Compte-rendu réunion Animation 2010-01-20

Elle se déroulera à partir de 21h sur le canal #april-animation du réseau Freenode (irc.freenode.net)

Contexte

Documents de référence : Roadmap/Feuille de route du groupe Animation

Document de référence Communauté

Lors de la réunion précédente du 8 décembre, on avait passé en revue les points suivants :

• fonctionnement de liste-infos@
• choix d'un outil de gestion des tâches
• gestion des groupes
• outil de gestion des tâches (Redmine)

Todo list réunion décembre

Todo list réunion Redmine

Ordre du jour

Ajouter des points à l'ordre du jour : rendez-vous sur Redmine https://redmine.april.org/projects/animation entrez-y les tâches que vous voulez voir discutées d'ici la réu si elles n'y sont pas dejà

L'ordre du jour est pour l'instant le suivant :

1. Tour de table
2. Passer en revue les tâches du projet Animation sur Redmine (https://redmine.april.org/projects/animation)
3. Point sur le test FudForum, et étape suivante : site de test http://sebix2.chateau-dutier.com/
4. Point sur les Appels à discussion (AAD) sur april@
5. Gestionnaire des tâches (Redmine) : bilan des tests
6. Vue d'ensemble - quels sont les defis pour l'animation de l'April ? Etablissement des objectifs 2010 et d'une roadmap pour les faire aboutir
7. Reprendre la liste des tâches des réunions précédentes : vérifier ce qui a été fait, ce qui reste à faire, déterminer qui fait quoi

Déroulé

• parler à tour de rôle (modérateur : Xavier ?)
• à la fin de chaque point abordé, noter clairement la liste des décisions et des tâches qui en découlent, en leur attribuant un volontaire et une échéance
• compte-rendu : Eva, Rayna et François (liste ouverte : d'autres personnes peuvent également se proposer)

Compte-rendu

La réunion est modérée (ceux qui veulent intervenir envoient un message en privé à Xavier Antoviaque) : on fera le point sur les avantages de cette méthode.

Présentations : Antoviaque, Eva, Bookinette, Bouteille de lait, Lionel Allorge, Gilles Coulais, Malicia, Sébastien Chateau-Ditier, benoît Sibaud, Frédéric Couchet, François Poulain, Rémi Mathieu (peon), Raphaël Flores, vincent-Xavier Jumel (et cpm_, nca, quesh, taziden, theocrite)

(21h30)

Présentation des tests Fudforum par Seb

• On a mis en place FUDforum comme une sorte d'archiveur des messages de la liste @animation (pour commencer). Pour faire simple l'outils recupère les mails, les place dans un forum en les regroupant par conversation.
• Pour le moment, le test se fait dans le sens ML=> forum, on n'a pas testé l'inverse.

Action suivante : Tester le fait de poster sur le forum directement (durée 30 min) => SebiCbo

• Question des adminsys : est-ce que FudForum supporte LDAP ? car c'est ce qui va être utilisé pour la synchronisation des comptes April et de la ML.

FUDforum supporte parfaitement les login LDAP

• Les admins prévoient également dans l'année une migration vers une version plus morderne de sympa, certainement sympa 5.4 (Depot Debian)

Vincent-Xavier et Sebastien se coordonnent pour faire des tests sur un vserver et tiennent la liste au courant (dans 1 ou 2 semaines). Action suivante : vncentxavier communique les infos pour test à sebicbo, et sebicbo tester le login LDAP avec fudforum

• Prévoir une liste des listes de discussions et décider lesquelles peuvent être sur fudforum ou pas, sachant que toutes n'ont pas la même politique de confidentialité.

Action suivante : Lionel vérifie avec le CA si on applique la même politique que pour les archives des listes

21h57

Appels à discussion AAD

• Xavier présente le principe : il y a parfois besoin d'avoir des discussions dont la portée dépasse le cadre d'un groupe. Et il y a également besoin de valider des choses aupres du CA. L'AAD est un parcours guide pour y parvenir.

Pour lancer un AAD, il suffit d'un mail avec la bonne étiquette - il y a aussi l'idee de le noter dans le tracker, mais cette partie demande a etre confirmée. Le concept d'AAD a manqué de clarté, et les AAD qlancés jusqu'ici n'ont pas trop suivi le principe

Action suivante : Xavier doit faire une nouvelle version de l'AAD-1

Tests Redmine

• François : voir son dernier compte rendu (chercher référence)

• Eva : l'idée de départ était d'avoir une liste de tâches à faire

pour que n'importe qui qui a du temps et l'envie de participer puisse participer En fait, comme il y a moults groupes de travail avec des workflows différents on ne peut se contenter d'une liste wiki, et il faut un outil plus complet d'où le gestionnaire de tâches. L'idéal est pouvoir savoir où en est une action à un instant T : fait ? pas fait ? par qui ?

• Vincent-Xavier : our le moment, nous ne sommes toujours pas prêt à déployer sérieusement l'outil, nous n'avons pas réellement mis l'outil en concurrence avec d'autre.

Pour mémoire, les contributeurs sont soit des contribueurs simples, qui doivent attendre que leur travail soit validé par un chef de projet, soit des contributeur "de confiance" qui peuvent commettre leur travail sans passer par une approbation de l'animateur du GdT, soit des animateurs de GdT qui peuvent valider le travail des contributeurs simples.

• Frédéric

ça ne sert à pas grand chose de se focaliser sur les outils si on ne travaille pas les démarches d'organisation. On rêve un peu en pensant que 300 adhérents vont saisir des taches, prendre des taches.
Il y en aura juste quelqu'un qui quel que soit l'outil aura besoin d'accompagnement. L'outil qui doit être choisi doit avant tout permettre un suivi par les animateurs, permanents..; c'est le plus important.
Désencombrez vos listes de taches en supprimant les non importantes

• • pour mémoire, les contributeurs sont soit des contribueurs simples, qui doivent attendre que leur travail soit validé par un chef de projet

soit des contributeur "de confiance" qui peuvent commettre leur travail sans passer par une approbation de l'animateur du GdT (23:07:57) vincentxavier: soit des animateurs de GdT qui peuvent valider le travail des contributeurs simples

• Lionel trouve l'interface assez "geek" et pas du tout adaptée au débutant... Donc elle pourra faire l'affaire pour les responsables de groupe peut-être mais probablement pas pour les utilisateurs finaux. Ce qui implique de prévoir en plus une génération de pages très simples, genre liste des tâches a faire avec un bouton "je prend", etc.
  

=>travail a prévoir assez en amont, en collaboration avec les listes siteweb et admins

Donc, il y a deux soucis actuellement:

1. la definition des taches pour qu'elles soient r'alisables sans connaitre le contexte,
2. la présentation hors de redmine pour être moins rebutant => solution technique à déterminer

• Remarques de Malicia
  • Quelle est la différence entre observateur et autres ?
  • distinguer l'objectif du Redmine de celui du wiki
  • où est la documentation évoquée plus haut ? il est très important qu'elle soit de niveau non geek... il est important qu'on suive l'avancement de l'écriture pour tempérer le ton au fur et à mesure

• Adopter Redmine ?
  • il y a un certain nombres de tâches du coté du SI avant de le sortir du test, et les admins sont débordés
  • de tous les outils envisagés c'est le plus pertinent. Rémi en a testé plusieurs sans trouver mieux. Flyspray était plus simple, mais pas aussi bien maintenu (sécu). Raphaël l'utilise au travail est ne conteste pas son utilité.
  • plus adapté aux animateurs de groupe qu'au simple débutant
  • ce qui me semble manquer pour les tests c'est un workflow détaillé, avec des scenari
  • assez simple d'utilisation et en français

Wishlist, trucs à faire :

• • vérifier la possibilité de forcer les tâches à avoir une échéance (même si non tenue)
  • former les chefs de projets (animateur de groupes) sur l'utilisation de l'outil
  • une documentation sur le flux de travail que nous désirons utilisé est en cours de réalisation.
  • Faire un tutoriel pour les premières utilisations : comment être membre d'un projet, s'assigner une tache..Tutoriel accessible via le menu Aide est une bonne idée. (celui du haut Accueil/ Ma page / Projets / Aide) => cf http://wiki.april.org/w/Redmine_tutoriel

Action suivante Redmine : documenter le parcours d'une tâche dans Redmine, de l'idée à la réalisation en passant par la publication auprès des adherents en tâche "agir april" => Raphaël, Rémi, Rayna, Eva, Vincent-Xavier et François

Au-delà du gestionnaire de tâches

• Ne pas oublier le wiki
• Exemple de page pour les participants : http://www.mozilla.org/contribute/
• Il faut d'abord penser à "comment amener un adhérent à participer" avant de lui dire "va donc jeter un oeil sur Redmine. Si on ne met en face une véritable démarche d'intégration des adhérents volontaires dans les projets.. on aura aussi bien fait de colle des post-its sur un frigo, ce sera aussi (in)efficace

Liste-infos

(à compléter)

Quand on répond à un message envoyé à liste-infos...

la question de la redirection sur april@ se pose aussi ...

Action suivante : envoyer une proposition de modification de charte sur liste-infos et liste-infos-moderateurs pour inscrire dans les règles que les rejets doivent être motivés =< Malicia

Todo List

• Test FudForum : Tester le fait de poster sur le forum directement (durée 30 min) => SebiCbo

• Finir de transcrire les taches animation@ issues de la roadmap (puis faire le ménage, clarifier certaines tâches)=> Xavier

Points forts, points de vigilance

Points forts

++++ modération réussie, on s'écoute "parler"

+ préparation de la réunion

+ compte-rendu en direct

+ nombre de participants, des jeunes, des vieux et des anciens

+ présentations mais trop long

+ réunions régulières (une par mois) pour qu'elles soient moins touffues et moins longues

+ attribution des tâches

+ l'annonce à l'avance

Points de vigilance

• ordre du jour trop large
• réunion trop longue
• trop de points à discuter, peu de temps à disposition
• horaire tardif
• trop de réunions qui se suivent
• présentations, car trop d'attente entre chaque : demander aux participants de préparer à l'avance
• modération un peu rigide au début