Compte-rendu réunion Animation 2009-02-15

Introduction

Présents : Xavier, JCB, Marc Chauvet, BSI, Islem, Lionel, Luc Fievet, Thomas Petazzoni, François Poulain

Compte rendu rédigé par Eva.

Se concentrer sur 2 points :

• Gestion de tâches
• formalisation des groupes

Gestion de taches

Objectif: Donner un moyen de rendre visible une liste des tâches et leur réalisation

Expression de besoins

Avant de choisir l'outil, tour de table sur les attentes de chacun.

FPO Base de compétence est une chose différente. Liste de tâches à faire pour quelqu'un qui a 1h, 2h ou plus à consacrer. Prendre le A, coordonner qui fait quoi. TPE rappelle l'existant : agir-april, dotproject

S'il y avait un système de gestion de tâches, à quoi doit-il servir ?

• Expolibre : que chaque personne compétente rédige un paragraphe
• LEF : communication, relance. Pas évident de saucissonner. Il y a également un contexte. N'importe quel adhérent ne peut pas s'y lancer sans le connaître.
• XAN le gestionnaire des tâches servira aussi aux responsable des groupes
• TPE ça implique du côté des responsables de groupe de planifier, lister les tâches

• Informatique déloyale (BSI) : une liste de diffusion dont je suis le principal contributeur. Veille, rétrospective annuelle. Donc pas spécialement besoin de gestion de tâches.
• Causeries : définir les prochains sujets, dates, communication, qui va modérer la causerie, recevoir les questions, relecture et diffusion du compte-rendu...
• pour admin sys intéressant aussi (à voir avec Hervé Eychenne)
• Sensibilisation (JCB) : dit par FPO. Assurer la cohérence entre microtâches et résultat final. Difficulté : passer d'une expo dont le rédactionnel fait par JCB à une rédaction collaborative.
• LibreAsso : si embauche d'un poste, il pourrait encadrer des bénévoles, autre façon d'envisager le travail.
• Stands et recherche d'intervenants : les demandes entrantes d'intervention sont noyées dans le mail "contact", les identifier, les diffuser, les attribuer, relancer, avertissement si pas renseigné à la date critique
• Traductions (MCH) : offre et demande. Soit on part de la demande (gestion des tâches) soit on part des compétences. Je pense que ça ne peut pas marcher en partant des compétences.
• XAN il faut prendre les 2 en compte. Très vite, pour une liste de tâches on n'aura pas de volontaires, on devra aller chercher les gens.
• LFI on ne peut pas se contenter d'un traitement automatique. Si on veut que les 2 se rencontrent, il faut faire du lien. Par ex, dans Wikipédia : une liste des articles intéressants à traduire, mettre en avant l'information.
• Traductions : système visible pour suivre les traductions prioritaires / socle de base + autre système personnel. Un outil pour s'assurer qu'on respecte bien ces jalons (relecture par ex), encadrer les contributions.
• XAN le responsable de groupe aura la main sur les tâches de son groupe, ouvrir et fermer les tickets, etc. Après, on pourra adapter suivant le workflow de chaque groupe.
• BSI ça permet d'avoir un indicateur sur l'état de la traduction (indicateur intéressant pour le CA).
• MCH svp, faites simple ! + couplage avec bénévalo
• BSI on demandera peut être aux responsables de groupe de se former à un outil de suivi, mais celui auquel auront accès les adhérents doit rester très accessible.

• Islem : pour les nouveaux, pas de vue sur tout ce qui se passe dans l'association.
• LAL tu viens de prendre le A pour la faire ;)
• FPO quand le système sera en place, il faudra 1) aiguiller les gens vers le système, mais 2) l'associer à une description précise du projet
• LFI besoin de gestion éditoriale du site. Mettre des infos en avant une semaine, suivant les actions en cours. J'avais aussi proposé d'utiliser le son (interviews des membres du CA). Quand un adhérent a fait un gros boulot, le mettre en vant.
• BSI remontée des groupes de travail à mettre en avant sur le site.
• FPO le système de fermeture des tâches permettra de faire un retour et du buzz su le site
• XAN sur le côté hermétique du CA : des infos plus humaines, plus conviviales

• LibreAsso (VCA) : plus que gestion des tâches, gestion des échéances. Avoir des dates butoir pour les respecter. fonctionner plus par objectif.
• BSI avoir la liste des propres tâches, se créer soi-même des contraintes. Reminder des tâches récurrentes.
• XAN les tâches peuvent être plus ou moins grosses
• EMA planning consigné pour l'ensemble des intervenants (binôme, suppléant), pour que le projet ne reste pas en souffrance en cas de

• VCA Comment interagir entre groupes ? Par ex, flyer Libreassociation, le sous-traiter à Sensibilisation
• JCB très important. Récemment, sur CA, interventions conf : idéalement, ils devraient être fait par Gdt sensibilisation sur le template proposé par le gdt comm-externe.

• XAN ça pourrait rentrer dans le système de gestion de tickets. Par ex, libre asso a besoin d'une traduction, on l'affecte à gdt traduction et c'est Marc qui l'affecte, détermine en fonction des priorités....

• JCB Le découpage en microtâches ne doit pas faire perdre à l'utilisateur final la vision globale, un objectif global. Travail sur l'humain au niveau de l'implication (plus qu'une arborescence des tâches).
• LFI c'est le rôle de l'animateur.

Les outils

• mobee : un peu gros
• adaptation de Bugzilla par E Seyman. Interface simplifiée avec ergonomie bas de gamme, mais outil techniquement solide et compétences proches
• Modules drupal : Openvolonteer, CiviCRM. il faut monter ça sur un serveur pour faire un test grandeur nature avant l'été.

• Urgence : tester maintenant. À plus long terme : trouver la bonne solution. XAN propose de commencer tout de suite avec 1 outil qui fait tout ce qu'il faut et qui est testé, donc Bugzilla.
• FPO Bugzilla codé en perl. Tant qu'on n'aura pas fait un test grandeur nature

• VCA il n'y pas que la saisie, il faut que ce soit valorisé (diagramme de gantt...), qu'on ait plaisir à l'utiliser.

• FCO tenir compte du fait qu'il y a une refonte complète du SI de l'april, avec embauche imminente d'un stagiaire. Garder en tête que totu peut être remis en cause, mais qu'on aura un soutien.
• E Seyman sera mobilisé sur Drupal pour l'April, ce qui est prioritaire.

Tâches

Test grandeur nature de Bugzilla.