Guide de gestion du stand

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Ce document est une liste de points important à vérifier pour l'organisation d'un stand de l'association. Voir aussi la Charte de l'exposant.

Guide de gestion du stand[modifier]

1. Avant une exposition[modifier]

1.1 Longtemps avant le début de l'exposition[modifier]

  • Comment gérer une demande de stand ?
  • Noter le stand sur le wiki : Stands
  • Prévoir un planning des expositions et des endroits idoines
  • Préparer les posters à exposer
  • Prévoir la documentation à distribuer
  • Trouver un bénévole avec un véhicule ou prévoir un taxi
  • Acheter le matériel à vendre (Tshirts)
  • Demander aux adhérents ou aux sponsors le matériel pour le stand, ou éventuellement l'acheter
  • Faire une réunion de briefing suffisamment à l'avance avec étude de l'emplacement du stand et de son organisation
  • Prendre contact avec les responsables de l'exposition pour vérifier qu'on apparaît dans la plaquette de présentation de celle-ci et ou se trouve le stand
  • Négocier un stand mitoyen avec les associations amies
  • Prendre contact avec les journalistes
  • Établir un tableau de présence des membres sur le wiki
  • Faire un appel à participer et vérifier qu'on a demandé les badges correspondants
  • Mettre à jour les documents destinés aux participants (http://www.april.org/files/discours-stand.pdf source http://www.april.org/files/discours-stand.odt) et (http://www.april.org/files/dossier-exposant.pdf source http://www.april.org/files/dossier-exposant.odt ) et les envoyer aux intéressés. Les fichiers source sont également dans le SVN. A noter que ces documents mériteraient d'être fusionnés et d'être revu en profondeur un jour.
  • Prévoir des évènements et annonces à passer pendant l'exposition
  • Vérifier la présence de prises électriques et d'accès au net durant l'exposition
  • Constituer une caisse (pièces, billets) pour pouvoir rendre la monnaie si des ventes sont prévues
  • Préparer un livre d'or et une boite à idées
  • Prévoir un photographe
  • Afficher sur le stand la liste des conférences animées par l'association
  • Faire le planning des rencontres, réunion, conférences, rendez-vous à prévoir pendant l'événement
  • Mettre à jour les différents documents et refaire des impressions si nécessaire
    • La page des documents : http://www.april.org/fr/association/documents
    • Flyer recto-verso
    • Dépliant April 3 volets
    • Affiche « Candidats.fr »
    • Affiche "Nos Actions"
    • Affiche "Cartographie et évolution des adhérents",
    • Fiche de contact servant également de formulaire papier
    • Les dossiers d'adhésion pour les personnes morales
    • Le dossier de presse
    • Le dernier rapport moral synthétique
    • Formulaires d'autorisation de prélèvements
    • Stickers (autocollants)
    • Panneaux et affiches April
    • Panneaux 4 Dangers
    • Les documents de sensibilisation : http://www.april.org/sensibilisation

1.2 Juste avant le début de l'exposition[modifier]

  • Faire un inventaire du matériel nécessaire
  • Vérifier la configuration du portable de l'association
    • Vérifier que les différents documents ou outils utiles soient bien sur le portable (diaporama...).
  • Vérifier le contenu de la caisse en petite monnaie ainsi que la présence du livre de comptes
  • Placer les t-shirts dans différents sacs, classés par tailles et genre

2. Pendant une exposition[modifier]

  • Prévoir un membre du CA en permanence sur le stand
  • Empêcher que les machines du stand ne soient monopolisées
  • Eviter de faire du stand une consigne à bagages
  • Prévoir quelqu'un qui lira son mail régulièrement et sera sur IRC
  • Identifier clairement les intervenants avec un badge April
  • Prendre des photos
  • Aller prêcher (chanter?) la bonne parole sur les autres stands
  • Participer aux conférences et faire un compte-rendu
  • Faire l'appel des membres présents
  • Faire une réunion de debriefing tous les soirs BenefitsAndConcerns
  • Apporter un ravitaillement : eau et café pour les exposants, bonbons pour les visiteurs
  • Noter toutes les remarques et questions des visiteurs sur un cahier
  • Collecter les cartes de visite des personnes qui passent au stand
  • Prendre les coordonnées/les cartes des personnes à qui on parle et noter dessus de quoi ils parlaient.
  • Tenir les comptes des entrées d'argent de façon très précise sur le cahier de caisse, en différenciant les ventes de goodies et les cotisations en les référençant correctement (nom de l'adhérent, numéro du chèque, etc)
  • Si possible prendre les adhésions en ligne, sinon avec une fiche papier
  • Afficher un diaporama sur l'April sur les écrans sauf besoin momentané de réponse à une question

3. Après une exposition[modifier]

3.1 Juste après l'exposition[modifier]

  • Faire un inventaire de ce qui reste sur le stand et éventuellement de ce qui a été vendu
  • Faire le compte des prospectus distribués
  • Remballer le matériel et éventuellement le déplacer dans le lieu de stockage prévu

3.2 Plus tard[modifier]

  • Identifier les contacts et les remercier, relancer, répondre à leurs questions.
  • Saisir les cartes de visite dans notre annuaire partagé
  • Remercier les gens fiables
  • Remercier les participants et leur demander d'inscrire leur bénévolat valorisé
  • Inviter les participants à une réunion de debriefing : BenefitsAndConcerns
  • Collecter et rendre le matériel emprunté
  • Mettre à jour les stocks de goodies

4. Matériel nécessaire sur un stand April[modifier]

Voir la Liste du matériel pour les stands

Historique[modifier]

L'origine de cette page vient du document :