AGetReunionMembres2009

AG 2009 et réunion des membres

(Bien que l'AG se tienne en 2010, elle concerne le bilan de l'année 2009.)

La réunion aura lieu à le samedi 13 février 2009 dans les locaux de l'EFREI à Villejuif, et le dimanche 14 février dans les locaux de la FPH à Paris.

L'assemblée générale aura lieu samedi 13 février 2009 de 14 h à 18 h à l'EFREI (Villejuif).

Le samedi matin et le dimanche seront consacrés à des ateliers en petits groupes ou discussions en plénière.

Besoin d'aide, des questions ?

N'hésitez pas à nous contacter par courriel (ag2009 A april POINT org) ou par téléphone (01 78 76 92 80).

Lieux

• Le samedi 13 février, de 9h à 22h :

EFREI http://www.efrei.fr/ 30/32 av République
94800 VILLEJUIF
Métro : Villejuif-Louis Aragon, ligne 7, puis 5 minutes à pied
Bus : 162, 180, 285, 288, 393

• Le dimanche 14 février, de 10h à 18 h :

FPH (Fondation pour le Progrès de l'Homme)
38 rue Saint Sabin
75011 Paris
Métro: Bréguet Sabin (ligne 5)

Co-voiturage

...

Ordre du jour prévisionnel de l'assemblée générale

Samedi 13 février 2009 de 14 h à 19 h :

Ordre du jour :

• présentation du bilan moral et vote du quitus ;

• présentation du bilan financier et vote du quitus ;

• élection du conseil d'administration ;

• questions diverses.

Vote en ligne

En tant qu'adhérent, il est essentiel que vous preniez part au vote qui y aura lieu !

Si vous ne pouvez pas venir, merci soit de voter en ligne soit d'envoyer une procuration (voir ci-dessous).

Procédure pour voter en ligne : à détailler

Procuration

Pour les absents physiques, il est possible de se faire représenter lors de l'assemblée générale par un autre adhérent si celui-ci est muni d'une procuration signée.

Le jour de l'assemblée générale, seule la liste des votants et le décompte global des votes sera public. Les personnes qui auront voté électroniquement peuvent bien sûr venir à l'assemblée générale mais ne pourront pas évidemment pas re-voter ce jour là sur les quitus.

Nous acceptons trois formes de procuration :

• version papier: la traditionnelle procuration papier signée (confiée au membre représentant ou envoyée par la poste) :
  

April c/o ARDEVA
40 bis, rue du Faubourg-Poissonnière
75010 Paris

• version électronique : même texte que la version papier, le courriel devant être signé de la clé GPG de l'adhérent et envoyé au membre représentant l'adhérent, avec copie a <ag2009@april.org>.

• Si l'adhérent n'a pas de clé GPG, nous acceptons un courriel simple mais nous enverrons une demande de confirmation à l'adhérent par courriel à l'adresse d'inscription à l'association.

Le texte de la procuration est :

---

 Association April
 
 Procuration
 
 Assemblée Générale Ordinaire du 13 février 2010.
 
 Je soussigné, [VOS PRÉNOM ET NOM][et Nom personne morale le cas échéant], 
 membre de l'April, à jour de ma cotisation, donne procuration à [PRÉNOM ET NOM]
 [et Nom personne morale le cas échéant], membre de l'April, à jour de sa 
 cotisation, s'il/elle l'accepte, et à défaut à tout autre membre du Conseil 
 d'Administration désigné par lui/elle, pour l'Assemblée Générale Ordinaire
 de l'April du samedi 13 février 2010.
 
 Fait pour valoir ce que de droit.
 
 À [VOTRE COMMUNE], le [DATE]
 
 bon pour pouvoir

Liste des procurations reçues

• Arnaud Calvo, à Lionel Allorge (membre du CA)
• Yann Hamon, à Jérémie Zimmermann (membre du CA)
• Eric Rolland, à Benoît Sibaud (ou autre membre du CA)
• Patrick Trauquesègues, à Benoît Sibaud
• Alain Piétrement à Benoït Sibaud

---

FAQ

Pensez à consulter également la page suivante : http://www.april.org/faq-adherents

"je ne retrouve pas mon identifiant pour voter"

Consulter le courriel de convocation à l'AG, il précise le lien pour voter ainsi que votre identifiant. Sinon contactez la liste de support pour l'AG : ag2009 AT april POINT org.

"je suis nouveau adhérent, puis-je voter ?

Vous pouvez voter à l'AG. Si vous estimez ne pas pouvoir donner en conscience un avis sur les votes, car vous n'étiez pas membre en 2009, vous pouvez choisir le vote "abstention". Mais il est important que vous votiez, et participiez ainsi à atteindre le quorum, sans quoi l'AG ne peut valablement délibérer.

"je n'arrive pas à inscrire ma présence sur le wiki"

Vous devez cliquer sur "Modifier" ou directement sur le lien http://wiki.april.org/index.php?title=AGetReunionMembres2009&action=edit.

Si vous rencontrez des problèmes, adressez un message à la liste dédiée ag2009 AT april POINT org en expliquant précisément votre problème et en joignant si possible une copie d'écran.

"Vous dites que je ne suis pas à jour, alors que je viens de payer ma cotisation"

Il est possible que notre secrétaire n'ait pas encore mis à jour votre fiche suite au paiement de votre cotisation (par exemple, si vous avez envoyé un chèque, payé par virement, ou envoyé une autorisation de prélèvement, il y a un délai de traitement de notre côté).

Le vote en ligne pour l'assemblée générale (AG) est-il anonyme ?

Par défaut, tous les votes sont anonymes pour les AG. L'outil de vote permet d'avoir des votes pour lesquels vous pouvez choisir de voter anonymement ou pas.

Pour quelle période le vote électronique est-il ouvert ?

La clôture du vote se fait le jour précédant l'AG à 08h00. Pour l'AG 2009 le vote sera clos le vendredi 12 février 2010 à 08h00.

J'ai essayé de me connecter pour voter en ligne sans succès. J'ai changé mon mot de passe, sans plus de résultat

Des raisons de l'erreur peuvent être :

• Utilisez-vous votre identifiant (première lettre du prénom + nom, le tout attaché) ou votre adresse email pour

vous identifier ? Vous devez utiliser l'identifiant (première lettre du prénom + nom).

• Avez-vous changé votre mot de passe sur notre site web (2) ou sur

notre outil de vote (1) ? Vous aurez remarqué que les noms de domaine sont différents (entrouvert.org vs. april.org). Les deux bases sont distinctes et non synchronisées. Un changement dans l'une d'entre elles n'est pas reproduit dans l'autre.

(1) Outil de vote (WCS) : http://april.entrouvert.org/

(2) Site Web de l'April : http://www.april.org/

Je me connecte au site et change mon mot de passe sans problèmes, mais ne reçois pas de mot de passe pour l'abonnement à la liste dédiée à l'AG.

Changez l'adresse email où doit arriver le mot de passe. Si le problème persiste, contactez le secrétaire de l'association (secretaire AT april POINT org) en vous efforçant de donner le plus de détails possible.

Je ne trouve pas de liste de révocation pour l'autorité de certification Entr'Ouvert

Il n'y a pas de liste de révocation car les certificats ne sont pas distribués au-delà de l'«organisation» Entr'ouvert (qui gère le vote). Ainsi, cette liste a vocation à être vide, vu qu'un certificat serait remplacé plutôt que révoqué.

Ma cotisation couvre uniquement la période jusqu'au 1 février 2010, mais j'ai voté avant : mon vote est-il nul et non avenu ?

Non, si vous régularisez l'année 2010 avant l'AG.

Est-il possible de régler ma cotisation le jour de l'AG ?

Oui. Le jour de l'AG il y a un espace accueil pour l'émargement des présents et pour le paiement des cotisations. Cela implique donc que vous n'aurez pas voté en ligne, mais que vous voterez lors de l'AG.

J'aimerais régler ma cotisation par carte bancaire via le site, mais je rencontre des problèmes

Adressez votre message à la liste ag2009 AT april POINT org en donnant un lien vers votre espace personnel et l'identifiant de connexion ou contactez Sébastien Dinot pour qu'il vérifie les archives (secretaire AT april POINT org).

Pour tout cas particulier tel :

• Je viens de régler ma cotisation par paiement via le site web. Pourriez-vous vérifier que votre compte a bien était crédité de cette somme et me faire savoir ?

• J'ai choisi un règlement de cotisation par prélèvements automatiques mais l'état des lieux n'est pas à jour dans la catégorie idoine de mon espace personnel.

• J'ai voulu régler ma cotisation par carte bancaire, mais j'ai un problème de paiement ("carte refusée") : que faire ?

S'adresser au secrétaire de l'association (secretaire AT april POINT org) en expliquant vos difficultés de la façon la plus détaillé possible.

Je n'ai pas bien compris comment inscrire ma participation à l'AG du samedi 13 février

Vous poouvez vous rendre sur la page wiki dédiée à l'évènement, à la section correspondant aux inscriptions (http://wiki.april.org/w/AGetReunionMembres2009#Tableau_pr.C3.A9sences_et_h.C3.A9bergement) et l'éditer. Ainsi, vous rajoutez votre nom dans les tranches horaires qui vous conviennent. N'oubliez pas de nous indiquer si vous serez présent(e) au déjeuner. Vous n'êtes pas tenu(e) de créer un compte d'utilisateur pour effectuer cette modification.

Si vous rencontrez des problèmes, adressez un message à la liste dédiée ag2009 AT april POINT org.

Je voudrais venir au repas de samedi soir, comment dois-je procéder ?

Une participation au frais (PAF) est demandée, son montant n'est pas encore fixé mais devrait être autour de 10 euros.

Votre inscription préalable sur le wiki est demandée pour que nous puissions prévoir assez de choses pour tout le monde.

Flux audio et vidéo

Un streaming audio et si possible vidéo est prévu pour vous permettre de suivre l'AG par Internet.

Si vous êtes vidéaste et souhaitez donner un coup de main, vous pouvez vous noter ci-dessous, et contacter Lionel Allorge : lallorge A april POINT org

• Christophe Mehay : apporte une caméra Canon HV10 et un trépied

Tableau présences et hébergement

Voir également la liste d'hébergements payants.

N.B. : pour vous inscrire sur le tableau ci-dessous :

• Cliquez sur "modifier"
• Copiez le premier pavé qui suit la ligne commençant par "{|", et collez-le à la fin du tableau (en laissant toujours le "|}")
• Remplacez les intitulés par vos informations
• Puis allez en bas de page et cliquez sur "sauvegarder". Répondez à la question qui vous est éventuellement posée (pour éviter les spams).

Adhérent (localisation)	Nombre de personnes	Jour d'arrivée (heure lieu)	Jour de départ (heure, lieu)	Présence assemblée générale (oui/non)	Besoin d'hébergement	Possibilité d'héberger (détailler)	Participation déjeuner samedi	Participation dîner samedi (nb personnes)	Participation déjeuner dimanche (nb personnes)
Eva Mathieu (IDF)	1			oui	-	oui (à confirmer)	oui	1	1
Lionel Allorge (IDF)	1			oui	non	non	oui	1	1
François Poulain (IDF)	1			oui	non	non	oui	1	1
Denis Dordoigne (Yvelines)	1	samedi matin	dimanche soir	oui	non	non	oui	1	1
Mathieu Arnold (Paris)	1	samedi matin	dimanche soir	oui	non	non	oui	1	1
Vincent-Xavier Jumel (IdF)	1	samedi matin	dimanche soir	oui	non	oui (à voir)	oui	1	1
Nicolas Degand (IdF)	1			oui	non	non	oui	0	0
Benoît Sibaud(IdF)	1			oui	non	oui (à voir)	oui	1	1
Alexis Monville(IdF)	1			oui	non	non	oui	1	1
Léopold Baillard (Paris)	1			oui	non	non	oui (à confirmer)	1 (à confirmer)	0
Christelle Thomas (IDF)	1			oui	oui	non	oui	1	1
Rayna Stamboliyska (Paris-Munich)	1		dimanche vers 14h30	oui	non	non	oui	1	1
Frédéric Couchet (Saint-Denis)	1	13/01 09h00	14/01 20h00	Oui	Non	Oui (2 places, déjà réservées)	Oui (1)	Oui (2)	Oui (1)

Programme

En plus de l'Assemblée générale, la réunion des membres a pour but de :

   * se rencontrer, prendre le temps de faire connaissance ;
   * faire le point, participer à la vie et l'évolution de l'association, discuter du futur ;
   * s'informer de l'actualité des dossiers ;
   * participer à des ateliers thématiques, exposés ;
   * conférences éclairs ;
   * ... 

Merci d'indiquer sur cette page les points que vous aimeriez voir aborder, des idées de petites conférences ou d'ateliers. Ne pas oublier dans vos propositions que c'est une réunion des membres de l'association et qu'il faut donc utiliser au maximum le temps disponible pour parler de ce qui est spécifique à l'association. Nous organiserons le programme en fonction des demandes et des possibilités.

Conférences éclair

Dans l'après-midi du dimanche 14 février, 1h30 sera consacrée à des conférences éclairs (présentations de quelques minutes permettant à un maximum de personnes de rapidement présenter une initiative, un projet, un groupe..., Lightning Talk en anglais) proposées par les adhérents. À vous de proposer vos sujets, par exemple que ce soit des projets personnels ou des suggestions pour faire avancer l'April.

Le créneau d'1h30 est divisé en 9 créneaux de 10 minutes, laissant pour chaque mini-conférence ~5 minutes pour la présentation, ~3 minutes de questions et ~2 minutes de battement. En raison de cette faible durée, les conférenciers ne pourront pas utiliser leur propre matériel : ils devront fournir à l'avance un document PDF ou OpenDocument contenant leur présentation et disposeront d'un accès Internet sur l'ordinateur qui sera branché sur le vidéo-projecteur.

Nous invitons les personnes intéressées à mettre leurs propositions ci-dessous. (Une sélection dans ces propositions pourra éventuellement être effectuée si le nombre de propositions est trop important ou que le sujet de certaines propositions sort du cadre de l'April.)

Propositions de sujets (et nom de l'intervenant):

• ...
• ...

Ateliers

• Atelier animation

Participer à l'organisation

Pour participer à l'organisation, merci de vous inscrire à la liste orga A april POINT org en suivant ce lien :
http://www.april.org/wws/info/orga

Vous pouvez également noter votre nom ci-dessous :

• Eva Mathieu
• Lionel Allorge
• VXJ
• ...
• ...

On aura notamment besoin d'une voiture le vendredi 12 février (trajet de Melun à Villejuif) et le samedi 13 février au soir (de Villejuif à Paris).

Liste des choses à faire

vendredi 12/02 (ou avant)

• faire les courses (café, thé, gobelets, sucre, serviettes, assiettes) et les déposer à l'Efrei (voiture)
• transporter matériel de l'Ardeva vers l'AG (documents, tshirts, badges)
• tester le streaming audio et vidéo
• transporter le buffet de Melun à Villejuif

samedi 13/02 (Efrei) 9h :

• aller chercher les viennoiseries =>Eva
• assurer l'accueil café viennoiseries, badger

12h :

• Dresser les tables pour le repas
• Aller chercher le pain
• Ranger après le repas

14h :

• faire l'accueil café ett émargement pour l'AG

19h :

• ranger l'amphi
• transporter le matériel et le buffet pour la soirée (voiture)

dimanche 14/02 (FPH) 12h:

• faire les courses qui manquent au marché
• aller chercher le pain (Boulangerie Yevre, 28 Bd Beaumarchais)
• mettre la table
• faire la vaisselle

18h

• Ranger la salle