Demande de stand
Cette page présente une page d'aide en cours de réalisation.
Si vous souhaitez participer, n'hésitez pas à laisser votre avis sur la page de discussion en suivant au mieux ces recommandations.
Réception d'une demande de stand[modifier]
Remerciements en cas de demande précise[modifier]
Lorsqu'on reçoit une demande de stand, si la demande est précise et détaillée, il faut répondre à la personne qui fait la demande pour la remercier et lui dire que nous allons faire un appel à des bénévoles. Voici un exemple de courriel :
Bonjour <le nom de la personne qui demande>, Merci pour votre demande de stand. Nous l'avons bien notée. Nous allons lancer un appel à nos bénévoles pour voir s'ils seraient disponible pour y participer. Nous vous tiendrons au courant dès que possible. Librement, <Nom de la personne qui répond>
Mettre <secretaire A april POINT org> en adresse de réponse du message.
Demande de plus de renseignements[modifier]
Si la demande reçue est trop vague, il faut demander des renseignements supplémentaires notamment la nature de l’événement (salon, install party, autre), la date et le lieu précis, les conditions matérielles (table, chaises, électricité, connexion internet). Voici un exemple de courriel :
Bonjour <le nom de la personne qui demande>, Merci pour votre demande de stand. Pour pouvoir y répondre, nous aurions besoin de plus d'informations. Pourriez-vous nous préciser la nature de l’événement (salon, install party, autre), le type de public, la date et le lieu précis, les conditions matériel (table, chaises, électricité, connexion internet) ? Un repas est-il prévu pour les participants ? Pouvez-vous prendre en charge des frais de déplacement ? Merci d'avance. Librement, <Nom de la personne qui répond>
Mettre <secretaire A april POINT org> en adresse de réponse du message.
Noter la demande sur le wiki[modifier]
Noter la demande dans la section Demandes de stand sur la page Stands.
Traitement de la demande[modifier]
Envoyer une demande aux adhérents de la région concernée[modifier]
Sélectionner dans gDTC les adhérents qui sont dans la région concernée et leur envoyer un message de demande de participation. Voici un exemple de courriel :
Bonjour {$details.firstname},
On nous propose de tenir un stand pour faire connaître l'association April
lors de <nom de l’événement>, le <date de l’événement>, à <lieu de l’événement>.
Seriez-vous disponible pour aider à tenir ce stand ?
Merci d'avance.
Librement,
<Nom de la personne qui demande>
Mettre <secretaire A april POINT org> en adresse de réponse du message.
Envoyer une demande sur liste-info[modifier]
Il faut envoyer également un message de demande de participation sur la liste <liste-info A april POINT org>. Voici un exemple de courriel :
Bonjour, On nous propose de tenir un stand pour faire connaître l'association April lors de <nom de l’événement>, le <date de l’événement>, à <lieu de l’événement>. Seriez-vous disponible pour aider à tenir ce stand ? Merci d'avance. Librement, <Nom de la personne qui demande>
Mettre <secretaire A april POINT org> en adresse de réponse du message.
En cas de réponse positive[modifier]
En cas de réponses positives :
Créer une page sur le wiki pour l’événement[modifier]
1) Créer une page sur le wiki pour l’événement en mettant la date dans le titre. Exemple : Ubuntu Party Paris Novembre 2011.
2) Copier ce modèle dans la nouvelle page :
{{Introduction|L'April tiendra un stand à <Nom de l’événement>}}
==Jours et horaires d'ouverture==
==Lieu==
==Accès==
==Stand April==
Nous cherchons de l'aide pour animer ce stand ([[Stands|Comment tenir un stand ?]]).
Si vous êtes intéressé, vous pouvez vous inscrire en laissant votre nom ci-dessous ou en envoyant un message à l'adresse '''secretaire A april POINT org''' :
[[Catégorie:Promotion April]]
3) Ajouter les informations détaillées (lieu, date)
4) Noter le nom des participants sur la page
5) Faire un lien vers cette nouvelle page sur la section Liste de Manifestations à venir de la page Stands
6) Confirmer à la personne qui a demandé le stand que nous serons présent. Voici un exemple de courriel :
Bonjour <le nom de la personne qui demande>, J'ai le plaisir de vous informer que nous avons trouvé des bénévoles disponibles pour tenir un stand lors de votre événement. Nous avons noter les informations utiles sur cette page <lien vers la page du wiki>. N'hésitez pas à les compléter. Librement, <Nom de la personne qui répond>
Mettre <secretaire A april POINT org> en adresse de réponse du message.
En cas de réponse négative[modifier]
Si aucun bénévole ne se déclare, il faut prévenir la personne qui a demandé le stand que nous ne pourrons pas venir mais que nous pouvons lui faire parvenir des documents de sensibilisation. Voici un exemple de courriel :
Bonjour <le nom de la personne qui demande>, Je fais suite à votre demande de stand April. Malheureusement nous n'avons pas trouvé d'adhérents disponibles pour tenir ce stand. Toutefois nous vous proposons de vous envoyer par courrier un lot de documents de sensibilisation que vous pourrez mettre à disposition de vos visiteurs. Cela vous intéresse-t-il ? Librement, <Nom de la personne qui répond>
Mettre <secretaire A april POINT org> en adresse de réponse du message.
