Travail collaboratif

Travail collaboratif

Le caractère dynamique des sites Web, la simplification technique et les capacités collaboratives (nous avons sciemment évité le terme générique marketing et fourre-tout « Web 2.0 » pour désigner globalement ces évolutions) offrent aux associations une possibilité jusque-là inégalée de produire de manière collaborative des documents avec les membres de l'association, d'interagir avec les adhérents ou même de coproduire des contenus avec les partenaires de l'association. Disponibles par l'intermédiaire d'un navigateur, les outils sont accessibles par le Web et les documents peuvent donc être modifiés au moment qui convient le mieux au contributeur, et ce avec un suivi automatisé des modifications. La peur de modifications « sauvages », qui peut être identifiée comme l'un des freins à utiliser des outils collaboratifs, est à atténuer par la manière dont peuvent être paramétrés les logiciels : les droits d'accès ou la nécessité de s'identifier peuvent par exemple rassurer pour mettre en place une dynamique de collaboration par l'intermédiaire des outils libres de collaboration.

Wiki

\begin{capture}{wiki-april.png} Le web collaboratif avec un Wiki \end{capture}

L'un des outils caractérisant sans doute le mieux le Web collaboratif est le Wiki : une fois installé, il ouvre de nombreuses perspectives de collaboration entre membres. Cependant, ce n'est pas parce que vous serez parvenu à installer ce type de service que l'ensemble des acteurs de l'association vont se ruer pour participer.

En effet, même si la pratique du Wiki tend à se démocratiser, deux barrières peuvent encore entraver le développement de cette pratique au sein de votre association. La syntaxe propre au Wiki est un premier obstacle : même si elle paraît minimaliste et évidente à certains, il convient de prévoir un accompagnement des personnes souhaitant s'initier à la rédaction. On notera au passage qu'avec une telle syntaxe, on rejoint la logique d'une suite éditoriale, le Wiki vous contraindra d'abord à vous concentrer sur le fond puisque vous ne pourrez pas élaborer une mise en forme avancée.

Le second obstacle est moins concret et sans doute moins facile à dépasser : il s'agit de l'inquiétude liée au devenir des écrits produits. Est-ce que tout le monde pourra lire ce que j'ai écrit ? Ai-je le droit d'effacer un contenu produit par quelqu'un d'autre ? Puis-je utiliser les écrits d'une page Wiki ? Peut-on utiliser mes écrits ?, etc. Là encore, un accompagnement doit permettre de présenter les différents moyens de répondre à ces questions : politique d'identification en fonction des contenus, licence associée au Wiki mis en place, historique des modifications, etc.

\begin{logiciel} \nom{MediaWiki} \logo{logo-mediawiki.png} \description{Moteur de Wiki} \apprentissage{**} \installation{***} \end{logiciel}

Concernant le choix du moteur libre de Wiki, présentons le plus célèbre d'entre eux : il s'agit de MediaWiki qui a fait ses preuves puisque c'est ce moteur qui fait tourner l'encyclopédie Wikipédia ! Il s'est développé au fil des années et, s'il n'est sans doute pas le Wiki le plus simple à configurer, sa robustesse n'est plus à démontrer. Si vous souhaitez un Wiki plus modeste, regardez entre autres du côté de dokuwiki ou pmWiki.

Production interactive de documents

Plus récemment sont apparus sur le Web les « Pads » : des pages sur lesquelles les internautes invités peuvent contribuer en temps réel sur un seul et même document. La syntaxe est simple pour qui connaît et manipule régulièrement un traitement de texte puisque l'on y retrouve les mêmes fonctions de base. Que ce soit pour finaliser un document ou même prendre des notes, à plusieurs, en temps réel, sur la réunion téléphonique en train de se dérouler, l'intérêt est immédiat.

Comme pour la plupart des logiciels libres utilisables sur le Web, deux options s'offrent à vous pour utiliser ce type d'outil :

• Vous rendre sur des sites qui hébergent le logiciel déjà installé et créer, en un clic, un nouveau Pad. On peut citer par exemple le Framapad, proposé par Framasoft, ou encore le bloc-note mis à disposition par Parinux sur son site. Il vous reste alors à communiquer aux participants l'adresse Internet de la page pour qu'ils vous rejoignent. Un petit bémol cependant, ces sites sont victimes de leur succès et vous serez peut-être confrontés à des déconnexions si de nombreux utilisateurs sont connectés en même temps que vous sur d'autres Pads.
• Si vous possédez les compétences en interne, vous choisirez plutôt d'installer un des logiciels Etherpad ou Etherpad-lite sur vos propres serveurs ou ceux que vous louez chez votre hébergeur.

Avant de terminer ce paragraphe sur les logiciels permettant de produire des documents de manière collaborative, nous vous invitons à regarder Gobby, un autre logiciel prometteur pour la production collaborative de documents. Gobby ne dépend pas d'un serveur Web, et est utilisable directement sur le réseau local de votre association.

Gestion de projet

\begin{logiciel} \nom{Collabtive} \logo{logo-collabtive.png} \description{Gestion de projet} \apprentissage{***} \installation{***} \end{logiciel}

Collabtive est une application web de gestion de projets collaboratifs. Elle vous permet de planifier des événements, gérer des tâches, partager des documents, envoyer des mails et définir des groupes. L'ergonomie très épurée de l'application est sans conteste son principal atout, mais vous apprécierez également la solidité de ses fonctionnalités de base qui la rendent tout à fait adaptée aux besoins des associations et des réseaux d'acteurs.

La prise en main est intuitive : vous trouverez rapidement vos repères quel que soit votre niveau en informatique. L'interface graphique apparaît sobre et épurée, ainsi le regard se pose directement sur votre contenu. L'absence de bannières publicitaires et d'options superflues facilite la navigation. L'arborescence est peu profonde : toutes les fonctionnalités sont accessibles en moins de trois clics. Les pictogrammes guident l'utilisateur sur chacune des rubriques. Vous retrouverez, sur la page d'accueil d'un projet, une synthèse comprenant le calendrier d'avancement du projet, le formulaire de saisie d’activité et la liste des dernières actions concernant le projet.

L'onglet jalon, à droite, vous invite à définir les différentes étapes de votre projet. Un titre, une description et une date limite. Les jalons ont deux utilités dans l'application : ils permettent d'une part de mesurer l'état d'avancement du projet (le pourcentage disponible est calculé en fonction du nombre de jalons passés) et, d'autre part, ils servent de points de repère pour organiser les tâches. Ces dernières sont organisées par listes, c'est-à-dire qu'un paquet de tâches est rattaché à un jalon. Chacune est composée d'un titre, d'une description et d'une date limite. La tâche appartient à une liste et peut évidemment être affectée à un utilisateur. On appréciera l'éditeur visuel qui permet très simplement de mettre en forme les descriptions de tâches.

Vous avez délimité les contours de votre projet, il est maintenant temps d'en avertir les bénévoles et vos éventuels partenaires en leur envoyant un message qui peut être rattaché à un jalon et envoyé à un ou plusieurs utilisateurs. Vous avez par ailleurs la possibilité de rendre visible le document uniquement à certaines catégories d'utilisateurs.

Par ailleurs, les tâches et les documents peuvent être « étiquetés » : vous leur attribuez des mots-clefs qui permettent, par la suite, de les retrouver rapidement en tapant ce même mot dans la barre de recherche. Pour finir, un système de messagerie instantanée vous permet de dialoguer en direct avec les personnes connectées.

Gestion électronique de documents (GED)

La taille de l'association ainsi qu'un éventuel mode de travail à distance sont des critères déterminants pour définir la meilleure manière de gérer vos fichiers. Si vous êtes peu nombreux, dans les mêmes locaux et que vos missions ne recouvrent pas les mêmes champs, une gestion autonome par chacun des fichiers qu'il produit sur le disque dur local de l'ordinateur utilisé peut sans doute convenir. La seule et unique précaution est d'effectuer une sauvegarde régulière de chaque ordinateur.

Si vous êtes nombreux en un même lieu au sein de l'association, le partage de fichiers sera sans doute nécessaire et la définition d'une hiérarchisation commune pour organiser le classement des différents types de documents par les différents utilisateurs est un préalable indispensable pour éviter des classements inadéquats ultérieurement ; même s'il existe désormais de nombreux outils pour rechercher et indexer des fichiers.

Si vous êtes nombreux à travailler à distance sur des sujets connexes, la mise en place d'un véritable outil de gestion électronique de documents doit être sérieusement envisagée.

En outre, la gestion et l'archivage des documents dans nos associations sont essentiels dès lors qu'il s'agit d'en retracer l'histoire ou de partager des procédures entre plusieurs utilisateurs. Si l'archivage de documents papier semble plus ou moins bien assumé, bénéficiant d'éventuels supports pour le cadrer (stockage aux archives départementales pour les associations les plus importantes), ce n'est pas forcément le cas pour le classement et l'archivage des documents numériques.

\begin{logiciel} \nom{Hyla} \logo{logo-hyla.png} \description{Gestion de documents} \apprentissage{**} \installation{***} \end{logiciel} Comme d'autres, le logiciel Hyla fonctionne par l'intermédiaire d'un serveur et sera donc accessible, une fois installé, par le biais d'un navigateur web. Il vous permettra de cadrer et d'organiser, au sein de l'association, la gestion de vos documents, quels qu'ils soient.

Réaliser un sondage, faire une enquête

\begin{capture}[t!]{framadate.png} Organisez des rendez-vous avec Framadate \end{capture}

De nombreux outils libres tels Papillon, Pollen, Framadate ou Poll-O existent désormais pour permettre à des adhérents d'exprimer un choix. À partir d'un certain nombre d'intervenants, consulter chacun individuellement prend du temps et rend difficile une convergence. Avec ces outils, chacun peut déposer, au moment où il le souhaite, son choix ou ses disponibilités et la synthèse apparaît en temps réel.

Pour Papillon, la mise en place d'un sondage, pour proposer des dates à une dizaine de personnes, est très rapide (moins de 15 minutes la première fois et 5 minutes lorsque l'on connaît l'interface).

Lorsqu'il s'agit de mener une enquête approfondie avec un questionnaire modulable, vous pouvez choisir d'utiliser Limesurvey. L'interface est plus compliquée à appréhender mais tous les types de questions peuvent être imaginés (cases à cocher, tri de termes par préférence, champ ouvert, questions conditionnelles, etc.). L'interface de gestion, accessible via un navigateur web, permet aussi d'accéder aux premières analyses quantitatives. Pour les personnes sondées, il est possible d'interrompre le questionnaire et de le reprendre plus tard. C'est sans aucun doute un logiciel intéressant pour les associations fonctionnant en réseau, ou pour les fédérations d'associations, car elles pourront interpeller leurs membres, par exemple pour évaluer une pratique interne.

Plusieurs solutions s'offriront à vous quand viendra l'heure de choisir la meilleure manière de mettre en ligne le questionnaire :

• Votre besoin est ponctuel, le sondage n'est pas un « enjeu stratégique » pour votre association. Vous pouvez opter pour un service en ligne directement sur le site du projet.
• Votre objectif est de gérer de nombreux sondages, vous souhaitez garder la maîtrise de vos données : vous pouvez alors choisir d'installer sur votre propre serveur la dernière version du logiciel.

Partager un calendrier

Le besoin est régulièrement exprimé par les associations de partager un calendrier, que ce soit pour permettre la planification du partage de salles et des outils, ou pour visualiser les emplois du temps de plusieurs personnes de l'association.

Avant d'opter pour un logiciel à part entière, n'hésitez pas à regarder si les outils déjà en place dans l'association n'offrent pas cette possibilité par défaut, ou moyennant l'installation d'un petit programme complémentaire : vous l'avez vu à la lecture du paragraphe destiné aux CMS, ces types de modules sont généralement prévus.

Si toutefois vous souhaitez un outil dédié, ou si vous rencontrez des soucis de compatibilité de format de données entre vos appareils mobiles et votre gestionnaire d'agenda, vous pouvez essayer Phenix Agenda. Le modèle économique choisi par l'équipe de développement réserve la dernière version aux donateurs, mais vous pourrez sans problème télécharger et installer l'avant-dernière version.

Vous pourrez essayer aussi Owncloud tout en sachant qu'il permet un partage de ressources qui va bien au-delà du simple calendrier.