Réflexions au sujet d'un système de gestion de tâches
Depuis 2007, le nombre d'adhérents de l'April a considérablement augmenté : la campagne d'adhésion a été un franc succès, et de 450 adhérents au 1er janvier 2007, l'association en compte désormais plus de 4200 (février 2009).
Ce brusque changement d'échelle appelle une réflexion sur l'organisation de la communauté des adhérents, afin de faciliter l'implication dans la réalisation des objectifs de l'association, à savoir promouvoir et défendre le logiciel libre. Il s'agit donc d'étudier la structuration des échanges entre les adhérents eux-mêmes, ainsi qu'entre les adhérents et l'équipe constituée des permanents et du CA.
Un désir de participation des adhérents qui reste souvent sans réponse. Il est notamment exprimé par les membres lors de leur adhésion ou lors du remplissage du questionnaire. Ou par le « comment aider ? » que se posent certains membres en adhérant, qui ne trouve pas de réponse immédiate sur le site.
Réflexions sur un système de tâche à l'usage de bénévoles occasionnels
Il est question dans ce contexte de faire participer quelques uns des milliers de membres de notre communauté ; par exemple tous ceux inscrits sur les listes de travail. L'accent n'est pas forcément mis sur un système de suivi à long terme des projets, mais plutôt un moyen simple de diriger un potentiel bénévole vers un besoin identifié pour lequel il se juge compétent. Le critère déterminant en termes d'ergonomie sera donc la capacité du système à proposer des tâches pertinentes sans pour cela que l'utilisateur doive parcourir une hiérarchie de projets attachés à des groupes de travail.
Dans la réalité, chaque groupe de travail possède un workflow qui lui est propre selon son activité. Donc le fonctionnement de l'outil risque d'être assez hétérogène. Il faudra faire attention que le workflow du groupe de travail soit clairement décrit et établi dans la charte de chaque groupe de travail, et lorsque les animateurs de groupes de travail verront arriver un nouveau bénévole, ils devront veiller à l'en informer.
Les besoins identifiés sont :
- Donner moyen de rendre visible une liste de tâches à chaque volontaire, selon des critères de recherche.
- Clarifier le workflow des groupes de travail.
- Densifier les relations : CA / permanents / animateurs de groupes / bénévoles actifs / adhérents.
- Mettre plus facilement à disposition les ressources de bénévoles dont beaucoup sont prêts à donner un peu de leur temps.
- Créer du lien entre des gens qui cherchent à donner du temps et des animateurs prêts à leur prendre.
- Avoir une estimation du délai pour les tâches.
- Un rappel automatique pour remplir le bénévolat valorisé.
- Valoriser le travail des bénévoles en faisant une remontée des travaux finis sur la liste april et éventuellement création d'un "bénévole du mois".
Les gains espérés sont :
- Animer la communauté, fidéliser les bénévoles.
- Favoriser le retour d'expérience.
- Obtenir un meilleur suivi des tâches.
- Centraliser et de systématiser le recensement des tâches.
- Mieux formaliser le travail accompli pour reporter plus efficacement le travail :
- En direction du CA,
- En direction de la communauté, pour donner plus de visibilité vis-à-vis du reste de l'asso,
- Faciliter la valorisation du bénévolat.
- Spécialiser et pérenniser les appels pour qu'ils ne se perdent pas comme sur la liste principale.
- Constituer pour les animateurs et membres CA une identification des compétences des bénévoles impliqués.
- Identifier des membres actifs.
Réflexions supplémentaires pour un système de gestion de projet
- Pose des questions d'authentification et de sécurité.
- Qu'en est il de la gestion des échéances ?
- Penser à la question de l'hétérogénéité des groupes de travail, donc de leur workflow.
Cahier des charges
(Elaboré notamment à partir des échanges lors de la réunion des membres :
http://wiki.april.org/w/Compte_rendu_de_réunion_animation_15-02-2009#Expression_de_besoins)
Caractéristiques générales
- Accessible via le web
- Simple d'utilisation
- En français
Fonctions souhaitées
- Permettre à tout un chacun de prendre une tâche
- Permettre à une catégorie restreinte de personnes (responsables de groupes, CA, permanents) d'ouvrir des tâches
- Au moins deux niveaux : projet / tâche (pour garder une vision globale malgré le découpage en microtâches)
- Pouvoir associer des tags ou catégories aux tâches
- Pouvoir indiquer une durée et une échéance pour chaque tâche
- Générer différents types d'affichage (selon les tags, ouvert/fermé, mes tâches, etc)
- Recevoir des notifications par mail (pour les ouvertures / fermetures de tâches associées à un projet ou catégorie)
- Création automatique de tâches à partir des courriels entrants
- Associé à l'outil de bénévolat valorisé
- Générer des statistiques sur le nombre de tâches ouvertes/fermées/en cours par projet et/ou catégorie
Page Agir April sur le site
La page Agir April sur laquelle sont placé quelques tâches à titre d'exemple : http://www.april.org/fr/groupes/agir
Outils a tester
Bugzilla
En plus de la version customisée de Bugzilla, en cours de test, voici d'autres outils de gestion de tâche évoqués lors des discussion sur la liste animation.
Version en cours de test sur http://bugzilla.april.org
Cette version a été installé manuellement et de nombreux patches seront nécessaires pour l'utiliser dans le cadre des besoins de l'April.
Flyspray
en action: http://bugs.flyspray.org/
en démo: http://demo.flyspray.org/
Son inconvénient en tant que gestionnaire de bugs c'est d'être moins complet que bugzilla, dans notre cas c'est un avantage ça permettrait de ne pas passer du temps à patcher bugzilla. Il est capable de faire Par rapport au workflow dessiné dans april_communautes-v0_2.odt .
Un autre avantage c'est qu'il est facile à installer, c'est un simple tarball à décompresser suivi de l'habituelle config "mot de passe de la bdd".
Compte rendu de test de flyspray
Case Tracker (module Drupal)
à préférer à TaskList (http://drupal.org/project/tasks), car Case Tracker est mieux maintenu et sera porté sous Drupal 6.
http://drupal.org/project/casetracker
Case Tracker is usable right out of the box as a basic ticketing system, it's default UI is minimal but feature complete.
A l'air extrêmement simple.
STS (module Drupal)
Support Ticketing System (anciennement Jobtrack) http://drupal.org/project/support
"The support module provides a basic ticketing system and helpdesk that is native to Drupal, offering complete email integration."
=> gère les inscriptions et notifications par mail.
Storm - SpeedTech Organization and Resource Manager (module Drupal)
Plus large qu'un gestionnaire de tâches, c'est un gestionnaire de projets :
Storm is a project management application for Drupal. It consists of a set of modules as follows: Storm (base module), Attributes (settings), Organizations, Projects, Tasks, Tickets, Timetrackings, People, Teammembers, Notes, Knowledgebase, Invoices, Invoice items, and Expenses.
Storm : http://drupal.org/project/storm
Le dév a l'air réactif. "Every object : Organization, Project, Task, Ticket, Person, Timetracking is a Drupal node, so you can easily use other modules to extend STORM if you need it. Features of the upcoming new release : team integration and attributes extensions.
OTRS
OTRS est un logiciel libre de gestion de la relation client. Son nom est l'abréviation anglaise d'Open-source Ticket Request System, pouvant être traduit par « Système libre de gestion de requêtes par tickets ».
Présentation Wikipédia : http://fr.wikipedia.org/wiki/OTRS
Site officiel : http://otrs.org/
Redmine
Le gestionnaire des tâches a été installé et est actuellement en test. Il est accessible ici : redmine.april.org. La création de comptes est pour l'instant manuelle. Un petit compte-rendu sur des résultats préliminaires du test est disponible.
[Compte rendu de la réunion Redmine du 22 décembre 2009]
Actuellement testée : http://redmine.april.org
ADHEO (ex PMS)
Solution de gestion de projets écrite en php. 2 versions existent : - une version standard sous licence open source GNU General Public License version 3 - une version entreprise payante.
Adheo intègre les fonctions nécessaires à une gestion efficace de vos projets :
* Prise en compte de l'organisation * Calendrier global * Création et suivi de projets * Création et suivi de tâches * Authentification centralisée * Forums de discussions favorisant les échanges * Gestion des risques projet * Centralisation des documents projets
Autres
Les applications qui suivent ne sont pas à proprement parler des gestionnaires de tâches.
- CiviCrm
http://civicrm.org/ un gestionnaire de volontaires et de campagnes destiné aux ONG (relationship management solution)
- Mobee
- OpenVolonteer
