Organisation d un evenement

Liste des tâches pour organiser la participation April à un événement

Note -> mettre la liste contact-event@april.org en copie et en reply-to de tous les messages en lien avec les événements

Suite à une invitation/appel à participation

 [] s'il y a un appel à conférences/ateliers, envoyer un courriel à speakers@april.org en précisant la date limite pour faire une proposition
 [] pour les événements majeurs tels que JDLL, Capitole du Libre, OSXP etc., soumettre une demande de stand
 [] créer une page wiki  en suivant le Mode opératoire à l'organisation d'un événement
 [] lire les points forts et les points de vigilance de l'édition précédente

Appel à bénévoles

- 1er appel

 [] faire un mailing aux membres habitant près du lieu de l'événement
 [] faire un courriel sur liste-infos@
 [] poster un messages sur les réseaux
 [] faire un message sur #april
  

[] planifier un 2e appel si besoin

- 2e appel

 [] faire un mailing d'appel à bénévoles aux membres habitant près du lieu de l'événement
 [] faire un courriel sur liste-infos@
 [] poster un message sur les réseaux
 [] faire un message sur #april
 [] si on a assez de bénévoles, confirmer notre participation à l'organisation

-> pour les événements majeurs tels que JDLL, Capitole du Libre, OSXP etc., une demande de stand est faite par défaut

 [] s'assurer qu'une place pour notre stand est bien prévue par l'organisation   

Suite à la confirmation de la part de l'organisation

Annonce présence April

 [] faire les annonces
 [] sur april.org/event
 [] sur liste-infos@
 [] sur les réseaux
 [] sur #april
  

Informations à demander à l'organisation

 [] sera-t-il possible d'entreposer la marchandise dans un lieu fermé le JOUR soir ? Si ce n'est pas le cas, à partir de quelle heure les bénévoles pourront accéder au SALON/VILLAGE le dimanche matin ?
 [] un fond de stand est-il prévu ? En alternative, un endroit où entreposer les sacs/valises est-il disponible ? (ça n'a pas été le cas pour les RPLL 2022, par exemple)

-> si ce n'est pas le cas, il sera nécessaire d'avoir une nappe pour cacher les sacs et valises en-dessous de la table

 [] accord pour exposer l'Expolibre ? Possibilité d'accrocher les panneaux à l'aide de tendeurs (ou de patafix pour la version papier) ?

-> éviter les murs en crépi tels quels de la cage d’escalier de la Maison pour Tous de Lyon : l'accrochage demanderait beaucoup trop de patafix et de temps

 [] si l'organisation a son propre exemplaire de l'Expolibre, s'assurer qu'elle a un système d'accrochage adapté (ça n'a pas été le cas pour le Capitole du Libre 2019, par exemple)

-> nous pouvons apporter nos tendeurs le cas échéant

 [] identifier la personne de l'organisation de l'événement à laquelle les bénévoles peuvent s'adresser pour toute question pendant l'installation/l'événement
 [] des collations et/ou repas sont-ils prévus pour les bénévoles ?

Gestion des bénévoles

 [] faire un tableau avec la liste des bénévoles, en ajoutant au fur et mesure les disponibilités, le numéro de mobile si disponible, l'éventuel accord pour utiliser leur image
 [] identifier une personne responsable de stand
 [] lui demander si elle est ok pour partager son numéro de mobile avec les autres bénévoles
 [] se mettre un rappel à J-2 pour l'envoi du courriel avec les informations pratiques

Matos

 [] Consulter et vérifier la liste du matos
 [] identifier la personne qui viendra chercher/réceptionnera le matos et quand
 [] planifier la préparation et l'envoi du matos le cas échéant
 [] identifier la personne qui ramènera le matos
 [] vérifier s'il y a du matériel à acheter (fournitures, patafix, etc.)
 [] vérifier s'il y a des documents de sensibilisation à imprimer (bulletins d'adhésion, affichette Agenda du Libre, etc.)
 [] se mettre un rappel à J-14 pour demander à Étienne de mettre à jour le document https://pad.april.org/p/r%C3%A9cap-dossier-institutionnel-April
 [] imprimer liste conférences et ateliers April le cas échéant

Une semaine avant l'événement

 [] relancer Étienne pour la mise à jour de https://pad.april.org/p/r%C3%A9cap-dossier-institutionnel-April le cas échéant
 [] imprimer le récap' actions publiques

- si on prend la caisse :

 [] compter le fonds de caisse
 [] le noter dans le cahier de caisse
 [] déposer billets et/ou monnaie en excès à la banque
 [] préparer le matos, l'expédier le cas échéant

1 ou 2 jours l'événement

Bénévoles

 [] envoyer les informations pratiques par courriel aux bénévoles

Matos

 [] finir de préparer le matos le cas échéant
 [] remettre le matos à la personne en charge de l'apporter sur le stand le cas échéant

Annonces/rappels

- Faire les annonces/rappels sur :

 [] liste-infos@
 [] réseaux
 [] se rappeler de mentionner les comptes des événements et/ou organisations si disponibles
 [] salon IRC #april

Après l'événement

Remerciements

 [] s'assurer que toutes les personnes inscrites sur la page wiki étaient bien présentes sur le stand (par exemple, en demandant au responsable de stand)
 [] envoyer un message de remerciements aux bénévoles, en leur proposant de remplir le bénévalo et de partager leurs remarques et photos (modèle de message disponible dans Thundernird)
 [] envoyer un message de remerciement à l'organisation, et profiter pour demander le nombre (estimé) des personnes ayant visité l'événement et si des photos de notre stand sont disponibles

Photos

 [] identifier la personne de l'équipe photos qui s'occupera du traitement et de la mise en ligne
 [] signaler la disponibilité de photos à la personne, photos@ en copie et en reply-to
 [] vérifier le traitement effectué
 [] ajouter le lien à l'album dans la page wiki de l'événement
 [] annoncer la mise en ligne des photos + PF/PV sur sensibilisation@
-> en profiter pour demander des informations complémentaires (par exemple, les résultats du quiz)

Matos

 [] Récupérer et ranger le matos

Tâches administratives

 [] saisir les nouvelles adhésions dans gDTC
 [] dans le champ « Motivations pour adhérer », préciser nom de l’événement + année (ex : OSXP 2022)
 [] enregistrer les cotisations dans gDTC

-> à faire idéalement avant les relances mensuelles

 [] saisir la compta dans Grisbi : une opération pour chaque ligne inscrite dans le cahier de caisse

-> se rappeler d'imputer toutes les opérations à un événement

 [] déposer les billets et/ou la monnaie à la banque
 [] rapprocher le compte caisse dans Grisbi
 [] faire le bilan comptable de l'événement et l'envoyer à Fred, tresorier@ en copie
 [] déposer les billets et/ou monnaie à la banque