Document de réference communaute

Communautés

Document de travail - v0.4 - 26 octobre 2008

Nom du projet: Animation de communauté

Initié par: Frédéric Couchet, Eva Mathieu, Lionel Allorge, Xavier Antoviaque

Contributeurs: Benoît Sibaud, Marc Chauvet, Vincent Calame, Sébastien Blondeel, José Fournier, François Poulain, Laurent Cottereau

Contexte

Depuis 2007, le nombre d'adhérents de l'April a considérablement augmenté : les campagnes d'adhésion ont été de francs succès, et de 450 adhérents au 1er janvier 2007, l'association en compte désormais plus de 5000. Afin de consolider son financement en fonds propres, l'objectif actuel est de maintenir voire d'augmenter ce nombre d'adhérents.

Ce brusque changement d'échelle appelle une réflexion sur l'organisation de la communauté des adhérents, afin de faciliter l'implication dans la réalisation des objectifs de l'association, à savoir promouvoir et défendre le logiciel libre. Il s'agit donc d'étudier la structuration des échanges entre les adhérents eux-mêmes, ainsi qu'entre les adhérents et l'équipe constituée des permanents et du CA.

Problématique

La situation actuelle a pour conséquences:

• Un désir de participation des adhérents qui reste souvent sans réponse. Il est notamment exprimé par les membres lors de leur adhésion ou lors du remplissage du questionnaire. Ou par le "comment aider ?" que se posent certains membres en adhérant et qui ne trouve pas de réponse.
• Un besoin insatisfait de bénévoles pour remplir des tâches exprimées par le CA et les permanents - tâches qui sont elles-mêmes actuellement plus ou moins bien identifiées.
• Des groupes de travail un peu à l'abandon. Il arrive fréquemment que leur activité retombe quelques mois après leur création.
• Une faible valorisation du travail effectué par les bénévoles, ou même les permanents et le CA.

Solutions envisagées

Ce document est un outil de travail, à un stade encore exploratoire. Il ne s'agit donc pas pour le moment de proposer des solutions complètes, mais plutôt des pistes de réflexion. Les plus sérieuses peuvent côtoyer les plus farfelues, il s'agit ici de regrouper un ensemble d'idées et de susciter des réactions.

Les mesures détaillées sont les suivantes :

• Consulter les responsables
• Formaliser la procédure de création d'un groupe
• Permettre le suivi des tâches
• Suivre l'activité des groupes
• Mieux identifier les acteurs
• Identifier les compétences
• Guider les adhérents vers les groupes
• Clarifier les listes
• Dédier un groupe à l'organisation de la communauté
• Renforcer la visibilité des échanges
• Améliorer l'usage du wiki
• Structurer le relai d'informations

I - État des lieux

Profil des adhérents

• 2100 adhérents individuels . Voir la typologie des adhérents individuels fin 2007 : http://april.org/articles/divers/rapport-moral-2007.html#ToC8
• 70 associations, dont de nombreux LUG. Voir la liste : http://adherents.april.org/personnes-morales.php#associations
• 92 entreprises. Cette catégorie de membres fait l'objet d'un traitement différent (mode d'inscription et de relance, liste de discussion et réunions spécifiques)

Outils de communication des membres

Se référer au compte-rendu de la dernière réunion des membres à ce sujet : http://www.april.org/secure/members/ag/2007/notes-reunion.html#ToC3

Les listes

• Liste d'information par défaut "all-april" (2271 inscrits), qui diffuse la lettre d'information bimensuelle interne, les communiqués de presse, les convocations aux AG...
• Liste de discussion april@ : 800 inscrits en juin 2008, soit environ 36% des membres . Cf également : http://wiki.april.org/phpwiki/index.php/ReflexionListe
• 5679 inscrits à la liste de diffusion "actu-april", qui diffuse la lettre d'information externe
• De nombreuses listes spécifiques, mais dont le trafic reste à évaluer (quasi nul pour certaines : juridique, copyleft...)

La liste des listes : http://listes.april.org/wws/lists

Nombre d'abonnés par liste au 29/06/2008

• 86 sur comptabilite@april.org (Logiciels libres de comptabilité )
• 808 sur april@april.org
• 231 sur copyleft_attitude@april.org (L'art copyleft - Licence Art Libre)
• 16 sur diversite@april.org
• 163 sur educ@april.org (Education et logiciels libres)
• 178 sur iil-annonces@april.org (Annonces relatives à l'Informatique Industrielle Libre IIL)
• 130 sur iil-technique@april.org (Questions techniques liées à l'Informatique Industrielle Libre IIL)
• 46 sur informatique-deloyale@april.org (Informatique déloyale )
• 28 sur juridique@april.org
• 117 sur libreassociation@april.org (Logiciel libre et monde associatif )
• 101 sur patrimoine-mondial@april.org (Obtenir le classement des logiciels libres comme patrimoine de l'humanité par l'UNESCO )
• 77 sur sensibilisation@april.org
• 245 sur technique@april.org (Discussions techniques )
• 28 sur traductions@april.org
• 22 sur transcriptions@april.org (Transcription de bandes son ou video de conférences )

Statistiques de la ML April@

Nombre d'abonnés :

• 840 au total au 11/10/2008
• 38 en digest
• 504 en mail
• 43 en nomail
• 85 null
• 14 summary
• 153 non marqués (mail ?)
• 1 html
• 2 txt

410 personnes ont posté sur la liste sur l'année passée :

• 4 ont posté plus de 100x
• 40 plus de 20x
• 90 plus de 10x

Top 5 : Patrick Abul, Antoine Waché, Lionel, Fred et Benoit.

Groupes de travail

Page du site qui recense les groupes : http://www.april.org/groupes/

Les groupes animent également des pages dans le wiki (par ex : http://wiki.april.org/phpwiki/index.php/Sensibilisation)

A la dernière AG, à la question "comment constitue-t-on un groupe de travail ? ", il a été répondu "Il suffit de quelqu'un de motivé, et d'en faire la proposition au CA pour la mise en place des outils (liste de diffusion,...)." - cf http://www.april.org/secure/members/ag/2007/ag20080126.html#ToC4

Également, lors du récent week-end de réflexion du CA il a été décidé de lister les « groupes de travail » actuels et les redéfinir par vrais groupes de travail, dossiers, actions ponctuelles, thèmes... et de renommer certaines listes éventuellement (gte@ par exemple).

Dans le cadre de la refonte du site de l'April, qui passera sous Drupal, la fonctionnalité d'"organic groups" est en train d'être configurée (http://drupal.org/project/og), et les éventuels outils annexes envisagés ont été étudiés à la lumière de ce qui existait en extensions Drupal. Il sera nécessaire de se coordonner plus précisément avec le groupe en charge de la refonte.

Wiki

Le wiki se divise en public (http://wiki.april.org/) et privé (accessible seulement aux membres) .

Autres

• gDTC, l'outil de gestion des adhérents, permet à chacun d'accéder à son espace personnel pour gérer ses données personnelles, s'inscrire aux listes, accéder à l'annuaire, saisir son bénévolat valorisé...
• Le CA et les permanents utilisent en interne un outil de gestion des tâches (et d'agenda partagé) : dotproject.
• Sébastien Blondeel avait mis en place un système de mise en relation besoins / ressources : http://www.april.org/groupes/agir/Table.html Mais il n'a pas vraiment été utilisé (page en dur, pas accessible directement).

II - Pistes de travail

Introduction

Le fonctionnement actuel, centré autour de groupes de travail, n'est pas à remettre en cause ; il est particulièrement bien adapté pour organiser le travail volontaire. Il s'agit au contraire d'en renforcer l'usage, et de fournir davantage de moyens aux responsables de groupes. Ces derniers ont un rôle fondamental dans l'association, et ils doivent faire l'objet de davantage d'attention.

La plupart des mesures décrites dans ce document proposent d'optimiser des usages existants ; souvent, il s'agit simplement de rendre des informations plus accessibles, d'améliorer le suivi ou de structurer les échanges.

Consulter les responsables

À nouveau, les responsables ont un rôle central dans l'organisation de la communauté. Les tâches qui pèsent sur leur épaules sont loin d'être légères, une grande attention doit donc être portée à leur fournir un environnement de travail qui leur convient.

Il faudra donc associer, très tôt, les responsables de groupes à la réflexion en cours. Ils sont les premiers spectateurs des difficultés auxquelles le présent document se propose de remédier.

En parallèle, il est également nécessaire de faire un état des lieux de l'activité de leur groupe, en réalisant l'entretien décrit dans la section suivante. Il s'agit également de fermer les groupes inactifs ou de trouver un remplaçant aux responsables qui ne souhaitant plus animer leur groupe. Il s'agit également de lister les « groupes de travail » actuels et les redéfinir par vrais groupes de travail, dossiers, actions ponctuelles, thèmes... et de renommer certaines listes éventuellement (gte@ par exemple).

L'organisation d'une réunion périodique en conf-call (par exemple, une fois par mois) permettra de conserver dans la durée cette logique d'échange. Elle mettra en contact régulier, de vive voix, les responsables de groupes et les permanents chargés de leur suivi.

Formaliser la procédure de création d'un groupe

Pour encourager la création de groupes et susciter les vocations, il est nécessaire de décrire la démarche à effectuer pour devenir responsable, par exemple dans le wiki.

D'un autre côté, étant donnée l'importance du responsable dans le bon fonctionnement d'un groupe, confier la responsabilité d'un groupe de travail doit être un acte formalisé, une sorte d'investiture.

Lorsqu'un adhérent souhaite créer un groupe, un permanent doit organiser un entretien, auquel sont conviés les personnes dont l'action a un lien avec le futur groupe. Afin de donner du poids à cet entretien, il doit être effectué de préférence en "chair et en os". Il doit permettre de fixer des objectifs clairs au groupe, d'en fixer les règles de fonctionnement et d'établir des échéances.

Permettre le suivi des tâches

Afin de faciliter le travail des responsables de groupes, de rendre visible le travail effectué, en cours ou à faire, il est important d'utiliser un ticket system. Cela permet d'avoir un meilleur suivi des tâches, ainsi que de centraliser et de systématiser leur recensement.

Le logiciel utilisé peut être dotproject, auquel sont déjà habitués les membres du CA et les permanents. Une autre solution à considérer est Bugzilla ; il n'est pas spécialement intuitif, il faudrait donc le skinner pour en faciliter l'utilisation par les néophytes, mais il est plus éprouvé et largement utilisé, se concentre sur un plus petit nombre de fonctionnalités qu'il gère mieux, et semble plus adaptable que dotproject. Il faudrait aussi voir pour l'intégration de l'authentification via gDTC (pour ne pas multiplier les login/pass). Une excellente ressource Bugzilla en cas de besoin est Emmanuel Seyman <emmanuel.seyman@club-internet.fr>.

Autres pistes : l'outil sous Creative Commons mobee.org. François Poulain a rencontré le développeur et pense qu'il serait facilement adaptable à notre SI.

Le schéma page suivante détaille un fonctionnement possible du système de ticket, en suivant l'évolution d'un ticket de sa création à sa résolution.

Suivre l'activité des groupes

L'existence d'un tel ticket system permet de faire remonter des statistiques d'activité, qui sont utiles pour se faire une idée du travail effectué, et qui sont indispensables au(x) permanent(s) chargé(s) de suivre le travail effectué par les groupes. Il est en effet essentiel de pouvoir identifier rapidement une baisse d'activité, afin de pouvoir chercher une solution avec le responsable du groupe concerné.

Des pages d'activité par groupe, similaires à http://linuxfr.org/stats/tracker.html, donneront de bons indicateurs. En complément des statistiques portant uniquement sur les tickets, d'autres chiffres peuvent être utiles, comme le nombre de membres du groupe, le nombre de mails circulant sur la liste de discussion du groupe, le nombre de mails envoyés sur la liste d'information de l'April par le responsable du groupe, etc. Afin de suivre l'évolution de ces chiffres, il peut être utile de les illustrer par un graphique mrtg/cacti.

Il peut aussi être utile de définir des binômes pour les groupes de travail, en désignant conjointement un responsable et un permanent (ou membre du CA).

Ticket system

Schéma manquant (cf version ODT du document http://www.april.org/groupes/animation/april_communautes-v0_2.odt )

Mieux identifier les acteurs

Lorsqu'un adhérent participe à un groupe, effectue du travail ou prend des responsabilités, il est important que cet effort soit reconnu et répertorié. L'idéal est de recenser les activités en cours et passées d'un adhérent, sous forme de titres, et de les afficher sur une fiche de membre, idéalement accessible depuis le trombinoscope ("Responsable du groupe traduction", "Membre du groupe communautés", "Intéressé par le groupe éducation", etc.). Cela suppose que ce soit géré par gDTC, il faut donc voir avec Benj (le dev principal) le cout de développement.

A noter qu'il est important de différencier le "membre" d'un groupe, actif dans la résolution de tâches, du simple abonné à la mailing-list qui ne fait que suivre les débats ou discuter. L'action concrète doit être valorisée. Une autre idée est d'utiliser la classification RACI.

En outre, il faut encourager les responsables de groupes à informer les adhérents sur les tâches effectuées, en mentionnant la part de travail de chacun.

Identifier les compétences

Afin de faciliter le travail des responsables de groupes, il est nécessaire d'avoir une base de données des volontés et compétences disponibles, et celle-ci doit être facilement accessible et à jour. La page http://www.april.org/groupes/agir/Table.html est difficile à utiliser au quotidien, de par la difficulté de mise à jour.

Cependant, la section 6 du questionnaire, "Implication dans l'association", a permis de recueillir ces informations, et permet à chacun de les maintenir à jour. Il suffirait de rendre accessible les données saisies dans le formulaire, sous la forme d'une liste, pour que cette base de donnée devienne exploitable par les responsables de groupes. D'autres fonctionnalités pourraient - ensuite - faciliter cet usage : recherche, dernières mises à jour, ajout de champs, etc. Cela suppose donc une intégration dans gDTC, car actuellement les réponses aux questionnaires ne sont accessibles que via l'interface admin de gDTC dont l'accès est restreint au secrétaire, trésorier, Eva, Fred et peut-être un membre du CA. Il faudrait donc voir avec Benj là encore pour donner un accès plus large à ces informations, notamment via l'annuaire des membres.

Dans l'intervalle, étant donné le nombre modeste de formulaires remplis chaque semaine, il pourrait être utile de signaler manuellement tout nouveau profil intéressant aux responsables des groupes correspondants.

Guider les adhérents vers les groupes

S'il peut être intéressant pour les responsables de groupes d'aller recruter des bénévoles, il faut également faciliter la démarche inverse, à savoir l'arrivée spontanée d'adhérents sur les groupes. Il y a, à ce niveau, deux cibles différentes.

Pour les nouveaux adhérents, l'envoi d'un mail dédié et court, incitant à s'impliquer davantage dans l'association, donnant quelques exemples de compétences simples qui seraient utiles, et pointant vers une page du wiki plus complète. Cette page doit décrire précisément la démarche à effectuer pour contribuer à un groupe - un simple lien vers la mailing-list ou une grosse liste de chose à faire est un peu trop brut. L'idéal serait d'avoir un bouton "Je souhaite participer" à côté de chaque description de groupe, envoyant un mail au responsable du groupe, qui a ensuite la charge de recontacter la personne pour voir directement les détails avec elle. Ce mail peut d'ailleurs être envoyé sur le bugtracker, car il s'agit d'une tâche pour le responsable de groupe.

Pour les adhérents plus anciens, il est surtout nécessaire de les tenir informés par le biais de mails fréquents sur une liste adéquate, et de profiter de ces mails pour appeller à contribuer. Ils profiteraient en outre des mesures concernant la page de description des groupes décrite au paragraphe précédent.

Clarifier les listes

Tout au long de la description de ces mesures, on retrouve en filigrane la nécessité d'avoir un moyen simple de joindre facilement le plus grand nombre d'adhérents. Hors la seule liste qui satisfasse ce critère, all-april@april.org, ne doit pas être encombrée, car certains adhérents ont émis le souhait de recevoir le moins de mails possible.

D'un autre côté, la mailing-list april@april.org contient un bruit important, que la liste debats@april.org n'a pas réussi à absorber, et seuls 36% des adhérents y sont abonnés. La liste april@april.org est en effet un lieu de convivialité, ce qui est assez peu compatible avec le strict rôle de diffusion des informations qui en est attendu.

La solution envisagée serait de créer une liste dédiée à la diffusion des informations, info@april.org, où les adhérents, le CA et les permanent pourraient poster, et qui serait modérée pour éviter le bruit. La liste april@april.org redeviendrait un lieu de discussion de plein droit, et la mailing-list debats@april.org, peu utilisée, serait détruite.

Lors de sa création, un mail serait envoyé à l'ensemble des adhérents pour leur proposer de s'y abonner. A l'inscription, le choix serait laissé à l'adhérent ; il pourrait choisir de :

• Recevoir les informations sous forme de digest (2 mails par mois, inscription à all-april@april.org)
• Recevoir les informations en continu (quelques mails par semaine, inscription à all-april@april.org et infos@april.org)
• Recevoir les informations en continu et participer aux échanges entre adhérents (1-30 mails par jour, inscription à all-april@april.org, infos@april.org et april@april.org)

En outre, il sera nécessaire de définir un minimum de règles pour la modération des messages sur la liste info@april.org.

Dédier un groupe à l'organisation de la communauté

Une communauté de la taille de l'April suppose un travail résident et structurel, nécessaire à son bon fonctionnement. Il est donc nécessaire de constituer un groupe dédié : le groupe communauté.

Ses attributions seraient notamment :

• Le suivi de l'application des mesures proposées dans ce document ;
• L'évaluation de ses effets et des éventuelles corrections à apporter ;
• La rédaction de guidelines (création et gestion d'un groupe, modération, etc.) ;
• La modération de infos@april.org ;
• La gestion du bugtracker (évaluation des requêtes, redirection vers le bon groupe, etc.) ;
• Le suivi de l'activité des groupes et le lien avec les responsables.

Il faudra d'ailleurs, comme pour les autres groupes, fixer des objectifs, des règles de fonctionnement et des échéances.

Renforcer la visibilité des échanges

Des forums donneraient plus de visibilité aux actions en cours, permettraient aux nouveaux venus sur un groupe de consulter les archives plus agréablement, et permettrait aux habitués des forums de participer plus facilement. Il peut s'agir de forums ouverts seulement aux membres, avec une passerelle mailing-list / forum. A cet effet, il y a un logiciel de forums à tester en conditions réelles : FUDforum.

La mailing-list infos@april.org mériterait son fil RSS, pour se rendre lisible de ceux qui préfère ce mode d'accès à l'information. Des fils RSS pour les forums, le wiki et le bugtracker pourraient également s'avérer utiles.

Améliorer l'usage du wiki

L'actuel wiki est très limité dans ses possibilités, et n'est pas très bien organisé et entretenu. Il pourrait être utile de passer sous Mediawiki , qui est largement connu et utilisé. Une autre piste serait d'utiliser un wiki sous Drupal (le CMS de la prochaine version du site de l'April), mais il reste à peser ses avantages par rapport à Mediawiki. MAJ : la migration vers Mediawiki du wiki public a eu lieu le 28/10/2008

Par ailleurs, un wiki de la taille de celui de l'April demande de l'entretien et de la structuration. Il est possible qu'avec le futur site sous Drupal le wiki soit beaucoup moins utilisé car l'édition du site sera largement facilité par rapport au site actuel. Dans le cas contraire, il serait important de créer un groupe dédié à sa gestion, car la tâche est importante et demande un suivi constant.

Structurer le relai d'informations

Un autre groupe extrêmement utile : le groupe "communication". Ce groupe connait actuellement des difficultés d'organisation, liées au suivi des tâches et à la gestion des idées hétéroclites qui y naissent. La mise en place du bugtracker est susceptible d'aider à résoudre ces problèmes, mais il sera important de faire un point plus approfondi avec le groupe communication.

Joindre les volontaires

Le questionnaire envoyé aux adhérents comporte la question : « 8.1. Pourriez-vous contribuer ponctuellement à l'association et donc accepter être sollicité(e) directement ? Oui / Non » . On pourrait donc avoir via gDTC la liste des adhérents « volontaires ».

Il est donc possible de créer une liste diffusion volontaires@ avec abonnement automatique à partir de la réponse à cette question, qui sera utilisée pour diffuser toute demande d'action/tâche à réaliser (de manière générale avec re-publication régulière des tâches à faire). Bref créer un moyen de contact direct des motivés, et en même temps créer de l'émulation en montrant ce qu'il y a à faire et ce qui est fait.

Détails :

• Un pied de page qui explique comment se désabonner en dé-sélectionnant l'option adéquate dans le formulaire, comment s'impliquer et prendre le A sur une tâche, bref toute la doc utile
• La liste peut être modérée pour éviter l'encombrement des boites aux lettres et les plaintes qui vont avec. Pour conserver une visibilité sur les prises en charges de tâches, il faudra un outil de gestion de tâches/bugs fournissant une extraction web (tâche, statut, affectation ou pas), donc le lien sera dans le pied de page des messages de la liste volontaires@.

Conseils

Comme tout le monde n'a pas la même expérience de la gestion d'un groupe de bénévoles, il est important de fournir des informations aux responsables de groupes et d'assister ceux qui le souhaitent. Par exemple, il serait utile d'écrire ou de compléter un document pour donner des repères aux responsables néophytes en la matière.

Par exemple, voici quelques "best practices" qui peuvent être utiles. Le responsable doit :

• Communiquer, beaucoup. Il n'y a rien qui tue plus l'activité que le silence; il faut maintenir une activité sur la liste, s'assurer qu'aucun mail sur une ML reste sans réponse, décrire régulièrement ce qui a été fait, est en cours, reste à faire.
• Communiquer efficacement. A l'extrême inverse, trop d'information peut tuer l'information, en la noyant. Soyez percutants, allez droit au but. Si vous devez aborder un sujet complexe ou diffuser une large quantité d'information, essayez d'étaler la communication dans le temps. Si vous faites une présentation (un slideshow, une page Web de description) rappellez-vous qu'une image bien choisie peut en dire autant qu'un long paragraphe.
• Montrer par l'exemple. Que ce soit en faisant soi-même ou en mettant en valeur l'action d'autres personnes, ça donne des repères et donne des exemples concrets que d'autres peuvent reproduire.
• Être dans le compromis. Vouloir imposer sa volonté est déjà une mauvaise pratique en entreprise, quand les gens sont payés, alors dans un cadre bénévole... Ça n'empêche pas de donner une direction, mais il faut l'adapter le plus possible aux commentaires ou aux reproches formulés.
• Assurer le suivi. Certains contributeurs s'arrêtent au premier obstacle sans prévenir, d'autres oublient ce qu'ils avaient à faire. Il faut être présent et demander fréquemment au contributeur s'il a besoin d'aide.

Réunions

Compte rendu de la réunion IRC du 8 décembre 2009

Réunion IRC du 20 janvier 2010

Réunion IRC du 11 mars 2010

Réunion IRC du 12 avril 2010

Liens

• Roadmap groupe animation
• Charte des groupes
• Points forts et points de vigilance - Groupe animation