StandHowto

Guide de gestion du stand

Présentation

Ce document est une liste de points important a vérifier pour l'organisation d'un stand de l'association.

Voir aussi la Charte de l'exposant.

1. Avant une exposition

1.1 Longtemps avant le début de l'exposition

• Noter le stand sur le wiki : Stands
• Prévoir un planning des expositions et des endroits idoines
• Préparer les posters a exposer
• Prévoir la documentation à distribuer
• Trouver un bénévole avec un véhicule ou prévoir un taxi
• Acheter le matériel à vendre (Tshirts)
• Demander aux adhérents ou aux sponsors le matériel pour le stand, ou éventuellement l'acheter
• Faire une réunion de briefing suffisamment a l'avance avec étude de l'emplacement du stand et de son organisation
• Prendre contact avec les responsables de l'exposition pour vérifier qu'on apparaît dans la plaquette de présentation de celle-ci et ou se trouve le stand
• Négocier un stand mitoyen avec les associations amies
• Prendre contact avec les journalistes
• Établir un tableau de présence des membres sur le wiki
• Faire un appel a participer et vérifier qu'on a demandé les badges correspondants
• Mettre à jour les documents destinés aux participants (http://www.april.org/files/documents/discours-stand.pdf et http://www.april.org/files/documents/dossier-exposant.pdf) et les envoyer aux intéressés
• Prévoir des évènements et annonces à passer pendant l'exposition
• Vérifier la présence de prises électriques et d'accès au net durant l'exposition
• Constituer une caisse (pièces, billets) pour pouvoir rendre la monnaie si des ventes sont prévues
• Préparer un livre d'or et une boite à idées
• Prévoir un photographe
• Afficher sur le stand la liste des conférences animées par l'association
• Faire le planning des rencontres, réunion, conférences, rendez-vous à prévoir pendant l'événement
• Mettre à jour les différents documents et refaire des impressions si nécessaire
  • La page des documents : http://www.april.org/fr/association/documents
  • Flyer recto-verso
  • Dépliant April 3 volets
  • Affiche « Candidats.fr »
  • Affiche "Nos Actions"
  • Affiche "Cartographie et évolution des adhérents",
  • Fiche de contact servant également de formulaire papier
  • Les dossiers d'adhésion pour les personnes morales
  • Le dossier de presse
  • Le dernier rapport moral synthétique
  • Formulaires d'autorisation de prélèvements
  • Stickers (autocollants)
  • Panneaux et affiches April
  • Panneaux 4 Dangers

1.2 Juste avant le début de l'exposition

• Faire un inventaire du matériel
• Vérifier la configuration du portable de l'association
• Vérifier que les différents documents ou outils utiles soient bien sur le portable (diaporama...).

2. Pendant une exposition

• Prévoir un membre du CA en permanence sur le stand
• Empêcher que les machines du stand ne soient monopolisées
• Eviter de faire du stand une consigne à bagages
• Prévoir quelqu'un qui lira son mail régulièrement et sera sur IRC
• Identifier clairement les intervenants avec un badge April
• Prendre des photos
• Aller prêcher (chanter?) la bonne parole sur les autres stands
• Participer aux conférences et faire un compte-rendu
• Faire l'appel des membres présents
• Faire une réunion de debriefing tous les soirs
• Apporter un ravitaillement : eau et café pour les exposants, bonbons pour les visiteurs
• Noter toutes les remarques et questions des visiteurs sur un cahier
• Prendre les coordonnées/les cartes des personnes à qui on parle et noter dessus de quoi ils parlaient.
• Tenir les comptes des entrées d'argent de façon très précise sur le cahier de caisse, en différenciant les ventes de goodies et les cotisations
• Si possible prendre les adhésions en ligne, sinon avec une fiche papier
• Afficher un diaporama sur l'April sur les écrans sauf besoin momentané de réponse à une question

3. Après une exposition

3.1 Juste après l'exposition

• Faire un inventaire de ce qui reste sur le stand et éventuellement de ce qui a été vendu
• Faire le compte des prospectus distribués
• Remballer le matériel et éventuellement le déplacer dans le lieu de stockage prévu

3.2 Plus tard

• Identifier les contacts et les remercier, relancer, répondre à leurs questions.
• Remercier les gens fiables
• Inviter les participants à une réunion de debriefing : BenefitsAndConcerns
• Collecter et rendre le matériel emprunté
• Mettre à jour les stocks de goodies

4. Matériel nécessaire sur un stand April

• un portable
• une bannière et/ou un Kakemono
• un panneau de stand April
• de la documentation
• des tabourets / chaises pliantes
• une table
• des cartes de visite April
• des autocollants
• du matériel de bureau (cutter, ciseaux, trombones, stylo, cahier, étiquettes, scotch)
• des sacs en plastique
• une caisse avec de la monnaie
• des t-shirts
• un facturier
• un cahier de comptabilité
• un appareil photo numérique
• câbles Ethernet RJ45 croisés ou non
• un diable
• des étagères
• un présentoir pour la documentation

Voir aussi MatosApril

Historique

L'origine de cette page vient du document :

• http://www.april.org/secure/members/howto/stand-howto.html
• Paul Marques Mota <mota@april.org>
• 14 décembre 2001