants, bonbons pour les visiteurs
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| * Noter toutes les remarques et questions des visiteurs sur un cahier
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| * Prendre les coordonnées/les cartes des personnes à qui on parle et noter dessus de quoi ils parlaient.
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| * Tenir les comptes des entrées d'argent de façon très précise sur le cahier de caisse, en différenciant les ventes de goodies et les cotisations
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| * Si possible prendre les adhésions en ligne, sinon avec une fiche papier
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| * Afficher un diaporama sur l'April sur les écrans sauf besoin momentané de réponse à une question
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| ==3. Après une exposition==
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| ===3.1 Juste après l'exposition===
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| * Faire un inventaire de ce qui reste sur le stand et éventuellement de ce qui a été vendu
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| * Faire le compte des prospectus distribués
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| * Remballer le matériel et éventuellement le déplacer dans le lieu de stockage prévu
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| ===3.2 Plus tard===
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| * Identifier les contacts et les remercier, relancer, répondre à leurs questions.
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| * Remercier les gens fiables
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| * Inviter les participants à une réunion de debriefing : [[BenefitsAndConcerns]]
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| * Collecter et rendre le matériel emprunté
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| * Mettre à jour les stocks de goodies
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| ==4. Matériel nécessaire sur un stand April==
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| * un portable
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| * une bannière et/ou un Kakemono
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| * un panneau de stand April
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| * de la documentation
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| * des tabourets / chaises pliantes
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| * une table
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| * des cartes de visite April
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| * des autocollants
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| * du matériel de bureau (cutter, ciseaux, trombones, stylo, cahier, étiquettes, scotch)
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| * des sacs en plastique
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| * une caisse avec de la monnaie
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| * des t-shirts
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| * un facturier
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| * un cahier de comptabilité
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| * un appareil photo numérique
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| * câbles Ethernet RJ45 croisés ou non
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| * un diable
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| * des étagères
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| * un présentoir pour la documentation
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| Voir aussi [[MatosApril]]
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| ==Historique==
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| L'origine de cette page vient du document :
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| * http://www.april.org/secure/members/howto/stand-howto.html
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| * Paul Marques Mota <mota@april.org>
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| * 14 décembre 2001
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| [[Catégorie:CommunicationExterne]]
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