20 ans de l'April Paris

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Page dédiée pour l'organisation de la soirée des 20 ans de l'April à Paris

CR réunions[modifier]

Trace de différentes réunions sur l'organisation :

Note : pour passer d'un pad à une page du wiki de l'April, pensez à exporter (symbole deux flèches horizontales en haut à droite) en markdown puis à chercher/remplacer les « tab-* » par « * », puis « tab-* » par « ** », puis « tab-* » par « *** ». Rajouter aussi un « == » en début et fin de titre.

Préparatifs[modifier]

Buffet[modifier]

Voir page dédiée : Atelier_de_cuisine_soirée_20_ans

Boissons[modifier]

L'établissement d'accueil gère le bar et les boissons, donc pas de préparatifs particuliers.

Seule une bière sélectionnée par l'April est à fournir.

TODO : qui & quand ?

Ambiance musicale[modifier]

Contexte :

  • but : faire baigner la soirée dans une ambiance sonore agréable et conviviale ;
  • qualité : privilégier les sources flac ou wav (le mp3 ne rend pas toujours très bien) ;
  • si possible, identifier quelques musiques spéciales :
    • jingle d'annonce
    • joyeux anniversaire
    • fermeture

Recensement collectif de musiques libres en cours sur le pad suivant : https://bimestriel.framapad.org/p/Musique20ans (version sauvegardée du 31/01/2017)

Fred mentionne :

Une piste serait de repartir des playlists que Bituur Esztreym de
Dogmazic avait préparé pour les soirées 10 ans et 12 ans de l'April
(certains morceaux sont sous licences NC) :
http://play.dogmazic.net/#playlist.php?action=show_playlist&playlist_id=263
http://play.dogmazic.net/#playlist.php?action=show_playlist&playlist_id=1946

Ambiance vidéo[modifier]

Recensement[modifier]

A priori, utilisation des photos de http://photos.april.org/

Diaporama[modifier]

Recherche d'idées pour faire des diaporamas (lecteur de photos ou vidéos).


Goodies[modifier]

caissiers volants, reconnaissables par un badge de 90x56mm ; visuel à définir, exemples pour motiver d'autres à proposer autre chose : Cash1.png Cash2.png


Affiche et autocollant « Pas moi en photo »[modifier]

Des photos seront prises pendant la soirée, notamment pour être ajoutées sur https://photos.april.org

Des participants prendront sans doute des photos, notamment pour les diffuser sur des réseaux sociaux.

Mais, certaines personnes ne souhaitent pas être prises en photos. Il faudrait prévoir unsystème, peut-être un autocollant « Pas moi en photo » comme pour les apéros de l'April et une affiche à l'entrée pour rappeler la règle.

Voir une page dédiée sur la signalétique « Pas moi en photo » : Convention_photo

Bougies[modifier]

Qui dit anniversaire, dit bougies à souffler \o/

De préférence, trouver des bougies achetables en magasin et facilement accessible :

Trouvailles de bougies :

  • en magasin, les plus grandes trouvées sont de 14 cm à la foire fouille
  • sur le web, on ne trouve pas plus grand que 15 cm, on est loin du géant...

Fabrication de bougie. khrys serait prête à fabriquer les bougies si on lui fournit le matériel, il faudrait :

  • les moules pour les chiffres (soit on les fabrique, soit on les acète pour 26 € : https://www.amazon.fr/dp/B00O4XMC0U)
  • de la cire et des mèches (VX propose d'acheter simplement des grosses bougies dans une boutique de bazar)
  • un support pour éviter que la cire coule sur le gâteau

Pancartes à préparer et imprimer[modifier]

Document réalisé :

Badges à préparer et imprimer[modifier]

  • 4 badges caisse

Badge 20ans caisse.png

  • 15 badges logo April + mot "Orga" avec la place pour prénom/nom

Badge 20ans staff.png

  • 1 badge Photographe

Badge 20ans photographe.png


Déroulement[modifier]

Stands[modifier]

Stand Accueil (dépliants, stickers)[modifier]

Organisation :

  • localisation : en haut des escaliers qui mènent à la salle ;
  • nombre de personnes : pas besoin (1 vigile)

Matériel :

  • liste des inscrits
  • dépliants, stickers
  • une pile de décalcomanies gnous pour chaque personne entrant (servira de passe pour sortir/rentrer, apposition non obligatoire du décalcomanie)
  • feuilles d'étiquettes autocollantes (pour écrire no-photo dessus)
  • stylo feutre pour écrire sur les étiquettes

Affichage :

Stand Goodies[modifier]

Organisation :

  • localisation : en haut des escaliers qui mènent à la salle ;
  • nombre de personnes : pas besoin

Matériel :

  • dépliants, stickers, clavier, menottes, etc.
  • badges :

Affichage :

Stand décalcomanies[modifier]

L'idée des décalcomanies est à la fois la festivité et le support de communication.

Cette activité implique une pratique particulière puisqu'il faut une bassine d'eau, plusieurs éponges et un peu de place pour opérer les transferts, et pourquoi pas prendre des photos. Cela justifie un stand spécifique.

Notes :

  • sont arrivés ;
  • très bon résultat ;
  • s'appliquent bien mais il faut de l'eau ;
  • quantités : 500 slogans, 500 logos, 2000 gnous.


Prévoir :

  • une petite table ;
  • une bassine d'eau ;
  • plusieurs petites éponges ;
  • un rouleau d'essuie-tout pour tamponner et assécher ;
  • un pancarte expliquant comment appliquer la décalcomanie et incitant à contribuer ;
  • un godet/tirelire et affiches « prix libre » pour inciter à contribuer.

Organisation :

  • localisation : dans la salle de concert, où il y a la marchandise (en face du bar) ;
  • nombre de personnes : 1 ou 2 dans les parages

Affichage :

Programme[modifier]

Programme provisoire soumis à changement

  • 10h : accueil atelier cuisine
  • 17h? : préparation de la salle
  • 19h : ouverture des portes
  • vers 19h30 : prises de parole d'ouverture (20/30 mn max)
  • vers 21h00 : session remerciements ; quizz April (sous réserve)
  • vers 22h30 : « Incroyabeulz talents de l'April » (sous réserve)

Une scène ouverte sous la forme d'une session « incroyabeulz talents de l'April ».

Les personnes présentes sont conviées à animer la soirée en montrant leurs talents, petits ou grands. Une scène sonorisée, 6 minutes max par personne pour faire partager ses capacités à la mode incroyable talent. Musique, chanson, lecture, photo, travail graphique, acrobatie, danse, jonglage... Si vous savez faire quelque chose de spécial, tout est bon à montrer (ou presque). Il y a une vraie scène (30m2), des micros, de la sono.

Vous pouvez vous pré-inscrire ci-dessous avec prénom/nom ou nick, talent (ou pas, pour garder la surprise).

    • Prénom/nom ou nick ; talent
  • 2h00 : fermeture du lieu (qui doit être vide)

PF & PV (B's & C's)[modifier]

Rappel : http://wiki.april.org/w/Les_Points_Forts_et_les_Points_de_Vigilance

Les B's :

  • super bon choix pour le lieu
  • les sacs de matériel à transporter étaient super bien préparés
  • la cuisine de Samanta de l'association Altrimenti est géniale
  • plein de personnes (15 en total) ont répondu présent à l'appel pour l'atelier de cuis animé par Altrimenti
  • équipe du Petit Bain accueillante et serviable
  • les sacs de transport du matériel sont pratiques et facile à porter
  • super le principe de mettre des étiquettes au sac de matériel (t-shirt, etc.)
  • le diaporama
  • les variations Goldberg en libre et avec un bruit de salle, ça le fait très bien
  • super la musique libre
  • le mode aléatoire de la musique libre est bien passé
  • vive les soufflages collectifs de bougies
  • excellente réalisation de l'idée de projet décalcomanie
  • stand décalcomanie très bien pensé (bonne taille éponges, nombre d'éponge, mug pour trempette, rouleau papier, poubelle proche, tirelire, miroirs)
  • les affiches April habillaient bien les longs murs tout noir de la salle
  • la convention photo a bien fonctionné (il a fallu refaire des étiquette !)
  • bonne visibilité les étiquettes de la convention photo sur le corps des gens
  • bon laïus de Fred au micro sur la convention photo
  • diffusion en direct des discours et des interviews de quelques autorités par radio Libre à Toi
  • Choix de bières spéciales (Chouffe Houblon et Delirium Tremens) très apprécié par les participants
  • la présence d'un majestueux gnou en chocolat qui veillait sur le bon déroulement de la soirée
  • Deux gâteaux d'anniversaires décorés du logo April et de gnou (bravo à Adé, Benj et aux bénévoles de l'atelier)

Les c's :

  • faire mieux tenir les étiquettes des sacs de matériels
  • trouver un moyen de ne pas se piquer avec l'épingle à nourrice des étiquettes des sacs de matériel
  • prévoir un défilé des t-shirt collectors de l'April
  • trouver plus de musique libre
  • Doubler la quantité de bière vu la qualité et le fait que le public présent boit de préférence de la bière
  • Prévoir de la bière artisanale locale
  • Posters d'information sur les photos assez peu visibles → peut-être prévoir du A3 la prochaine fois et mieux réfléchir aux emplacements d'affichage
  • Pas assez d'étiquettes no photo
  • Vérifier s'il y a besoin ou non d'assurer la salle ; si oui, transmettre la demande à notre assureur
  • S'assurer que le buffet est suffisamment éclairé (ce n'était pas le cas jeudi soir)
  • Prévoir plus de tables pour le buffet
  • Prévoir plus de personnes en charge du service
  • Envoyer un mailing "save the date" dès que l'on connaît la date de l'événement (pour espérer avoir encore plus de monde)
  • Mettre le livre d'or dans un endroit plus visible
  • Vérifier que la lumière est adaptée pour prendre les photos ou bien mettre en place un stand photo avec un éclairage adapté
  • Étudier la possibilité de commander nous-mêmes toutes les boissons (alcoolisées : bière et vin; non alcoolisées)
  • Faire une liste de tout ce qu'on apporte et la partager avec les personnes susceptibles d'aider à ranger le matos à la fin de l'événement
  • Nommer un chef d'équipe rangement