Organisation des apéros April au local
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Les apéros April
L'apéro April est un évènement mensuel qui consiste à se réunir physiquement afin de se rencontrer, de faire plus ample connaissance, d'échanger, de partager un verre et de bonnes choses à manger, mais aussi de discuter sur le logiciel libre, les libertés informatiques, l'actualité et les actions de l'April. Un apéro est ouvert à toute personne intéressée par ces sujets, membre de l'April ou pas.
Cet évènement convivial nécessite une préparation qui sera détaillée sur cette page.
Choisir la date de l'évènement
- Une semaine avant la fin du mois en cours, choisir la date de l'apéro du mois suivant. Les apéro April à Paris sont organisés normalement un vendredi.
- Il faut écarter le premier vendredi du mois, car c'est la date de la soirée-rencontre mensuelle avec l'équipe de la radio Cause Commune, à laquelle l'April essaie de participer régulièrement.
- Il faut écarter les vendredis précédés par un jeudi férié, car les personnes font très souvent le pont.
- Il faut s'assurer qu'à partir de 19 h soit présente au moins une personne du CA étendu (membre du CA ou de l'équipe salariée) ou alors une personne de confiance (une personne d'Easter-Eggs, par exemple).
- Il faut s'assurer qu'au moins une personne de confiance reste jusqu'à 21 h 30 ou 22 h. C'est cette personne qui fermera les locaux. Exemple de courriel :
Sujet : Vos disponibilités et préférences pour un apéro April au local en MOIS AAAA Bonjour, Pour l'apéro April au local en MOIS, avez-vous des préférences entre les vendredis XX, XX et XX ? Pour rappel, chaque premier vendredi du mois, c'est la soirée-rencontre avec l'équipe de Cause Commune dans ses locaux à Paris. Librement, Signature
- Et ce serait bien aussi d'avoir au moins deux personnes de l'équipe salariée l'après-midi pour les tâches logistiques en amont de l'événement (récupération commande à la boulangerie, nettoyage et déplacement des tables, rangement de la vaisselle, etc.).
Une fois la date fixée
Créer le pad de préparation
- Créer le pad en le nommant aperosaprilMOISAAAA (exemple : aperosaprilavril2023), puis le compléter en se servant du template disponible.
Créer l'évènement sur le site de l'April
- Se rendre sur l'agenda de l'April :
- Dans la barre de menu à droite, cliquer sur "Créer du contenu", puis cliquer sur "Évènement"
- Pour la création de l'évènement, suivre le template ci-dessous :
Titre : Apéro April le JJ MOIS AAAA dans les locaux de l'April (Paris) Horaire (Pas d'inquiétude : lors de la prévisualisation de la page les horaires indiqués seront ceux de la dernière modification de la page mais dès l'enregistrement les horaires saisis apparaîtront) : 19 h -> 22 h Thèmes : L'association Description : <h2>Un apéro April ?</h2> <p>Un apéro April consiste à se réunir physiquement afin de se rencontrer, de faire plus ample connaissance, d'échanger, de partager une verre et de bonnes choses à manger, mais aussi de discuter sur le logiciel libre, les libertés informatiques, l'actualité et les actions de l'April. Un apéro April est ouvert à toute personne intéressée par ces sujets, membre de l'April ou pas. N'hésitez pas à venir nous rencontrer !</p> <h2><h2>Où et quand se passe-t-il ?</h2></h2> <p><strong>Un apéro April aura lieu le vendredi JJ MOIS AAAA à partir de 19 h 00</strong> dans les locaux de l'April au 44/46 rue de l'Ouest, bâtiment 8 (cour intérieure), 75014 Paris. L'entrée est possible également par la place de la Catalogne, à gauche du magasin Biocoop. Le téléphone du local est le 01 78 76 92 80 en cas de besoin.</p> [Créer un résumé à partir du curseur -> ça permet d'avoir la date de l'apéro dans le résumé] <p>L'apéro a lieu à Paris notamment parce que le local s'y trouve ainsi que l'équipe salariée et de nombreuses personnes actives au sein de l'association. <a href="https://www.april.org/nous-contacter">Contactez-nous</a> pour organiser un apéro April dans votre région.</p> <p>Pour tous les détails pratiques et vous inscrire, <a href="LIEN">rendez-vous sur le pad</a>.</p> <h3>Code de conduite</h3> <p>En tant qu’événement organisé par l'April, le <a href="https://www.april.org/reglement-interieur#Code_de_conduite">code de conduite de l'April</a> s'applique.<p> <h3>Accessibilité</h3> <p>Le local se trouve au sous-sol et on y accède par un escalier de 4 marches. Les toilettes ne sont malheureusement pas accessibles en fauteuil roulant.</p>
Faire l'annonce sur l'Agenda du Libre
- Se rendre sur l'Agenda du Libre et cliquer sur "Proposer un évènement" en dessous du calendrier.
- En alternative, se rendre directement sur la page de soumission d'un événement sur l'Agenda du Libre.
- Compléter les informations en suivant le template ci-dessous et attendre la validation du contenu par une personne de l'équipe de modération :
Titre : Apéro April Début : JJ/MM/AAAA 19h00 Fin : JJ/MM/AAAA 22h00 Nom du lieu : Bâtiment 8 (cour intérieure) Adresse : 44/46 rue de l'Ouest Ville : Paris Région : Île-de-France Portée : Locale Description : cliquer d'abord sur « < > » (code source), puis-copier-coller le texte ci-dessous, en mettant à jour la date : <h3 style="text-align: left;">Un apéro April ?</h3> <p>Un apéro April consiste à se réunir physiquement afin de se rencontrer, de faire plus ample connaissance, d'échanger, de partager une verre et de bonnes choses à manger, mais aussi de discuter sur le logiciel libre, les libertés informatiques, l'actualité et les actions de l'April.</p> <p>Un apéro April est ouvert à toute personne intéressée par ces sujets, membre de l'April ou pas, et quel que soit son niveau de connaissance du logiciel libre : n'hésitez pas à venir nous rencontrer !</p> <h3 style="text-align: left;">Où et quand cela se passe-t-il?</h3> <p><strong>Un apéro April aura lieu vendredi JOUR MOIS AAAA à partir de 19 h dans les locaux de l'April à Paris.</strong></p> <p>L'adresse : April, 44/46 rue de l'Ouest (cour intérieure), bâtiment 8, 75014 Paris (entrée possible également par la place de la Catalogne, à gauche du magasin Biocoop). Sonner à « April » sur l'interphone.</p> <p>Transports : arrêts de métro Gaîté, Pernety (sortie rue Niepce), Montparnasse.</p> <p>Le téléphone du local est le 01 78 76 92 80 en cas de besoin.</p> <p>Cet apéro a lieu à Paris notamment parce que le local s'y trouve ainsi que l'équipe salariée et de nombreuses personnes actives au sein de l'association. <a href="https://www.april.org/nous-contacter">Contactez-nous</a> pour organiser un apéro April dans votre région.</p> <h3>Accessibilité</h3> <p>Le local se trouve au sous-sol et on y accède par un escalier de 4 marches. Les toilettes ne sont malheureusement pas accessibles en fauteuil roulant.</p> <h3>Code de conduite</h3> En tant qu’événement organisé par l'April, <a href="https://www.april.org/reglement-interieur#Code_de_conduite">le code de conduite</a> de l'April s'applique. <p>Pour tous les détails pratiques et vous inscrire, <a href="https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA">rendez-vous sur le bloc-notes d'organisation</a>.</p> Site web : https://april.org Contact : bonjour@april.org Soumettre : adl@april.org Mots-clés (à écrire individuellement) : apéro - april - rencontre
Compléter le pad avec les liens aux annonces
- Une fois les pages sur le site l'April et sur l'Agenda du Libre créées, copier-coller les liens dans le pad aux endroits qui correspondent.
Créer les évènements et rappels dans la Valise
- Ajouter la date dans le « Calendrier partagé April », pas besoin de mettre des rappels
- Ajouter la date dans son agenda non partagé
- Se créer des rappels pour :
- la sollicitation des collègues pour les tâches logistiques (une semaine avant l'apéro)
- la commande à la boulangerie (le lundi ou mardi avant l'apéro)
- la veille de l'apéro (rappels sur réseaux, IRC et liste-infos@)
- le jour-J (rappels sur réseaux et IRC)
Faire les messages d'annonce de l'évènement
- Toujours faire l'annonce sur les réseaux en premier afin de mettre un lien vers les posts Mastodon et Twitter dans les messages pour IRC, liste-infos@ et ca@
Faire l'annonce sur les réseaux
- Rédiger les posts en vérifiant toujours les liens avant de poster et aussi une fois le message posté (permet de supprimer/ modifier rapidement en cas d'erreur). Attention également à ne pas mettre d'émoticônes de bières pour éviter l'image de l'association libriste/ buveur de bières, et que ce ne soit pas inclusif pour les personnes qui ne boivent pas.
- Attention : si le message est accompagné d'une photo, bien penser à ajouter une description à la photo pour l'accessibilité
Apéro April Paris
Mastodon
🗓️ Un #ApéroApril aura lieu vendredi DATE dans nos locaux à Paris 14e 🎉 🧀 🥖 🍊 🎊 Ouvert à toute personne intéressée par les libertés informatiques. Venez nous rencontrer ! 👍 👉 Vous pouvez consulter la page de l'évènement sur notre site : https://www.april.org/apero-april-le-JJ-MOIS-AAAA-dans-les-locaux-de-l-april-paris 👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA #LogicielLibre
🗓️ Un #ApéroApril aura lieu vendredi DATE dans nos locaux à Paris 14e 🎉 🧀 🥖 🍊 🎊 Ouvert à toute personne intéressée par les libertés informatiques. Venez nous rencontrer ! 👍 👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA #LogicielLibre
Apéro April Montpellier
Mastodon
🎉 Un apéro April aura lieu [ ce ] jeudi DATE à partir de 19 h à l'Atelier des Pigistes à Montpellier [et aussi en ligne] Cet apéro s'inscrit dans le cadre de l'Apéro des Quatre Libertés organisé par l'association @montpellibre@mastodon.online chaque 3e jeudi du mois 👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA #LogicielLibre #ApéroApril
🎉 Un apéro April aura lieu [ ce ] jeudi DATE à partir de 19h à l'Atelier des Pigistes à #Montpellier [ et aussi en ligne ], organisé par l'association @Montpellibre 👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA #LogicielLibre #ApéroApril
Faire l'annonce sur IRC
Annonce apéro April Paris
- Faire l'annonce sur IRC pour les salons #april et #april-chapril en suivant ce modèle :
Le prochain apéro April parisien aura lieu vendredi JJ MOIS au local de l'April pour les infos pratiques, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA (en ajoutant les liens des messages sur les réseaux pour relayer)
- Faire l'annonce sur IRC pour le salon #april-ee en suivant ce modèle :
le prochain apéro April parisien aura lieu vendredi JJ MOIS au local de l'April vous pouvez vous inscrire dès maintenant :) : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA
Annonce apéro April Montpellier
- Uniquement dans le salon #april suivant ce modèle :
Un apéro April aura lieu ce jeudi DATE à partir de 19 h à l'Atelier des Pigistes à Montpellier et aussi en ligne pour relayer : LIEN (message Mastodon) et LIEN (message Twitter)
Faire l'annonce par courriel
Apéro April Paris
Faire l'annonce sur ca@
- Envoyer un courriel sur ca@ suivant ce modèle :
- Attention : Si vous écrivez vos mails en html, faites attention à insérer le bon lien hypertexte
Sujet : Signaler sa présence à l'apéro April parisien de vendredi DATE Bonjour, Le prochain apéro April au local aura lieu vendredi DATE à partir de 19 h. Vous pouvez vous inscrire dès maintenant sur le pad 😉 : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA Cordialement, Signature
Faire l'annonce sur liste-info@
- Envoyer un courriel sur liste-info@ (en annonçant éventuellement d'autres apéros) en suivant ce modèle :
Sujet : Apéro April à Paris [ ce ] vendredi JJ MOIS AAAA au local de l'April Bonjour, [ Pour rappel, ] Un apéro April aura lieu à Paris au local de l'April [ ce ] vendredi JJ MOIS à partir de 19 h. Pour les informations utiles et pour s'inscrire, rendez-vous sur le pad : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA Contactez-nous pour organiser un apéro April dans votre région. Librement, (Signature)
- À j-7 à 9 h, dans la Valise, ajoutez l'évènement "Prépa apéro April au local", avec des rappels à 0, +3 jours et à +5 jours. Ajoutez dans Description Solliciter/ relancer collègues pour les tâches logistiques"
Apéro April Montpellier
Faire l'annonce sur liste-info@
- Envoyer un courriel sur liste-info@ en suivant ce modèle :
Sujet : Apéro April à Montpellier ce jeudi DATE Bonjour, Un apéro April aura lieu à Montpellier jeudi DATE à partir de 19 h. [ Il sera possible de participer à distance. ] Pour les informations utiles et pour s'inscrire, rendez-vous sur le pad : LIEN Cet apéro s'inscrive dans le cadre de l'Apéro des Quatre Libertés organisé par l'association Montpel'libre chaque 3e jeudi du mois. Plus d'informations sur https://montpellibre.fr/spip.php?articleXXXX Contactez-nous pour organiser un apéro April dans votre région.
Une semaine avant l'apéro
- Solliciter les collègues pour les différentes tâches logistiques
- Se mettre un rappel pour passe la commande à la boulangerie le lundi ou mardi avant l'apéro
Le lundi avant l'apéro
- Passer la commande à la boulangerie
Faire les rappels la veille de l'apéro
Rappel sur les réseaux
Apéro April Paris
Mastodon
🔔 Pour rappel, un #ApéroApril aura lieu ce vendredi DATE à partir de 19 h dans nos locaux à Paris 14e 🎉 🧀 🥖 🍊 🎊 Ouvert à toute personne intéressée par les libertés informatiques, membre de l'April ou pas 👍 👉 Vous pouvez consulter la page de l'évènement sur notre site : https://www.april.org/apero-april-le-JJ-MOIS-AAAA-dans-les-locaux-de-l-april-paris 👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA #LogicielLibre
🔔 Pour rappel, un #ApéroApril aura lieu ce vendredi DATE à partir de 19 h dans nos locaux à Paris 14e Ouvert à toute personne intéressée par les libertés informatiques, membre de l'April ou pas 👍 👉 Pour les infos pratiques : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA #LogicielLibre
Apéro April Montpellier
Mastodon
🔔 Pour rappel, 🎉 Un apéro April aura lieu [ ce ] jeudi DATE à partir de 19 h à l'Atelier des Pigistes à Montpellier et aussi en ligne Cet apéro s'inscrit dans le cadre de l'Apéro des Quatre Libertés organisé par l'association @montpellibre@mastodon.online chaque 3e jeudi du mois 👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA #LogicielLibre #ApéroApril
🔔 Pour rappel, 🎉 Un apéro April aura lieu [ ce ] jeudi DATE à partir de 19h à l'Atelier des Pigistes à #Montpellier [ et aussi en ligne ], organisé par l'association @Montpellibre 👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA #LogicielLibre #ApéroApril
Rappel sur IRC
Apéro April Paris
- Sur les salons #april, #april-ee et #april-chapril avec le message suivant et les liens nécessaires pour relayer :
🔔 pour rappel, un apéro April aura lieu ce vendredi DATE à partir de 19h au local de l'April à Paris les détails, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA et pour relayer : LIEN (message Mastodon) et LIEN (message Twitter)
Apéro April Montpellier
- Dans le salon #april
🔔 pour rappel, un apéro April aura lieu ce jeudi DATE à partir de 19 h à l'Atelier des Pigistes à Montpellier et aussi en ligne, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA et pour relayer : LIEN (message Mastodon) et LIEN (message Twitter)
Rappel par courriel
Apéro April Paris
Rappel sur liste-info@
Sujet : Rappel : apéro April à Paris ce jeudi vendredi au local de l'April Bonjour, Pour rappel, un apéro April aura lieu au local de l'April ce vendredi DATE à partir de 19 h. Pour l'inscription, ça se passe comme d'habitude sur le pad 😉 https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA Librement, Signature
Rappel sur ca@
Sujet : Signaler sa présence à l'apéro April parisien de vendredi DATE Bonjour, Pour rappel, le prochain apéro April au local aura lieu ce vendredi DATE à partir de 19 h. Vous pouvez vous inscrire dès maintenant sur le pad 😉 : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA Cordialement, Signature
Apéro April Montpellier
Rappel sur liste-info@
Sujet : Rappel : apéro April à Montpellier ce jeudi DATE Bonjour, Pour rappel, un apéro April aura lieu à Montpellier ce jeudi DATE à partir de 19 h. [ Il sera possible de participer à distance. ] Pour les informations utiles et pour s'inscrire, rendez-vous sur le pad : LIEN Cet apéro s'inscrive dans le cadre de l'Apéro des Quatre Libertés organisé par l'association Montpel'libre chaque 3e jeudi du mois. Plus d'informations sur https://montpellibre.fr/spip.php?articleXXXX Contactez-nous pour organiser un apéro April dans votre région. Librement, Signature
Le jour de l'apéro
- S'assurer que toutes les tâches logistiques ont été faites
- Refaire les rappels sur les réseaux et sur IRC.
- Note : ce n'est pas gênant de faire des messages rapprochés sur ce type de canaux car des personnes aurait pu louper le message de la veille.
- Faire un rappel sur liste-infos@ uniquement au cas où il n'aurait pas été fait la veille (pour ne pas inonder les boîtes mail des membres).
