« StandHowto » : différence entre les versions

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=Guide de gestion du stand=
#REDIRECT [[Guide de gestion du stand]]
 
==Présentation==
 
Ce document est une liste de points important a vérifier pour l'organisation d'un stand de l'association.
 
Voir aussi la [[CharteExposant|Charte de l'exposant]].
 
==1. Avant une exposition==
 
===1.1 Longtemps avant le début de l'exposition===
 
* Noter le stand sur le wiki : [[Stands]]
* Prévoir un planning des expositions et des endroits idoines
* Préparer les posters a exposer
* Prévoir la documentation à distribuer
* Trouver un bénévole avec un véhicule ou prévoir un taxi
* Acheter le matériel à vendre (Tshirts)
* Demander aux adhérents ou aux sponsors le matériel pour le stand, ou éventuellement l'acheter
* Faire une réunion de briefing suffisamment a l'avance avec étude de l'emplacement du stand et de son organisation
* Prendre contact avec les responsables de l'exposition pour vérifier qu'on apparaît dans la plaquette de présentation de celle-ci et ou se trouve le stand
* Négocier un stand mitoyen avec les associations amies
* Prendre contact avec les journalistes
* Établir un tableau de présence des membres sur le wiki
* Faire un appel a participer et vérifier qu'on a demandé les badges correspondants
* Mettre à jour les documents destinés aux participants (http://www.april.org/files/documents/discours-stand.pdf et http://www.april.org/files/documents/dossier-exposant.pdf) et les envoyer aux intéressés
* Prévoir des évènements et annonces à passer pendant l'exposition
* Vérifier la présence de prises électriques et d'accès au net durant l'exposition
* Constituer une caisse (pièces, billets) pour pouvoir rendre la monnaie si des ventes sont prévues
* Préparer un livre d'or et une boite à idées
* Afficher sur le stand la liste des conférences animées par l'association
* Faire le planning des rencontres, réunion, conférences, rendez-vous à prévoir pendant l'événement
* Mettre à jour les différents documents et refaire des impressions si nécessaire
** La page des documents : http://www.april.org/fr/association/documents
** Flyer recto-verso
** Dépliant April 3 volets
** Affiche « Candidats.fr »
** Affiche "Nos Actions"
** Affiche "Cartographie et évolution des adhérents",
** Fiche de contact servant également de formulaire papier
** Les dossiers d'adhésion pour les personnes morales
** Le dossier de presse
** Le dernier rapport moral synthétique
** Formulaires d'autorisation de prélèvements
** Stickers (autocollants)
** Panneaux et affiches April
** Panneaux 4 Dangers
 
===1.2 Juste avant le début de l'exposition===
 
* Faire un inventaire du matériel
* Vérifier la configuration du portable de l'association
* Vérifier que les différents documents ou outils utiles soient bien sur le portable (diaporama...).
 
==2. Pendant une exposition==
 
* Prévoir un membre du CA en permanence sur le stand
* Empêcher que les machines du stand ne soient monopolisées
* Eviter de faire du stand une consigne à bagages
* Prévoir quelqu'un qui lira son mail régulièrement et sera sur IRC
* Identifier clairement les intervenants avec un badge April
* Prévoir un photographe
* Aller prêcher (chanter?) la bonne parole sur les autres stands
* Participer aux conférences et faire un compte-rendu
* Faire l'appel des membres présents
* Faire une réunion de debriefing tous les soirs
* Apporter un ravitaillement : eau et café pour les exposants, bonbons pour les visiteurs
* Noter toutes les remarques et questions des visiteurs sur un cahier
* Prendre les coordonnées/les cartes des personnes à qui on parle et noter dessus de quoi ils parlaient.
* Tenir les comptes des entrées d'argent de façon très précise sur le cahier de caisse, en différenciant les ventes de goodies et les cotisations
* Si possible prendre les adhésions en ligne, sinon avec une fiche papier
* Afficher un diaporama sur l'April sur les écrans sauf besoin momentané de réponse à une question
 
==3. Après une exposition==
 
===3.1 Juste après l'exposition===
 
* Faire un inventaire de ce qui reste sur le stand et éventuellement de ce qui a été vendu
* Faire le compte des prospectus distribués
* Remballer le matériel et éventuellement le déplacer dans le lieu de stockage prévu
 
===3.2 Plus tard===
 
* Identifier les contacts et les remercier, relancer, répondre à leurs questions.
* Remercier les gens fiables
* Inviter les participants à une réunion de debriefing : [[BenefitsAndConcerns]]
* Collecter et rendre le matériel emprunté
* Mettre à jour les stocks de goodies
 
==4. Matériel nécessaire sur un stand April==
 
* un portable
* une bannière et/ou un Kakemono
* un panneau de stand April
* de la documentation
* des tabourets / chaises pliantes
* une table
* des cartes de visite April
* des autocollants
* du matériel de bureau (cutter, ciseaux, trombones, stylo, cahier, étiquettes, scotch)
* des sacs en plastique
* une caisse avec de la monnaie
* des t-shirts
* un facturier
* un cahier de comptabilité
* un appareil photo numérique
* câbles Ethernet RJ45 croisés ou non
* un diable
* des étagères
* un présentoir pour la documentation
 
Voir aussi [[MatosApril]]
 
==Historique==
 
L'origine de cette page vient du document :
* http://www.april.org/secure/members/howto/stand-howto.html
* Paul Marques Mota <mota@april.org>
* 14 décembre 2001
 
[[Catégorie:CommunicationExterne]]

Dernière version du 1 février 2011 à 23:08

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