« StandHowto » : différence entre les versions

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==Présentation==
#REDIRECT [[Guide de gestion du stand]]
 
Ce document est une liste de points important a vérifier pour l'organisation d'un stand de l'association.
 
Voir aussi la [[CharteExposant|Charte de l'exposant]].
 
==1. Avant une exposition==
 
===1.1 Longtemps avant le début de l'exposition===
 
* Noter le stand sur le wiki : [[Stands]]
* Prévoir un planning des expositions et des endroits idoines
* Préparer les posters a exposer
* Prévoir la documentation à distribuer
* Trouver un bénévole avec un véhicule ou prévoir un taxi
* Acheter le matériel à vendre
* Demander aux adhérents ou aux sponsors le matériel pour le stand, ou éventuellement l'acheter
* Faire une réunion de briefing suffisamment a l'avance avec étude de l'emplacement du stand et de son organisation
* Prendre contact avec les responsables de l'exposition pour vérifier qu'on apparaît dans la plaquette de présentation de celle-ci et ou se trouve le stand
* Négocier un stand mitoyen avec les associations amies
* Prendre contact avec les journalistes
* Faire un appel a participer et vérifier qu'on a demandé les badges correspondants
* Établir un tableau de présence des membres sur le wiki
* Prévoir des évènements et annonces à passer pendant l'exposition
* Vérifier la présence de prises électriques et d'accès au net durant l'exposition
* Constituer une caisse (pièces, billets) pour pouvoir rendre la monnaie si des ventes sont prévues
* Mettre à jour les différents documents et refaire des impressions si nécessaire
** flyer : htdocs/articles/divers/dossiers/flyer*
** affiches : htdocs/actions/stands/affiches.sxw htdocs/actions/stands/affiches-1.sxw
** tarifs : htdocs/actions/stands/tarifs.sxw
** dossier exposant : htdocs/actions/stands/dossier-exposant.sxw
** slide show : htdocs/actions/stands/slideshow.sxi
** formulaires d'adhésions : dossier_commun, formulaire_{particulier,collectivité, entreprises}
** formulaires d'adhésions/dons : CVS_CA/documents/template/formulaire_donation-adhesion_avec-recu.{pdf,sxw}
 
===1.2 Juste avant le début de l'exposition===
 
* Faire un inventaire du matériel
* Vérifier la configuration des ordinateurs
* Configurer un firewall/proxy/routeur
* Vérifier la configuration du portable de l'association
* Vérifier que les différents documents ou outils utiles soient bien sur le portable (slide show...).
 
==2. Pendant une exposition==
 
* Prévoir un membre du CA en permanence sur le stand
* Exclure les parasites qui monopolisent les machines
* Prévoir quelqu'un qui lira son mail régulièrement et sera sur IRC
* Identifier clairement les intervenants
* Prévoir un photographe
* Aller prêcher (chanter?) la bonne parole sur les autres stands
* Participer aux conférences et faire un compte-rendu
* Faire l'appel des membres présents
* Faire une réunion de debriefing tous les soirs
* Apporter un ravitaillement : eau, bonbons pour les visiteurs
* Penser à prendre les coordonnées/les cartes des personnes à qui on parle et noter dessus de quoi ils parlaient.
* Faire une listes des thèmes abordés par les contacts
* Tenir les comptes des entrées d'argent et des ventes de façon très précise sur le cahier
* Si possible prendre les adhésions en ligne, sinon avec une fiche papier
* Afficher un diaporama sur l'April sur les écrans sauf besoin momentané de réponse à une question
 
==3. Après une exposition==
 
===3.1 Juste après l'exposition===
 
* Faire un inventaire de ce qui reste sur le stand et éventuellement de ce qui a été vendu
* Faire le compte des prospectus distribués
* Remballer le matériel et éventuellement le déplacer dans le lieu de stockage prévu
 
===3.2 Plus tard===
 
* Identifier les contacts et les remercier, relancer, répondre à leurs questions.
* Remercier les gens fiables
* Inviter les participants à une réunion de debriefing : [[BenefitsAndConcerns]]
* Collecter et rendre le matériel
 
==4. Matériel nécessaire sur un stand April==
 
* un portable
* une bannière et/ou un Kakemono
* un panneau de stand April
* de la documentation
* des tabourets / chaises pliantes
* une table
* des cartes April
* des autocollants
* du matériel de bureau (cutter, ciseaux, trombones, stylo, cahier, étiquettes, scotch)
* des sacs en plastique
* une caisse avec de la monnaie
* des t-shirts
* un facturier
* un cahier de comptabilité
* un appareil photo numérique
* câbles Ethernet RJ45 croisés ou non
* un diable
* des étagères
* un présentoir pour la documentation
 
Voir aussi [[MatosApril]]
 
==Historique==
 
L'origine de cette page vient du document :
http://www.april.org/secure/members/howto/stand-howto.html
Paul Marques Mota <mota@april.org>
14 décembre 2001
 
[[Catégorie:CommunicationExterne]]

Dernière version du 1 février 2011 à 23:08

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