Compte-rendu réunion Animation 2010-03-11

Contexte

• Documents de référence : Document de référence Communautés, Feuille de route Animation,

• Charte du groupe Animation

• Annonce postée sur la liste animation@april le 4 mars 2010 (sondage préalable pour la date et heure lancé le 28 février 2010) et sur resp-tous@ le 10 mars 2010.

Déroulé

Avant la réunion

• Déterminer qui modère ou mène la réunion : Rayna (l'animateur du groupe est absent, absence excusée :) )
• Déterminer qui fait le compte-rendu : Rayna, Xavier, ?

Pendant la réunion

• A la fin de chaque point de l'ordre du jour abordé, noter clairement la liste des décisions et des tâches qui en découlent
• Veiller à leur attribuer un volontaire et une échéance

Ordre du jour

Points à discuter :

• Organisation et méthodologie de travail au sein des groupes de travail de l'April (1re partie) : zoom sur les animateurs(trices) et leurs activités :
  1. points bloquants/positifs ; -> fait
  2. interactions avec les membres des groupes ; -> fait
  3. interactions inter-groupes de travail ; -> fait
  4. premiers bilans de l'utilité des outils mis à disposition (listes de discussion, wiki, site web) ; -> fait
• Aborder le sujet de la formation des apriliens à l'animation de groupes. -> pas fait

Compte-rendu

Log IRC de la réunion

Abréviations utilisées : GdT = groupe de travail ; CA = Conseil d'Administration

Points sur les groupes groupes de travail

Administration système

Synthèse faite par Theocrite (suppléant du GdT) ; l'animateur est Hervé Eychenne.

• Les points bloquants : manque de ressources et de temps (mais c'est en voie d'amélioration) et la reprise en main d'un système laissé à l'abandon depuis des années et qu'on est en train de nettoyer de fond en comble ainsi que de reprendre certaines configurations, améliorer de la sécurité, optimiser, etc.

Par conséquent, ça donne l'impression de ne pas avancer vite, voire de traîner carrément. Les demandes sont traitées très lentement. Les actions du GdT ne sont pas documentées mais tout ce qui concerne la configuration du système, oui (sur le wiki interne, à accès réservé).

• Les points positifs : 4 adminsys (Nicolas Barcet, Léopold Baillard, François Tigeot, Rayna Stambolisyka) ont récemment rejoint le groupe, reste à ce qu'ils soient fonctionnels rapidement. 3 personnes sont actives en continue et d'autres participent ponctuellement. Cette activité épisodique est estimée globalement positive : Si besoin d'intervenir rapidement un jour où il y a un problème, c'est bien que quelqu'un soit là, même s'il est rarement actif ; pareil si besoin de compétences particulières à un moment donné.

• Estimation du nombre d'heures passé par semaine sur les tâches du groupe : Theocrite annonce de 3 à 8 heures par jour pour lui pour les dernières semaines ; Vincent-Xavier (membre actif du GdT) annonce en moyenne 1h/jour, 2 à 3 heures en cas de problèmes et 6 à 8h quand il veut faire un truc nouveau.

Comm externe

Synthèse faite par François Poulain (animateur du GdT) ; le co-animateur est Gilles Coulais.

• Les points bloquants : manque d'une personne qui soit compétente en matière de communication ; la décision finale du CA sur les contenus produits par le GdT intervient trop tard dans le processus et ça coupe l'envie à des bénévoles qui peuvent passer du temps pour se voir in fine refuser leur travail. Le manque d'actifs est également souligné (3 personnes actives dans le GdT, dont les animateurs).

• Les points positifs : les demandes de la part d'Éva Mathieu (permanente de l'April) de produire des contenus pour des évènements.

• Actions entreprises pour attirer des actifs : aucune ; François devra soit reprendre sérieusement son rôle d'animateur, soit trouver une personne pour reprendre le groupe.

Sensibilisation

Synthèse faite par François Poulain (co-animateur du GdT) ; le co-animateur est Jean-Christophe Becquet

• Les points bloquants : le GdT fonctionne peu en groupe, c.-à-d. que les actions sont portées par des individus plus ou moins isolés. Pas d'explication pourquoi.

• Les points positifs : GdT dynamique ; le fait que les projets soient menés par des individus n'est finalement pas jugée mauvaise en soi. L'activité du groupe attire du monde, donc des compétences nouvelles et précieuses sont présentes (graphisme, écriture, etc.).

• Actions entreprises pour attirer des actifs : appels sur la liste de diffusion sensibilisation@ (souvent sans réponse) ; si rencontre réelle avec les gens, des vocations peuvent se trouver. Explication possible : sur la liste, largement anonyme, on est en situation que personne ne sais trop qui fait quoi et donc, personne ne fait rien pensant qu'un autre va le faire => manque d'animation ou mauvaise animation de la liste. Pour changer le status quo : idée de créer un "catalogue" où sont notés les gens et ce qu'ils souhaitent/peuvent faire (graphistes, relecteurs, etc.).

• Quelle est la fréquence de concertation sur les actions à mener avec les co-animateurs/suppléants/binôme CA ? - 4 fois/an, lorsque l'occasion de se rencontrer physiquement avec Jean-Christophe se présente.

• Nombre d'actifs : environ 10 personnes, mais en continu très peu.

• Les besoins sont-ils continus ou plutôt ponctuels ? - par roulement, attachés aux projets. Il y a généralement plusieurs phases assez distinctes, mais comme souvent les projets sont portés par une personne.

Transcriptions

Synthèse faite par Magali Garnero (animatrice du GdT) ; suppléants : Islem Abd El-Rahman (technique) et Patrick T (promotion externe). Binôme CA : Benoît Sibaud.

• Les points bloquants : manque de logiciels libres permettant la transcription ; peu d'adhérents participants ; beaucoup de travail : il faut à peu près 12 fois le temps de la vidéo pour une transcription, plus la relecture.

• Les points positifs : beaucoup de gens relancés récemment et pas mal de retours positifs : les adhérents sont motivés donc participent énormément ; Islem et Olive (membre actif du GdT) travaillent sur un logiciel accessible par Internet pour nous faciliter le travail.

• Quel est le nombre approximatif des actifs ? - 7 personnes, au moins 2 personnes/étape de projet de transcription.

AgirApril

Synthèse faite par Tony Bassette (animateur du GdT) ; suppléant est Lionel Allorge.

• Les points bloquants : pas ou peu d'activité entrante (pas de demande particulière de la part des autres groupes pour des actions ponctuelles et courte (ou pas) ; personnes actives le temps de dire qu'ils prennent l'action, plus de nouvelles ensuite (relance à prévoir, mais Animateur peu organisé). Il manque la méta-organisation (aide dans le découpage des éventuelles tâches des autres groupes et dans la gestion des actions prises)

• Les points positifs : personne prenant en charge des sujets tout seul (avec le risque que ce soit déjà pris)

• Quelles actions avez-vous entrepris pour essayer d'attirer des actifs ? - aucune ; pour l'instant, il s'agit de vieilles actions de mémoire et il doit en rester moins d'une 10aine. Parfois, appels à prendre des tâches sur la liste april@, mais c'est tout.

Revue de presse

Synthèse faite par Lionel Allorge (animateur du GdT)

• Les points bloquants : peu de gens entrent les articles sur le site web, Lionel fait presque toute la saisie et la publication seul. Il n'a pas d'aide dans la diffusion de la revue de presse non plus (diffusion assurée sur 3 supports : la liste-infos@april.org, le site web de l'April et et le site linuxfr.org).

• Les points positifs : pas mal de monde pour envoyer des liens URL via IRC

• Quelle estimation pour le temps consacré aux tâches "revue de presse" ? - 3 à 4 heures par semaine, en fonction de l'actualité. L'entrée des articles sur le site web prend à elle seule 1h sur cette activité globale, le plus long étant de lire tous les articles soumis et décider de leur pertinence pour la revue de presse.

• Quelles actions entreprises pour attirer des actifs ? - Des appels sur la liste april@ et lors des AG. 2-3 personnes participent régulièrement, mais de l'ordre de 1 à 2 articles par semaine sur un total de 10 à 15 en moyenne.

Site web

Synthèse faite par Lionel Allorge (animateur du GdT, responsable des contenus publiés sur le site de l'April).

• Les points bloquants : pas de mise à jour de Drupal (l'outil utilisé pour créer et maintenir le site), donc site impossible à améliorer. Mise en forme du site et surtout de la page d'accueil à revoir. Très peu de membres de l'April participent au site (publient des contenus). Comparaison avec le wiki qui est beaucoup plus utilisé, possiblement parce que les exigences ne sont pas les mêmes et parce que le site web est modéré en amont et le wiki en aval.

• Les points positifs : le tout venant est géré.

• Quels appels à contribution ? - Sur des sujets précis (la vente liée, la mise a jour de la FAQ, ...) en demandant directement à certaines personnes. Pas d'appel général pour conserver un certain contrôle du contenu ; on recherche aussi les avis d'experts (qui sont souvent très pris). Un appel à participation pour la refonte de la page d'accueil du site a été amorcé lors de l'AG (13 février 2010), on attend les résultats.

Diversité

Synthèse faite par Rayna Stamboliyska (animatrice du GdT) ; suppléant est Luc Fievet et binôme CA : Benoît Sibaud.

• Les points bloquants : très peu de participation constructive (quasi-nulle). ia validation de la nouvelle charte du groupe par le CA ayant pris un temps unhabituellement long (4 mois+ ), l'animatrice s'est vue fort démotivée. Possible explication du manque d'actifs : le sujet est souvent sensible et de long haleine. Le problème est qu'une bonne volonté ne suffit pas : il faut aussi des compétences particulières (sociologie, psychologie sociale). Pour l'instant, l'animatrice étant un peu occupée sur d'autres GdT de l'April, les activités apparentes de Diversité stagnent. Cela doit changer d'ici fin Avril.

• Les points positifs : des contacts avec des sociologues qui seraient intéressés de participer sont en cours d'élaboration ; Luc l'est de profession : son expertise aidera beaucoup l'avancement du groupe.

• Objectifs : à moyen terme seront d'écrire un projet de mentoring program pour augmenter la participation féminine à l'April et réussir la session Diversité durant le Forum Mondial du Libre à l'automne 2010 ; à plus long terme seront d'organiser une session dédiée aux Rencontres Mondiales du Logiciel Libre 2011 et à la Debconf11.

Patrimoine mondial

Synthèse faite par Benoît Sibaud (animateur du GdT)

• Les points bloquants : actuellement le groupe aurait surtout besoin d'un(e) nouvel(le) animateur(trice) pour le relancer, il est un peu trop inactif depuis que Benoît avait la présidence de l'April (voire avant) et rien n'a bougé depuis. Il y a des tâches que Benoît évite de faire depuis des années, il faut que quelqu'un reprenne complètement ce groupe.

• Les points positifs : il semble y avoir des volontaires pour reprendre le GdT.

• Quels appels à contribution ? - presque aucun, sauf "4 questions à ..." et en AG.

• Quels besoins immédiats ? - trouver un remplaçant qui, soit reprend tout de zéro (à éviter), soit Benoît trouve le temps de faire une vraie synthèse des activités passées et ramener côté april.org des pages web mises à jour du site hébergé ailleurs.

• Combien de temps prend ce groupe par mois ? - c'est du "ponctuel"/one shot. Il faut écrire un dossier au bon moment et le soumettre à l'UNESCO (à l'époque de création du groupe, c'était évalué tous les 2 ans). Écrire le dossier : il s'agit d'un argumentaire d'une dizaine ou plus de pages, et des experts OK pour témoigner en cas de besoin => il faut pouvoir construire tout l'argumentaire sur le logiciel libre. La charge peut être divisée, mais reste sujet "pointu", le but étant de convaincre un jury de gens pas forcément du même avis que nous. L'April a des conseillers bénévoles, on pourrait y faire appel. Quand serait la prochaine échéance ? - au cas où l'organisation à l'UNESCO n'aurait pas changé depuis, 2011 probablement (à vérifier).

Traductions

Synthèse faite par Benoît Sibaud (binôme CA du GdT) ; Marc Chauvet est l'animateur, Thibaut est suppléant.

• Les points bloquants : effectif réduit / manque de traducteurs, il faut avoir 2 relecteurs sur les contenus "sensibles" ;

• Les points positifs : des réunions de binôme avec l'animateur pour faire le point, voir les avancées, les difficultés sont faites plus ou moins régulièrement (déjà 3 ou 4 de faites) ; quelques problèmes techniques remontés aux admins et en train de solution.

• Objectifs : coopération à renforcer avec Framalang.

Informatique déloyale

Synthèse faite par Benoît Sibaud : ce n'est pas un groupe de travail, juste une liste de discussion sur le sujet. Il l'estime trop passive : elle ne fait quasi que de la collecte de liens genre revue de presse (mais séparée de celle de Lionel Allorge et non publiée) et produire une fois par an une rétrospective... Ce n'est pas satisfaisant. De plus, Benoît a l'impression de représenter une part importante du trafic de la liste, sans en tirer d'« avantage/retour », que ce soit des informationss nouvelles, des discussions/échanges, du débat, etc.

Causeries

Synthèse faite par Benoît Sibaud (animateur du GdT), le suppléant est Ludovic (peu présent), Yoann Nabat mériterait de l'être, pas de binôme CA.

• Les points bloquants : activité du groupe est assez ralentie du fait de manque de disponibilité de la part de l'animateur et manque d'actifs ; incapacité à planifier de nouvelles causeries (seulement 3 causeries en 2009, 2 en 2008, 11 en 2007). Il y a quelques soucis techniques (synchronisation IRC/Jabber, besoin d'un serveur d'édition collaborative temps réel (type Gobby/Sobby)).

• Les points positifs : bonne gestion le jour J pour modérer/publier,

• Quels appels à contributions ? - faites via animation@ et les lettres internes notamment. C'est pourquoi Benoît n'est plus tout à fait seul.

Éducation

Synthèse faite par Rémi Boulle (animateur du GdT), les suppléants sont Charlie Nestel et Patrice Pillot.

• Les points bloquants : l'animateur est quasiment seul et globalement, l'autre personne active est Fred Couché (le Délégué Général et Génial de l'April) ; les suppléants ont des raisons légitimes de ne plus participer, donc il faudrait au moins un remplaçant.

• Les points positifs : l'April est une structure réactive sur les questions de l'éducation, Alexis Kauffman de Framasoft et JP Archambault sont présents en tant que conseillers.

• Quels besoins pour le GdT ? - l'activité doit être continue. Besoin de quelqu'un qui rédige des articles. Besoin aussi de personnes actives pour débattre sur des actions à mener et les organiser.

• Quels appels à contributions ? - aucun pour l'instant, Rémi préfère trouver directement quelqu'un. Une demande auprès du CA est adressée pour conseils et suggestions.

• Objectifs : trouver des actifs ; organiser un réseau de correspondants Éducation.

Interactions au sein de chaque groupe de travail

La question porte sur la quantité d'interactions avec les actifs d'un GdT et ses animateurs/suppléants. Interagissez-vous, en tant qu'animateur/suppléant/binôme CA avec les membres ou vos interactions se limitent aux suppléants et binômes CA ? La synthèse est faite à partir des bilans ci-dessus : grossièrement, quand on parle avec quelqu'un, c'est soit avec soi (l'animateur est seul), soit avec son suppléant/binôme CA, parfois (rarement) avec d'autres membres. Aussi, une grande redondance des personnes impliquées : ce sont souvent les mêmes qui sont animateurs d'un GdT et suppléant et/ou binôme CA d'un autre.

Il y a donc un énorme problème d'implication des adhérents et il faut réfléchir à une solution.

Interactions inter-groupes de travail

Légende : <-> : interaction continue, solide ; <--> : interactions épisodique, rares ; /-/ : pas d'interaction

• AdminSys <-> SiteWeb ; GdT <--> AdminSys (AdminSys reçoit et traite les demandes techniques de la part des autres GdT)

• CommExterne /-/ ;

• Sensibilisation <--> Accessibilité (ce dernier groupe étant jeune, les interactions sont à construire) ; Sensibilisation <-> GdT ponctuellement

• SiteWeb <--> GdT (interactions rares, pages des GdT peu mises à jour, contenus publiés occasionnellement) ;

• Méta-organisation (Tony) : formaliser l'idée pour qu'AgirApril puisse aider les autres GdT dans leur activités.

• Transcriptions <--> Accessibilité (interaction à créer) ; Transcriptions -> AgirApril (demande de pédale) ; Transcriptions -> SiteWeb (publication des transcriptions)

Interaction avec le CA : plusieurs animateurs/suppléants ont souligné que souvent les décisions du CA prennent longtemps à être données ce qui a pour effet le frein des activités des GdT en question.

Premiers bilans de l'utilité des outils mis à disposition

• Site web : très peu utilisé par les GdT en termes de publication de contenus ;

• Wiki : très utile ; facile à utiliser pour les geeks, les non geeks ont du mal avec l'édition des pages (notamment, la création des tableaux). Proposition de créer des modèles de structures complexes pour que les non familiers avec l'outil puissent s'en servir. Peu de marquage des pages obsolètes. Pour de l'utilisation avancée, Theocrite n'est pas très satisfait de Mediawiki (ce qui explique l'adoption d'un wiki interne utilisant un autre outil : dokuwiki).

• Listes de diffusion : très importantes pour les activités des GdT, pas mal utilisées (utilisation irrégulière, fonction de l'activité du groupe et du nombre de membres participants). Version de Sympa (l'outil de création et gestion des listes) obsolète, donc des problèmes afférents rencontrés. Mise à jour de Sympa prévue vers le mois de Décembre 2010.

Discussion création FUDForum : possible qu'il complète les listes et attire des membres échaudés par leur utilisation.

• Manque un outil de dépôt de fichiers versionnés

• Outil de gestion des tâches : la plupart des personnes disent en avoir besoin. Encore, reste à définir si tout le monde s'en servira correctement.

Points forts et points de vigilance (PF-PV) de la réunion

Points forts

• Modération efficace.
• Participation active.
• Ce genre de réunions est très bien.
• Permet aux gens à l'étranger de participer.
• Peu contraignante en termes de déplacement pour assurer la présence.

Points de vigilance

• Annonce pour la réunion trop tardive.
• Ordre du jour annoncé trop tardivement.
• Manque de temps de préparer les questions et les envoyer en avance.
• Compliqué à gérer seul.

TODO

• Envoyer les questions discutées ici aux animateurs/suppléants/binômes CA n'ayant pas pu assister à la réunion et compléter ces observations par leurs retours (Rayna) ; -> envoi de la demande fait
• Constituer liste des membres actifs à inviter à la prochaine réunion IRC (tous)