Guide Libre Association complet

Préface

Biens communs à protéger et à développer, les logiciels libres offrent à chacun la possibilité de les copier, de les modifier et de les diffuser à volonté ceci en toute légalité.

Ils sont aujourd'hui en mesure de répondre à la plupart des besoins des associations, qui ont pourtant peu recours à cette offre informatique éthique et en cohérence avec les valeurs qu'elles portent pour une grande partie d'entre-elles.

— car respectueuse des libertés des utilisateurs. La Fondation Crédit Coopératif concourt depuis presque trente ans au développement de la coopération, de la mutualité et des associations

. En 2010, elle s'associe à l'April, acteur majeur de la démocratisation et de la diffusion du logiciel libre auprès du grand public, des professionnels et des institutions, afin de favoriser « l'émancipation informatique » des associations.

Pour répondre au paradoxe suivant — l'importance grandissante des outils informatiques et d'Internet dans la pérennité des structures associatives, mais la très faible utilisation des logiciels libres dans ce milieu — l'April crée en 2007, Libre Association, un groupe de travail destiné à « jeter un pont entre le logiciel libre et le monde associatif ».

Plaçant les notions de partage et de collaboration au cœur de leurs pratiques, les logiciels libres recouvrent un ensemble de valeurs communes à tous les acteurs de l'économie sociale et solidaire : mise en réseau, mutualisation des coûts et des bonnes pratiques, respect des utilisateurs, transparence, gouvernance démocratique, etc.

Dirigeants, salariés ou bénévoles investis dans un projet associatif : ce guide a été conçu pour vous ! Élaboré sur la base de vos besoins spécifiques en termes de gestion, d'animation et de travail collaboratif, cet ouvrage propose une série de solutions libres, vectrices de développement et d'indépendance.

Nous espérons qu'il vous aidera à mener à bien vos plus belles initiatives.

Remerciements

Cet ouvrage est le résultat d'une écriture à X mains. Ont ainsi contribué à la rédaction de ce guide, par ordre alphabétique : François Poulain, Laurent Détailleur, Laurent Costy, Vanessa David, Jean-Marc Briand, Vincent Calame, …

[relever sur les wiki l'ensemble des personnes qui ont contribué et les lister les unes après les autres en caractères taille 7 séparés par une virgule]

Comment lire ce guide ?

Objectif du présent document

L'objet du guide est d'abord de présenter un panel le plus large possible de logiciels qui peuvent être utilisés par une associations : seuls seront présentés ceux qui ont déjà fait leurs preuves avec certaines d'entre elles et qui sont utilisés à ce jour. Vous ne trouverez pas de tutoriels car ces mode d'emploi existent par ailleurs sur Internet et il serait inutile de reproduire ici ce que les communautés liés à tel ou tel logiciel ont déjà rédigé sur un site dédié. Bien sûr, de manière complémentaire à ce qui guide, nous vous invitons à parcourir le site Framasoft qui recense actuellement 1583 logiciels libres pour tout usage.

Vous avez plusieurs manières d'aborder la lecture de ce guide : vous pouvez évidemment le lire consciencieusement de la première à la dernière page (et cela fera sans aucun doute très plaisir aux multiples rédacteurs) mais vous pouvez évidemment aller directement au chapitre qui concerne les besoins les plus pressants de votre association. Si vous adoptez la première attitude, vous aurez la chance de découvrir des paragraphes encadrés de bleu dont l'objet est de vous aider à mieux appréhender l'écosystème des logiciels libres et mieux comprendre, au delà des enjeux exposés dans l'introduction, pourquoi il est pertinent, pour votre association, de faire l'effort de les connaître et de les adopter dans la mesure du possible.

Conventions adoptées

Afin de vous aider et de vous permettre d'évaluer rapidement les niveaux de complexité liés à l'installation et à la prise en main d'un logiciel, des pictogrammes à l'effigie de l'hirondelle du groupe de travail libre Association de l'April accompagnent la description des applications. Cette hirondelle pourra avoir plusieurs couleurs.

Nombre d'hirondelles, indicateur pour l'utilisateur

La présence d'une unique hirondelle à côté du nom du logiciel signifiera, pour l'utilisateur, une prise en main facile et nécessitera peu de temps pour appréhender l'interface. Par exemple, Firefox le navigateur internet sera accompagné d'une hirondelle.

Si trois hirondelles sont présentes, cela signifie que la manière dont a été pensé le logiciel sort des habitudes d'usages simples selon les rédacteurs de ce guide ou que le logiciel nécessite des compétences spécifiques : par exemple, le logiciel de comptabilité phpcompta présenté plus loin sera illustré par 3 hirondelles.

Bien sûr, ces évaluations sont subjectives mais les descriptions complémentaires devraient vous permettre de vous forger votre propre opinion.

Deux hirondelles situera la complexité d'appréhension du logiciel entre une hirondelle et trois hirondelles.

La couleur des hirondelles, indicateur pour l'installateur

Vous rencontrerez trois couleurs d'hirondelles : le vert, le orange et le rouge.

L'affectation de la couleur ne concerne pas l'utilisateur mais la personne susceptible de mettre en place le programme pour d'autres adhérents de l'association. Bien sûr, dans nos structures, il arrive souvent que l'utilisateur soit aussi la personne désigné responsable de l'informatique et c'est la raison pour laquelle, nous indiquons, par ces couleurs, la complexité d'installation du logiciel :

• le vert signifie une installation simple à réaliser comme par exemple un simple double-clique sur un fichier
• si l'hirondelle est rouge, cela signifiera un logiciel complexe à installer comme par exemple pour un logiciel qui fonctionnerait par l'intermédiaire d'un serveur et qu'il faudrait paramétrer pour cela.
• la couleur orange situera le niveau de complexité entre le vert et le rouge.

Introduction : présentation générale des enjeux du logiciel libre pour les associations

Quelques données sur le contexte associatif en France

Avant de parler de l'usage de l'informatique dans les associations, il convient de préciser un peu le paysage associatif français dans lequel notre action va s'inscrire. En effet, lorsque l'on pense association, ce sont généralement les noms de très grosses associations qui nous viennent à l'esprit (Croix Rouge pour ne citer qu'un exemple). Cependant, il ne faudrait pas oublier que le monde associatif français est majoritairement constitué de petites et de moyennes associations. En France ce n'est pas moins d'un million d'associations qui sont présentes, assurant l'emploi d'environ un million de personnes en équivalent temps plein.

En plus de ces nombreux salariés, beaucoup d'associations travaillent également avec des bénévoles qui en représentent la plus grande part (la moitié du travail comptabilisé - mais toutes les associations ne valorisent pas le travail de leurs bénévoles en terme comptable). D'après l'enquête CNRS-Matisse du Centre d'économie de la Sorbonne menée auprès des associations en 2005/2006, 84% des associations françaises fonctionnent sans salariés. Il convient donc dans notre cas de garder cet aspect en tête et de savoir que l'on s'adresse principalement à des bénévoles.

De plus, concernant l'aspect budgétaire (d'après les chiffres de l'enquête CNRS-MATISSE), plus de 15% des associations fonctionnent avec un budget annuel de moins de 1 K€, 32% avec un budget compris entre 1 et 5 K€ et 15% avec un budget compris entre 5 et 10 K€. Ce qui signifie que les 62% des associations n'ont pas les moyens financiers pour engager des prestataires de services pour accompagner leur migration vers le logiciel libre comme cela peut être le cas en entreprise.

La question des locaux des associations est également intéressante : l'enquête du site loi 1901 réalisée auprès de plus de 1000 associations montre que seul un tiers d'entre elles possède des locaux propres. Ceci laisse supposer que de nombreuses actions des adhérents des associations sont effectuées depuis leur propre domicile. Pour notre thématique cela signifie que les pratiques informatiques associatives sont très liées aux pratiques informatiques des particuliers.

Ces éléments d'éclairage concernant le monde associatif français nous permettent de mieux comprendre à qui notre guide va s'adresser et nous donnera des pistes pour sélectionner les informations à y insérer.

Utilisation de l'informatique dans les associations

Quels usages de l'outil informatique font les associations?

L'étude de loi1901.com, confirmée par celle d'Outils-Réseaux, montre que le parc informatique des associations est généralement très faible. Plus des deux tiers des associations possèdent ainsi entre 1 et 5 ordinateurs, l'informatique est donc un outil indispensable pour les associations puisque très peu d'entre elles ne sont pas du tout équipées en informatique.

De plus, le système d'exploitation le plus utilisé (82% d'après l'étude de loi1901,) est Windows (d'après la même étude 7% utiliserait MacOS et 8% GNU/Linux, mais ce chiffre reste incertain : en effet les répondants pouvaient cocher plusieurs cases sur ce sondage). Cependant, la petite étude réalisée par Outils-Réseaux montre dans le même temps que le budget pour les licences d'utilisation des systèmes d'exploitation et des logiciels est, dans plus de 60% des cas, nul. Cela montre plusieurs choses : les associations n'ont pas conscience, lors de leur achat d'équipement informatique, que le prix des licences est inclus ; par ailleurs, des associations (même s'il est difficile d'évaluer où mettre le curseur) utilisent sans doute des logiciels privateurs commerciaux sans en avoir acheté les licences.

Enfin, le dernier point concernant l'utilisation de l'informatique dans les associations concerne les ressources humaines qui gèrent l'informatique. Généralement l'informatique de l'association est gérée par un ou deux bénévoles (enquête de LibreAssociation, enquête de Toulibre, enquête de loi1901), ce qui conduit à des situations compliquées : l'informaticien devient alors indispensable puisque sans lui il n'y aurait plus d'informatique. Or l'informatique est utilisée pour des tâches nécessaires à la survie de l'association. De plus les bénévoles et salariés n'ont pas ou que très peu de connaissances dans ce domaine et l'outil informatique est perçu comme nécessaire d'abord pour les tâches administratives et de gestion (notamment les logiciels spécifiques comme le montre le questionnaire réalisé par Libre Association).

Le logiciel libre, qu'est ce que c'est ?

Le mouvement du logiciel libre est sans conteste le plus vaste mouvement d'émancipation et de partage de la connaissance qui s'est développé au travers d'Internet. Il réunit à ce jour des centaines de millions de contributeurs du monde entier qui partagent de nombreuses valeurs avec le monde associatif en général ; et celui se revendiquant de l'éducation populaire en particulier.

Les logiciels libres se sont développés au travers d'Internet mais ils ont aussi rendu possible ce « réseau des réseaux ». En effet, la majeure partie de l'infrastructure d'Internet fonctionne grâce à du logiciel libre : à chaque fois que vous utilisez Internet, des dizaines voire des centaines de logiciels libres s'activent un peu partout sur la planète pour vous rendre service, à commencer par le coeur de la « box» de votre fournisseur d'accès.

Il existe aussi de nombreux logiciels libres dans la plupart des domaines et ceux-ci ne sont donc pas limités à fournir de l'Internet. Aujourd'hui, il existe des logiciels libres pour écouter de la musique, rédiger des documents, jouer, apprendre en s'amusant, etc. Il en existe aussi pour travailler au quotidien et répondre aux besoins de votre association, par exemple en matière de gestion ou de travail collaboratif. Le but de ce présent ouvrage est justement de mieux faire connaitre des logiciels libres qui ont fait leur preuve dans des associations et que vous pouvez donc adopter dans la vôtre ! Vous trouverez aussi des conseils pour accompagner ces logiques de « migration » ainsi que de la matière pour convaincre bénévoles et salariés de la pertinence d'adopter les logiciels libres.

Par définition, un logiciel libre est avant tout un logiciel respectant les libertés de ses utilisateurs. Plus précisément, la Fondation pour le Logiciel Libre définit le logiciel libre par les quatre libertés suivantes :

• la liberté d'exécuter le programme, pour tous les usages ;
• la liberté d'étudier le fonctionnement du programme et de l'adapter aux besoins ;
• la liberté de distribuer des copies du programme ;
• la liberté d'améliorer le programme et d'en diffuser les améliorations.

Ces quatre libertés sont essentielles et se complètent. Elles changent l'informatique dans sa relation aux usagers. Par exemple, la première liberté vous permet faire fonctionner le programme sur tous les ordinateurs, sans limite de nombre. Le bénévole ou le salarié chargé des questions informatiques ne perd ainsi pas de temps à gérer des licences.

La seconde et la quatrième liberté vous offrent la possibilité d'améliorer et d'adapter le logiciel ; ou de le faire faire par une tierce personne qui possède les connaissances nécessaires. Ces libertés illustrent le partagent du savoir et répondent à une logique évidente de ne pas systématiquement devoir ré-inventer des outils qui existent déjà. On profite du logiciel existant, et en retour on peut faire profiter la communauté de nouvelles améliorations, simplement en les partageant.

Enfin, la troisième liberté vous permet de partager des copies du logiciel avec qui vous voulez. Par exemple, une personne venue se former sur un logiciel libre peut repartir avec l'outil sur lequel elle a travaillé, une fois l'atelier terminé. Un bénévole peut utiliser les mêmes logiciels libres, chez lui ou au sein de son association, sans avoir à se préoccuper d'un coût de licence.

Toutes ces libertés sous-entendent un accès complet à la recette du logiciel : son code source.

Le logiciel libre, plus qu'un outil : un enjeu de société !

Même si votre association n'use pas de toutes ces libertés au quotidien (par exemple la modification du programme), le choix des logiciels libres n'est pas neutre. En effet, dans la mesure où nous exerçons de plus en plus nos actions quotidiennes par l'intermédiaire de nos ordinateurs, la liberté logicielle s'impose de plus en plus comme un prérequis nécessaire pour pouvoir exercer nos libertés fondamentales. Un professeur de droit de renom, Lawrence Lessig, a d'ailleurs illustré ce fait au travers d'une affirmation « \foreign{Code is law}\footnote{Le code [logiciel] est la loi [informatique].} ».

Ceci nous permet de mieux comprendre l'enjeu posé par le libre. Et le parallèle avec la rédaction d'une loi est tout à fait pertinent : écrire et comprendre les textes de loi est une entreprise complexe et technique. Pour autant, le fait que les textes produits soient soumis au contrôle et à la bienveillance des citoyens revêt un enjeu majeur de démocratie.

Le choix de logiciels libres répond donc également au projet associatif comme outil pédagogique et de sensibilisation sur la question de l'appropriation technologique. Mais il constitue de surcroît une offre mature pour soutenir votre projet associatif au quotidien.

Quels sont les besoins d'outils informatiques des associations ?

Les associations ont plusieurs besoins regroupés ici en catégories :

• Communication interne et externe
  • Site internet pour diffuser de l'information
  • Outils de rédaction/mise en page pour faire des bulletins, des journaux, des tracts
  • Outils de création : retouche photo, création de logo, vidéo, audio
  • Messagerie : lecture et envoi de courriels
  • Liste de diffusion : pour communiquer facilement auprès de leurs adhérents
  • Lettres d'information
  • Outils de publipostage (courriel et papier)
  • Diffusion des événements (agenda partagé généralement)
  • Diffusion des documents produits par l'association
• Travail collaboratif
  • Élaboration des documents
  • Gestion de base de données de contact
  • Gestion de projets / activités
• Administration/gestion
  • Comptabilité
  • Gestion des adhérents
  • Gestion des comptes bancaires
  • Gestion des documents officiels (CR, statuts, etc.)
• Applications métiers : répond à des besoins spécifiques en fonction des secteurs (culturel, sportif, social, etc.)

Commentaire sur les aspects de communication

On peut regrouper les usages actuels selon 3 catégories :

• communication (au sens unidirectionnel) ;
• travail collaboratif (communication bidirectionnelle entre membres actifs) ;
• échange (communication bidirectionnelle avec l'extérieur ; réseautage, co-working, etc.).

Il apparaît assez nettement que l'usage le plus répandu à ce niveau concerne l'utilisation de sites web comme un outil de communication ; peu d'association semblent n'être pas équipées en la matière. Toutefois, seule une relative minorité d'entre elles déclarent utiliser leur site web dans un but collaboratif ; et encore moins songent utiliser le site web comme un outil pour échanger avec l'extérieur.

Cela montre toute la nécessité qu'il y a à faire de la pédagogie sur ces deux derniers enjeux (échanges avec l'extérieur et collaboration interne) et ce que peut apporter le logiciel libre dans ce domaine, qu'il a révolutionné grâce à Internet.

Commentaire sur les aspects « applications métier »

Un autre aspect important concerne l'usage de l'informatique. Un regroupement possible des usages classiques serait le suivant : assistance de gestion, communication, ou outil lié à l'activité.

Un constat assez remarquable peut être fait à ce niveau : une écrasante majorité de l'utilisation des logiciels par les associations est tournée vers la gestion (comptabilité, gestion des adhérents, vie associative, etc.) et la communication. L'utilisation de l'informatique dans le cadre de l'activité de l'association semble complètement oublié : tout au plus, seuls quelques répondants au questionnaire annoncent utiliser l'informatique pour gérer des projets. De là, il semble assez clair que les associations n'utilisent souvent pas l'« outil informatique » pour émuler ou catalyser leur activité.

Il convient également de mettre ces faits en perspective avec le ressenti général, qui montre qu'une majorité des associations ont un rapport « utilitariste » à l'informatique (utilisation d'une informatique outil), ou constatent un apport perçu positivement par l'informatique. Il semble que cet écart entre le ressenti et la pratique est une porte entrouverte qui montre qu'il y a de la pédagogie à faire, afin d'expliquer en quoi l'informatique doit être mis au profit de l'activité de l'association et pas seulement les tâches de gestion ou de communication. Et bien sûr, et en quoi le logiciel libre peut y aider de façon pertinente. À ce titre, l'histoire d'un logiciel tel que Sigmah est très instructive.

Quelles sont les limites et les opportunités des logiciels libres dans les associations ?

Avantages

Les logiciels libres offrent plusieurs avantages pour les associations :

• Éthique du partage de connaissances
• Réduction du coût d'accès à l'informatique
• Copie en toute légalité des logiciels
• Adaptation de logiciels aux besoins, en toute indépendance
• Fiabilité des logiciels libres
• Interopérabilité et respect des standards
• Insensibilité aux virus Windows
• Pérennité et évolution du système d'information
• Nouvelle version avec des nouvelles fonctionnalités disponibles régulièrement
• Seconde vie de vieux parcs informatiques
• Protection de la vie privée
• Contrôle de ce que font les ordinateurs

Limites

Mais un certain nombre de limites sont également évoquées (certaines seront fondées ou non selon la solution libre adoptée) puisqu'une association sur deux reconnaît ne pas utiliser les logiciels libres, selon l'étude de loi1901 :

Sur le plan des idées :

• Situation actuelle satisfaisante (l'informatique n'est qu'un outil et pour le moment, ça marche ...)
• Pas d'intérêt stratégique pour l'association
• Pas de motivation, d'intérêt
• Méfiance à l'égard de la "culture" informatique

De la compétence technique :

• Manque de temps et de moyens pour former les utilisateurs
• Manque de compétences et de supports
• Ignorance des possibilités offertes par les LL

Problèmes pratiques :

• Problème de compatibilité avec les partenaires de travail
• Pas d'équivalents libres aux logiciels utilisés par l'association
• Problème de compatibilité du matériel
• Utilisation d'applications « maison » liées à des logiciels propriétaires
• Besoin de garder une homogénéité d'équipement
• Présence d'un système propriétaire à l'achat