RetroPlanning

Rétro planning

Taches/actions

Liste à compléter

SGL 2008 :

• état des stocks goodies (tshirts...)
• état des stocks documents de communication
• commander des tshirts
• commander des stickers
• mise à jour éventuelle des documents de communicationc (flyer, dossier de presse, dossier exposant, discours clé en main...)
• impression et récupération des documents de communication
• établir liste des contacts/rendez-vous à prendre, fixer les rendez-vous
• agenda des rendez-vous Entreprises et LUG sur le salon
• faire le plan du stand dès qu'on a les mesures
• envoyer dossier aux entreprises exposantes non membres de l'April
• commander affichettes (30 x 40) pour les exposants membres
• choisir et trouver le mobilier
• "Simili stand" : simulation de stand
• faire un communiqué de presse
• préparer les slides de présentation pour le stand
• envoyer dossier exposant et discours clé en main aux bénévoles présents sur le stand
• réunion de briefing
• préparer la caisse avec de la monnaie
• faire le planning des responsables caisse
• faire le planning des présences sur le stand
• prévoir organisation éventuelle d'un from'n'pif
• prévoir organisation éventuelle d'une réunion entreprises

AG 2008 :

- finaliser rapport moral 2007 - finaliser rapport financier 2007 - finaliser bénévolat valorisé - mettre en ligne documents pour vote électronique - mettre en place procédure de vote électronique - établir programme de la réunion des membres - prévoir impression bilan financier et quelques exemplaires peut-être du bilan moral - préparer diaporama pour AG et réunion des membres - prévoir hébergement - trouver et mettre en oeuvre solution pour les repas du samedi midi et dimanche midi - prévoir l'achat de serviettes, verres en plastiques... - prévoir l'achat de boissons, café - prévoir l'éventuel achat de croissants, pains au chocolat le samedi matin et le dimanche matin - organiser le from'n'pif du samedi soir ? - évaluer la PAF qui sera demandée - préparer tags name ou étiquettes pour faciliter la reconnaissance des adhérents - préparer une playlist de musique (libre) pour pendant le from'n'pif (on peut reprendre la playlist pour la soirée des 10 ans à la Villette) / apporter des enceintes de qualité potable... - préparer feuille de présence AG - organiser la vente de tshirts et de calendriers

Migration site web :

- installation vserver sur ns1 - installation drupal sur ns1

Voeux 2008 :

- faire liste des destinataires et préparer fichier avec les adresses - réalisation et impression des cartes de voeux ou utilisation du calendrier 2008

Campagne adhésion 2008 :

- mise en place d'une page pour la campagne 2008 - annonce (communiqué de presse, forums, mailing liste...)

Calendrier 2008 :

- édito, remerciements - BAT dès que possible

Candidats.fr  :

- prévoir éventuelle présentation à SGL 2008 (pour les GULs) si un village conférence associative existe. Sinon voir avec l'organisation pour avoir une salle gratos.

Divers :

- rétrospective 2007

Benj :

• paiement CB dans gDTC (2 jours de dev)
• vote en ligne pour AG
• (FAIT) bilan financier 2007
• installation répartiteur http et vserver pour drupal (1 journée)
• candidats.fr municipales (2/3 jours de dev, semaine 4)

Eva :

• commande tshirts
• commande stickers
• fichier des voeux
• mise à jour des docs de comm
• gérer la préparation du stand
• organiser la logistique AG (repas, courses)

Retro planning

à compléter

Semaine 1 31/12/2007 -> 06/01/2008

- jeudi 03/01 :

- (FAIT) préparation du rétro planning avec affectation des ressources - (FAIT) réunion Alix/Eva/Benj/Fred

- vendredi 04/01 : - AG/Alix : (FAIT) relecture/écriture partie institutionnelle pour la rétro 2007 et pour le rapport moral 2007 - AG/Benj/Fred : (FAIT) discussion avec Entr'ouvert pour mise en place procédure de vote et planning - Voeux Fred/Eva : (FAIT) établir première liste de destinataires pour les voeux (demander au CA leur liste) - DTC/Eva : (FAIT) relance Troillard - Calendrier/Eva/Alix/Fred : (FAIT) rédaction édito, remerciements

Semaine 2 07/01/2008 -> 13/01/2008

- lundi 07/01 :

- AG/Fred : (FAIT) relecture et mise à jour globale du rapport moral - SGL/Fred : (FAIT) passage en revue des structures présentes à SGL 2008 et liste des rdv à demander - DTC/Eva : (FAIT) relance Troillard - AG/Eva : (FAIT) Demander à Loic Dayot de prendre le A sur la logistique des repas - Eva : relance adhérents personnes morales en retard de cotisation

- mardi 08/01 :

- AG/Benj (FAIT) envoi à Entr'ouvert des identifiants pour le vote en ligne - AG/Fred (FAIT) mise en place de la page officielle pour l'AG (détails, lien vers les rapports...) - AG/SGL : (FAIT) prendre une décision sur l'impression des Tshirts - AG/SGL : (FAIT) envoyer commande à La Stickerie - SGL/Eva : (FAIT) préparer la liste des entreprises exposantes non membres - Calendrier/Eva : (FAIT) BAT - DTC/Eva : (FAIT) relance Troillard

- mercredi 9/01 : - AG/CA (FAIT) validation finale par le CA des rapports moraux et financiers - Voeux Fred/Eva : (FAIT) finaliser liste de destinataires pour les voeux - Voeux Eva : (FAIT) création du fichier de destinataires et adresses - DTC/Eva : (FAIT) relance Troillard - SGL/Eva : (FAIT) relancer CA et groupe de comm externe pour refaire affiches "Nébuleuse" et "Actions"

- jeudi 10/01 : - DTC/Eva : (FAIT) relance Troillard - DTC/Benj : (FAIT) paiement CB dans gDTC (dépend de Troillard) - Campagne/Fred : mise en ligne brouillon de page pour campagne 2008 - AG/SGL : (FAIT) passer commande des Tshirts

- vendredi 11/01 : - DTC/Benj : (FAIT) paiement CB dans gDTC (dépend de Troillard) - AG/Fred/Benj (FAIT) mise en ligne et derniers tests pour vote en ligne - AG/ (FAIT) envoi des convocations officielles pour l'AG via gDTC - SGL/Eva : (FAIT) commander badges exposants

- samedi 12/01 : - date limite envoi convocation officielle pour l'AG.

Semaine 3 14/01/2008 -> 20/01/2008

- lundi 14/01 :

- mardi 15/01 : - SGL/Fred/Eva : (FAIT) écriture/impression/envoi lettres de demande de rdv aux entreprises présents à SGL 2008 - Fred: (FAIT) écriture lettre interne

- jeudi 17/01 : - AG/Fred : (FAIT) première relance des personnes n'ayant pas voté en ligne et ne s'étant pas inscrit pour l'AG - Voeux/Fred/Benoît : mots personnels sur certaines cartes de voeux - Web/Benj : installation répartiteur et vserver - Divers/Eva : (FAIT) acheter billers Fred et Vincent pour Niort

- vendredi 18/01 :

- SGL/Fred écriture brouillon du communiqué de presse annonçant la campagne 2008 et la présence à SGL2008 - Retro/Fred écriture brouillon du communiqué de presse concernant la rétrospective 2007 - Voeux/Eva : envoi des voeux - Candidats.fr/Benj : création d'une db avec les lieux et circonscriptions pour alix

Semaine 4 21/01/2008 -> 27/01/2008

- benj : développements Candidats.fr (2/3 jours)

- lundi 21/01 : - SGL/Retro validation des communiqués de presse Campagne 2008, SGL2008 et rétrospective 2007 - SGL/Eva : relance téléphonique pour demande de rdv aux entreprises présents à SGL 2008 - SGL/Eva : envoyé infos utiles et dossier exposant aux bénévoles inscrits pour animer le stand

- mardi 22/01 : - Retro/Fred envoi du communiqué de presse concernant la rétrospective 2007 - Fred : (FAIT) déplacement à Niort

- mercredi 23/01 : - AG/ (FAIT) seconde relance des personnes n'ayant pas voté en ligne et ne s'étant pas inscrit pour l'AG - AG/ (FAIT) relance privée des personnes connues n'ayant pas voté en ligne et ne s'étant pas inscrit pour l'AG - (FAIT) organiser réunion de simulation du stand

- jeudi 24/01 : - AG/Eva : faire les courses pour les repas - Campagne/SGL/Fred envoi du communiqué de presse annonçant la campagne 2008 et la présence à SGL2008 - Web/ mise en ligne du nouveau site web minimal

- vendredi 25/01 : - AG/Eva : faire les courses pour les repas - AG/ dernière seconde relance des personnes n'ayant pas voté en ligne et ne s'étant pas inscrit pour l'AG avec annonce de la cloture des votes - AG/ préparer feuille de présence AG

- 26 et 27/01 - AG

Semaine 5 28/01/2008 -> 03/02/2008

- 28/01 : Montage du stand - 29 au 31/01 - "Solutions Linux 2008"