Les Points Forts et les Points de Vigilance
Quelques techniques utiles pour faciliter une réunion de cloture d'un évènement, projet...
Les Points Forts et les Points de Vigilance (PF-PV)
- Demander à la fin de l'évènement à l'équipe ce qu'elle pense avoir été des points forts et des points de vigilance.
- Noter les réponses sur un paperboard et s'assurer que les mesures de suivi font l'objet d'un accord
Utiliser cette technique nous permet de :
- Fournir un cadre structuré pour les retours/commentaires
- Noter ce qui s'est bien passé
- Identifier ce qui ne s'est pas bien passé
On peut utiliser cette technique pour :
- Conclure de manière agréable l'évènement
- Souligner les points positifs
- Faire émerger les problèmes et d'eventuels obstacles entravant le progrès
- S'améliorer pour la prochaine fois
On peut utiliser dans la plupart des cas, dont :
- Les réunions d'équipe
- Les groupes de travail
- Les événements
- Les formations
- La conclusion d'ateliers
Quelques conseils utiles :
- Être constructif.
- Garder à l'esprit les techniques pour formuler des retours d'information.
- Traiter d'abord les points forts.
- Traiter les points de vigilance d'une manière positive :
- Les exprimer sous la forme de questions "Comment faire pour".
- Utiliser des assertions comme "J'aurais aimé savoir".
- Laisser les points de vigilance ouverts à la discussion.
- Garder à l'esprit que les sessions PFPV doivent être courtes et participatives.
- Utiliser les conclusions de PFPV pour améliorer la performance.
- Prioriser les points de vigilance.
- Voir si certains de ces points de vigilance sont d'une importance critique.
- Utiliser les techniques de résolution de problème pour dépasser les points de vigilance.
- S'accorder sur les actions dérivant des PFPV.
- L'appliquer lors de l'évènement suivant.
Benefits/Concerns analysis
- Toujours exprimer les points forts d'abord, suivis des points de vigilance, afin d'initier une situation "gagnant-gagnant". Ceci crée une ambiance plus positive au sein de l'équipe, permettant ainsi d'avancer avec une idée de solution possible et aboutir en fin de compte à un plan d'action.
- L'analyse PFPV permet d'accroître la qualité et la confiance de l'équipe dans la solution et permet d'identifier les éventuels problèmes soulevés par la solution.
- L'animateur liste les points forts de l'idée (des idées) retenue(s)
- Une fois que l'animateur a énoncé les points forts, les membres de l'équipe peuvent fournir leur vision des points forts.
- Ensuite, l'animateur énonce ses points de vigilance par ordre d'importance sous la forme de questions "Comment faire pour" et "J'aurais aimé savoir", puis demande au reste de l'équipe de faire part de leurs points de vigilance.
- Chaque personne devrait énoncer en premier son point de vigilance le plus important, afin de garder à l'esprit les éléments les plus importants et prioriser les efforts que l'équipe déploiera dans l'étape suivante du processus.
Some useful techniques for facilitating the kick-off event
Benefits and Concerns (Bs &Cs)
Ask the team what they think the benefits and concerns are at the end of the event.
Capture the output on flipchart and ensure follow-up actions are agreed Bs & Cs is a useful tool for after the event review.
Using the technique allows us to:
- provide a structured framework for feedback
- capture what went well
- identify what did not go well
We can use this technique to:
- round off the event
- highlight successes
- surface problem areas and potential barriers to progress
- improve for the future
We can apply this technique in most situation including:
- team meetings
- working group sessions
- training events
- close of workshops.
Some useful tips :
- Be constructive
- Bear in mind techniques for giving feedback
- Deal with benefits first
- Frame concerns in a positive way :
- express as "how to" questions
- use "I wish I knew" statements
- Open up concerns for discussion
- Keep "benefits and concerns" sessions short and participative
- Use the b&cs results to improve performance
- Prioritise concerns
- Consider whether any concerns are critical
- Apply problem-solving techniques to help overcome concerns
- Agree actions arising from benefits and concerns
- Carry through to the next event
Benefits/Concerns analysis
Always state benefits first, followed by concerns, in order to foster a `win/win' situation. This provides a more positive atmosphere for the team to progress with an idea to a possible solution and finally to an action plan.
Bs/Cs analysis helps to increase the quality and team confidence in the solution and ensures that potential problems with the solution are identified.
- The leader lists the benefits associated with the idea(s) selected.
- Once the leader has stated the benefits, then the resources can
provide their benefit statements.
- Next, the leader states his concerns in prioritised `how to' (H2) or `I wish I knew' (IWIK) statements - stating his greatest concern
first-and solicits concerns from the rest of the team.
- Each person's most critical concern should be stated first to help focus and prioritise the energy that the team will use in the next step of the process.
