Organisation-de-conferences-eclair

Organisation de conférences éclair

Basée sur la session 2024

Planning

• Décision d'organiser des conférences éclair en visio le lundi 29 janvier 2024
  • Les conférences éclair ont lieu lors de l'assemblée générale le samedi 16 mars 2024 de 10h00 à 12h00
  • 4 personnes organisatrices : Jean-Christophe, Bookinette, Eda, Françoise
  • Durée 6 minutes, 16 présentations ont été faites
• Création de la mailing-list confseclairs sur https://listes.april.org/wws le mercredi 31 janvier 2024 par Fred
• Création d'un pad pour préparer les conférences éclair
• Mail d'annonce envoyé le mercredi 31 janvier 2024
• Date limite d'envoi des propositions le jeudi 29 février 2024
• Réunion de sélection des propositions le mercredi 6 mars 2024
  • Décision de l'ordre de passage
  • Idéalement renseigner le planning prévisionnel des conférences éclair sur le wiki de l'assemblée générale à ce moment
• Mise en place d'un tableur partagé pour le suivi des propositions
• Envoi des mails d'acceptation / de refus le jeudi 7 mars 2024
• Récupération des présentations, réponses aux participant·e·s
• Mail d'information pour les orateurices le jeudi 14 mars 2024
• Convertir les présentations au format PDF si ce n'est pas le cas et si cela fonctionne
• Renommer les fichiers de présentation avec le numéro d'ordre de passage au début
• Mail de demande d'autorisation de diffusion des supports de présentation le lundi 18 mars 2024 => faire un document à signer sur place
• Déposer les présentations sur un serveur de l'April
• Modifier le planning des conférences éclair pour ajouter les liens vers les présentations

Équipement

• ordinateur pour la diffusion des présentations (utilisation de l'ordinateur d'un des organisateurices)
• ordinateur pour afficher le décompte du temps de présentation
• cloche pour signaler la fin du temps de présentation

mailing-list

Une mailing-list spécifique confseclairs a été créée sur https://listes.april.org/wws dont les propriétaires sont les membres organisateurs des conférences éclair.

N'importe qui peut écrire à la liste ce qui permet de regrouper les mails échangés avec les personnes qui proposent une conférence.

Annonce

Mail envoyé sur la mailing-list Infos

Titre : Appel à conférences éclairs pour le matin de l'AG - <date> à <lieu>

Bonjour à tous et à toutes,

La prochaine assemblée générale de l'April aura lieu <date>
à <lieu>.

Cette année, nous proposons un temps de conférences éclairs le <date / jour>
de <heure début> à <heure fin>.

Les conférences éclairs sont des présentations très courtes (six
minutes) qui s’enchaînent sur des sujets variés. Vous pouvez présenter
une initiative, un livre ou un film, un logiciel... C'est la diversité
des sujets qui fait la richesse de l'événement. On découvre des
personnes et des projets, on partage des idées, on ressort plein
d'énergie et de motivation.

Bien sûr, puisque cette proposition s'inscrit dans le contexte de
l'April, un lien est souhaité avec le Libre, entendu au sens large
(logiciel libre, données ouvertes, licences libres...).

Vous pouvez utiliser un support pour votre présentation que vous devrez
impérativement envoyer à l'avance à l'équipe d'organisation pour réduire
le plus possible les aléas logistiques pendant l'événement. Pour
favoriser un déroulé fluide et dynamique, il n'y aura ni questions ni
interventions du public entre les présentations. L'attention la plus
bienveillante est attendue de la part du public.

Sur le temps de midi, nous vous proposons de partager un repas tiré du
sac pour faire connaissance et poursuivre les échanges sur un mode
convivial.

Pour réussir une session de conférences éclairs, il faut des
intervenants et des intervenantes. Nous en attendons une quinzaine.
L'objectif de ce message est donc de vous inviter à proposer une
intervention. Le format court et le contexte amical offrent un cadre
rassurant. L'objectif est vraiment d'encourager chacun et chacune à oser
venir partager sur un sujet.

La date limite pour l'envoi des propositions est le <date limite d'envoi>. Il
suffit d'écrire à confseclairs@april.org en indiquant votre nom ou votre
pseudo ainsi que le titre de votre présentation et éventuellement un
lien pour en savoir plus.

Merci et bonne journée
Librement
<signature>

Templates de courriels

Exemple d'accusé de réception

Bonjour,

Nous vous remercions pour votre proposition de conférence éclair pour la
prochaine assemblée générale de l'April.

Nous reprendrons contact avec vous dans la semaine dès que la sélection des
propositions aura été faite.

Bien cordialement
<signature>

Exemple de réponse positive

Bonjour,

L'équipe April vous remercie pour votre proposition de conférence éclair :
<titre>.

Celle-ci a été acceptée!

Nous avons donc besoin que vous nous confirmiez votre participation à la
matinée des conférences éclair le <date et heure de début des confs éclair> et que vous nous
fournissiez une phrase de présentation pour vous introduire.

Nous vous rappelons que vous devez impérativement nous envoyer votre
présentation au format PDF ou lien vers une présentation web (type reveal.js)
avant le <date limite envoi présentation>, minuit, à l'adresse : confseclairs@april.org. Aucun aléas
technique de transfert de fichiers ou d'affichage ne pourra être géré sur le
moment au risque de briser la dynamique de la matinée.

Pour rappel le temps de parole de 6 minutes doit être rigoureusement respecté
pour permettre à tout le monde d'intervenir.

Librement

Exemple de réponse négative (cause distanciel)

Bonjour,

L'équipe April vous remercie pour votre proposition de conférence éclair :
<titre>.

Malheureusement, l'équipe a le regret de vous faire savoir que votre
proposition n'a pu être retenue car l'organisation ne permettra pas la mise en
place de présentations en distanciel pour cet événement. 

Néanmoins, votre sujet nous intéresse et pourrait faire l'objet d'une
intervention de six minutes dans l'émission de radio de l'April "Libre à vous",
soit en direct et à distance le mardi après-midi, soit par l'intermédiaire d'un
enregistrement réalisé par vos soins diffusé pendant l'émission.

Librement

https://www.libreavous.org/

Exemple de mail d'information aux orateurices

Titre : Informations aux orateurices pour les conférences éclairs APRIL du <date des confs éclair>

bonjour,

L'équipe April est ravie de vous accueillir <date des confs éclair> pour la session de conférences éclairs qui commencera à <heure de début> précise. L'accès à l'amphi sera possible à partir de <heure d'accès possible>. Merci d'arriver sur place avant <heure de début>.

Les conférences se dérouleront à la <nom du lieu des confs éclair> :
   <adresse du lieu des confs éclair>

Merci de vous munir du document PDF ci-joint qui pourrait vous être demandé par les vigiles à l'accueil. Imprimez-le ou gardez en trace sur votre téléphone mobile, ordinateur portable …

Si ce n'est pas déjà fait, nous vous rappelons que vous devez impérativement nous envoyer votre présentation au format PDF ou lien vers une présentation web (type reveal.js) avant ce soir, minuit, à l'adresse : confseclairs@april.org. Aucun aléas technique de transfert de fichiers ou d'affichage ne pourra être géré sur le moment au risque de briser la dynamique de la matinée.

Il est important de veiller à respecter rigoureusement le temps de parole prévu qui sera de 6 minutes au maximum. Une personne de l'organisation surveillera le temps et la présentation en cours sera interrompue au bout de 6 minutes si elle n'est pas terminée.

Vous pouvez trouver le planning prévisionnel des présentations sur le wiki : <page avec l'annonce des confs éclair>

Il sera possible de déjeuner sur place sur le temps de midi pour faire connaissance et poursuivre les échanges sur un mode convivial. Chaque personne intéressée devra apporter son repas.

Librement

Exemple de mail d'autorisation de diffusion du support

Titre : Autorisation de diffusion du diaporama présenté aux conférences éclairs APRIL du samedi 16 mars 2024

bonjour,

L'équipe April vous remercie pour votre présentation pendant les conférences éclairs. 
Les retours ont été très positifs et plusieurs personnes ont demandé la mise à disposition des diaporamas.

Est-ce que autorisez l'APRIL à mettre en ligne votre support de présentation sur la page du wiki : <page avec l'annonce des confs éclair>

Sans réponse de votre part avant la fin de la semaine (<date limite à définir>), votre présentation ne sera pas mise en ligne.

Librement

documents utiles

• pad pour les notes
• tableur de suivi
• autorisation de diffusion des supports à faire signer sur place
• affiche des présentations pour la salle et les organisateurices
• idéalement un document de présentation des orateurices pour celui/celle qui annonce les présentations