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| Source: http://www.april.org/secure/members/howto/stand-howto.html
| | #REDIRECT [[Guide de gestion du stand]] |
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| Paul Marques Mota <mota@april.org>
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| (voir aussi la [[CharteExposant|Charte de l'exposant]])
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| 14 décembre 2001
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| Ce document est une liste de points important a vérifier pendant l'organisation d'une grande exposition qui regroupe plusieurs dizaines de personnes, comme la linux-expo chaque année. Pour les exposition de petite taille (moins d'une dizaine d'exposants) une organisation beaucoup plus légère est requise: quelques personnes faisant acte de présence autour d'une table suffisent largement.
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| 1. Avant une exposition
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| 1.1 Longtemps avant le début de l'exposition:
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| **** (Pour les participants a la linux-expo). S'inscrire a la mailing-list linux-expo@april.org en envoyant un e-mail à sympa@april.org contenant la commande SUBSCRIBE linux-expo (ou bien aller sur : http://lists.april.org/wws/info/linux-expo/ )
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| **** Prévoir un planning des expositions et des endroits idoines
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| **** Louer une fourgonnette pendant la durée de l'exposition
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| **** Acheter le matériel à vendre
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| **** Préparer les posters a exposer/à vendre
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| **** Demander aux adhérents ou aux sponsors le matériel pour le stand, ou éventuellement l'acheter
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| **** Prévoir un endroit où entreposer temporairement le matériel
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| **** Faire une réunion de briefing suffisamment a l'avance
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| **** Prévoir la documentation
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| **** Prendre contact avec les responsables de l'exposition pour vérifier qu'on apparaît dans la plaquette de présentation de celle-ci
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| **** Prendre contact avec les journalistes
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| **** Prendre contact avec les associations associées au stand
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| **** Faire un appel a participer et vérifier qu'on a demandé les badges correspondants
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| **** Établir un tableau de présence des membres
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| **** Prévoir des évènements et annonces à passer pendant l'exposition
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| **** Négocier un stand mitoyen avec les associations (FSF et autres)
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| **** Négocier courant électrique et accès au net gratuits si possible
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| **** Constituer une caisse (pièces, billets) pour pouvoir rendre la monnaie si des ventes sont prévues
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| **** Mettre à jour les différents documents et refaire des impressions si nécessaire
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| **** flyer : htdocs/articles/divers/dossiers/flyer*
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| **** affiches : htdocs/actions/stands/affiches.sxw htdocs/actions/stands/affiches-1.sxw
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| **** tarifs : htdocs/actions/stands/tarifs.sxw
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| **** dossier exposant : htdocs/actions/stands/dossier-exposant.sxw
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| **** slide show : htdocs/actions/stands/slideshow.sxi
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| **** formulaires d'adhésions : dossier_commun, formulaire_{particulier,collectivité, entreprises}
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| **** formulaires d'adhésions/dons : CVS_CA/documents/template/formulaire_donation-adhesion_avec-recu.{pdf,sxw}
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| 1.2 Juste avant le début de l'exposition:
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| **** Faire un inventaire du matériel
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| **** Vérifier la configuration des ordinateurs
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| **** Configurer un firewall/proxy/routeur
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| **** Vérifier la configuration du portable de l'association
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| **** Vérifier que les différents documents ou outils utiles soient bien sur le portable (slide show...).
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| 2. Pendant une exposition
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| **** Prévoir un membre du CA en permanence sur le stand
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| **** Exclure les parasites qui monopolisent les machines
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| **** Prévoir quelqu'un qui lira son mail régulièrement et sera sur IRC
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| **** Identifier clairement les intervenants
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| **** Prévoir un photographe
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| **** Aller prêcher (chanter?) la bonne parole sur les autres stands
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| **** Participer aux conférences et faire un compte-rendu
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| **** Faire l'appel des membres présents
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| **** Faire une réunion de debriefing tous les soirs
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| **** Apporter un ravitaillement
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| **** Penser à prendre les coordonnées/les cartes des personnes à qui on parle et noter dessus de quoi ils parlaient.
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| **** Faire une listes des thèmes abordes par les contacts
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| **** Faire une FAQ sur les points délicats:
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| o différence APRIL/AFUL/FSFE/FSFE-France
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| o brevets logiciels
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| **** Faire un compte-rendu régulièrement
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| **** Gérer le village associatif
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| **** Tenir les comptes des entrées d'argent et des ventes de façon très précise
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| **** Ne pas prendre d'adhésions : laisser les gens se débrouiller en ligne et/ou par voie postale
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| **** Afficher un slideshow sur APRIL sur les écrans sauf besoin momentané de réponse à une question par exemple : modèle dans CVS:/actions/stands/
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| 3. Après une exposition
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| 3.1 Juste après l'exposition:
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| **** Faire un inventaire de ce qui reste sur le stand et éventuellement de ce qui a été vendu
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| **** Faire le compte des prospectus distribués
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| **** Remballer le matériel et éventuellement le déplacer dans le lieu de stockage prévu
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| 3.2 Plus tard:
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| **** Identifier les contacts et les remercier, relancer, répondre à leurs questions.
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| **** Remercier les gens fiables
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| **** Inviter les participants à une réunion de debriefing
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| **** Collecter et rendre le matériel
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| 4. Matériel nécessaire sur un stand APRIL
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| **** un hub
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| **** un modem
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| **** des ordinateurs
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| **** des écrans (si possible plats pour encombrer moins le stand)
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| **** des cdrom de distributions basées sur Debian (Debian, Knoppix ou dérivée, ...)
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| **** une bannière
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| **** un panneau de stand APRIL
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| **** de la documentation
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| **** des tabourets
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| **** une table
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| **** des cartes APRIL
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| **** des autocollants duo
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| **** du matériel de bureau (cutter, ciseaux, trombones, stylo, cahier, étiquettes, scotch)
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| **** des sacs en plastique
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| **** une caisse
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| **** de la monnaie
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| **** des t-shirts
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| **** des pins
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| **** des posters
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| **** un facturier
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| **** un cahier de comptabilité
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| **** un appareil photo numérique
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| **** câbles RJ45 croisés ou non
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| **** 2 cartes réseaux ou un ordinateur qui fait du NAT
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| **** cartes graphiques, contrôleur, nappes IDE/SCSI
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| **** un diable
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| **** des disquettes
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| **** des étagères
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| **** un présentoir pour la documentation
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| Voir aussi [[MatosApril]]
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| [[Catégorie:CommunicationExterne]] [[Catégorie:PageHistorique]]
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