Assemblee generale 16 mars 2024

Assemblée Générale samedi 16 mars 2024)

(l'AG se tient début 2024 mais concerne le bilan de l'année 2023 et les perspectives de l'année à venir)

L'assemblée générale aura lieu samedi 16 mars de 14 h à 18 h dans l'amphi Durand à la Faculté des Sciences et Ingénierie, 4, place Jussieu 75005 Paris. Accueil à partir de 13 h 30.

En cas de souci un numéro à connaître : 06 60 68 89 31 (Frédéric Couchet)

Merci de vous munir du document PDF qui pourrait vous être demandé par les vigiles à l'accueil. Imprimez-le ou garder en trace sur votre téléphone mobile, ordinateur portable…

L'organisation de notre assemblée générale a été possible grâce à l'aide de Cécile Braunstein (maître de conférence au laboratoire d'Informatique de paris 6), que nous remercions très chaleureusement.

Nous organiserons une soirée le samedi à partir de 19 h. L'organisation de cette soirée dépendra du nombre de personnes présentes et des possibilités à notre disposition. Nous devons connaître à l'avance le nombre de personnes intéressées par une possible soirée. Merci donc d'indiquer dans le document, partie #Tableau présences, repas et hébergement, si vous souhaitez participer à la soirée (ou par courriel à support-ag A april POINT org). La date limite pour répondre est vendredi 7 mars à 9h00. Nous irons à la pizzeria Amore Mio (repas végétarien possible) au 13, rue Linné, Paris 5è, à 5 minute à pied du campus.

Besoin d'aide, des questions ? FAQ

N'hésitez pas à nous contacter par courriel (support-ag A april POINT org) ou par téléphone (01 78 76 92 80).

Nous avons réuni dans cette FAQ les questions et problèmes qui peuvent se poser à l'occasion de l'AG (vote, inscription aux repas, etc...).

Pensez à consulter également la page sur le site de l'April.

Lieux

Tous les lieux sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.

• Le samedi 16 mars 2024, accueil à partir de 13h30, rencontre avec Mathilde Saliou à 14h puis assemblée générale de 14h30 à 18h :

Faculté des Sciences et Ingénierie
Amphi Durand
4, place Jussieu
75005 Paris

Métro : Jussieu (ligne 7 et 10)

• sinon, en sortant du métro il faut entrer dans l'université et suivre le fléchage

plan PDF de la faculté

Voir sur OpenStreetMap.

[??? Tous les moyens d’accès au site principal de l’université].

Merci d'imprimer et de vous munir du document qui pourrait vous être demandé par les vigiles à l'accueil. Imprimez-le ou gardez-en trace sur votre téléphone mobile, ordinateur portable…

Co-voiturage

Co-vélo / co-piéton

Station Vélib' à proximité.

Ordre du jour prévisionnel de l'assemblée générale

Samedi 16 mars 2024 de 14 h à 18 h :

De 14 h à 14 h 30, la journalise Mathilde Saliou fera une présentation sur le thème la diversité de genre et l'inclusivité.

Ordre du jour de l'AG (à partir de 14 h 30) :

• présentation du rapport d'activité et vote du quitus ;

• présentation du bilan financier et vote du quitus ;

• élection du conseil d'administration ;

• questions diverses.

• perspectives brainstorming général avec les adhérents

Procurations

Pour les personnes membres absentes, il est possible de se faire représenter lors de l'assemblée générale par une autre personne membre si celle-ci est munie d'une procuration signée.

Le jour de l'assemblée générale, seule la liste des personnes votantes et le décompte global des votes sera public. Les personnes qui auront voté électroniquement peuvent bien sûr venir à l'assemblée générale mais ne pourront évidemment pas re-voter ce jour là sur les quitus.

Nous acceptons trois formes de procuration :

• version papier : la traditionnelle procuration papier signée (confiée au membre représentant ou envoyée par la poste) :
  

April
44/46 rue de l'Ouest
Bâtiment 8
75014 Paris

• version électronique : même texte que la version papier, le courriel devant être signé si possible de la clé GPG de la personne adhérente et envoyé à la personne adhérente représentant celle-ci, avec copie à support-ag A april POINT org.

• Si la personne adhérente n'a pas de clé GPG, nous acceptons un courriel simple. Toutefois, si la procuration est envoyée depuis une adresse différente de l'adresse d'inscription à l'association, nous enverrons une demande de confirmation à la personne adhérente par courriel à l'adresse d'inscription à l'association.

Le délai maximum pour la réception des procurations transmises par courrier papier et par courrier électronique, afin qu'elles soient prises en compte lors de l'AG, est fixé au mercredi 13 mars 2024.

Le texte de la procuration est :

---

 Version A - Vous savez qui désigner :

 Association April
 
 Procuration
 
 Assemblée Générale Ordinaire du 16 mars 2024
 
 Je soussigné⋅e, [VOS PRÉNOM ET NOM][et Nom personne morale le cas échéant],
 membre de l'April, à jour de ma cotisation, donne procuration à [PRÉNOM ET NOM]
 [et Nom personne morale le cas échéant], membre de l'April, à jour de sa
 cotisation, s'il/elle l'accepte, et à défaut à toute autre personne membre du Conseil
 d'Administration désignée par lui/elle, pour l'Assemblée Générale Ordinaire
 de l'April du samedi 16 mars 2024
 
 Fait pour valoir ce que de droit.
 
 À [VOTRE COMMUNE], le [DATE]
 
 bon pour pouvoir
 
 [SIGNATURE]

---

Version B - Vous ne savez pas qui désigner :

 Association April
 
 Procuration
 
 Assemblée Générale Ordinaire du 16 mars 2024
 
 Je soussigné⋅e, [VOS PRÉNOM ET NOM][et Nom personne morale le cas échéant],
 membre de l'April, à jour de ma cotisation, donne procuration à toute 
 personne membre du Conseil d'Administration, pour l'Assemblée Générale Ordinaire
 de l'April du samedi 16 mars 2024
 
 Fait pour valoir ce que de droit.
 
 À [VOTRE COMMUNE], le [DATE]
 
 bon pour pouvoir
 
 [SIGNATURE]

Flux vidéo

Un flux vidéo de l'AG devrait être disponible sur ce salon BigBlueButton (merci à la société Octopuce pour la mise à disponible de ce serveur).

Soirée samedi 16 mars à 19 h

Il y aura une soirée (à la charge des personnes participantes) samedi soir sur Paris.

Pizzeria Amore Mio (repas végétarien possible)

au 13, rue Linné,

Paris 5è,

à 5 minute à pied du campus.

Le repas est à la charge des personnes présentes (merci de prévoir des espèces au cas où on mette en place une participation aux frais, pour simplifier le paiement).

Places limitées, inscription ci-dessous

Participer sans être à Paris

Vous ne viendrez pas à Paris pour l'AG, mais vous avez quand même envie de vous réunir avec d'autres membres April... N'hésitez pas à organiser un événement simultanément. Et tenez nous au courant via un courriel à contact AT april DOT org , nous pourrons envoyer un courriel à ceux qui habitent pas loin de chez vous.

Personnes et structures invitées

Invitation aux groupes d'utilisateurs et utilisatrices de logiciels libres

Dans l'objectif de renforcer encore ses liens avec les groupes d'utilisateurs et utilisatrices de logiciels libres (GULL) qu'ils soient membres ou pas de l'April, nous souhaitons inviter, comme chaque année, des représentants de GULL à notre AG. N'hésitez pas à nous contacter : contact AT april DOT org ou au 01 78 76 92 80.

Tableau présences, repas et hébergement

Pour l'hébergement

Les membres qui le peuvent et le souhaitent proposent d'héberger d'autres membres. Quelques jours avant l'AG, nous essayons d'apparier les demandes.

Voir également la liste d'hébergements payants.

Comment s'inscrire sur le tableau ci-dessous (note : il est nécessaire d'avoir un compte April MediaWiki, différent de votre compte adhérent⋅e, pour modifier la page) :

• Cliquez sur "modifier"
• Copiez le premier pavé qui suit la ligne commençant par "{|", et collez-le à la fin du tableau (en laissant toujours le "|}")
• Remplacez les intitulés par vos informations
• Puis allez en bas de page et cliquez sur "sauvegarder".
• Répondez à la question qui vous est éventuellement posée (pour éviter les spams).

Vous pouvez également vous inscrire en envoyant un courriel à support-ag A april POINT org, en précisant les informations vous concernant

Personnes présentes

Membre (localisation)	Nombre de personnes	Jour d'arrivée (heure lieu)	Jour de départ (heure, lieu)	Présence à l'AG (oui)	Besoin d'hébergement	Possibilité d'héberger (détailler)	Participation à l'éventuel dîner samedi (nb personnes)	Participation à l'éventuel déjeuner dimanche (nb personnes)
Membre (localisation)	Nombre de personnes	Jour d'arrivée (heure lieu)	Jour de départ (heure, lieu)	Présence à l'AG (oui)	Besoin d'hébergement	Possibilité d'héberger (détailler)	Participation à l'éventuel dîner samedi (nb personnes)	Participation à l'éventuel déjeuner dimanche (nb personnes)

Personnes excusées

Membre (localisation)	Présence à l'AG (oui/non)	À voté à distance	Possibilité d'héberger (détailler)	Participation à l'éventuel dîner samedi (nb personnes)	Participation à l'éventuel déjeuner dimanche (nb personnes)	Commentaire
Membre (localisation)	Présence à l'AG (non)	À voté à distance (oui/non)	Possibilité d'héberger (détailler)	Participation à l'éventuel dîner samedi (nb personnes)	Participation à l'éventuel déjeuner dimanche (nb personnes)	Commentaire

Planning (en cours d'élaboration)

Samedi 16 mars 2024 (Faculté des Sciences et Ingénierie)

- 13 h 30 - 14 h 00 :

• accueil des membres pour l'AG : signature feuille d'émargement, paiement de cotisation, distribution bulletins de vote

- 14 h 00 - 14 h 30 : la journaliste Mathilde Saliou fera une présentation sur le thème la diversité de genre et l'inclusivité.

- 14 h 30 - 18 h 00 : Assemblée générale de l'April (courte pause à 16 h 00)

• émargement des personnes présentes et calcul du quorum
• présentation du rapport d'activité et vote du quitus
• présentation du bilan financier et vote du quitus
• élection du conseil d'administration
• discussions/perspectives

- 18 h - 18 h 45 :

• sortie pour prendre l'air, discussions informelles, signature de clés GPG (Déroulement de la «signing party» des RMLL Le HowTo «officiel»)

- 18 h 50 : départ groupé pour la soirée

- 19 h 00 - : soirée April

Liste des choses à faire

Pour participer à l'organisation, merci de vous inscrire à la liste orga A april POINT org en suivant ce lien :
http://listes.april.org/wws/info/orga

Vous pouvez également noter votre nom ci-dessous :

N. B. : Si vous souhaitez participer à une de ces tâches, marquez votre nom à côté, ou signalez-le par courriel à "orga A april POINT org". Merci !

• Être présent⋅e sur le stand à l'entrée de l'AG dès de 13 h 10 et au moins jusqu'à 14 h 00 pour faire signer les personnes présentes : Bookynette, Isa et ...
• Être présent⋅e sur le stand à l'entrée de l'AG dès de 14 h 30 à 15 h pour faire signer les personnes présentes : Bookynette, Isa et ...
• Chercher le matos au local (docs, goodies, marchandise) :

Point forts / points de vigilance

• Points Forts :

• Points de Vigilance :

En amont

- recommander aux personnes morales de bien vérifier qui sont leurs personnes contact pour l'April, de demander une modification en amont de l'AG si nécessaire, de voter en ligne au cas où.

??? on fait ou pas ? Vendredi

- pour l'apéro pré-AG du vendredi soir l'organiser dans un bar, ça réduit le problème de la charge de préparation, le coût de l'AG, et potentiellement le problème du bruit (apéro très bruyant au local).  Il faut garder la possibilité de donner des sacs pour l'organisation de l'AG, donc il faut maintenir l'apéro pré-AG

Samedi

- essayer d'obtenir l'accès à la régie +1 
- commander moins d'eau pour le gouter voire pas du tout
- voir comment n'avoir qu'un seul salon de discussion (et ne pas avoir à la fois #april et le salon BBB) et/ou dédier une ou deux personnes pour suivre les salons
- Prévoir un routeur wifi 4G et prises ethernet pour gérer l'accès internet dans l'amphi
- Faire les tests finaux de la mise en place technique (laptops, micros, Votar etc) quelques jours avant l'AG pour éviter de tout faire entre 13h et 14h le samedi
- Faire un questionnaire court à destination des membres pour leur demander pourquoi les personnes ne participent pas à l'AG, que ce soit à distance ou sur place et qu'est-ce qui pourrait les encourager à participer (des questions à choix fermés et des questions à réponse libre)

???

Boîte à idées

• Je ne sais pas si Gee aime faire ça mais illustrer l'AG au fil de l'eau avec ses dessins et commentaires marrants, ça peut continuer à contribuer à l'animation de l'AG. Ceci dit, si Gee n'est pas là, on peut aussi dédier quelqu'un qui utiliserait le générateur.