Compte-rendu réunion Animation 2010-04-12

Réunion Animation IRC du 12/04/2010

Contexte

• Documents de référence : Document de référence Communautés, Feuille de route Animation,

• Charte du groupe Animation

• Cette réunion fait suite à celle s'étant tenue le 11 mars 2010. Le compte-rendu est disponible.

• Annonce postée sur la liste animation@april et sur liste-infos@ le 7 avril 2010.

Déroulé

Avant la réunion

• Déterminer qui modère ou mène la réunion : ?
• Déterminer qui fait le compte-rendu : ?

Pendant la réunion

• A la fin de chaque point de l'ordre du jour abordé, noter clairement la liste des décisions et des tâches qui en découlent
• Veiller à leur attribuer un volontaire et une échéance

Modération

Le modérateur est là pour synthétiser et organiser les questions qui seront traitées durant les deux heures de réunion, distribuer la parole de façon à ce que chacun puisse s'exprimer et éviter que "tout le monde parle en même temps".

Les questions doivent donc être posées interactivement en privé au modérateur, qui les envoie sur le canal où l'intéressé répond. Le modérateur est précisé à chaque réunion.

Ordre du jour

Points à discuter :

• Organisation et méthodologie de travail au sein des groupes de travail de l'April (2e partie) : zoom sur membres actifs qui ne sont pas animateurs(trices) et leurs activités :
  1. points bloquants/positifs ;
  2. interactions avec les membres des groupes, les animateurs/suppléants/binômes CA ;
  3. interactions inter-groupes de travail ;
  4. bilans de l'utilité des outils mis à disposition (listes de discussion, wiki, site web)

Questions posées lors du tour de table

• qu'est-ce qui vous a incité à participer ?
• quelle action avez-vous menée, quel contenu avez-vous produit ?
• avez-vous rencontré des difficultés/bloquages dans votre action ? si oui, lesquel(le)s ?
• quelle interaction avec les autres membres / animateur(s) de groupe / permanent(s) / administrateurs de l'association ?
• quels outils vous ont été utiles ou vous ont manqué ?
• quelle utilisation d'outils libres dans le cadre de votre implication sur

cette tâche ?

NB: s'agissant d'une "discussion IRC", il est préférable de préparer ses réponses par écrit à l'avance, pour rendre l'échange plus fluide ;-)

Précision : si vous êtes animateur(trice) d'un groupe de travail mais aussi membre actif d'un autre groupe de travail, vous êtes bienvenu(e) !

Compte-rendu

Lien vers les Logs20100412

François (_PoLuX_), Xavier (antoviaque), Eva (ave), Magali (bookynette), Christian (cpm__), Emmanuel (echarp), Julien (julm), Léopold (leobaillard), Lionel (liot), Fred (madix), Rayna (Malicia), Patrick (nca), Benoît (oumph), Rémi (peon), Julia (PetiPandaRou), Islem (Snip), Theocrite

Tour de table des présents

• Bookynette : animatrice du groupe Transcriptions, présente à la réunion à titre de spectatrice afin de voir ce que les membres pensent de leurs méthodes de travail.

• Echarp : développeur/chef de projet plutôt dans le domaine ruby et java, intéressé notamment par le wiki et redmine. Créateur de la skin redmine et un template "boîte" dans mediawiki

• Fluorlux : participé en tant que graphiste à la conception/réalisation du dépliant Logiciel Libre, comment ça marche (en finalisation), réalisé une affiche pour la promotion des licences copyleft (texte en cours). Fait quelques propositions sur différents projets, bannières, logo 4 libertés, Expolibre III... pratiquement tous en attente.

• leobaillard : étudiant à Sciences Po, a 19 ans, fait actuellement partie du groupe Admin Sys dans lequel il s'intègre progressivement en prenant ses marques et repères

• kinouchou : secrétaire en mairie service petite enfance, travaille pas mal pour l'asso ubuntu-fr, fait partie du groupe accessibilité, devait aussi aider pour les transcriptions mais manque de temps en ce moment

• julm : membre depuis un an ; ne mène aucune action en son sein ; code juste du Logiciel Libre ; et accessoirement participe à la mise sur pieds d'un fournisseur d'accès à internet associatif

• Malicia : en tant que membre non animateur/non binôme CA, participe essentiellement à Sensibilisation, a donné quelques coups de main très occasionnels à Transcriptions et Traductions, tente de piger la complexité du SI de l'asso

• oumph: animateur pour Patrimoine mondial (plus pour longtemps), informatique déloyale (pas un vrai gdt), causeries ; binôme pour Transcriptions, adminsys, diversité, traductions

• peon passe la serpillère

• PetiPandaRou : étudiante en informatique, contributrice mozilla-europe à la base, mais est en train de se faire progressivement parasiter par l'april, bosse dans le groupe Transcriptions

_PoluX_ : membre hacktif depuis 2005 ; trésorier depuis 2010 ; intéressé par les aspects communication (ancien animateur de Comm-externe) & sensibilisation du grand public (CoAnimateur) ; est depuis très peu le binôme CA du groupe de travail « Accessibilité » ; travaille autour du groupe de travail « Animation » sur la question des gestionnaires de tâches.

• theocrite : animateur du groupe de travail des administrateurs système depuis peu et également (un peu) présent du côté du groupe siteweb/webmestres. Dans la vraie vie, est aussi (pour le moment) administrateur système

• snip : Lycéen, membre de l'April depuis presque 3 ans. A principalement participé au GdT site Web pour le Drupal.

Points bloquants/positifs rencontrés

Echarp (GdT adminsys)

Pas toujours facile de savoir exactement quelles sont les actions techniques à faire.

=> On peut se retrouver à commencer quelque chose, qui finalement tombe à l'eau.

Exemple : mise en place du SSO OpenID dans gDTC, pour laquelle Echarp était motivé. Une discussion sur la mailing liste adminsys a résulté en un choix sur ldap (argument : ldap est plus connu).

Patrick

• Le groupe animation a pour but d'animer, et partant de faciliter les actions des adhérents ... si on compte, nous sommes 21...20/5000.
• Les points bloquants soulevés ne sont pas dans les détails mais plus généraux :
  • quels moyens donne-t-on vraiment aux adhérents "de base" pour s'impliquer à leur niveau,
  • Quelles sont les raisons qui font qu'ils ne s'impliquent pas assez (si c'est le cas) ?
  • Y a-t-il une "méthode" de réponse aux questions faites, ou d'accompagnement des intervenions
  • Interventions des adhérents sur les listes en particulier april@ ?
  • Répond-t-on à chaque requête ?
  • Quelqu'un va intervenir sur la liste april@, est-on sûr que la/les réponses lui conviendront ?
  • Comment l'inciter à revenir en lui montrant qu'il trouvera là réponse à ses questions ?

Remarque : éclaircissements en privé réclamés.

Julia (GdT Transcriptions)

Points bloquants :

• Nombreux problèmes techniques (erreur 504) sur wiki et / ou redmine.
• Division du travail sur 2 plate-formes de travail (wiki + redmine)
• => Perte de temps. Il faudrait choisir entre l'une ou l'autre des plate-formes pour la transcription.
• Manque de possibilité d'aller publier sur april.org les pages dont la transcription a été relue + approuvée. Ce permettrait de décharger l'admin du travail de publication de la page en HTML. Intérêt : profiter des compétences web. Inconvénients : plus de risques d'erreurs et problèmes.

Points positifs :

• Super ambiance.
• Beaucoup les gens rencontrés l'april adorables.
• Ambiance propice au partage des connaissances et à l'apprentissage.
• Idée de Transcript IRL Party en cours de mise au point donne un côté réel à la participation (on n'est pas un pion derrière un ordi) et permet de forger une certaine "complicité" dans le groupe.

Antoine (GdT Sensibilisation)

Points négatifs :

• Identifier ce que je pouvais faire
• Le mettre en parallèle avec les besoins de l'April
• Trouver la liste concernée.
• La plus grosse difficulté à été de se lancer.
• Parfois trouve les échanges assez dur entre les membres, mais cela vient peut-être du média (communication écrite). On s'y habitue.
• Trouve que les retours des membres viennent parfois tardivement sur les projets, notamment la relecture des documents. Sur plusieurs documents, j'ai des retours sur la base du document jugé comme tardif (les documents circulaient depuis plusieurs semaine sur la liste).

Les points positifs :

• L'ouverture d'esprit
• La disponibilité de certains membres
• L'accueil, bien sûr.

LeoBaillard (GdT adminsys)

• Si blocage il y a, il est avant tout technique pour moi, mais rien d'insurmontable avec les bonnes questions et la bonne documentation
• Interaction avec les autres membres : discussions sur IRC, mailing list, a également rencontré un bon nombre de personnes avec qui il correspond lors de l'AG en début d'année. Tout se passe bien de ce côté là, s'estime très bien accueilli et très bien accompagné :)
• Quels outils vous ont été utiles ou vous ont manqué ? : les différents wiki ont été, et sont toujours, très utiles, de même que les listes de diffusion et le serveur IRC. Touve le Redmine pratique, pense qu'il gagnerait à être développé

Snip

• Points négatifs concernant le site web : très peu de personnes, peu de ressources donc et peu de temps. Le site a été mis en place par certaines personnes qui par la suite n'ont pas pu consacrer du temps.
• Points positifs : J'ai assez peu de compétences, mais on m'aide toujours et on m'apprend ce qu'il faut savoir.

Notes Ave : Quelques points à discuter dans les interventions précédentes :

1. méthode de réponse aux questions sur la liste (nca1_)
2. bloquage à la publication des transcriptions
3. décision pas aboutie concernant un SSO, ou réaction tardive à des documents

=> les creuser et en discuter

Les outils

• Pourquoi plusieurs listes pour des sujets qui regroupent les mêmes compétences, tels com-externe et sensibilisation ? Seule la cible change, toute les deux relève de la communication. (Antoine)
• Je trouve Sympa un peu archaïque, et je n'ai pas trouvé comment utiliser mon alias April correctement avec. (Antoine)
• Multiplication des outils = perte de temps. Pour le groupe Transcriptions au moins, la redondance wiki + redmine fait mail (Julia)

Pistes de travail

• Parrainage des "nouveaux venus" :
  • se sentir guidé et accompagné par une personne, au début, qu'il soit adhérent, permanent ou autre
  • éviter l'effet "trou noir" de la liste april@
  • mettre en place une méthode pour que toutes les requêtes soient satisfaites
  • concevoir un dépliant du nouvel arrivant, un petit guide de "comment devenir bénévole pour l'April en 5 minutes !" (Antoine) => page wiki : http://wiki.april.org/w/Comment_devenir_benevole_pour_l_april_en_5_minutes
  • il faut aussi de l'humain, pas que de la doc
  • faire des parcours sur le site web, en fonction du profil du visiteur (exemples : entreprise, asso, particulier pas libriste, libriste pas adhérent, etc...)

• Mise à plat des choses en cours et envisagées

Malicia et Benoît ont passé 7 h (!) à faire une mise à plat pour le CA : traitements de mail, mise à jour de suggestions, décisions à prendre en retard... etc. Indispensable mais très chronophage.
Peut-on demander à chaque animateur(trice) de groupe de le faire pour son groupe ?

Discussion générale

Xavier :

Un des soucis fondamentaux est le manque d'interaction, ou plutôt de porosité, entre le coeur de l'April et la base des adhérents. Ce qui fait que par exemple, april@, qui est sensé etre la liste principale, est délaissée et s'emplit de trolls.
Se demander pourquoi la séparation actuelle est là, ce que éa dit sur la culture de l'April. En gros une démarche de "bottom-up" par opposition au "top-down" (http://en.wikipedia.org/wiki/Top-down_and_bottom-up_design) Le fonctionnement de l'april, sans etre completement top-down, en est plus proche actuellement que de bottom-up. En gros pour aboutir a une décision, plutôt que de commencer par poser la question de maniere ouverte a tous, on va essayer de le résoudre en petit groupe, puis s'assurer peu a peu que ça convient au plus grand nombre. L'April se trouve un peu dans la situation de certaines boîtes : elles ont un dedans (la boite) et un dehors (la communaute)t entre les deux elles paient des gens, les community managers, pour faire le lien.
il faut se poser la question - dans quel modèle sommes-nous, quel modèle voulons-nous appliquer - pour ensuite pouvoir s'en donner les moyens.

Malicia:

• Comment mesurer cette "séparation" ?

=> le nombre d'interactions entre les différents groupes (CA/permanents/animateurs/adherents/etc.) sur les MLs serait peut-être un début

• ne pas oublier que les membres du CA sont également des bénévoles
• il faut de l'humain, mais qui ?