|
|
| (6 versions intermédiaires par 3 utilisateurs non affichées) |
| Ligne 1 : |
Ligne 1 : |
| =Guide de gestion du stand=
| | #REDIRECT [[Guide de gestion du stand]] |
| | |
| ==Présentation==
| |
| | |
| Ce document est une liste de points important a vérifier pour l'organisation d'un stand de l'association.
| |
| | |
| Voir aussi la [[CharteExposant|Charte de l'exposant]].
| |
| | |
| ==1. Avant une exposition==
| |
| | |
| ===1.1 Longtemps avant le début de l'exposition===
| |
| | |
| * Noter le stand sur le wiki : [[Stands]]
| |
| * Prévoir un planning des expositions et des endroits idoines
| |
| * Préparer les posters a exposer
| |
| * Prévoir la documentation à distribuer
| |
| * Trouver un bénévole avec un véhicule ou prévoir un taxi
| |
| * Acheter le matériel à vendre (Tshirts)
| |
| * Demander aux adhérents ou aux sponsors le matériel pour le stand, ou éventuellement l'acheter
| |
| * Faire une réunion de briefing suffisamment a l'avance avec étude de l'emplacement du stand et de son organisation
| |
| * Prendre contact avec les responsables de l'exposition pour vérifier qu'on apparaît dans la plaquette de présentation de celle-ci et ou se trouve le stand
| |
| * Négocier un stand mitoyen avec les associations amies
| |
| * Prendre contact avec les journalistes
| |
| * Établir un tableau de présence des membres sur le wiki
| |
| * Faire un appel a participer et vérifier qu'on a demandé les badges correspondants
| |
| * Mettre à jour les documents destinés aux participants (http://www.april.org/files/documents/discours-stand.pdf et http://www.april.org/files/documents/dossier-exposant.pdf) et les envoyer aux intéressés
| |
| * Prévoir des évènements et annonces à passer pendant l'exposition
| |
| * Vérifier la présence de prises électriques et d'accès au net durant l'exposition
| |
| * Constituer une caisse (pièces, billets) pour pouvoir rendre la monnaie si des ventes sont prévues
| |
| * Préparer un livre d'or et une boite à idées
| |
| * Afficher sur le stand la liste des conférences animées par l'association
| |
| * Faire le planning des rencontres, réunion, conférences, rendez-vous à prévoir pendant l'événement
| |
| * Mettre à jour les différents documents et refaire des impressions si nécessaire
| |
| ** La page des documents : http://www.april.org/fr/association/documents
| |
| ** Flyer recto-verso
| |
| ** Dépliant April 3 volets
| |
| ** Affiche « Candidats.fr »
| |
| ** Affiche "Nos Actions"
| |
| ** Affiche "Cartographie et évolution des adhérents",
| |
| ** Fiche de contact servant également de formulaire papier
| |
| ** Les dossiers d'adhésion pour les personnes morales
| |
| ** Le dossier de presse
| |
| ** Le dernier rapport moral synthétique
| |
| ** Formulaires d'autorisation de prélèvements
| |
| ** Stickers (autocollants)
| |
| ** Panneaux et affiches April
| |
| ** Panneaux 4 Dangers
| |
| | |
| ===1.2 Juste avant le début de l'exposition===
| |
| | |
| * Faire un inventaire du matériel
| |
| * Vérifier la configuration du portable de l'association
| |
| * Vérifier que les différents documents ou outils utiles soient bien sur le portable (diaporama...).
| |
| | |
| ==2. Pendant une exposition==
| |
| | |
| * Prévoir un membre du CA en permanence sur le stand
| |
| * Empêcher que les machines du stand ne soient monopolisées
| |
| * Eviter de faire du stand une consigne à bagages
| |
| * Prévoir quelqu'un qui lira son mail régulièrement et sera sur IRC
| |
| * Identifier clairement les intervenants avec un badge April
| |
| * Prendre des photos
| |
| * Aller prêcher (chanter?) la bonne parole sur les autres stands
| |
| * Participer aux conférences et faire un compte-rendu
| |
| * Faire l'appel des membres présents
| |
| * Faire une réunion de debriefing tous les soirs
| |
| * Apporter un ravitaillement : eau et café pour les exposants, bonbons pour les visiteurs
| |
| * Noter toutes les remarques et questions des visiteurs sur un cahier
| |
| * Prendre les coordonnées/les cartes des personnes à qui on parle et noter dessus de quoi ils parlaient.
| |
| * Tenir les comptes des entrées d'argent de façon très précise sur le cahier de caisse, en différenciant les ventes de goodies et les cotisations
| |
| * Si possible prendre les adhésions en ligne, sinon avec une fiche papier
| |
| * Afficher un diaporama sur l'April sur les écrans sauf besoin momentané de réponse à une question
| |
| | |
| ==3. Après une exposition==
| |
| | |
| ===3.1 Juste après l'exposition===
| |
| | |
| * Faire un inventaire de ce qui reste sur le stand et éventuellement de ce qui a été vendu
| |
| * Faire le compte des prospectus distribués
| |
| * Remballer le matériel et éventuellement le déplacer dans le lieu de stockage prévu
| |
| | |
| ===3.2 Plus tard===
| |
| | |
| * Identifier les contacts et les remercier, relancer, répondre à leurs questions.
| |
| * Remercier les gens fiables
| |
| * Inviter les participants à une réunion de debriefing : [[BenefitsAndConcerns]]
| |
| * Collecter et rendre le matériel emprunté
| |
| * Mettre à jour les stocks de goodies
| |
| | |
| ==4. Matériel nécessaire sur un stand April==
| |
| | |
| * un portable
| |
| * une bannière et/ou un Kakemono
| |
| * un panneau de stand April
| |
| * de la documentation
| |
| * des tabourets / chaises pliantes
| |
| * une table
| |
| * des cartes de visite April
| |
| * des autocollants
| |
| * du matériel de bureau (cutter, ciseaux, trombones, stylo, cahier, étiquettes, scotch)
| |
| * des sacs en plastique
| |
| * une caisse avec de la monnaie
| |
| * des t-shirts
| |
| * un facturier
| |
| * un cahier de comptabilité
| |
| * un appareil photo numérique
| |
| * câbles Ethernet RJ45 croisés ou non
| |
| * un diable
| |
| * des étagères
| |
| * un présentoir pour la documentation
| |
| | |
| Voir aussi [[MatosApril]]
| |
| | |
| ==Historique==
| |
| | |
| L'origine de cette page vient du document :
| |
| * http://www.april.org/secure/members/howto/stand-howto.html
| |
| * Paul Marques Mota <mota@april.org>
| |
| * 14 décembre 2001
| |
| | |
| [[Catégorie:CommunicationExterne]]
| |
