Organisation de notre participation à un événement

Liste des tâches pour organiser la participation de l'April à un évènement

Note : mettre la liste contact-event@april.org en copie et en reply-to de tous les messages en lien avec les évènements

Suite à une invitation/ un appel à participation

• S'il y a un appel à conférences/ ateliers, envoyer un courriel à speakers@april.org en précisant la date limite pour faire une proposition
• Pour les évènements majeurs tels que JDLL, Capitole du Libre, OSXP, etc... : soumettre une demande de stand
• Créer une page wiki (modèle disponible dans le SVN : ca/documents/documents-internes/evenements/modeles)
• lire les points forts et les points de vigilance de l'édition précédente

Appel à bénévoles

• Premier appel :
  • faire un mailing aux membres habitant près du lieu de l'évènement
  • faire un courriel sur liste_info@
  • poster un message sur les réseaux
  • faire un message sur IRC dans le salon #april

Planifier un deuxième appel si besoin

• Deuxième appel :
  • faire un mailing d'appel à bénévoles aux membres habitant près du lieu de l'évènement
  • faire un courriel sur liste-info@
  • poster un message sur les réseaux
  • faire un message sur IRC dans le salon #april

S'il y a assez de bénévoles => confirmer notre participation à l'organisation

• Pour les évènements majeurs tels que JDLL, Capitole du Libre, OSXP, etc... : une demande de stand est faite par défaut
• S'assurer qu'une place pour notre stand est bien prévue par l'organisation

Suite à la confirmation de la part de l'organisation

Annonce April

• Faire les annonces sur :
  • april.org/event avec le template suivant :

Titre :L'April présente [ avec un stand ] au ÉVÉNEMENT le JOUR MOIS ANNÉE à LIEU (DÉP.)

*Thèmes :

- Sensibilisation
- [ Conférence ]
- Promotion
- [ Stand ]

*Description : souvent sur le site de l'évènement

*Si nous avons des images :

<?php

add_metadata_social_networks("URL_DE_L_IMAGE","DESCRIPTION_DE_L_IMAGE");

?>

<p><a href="LIEN"><img src="LIEN IMAGE" style="width:XX%" alt="DESCRIPTION" /></a></p>

*Présentation :

<p>Présentation de l'événement.</p>

<p>Le programme sera bientôt disponible sur <a href="URL">le site de la manifestation</a>.</p>

<p>À cette occasion, l'April participera avec un stand. Si vous avez des disponibilités, vous pouvez venir nous aider à tenir le stand quelques heures. <a href="LIEN">Vous pouvez vous inscrire sur le wiki</a>. En alternative, vous pouvez <a href="mailto:contact-event@april.org (contact-event@april.org (liste non publique))">nous indiquer vos disponibilités par courriel</a>. </p>

Informations pratiques sur notre/NOS interventionS : 

<ul>
<li>TEXTE</li>
<li>TEXTE</li>
</ul>

• • les réseaux
  • IRC dans le salon #april
  • liste-infos@

Faire d'abord l'annonce sur les réseaux pour pouvoir mettre le lien des posts Mastodon et Twitter dans les messages IRC et liste-infos@ pour relayer

Informations à demander à l'organisation

Mobilier

• Quel mobilier nous aurons à disposition pour notre stand ?

Stockage bagages et matériel de stand

• [Si l'événement est sur plusieurs jours] Sera-t-il possible d'entreposer la marchandise dans un lieu fermer le JOUR soir ? Si ce n'est pas le cas, à partir de quelle heure les bénévoles pourront accéder au SALON/ VILLAGE le lendemain matin ?
• [Si le matériel est transporté dans une valise/un gros sac] Un fond de stand est-il prévu ? En alternative, un endroit où entreposer les sacs/valises en journée est-il disponible ?
  • Si ce n'est pas le cas (voir par exemple lors des RPLL 2022), et que le matériel est transporté par une personne provenant de Paris, prévoir une nappe pour cacher les bagages en dessous de la table.

Expolibre

• Accord pour exposer les 8 panneaux de l'Expolibre ? Template de courriel :

Bonjour,

À l'occasion du/des ÉVÉNEMENT, nous pouvons éventuellement apporter l'Expolibre, un jeu de 8 panneaux expliquant les enjeux du logiciel libre au grand public :

https://expolibre.org/

Formats et supports disponibles :

- 8 panneaux en format A1 (~ 84 x 60 cm) imprimés sur bâche fine M1 (ignifugée) 310 g avec œillets, accrochables à une grille à l'aide de tendeurs ;

- 8 panneaux en format A1 (~ 84 x 60 cm) imprimés sur papier mat 180 g, à coller au mur avec du Patafix au dos.

Les sources de l'Expolibre sont disponibles, si jamais vous préférez imprimer un exemplaire pour l'avoir sous la main à d'autres occasions :

https://expolibre.org/telecharger.php

Quelques photos de l'Expolibre « en ballade » :

https://photos.april.org/index.php?/category/153

Librement,
Signature

• [Si l'organisation est d'accord pour exposer l'Expolibre] Quel lieu et support avez-vous envisagé pour l'accrochage des panneaux ?
  • En effet, malgré l'accord reçu, il faut éviter d'apporter l'Expolibre si le support prévu n'est pas adapté. Voir par exemple les murs en crépi de la cage d'escalier de la Maison pour Tous de Lyon : un bon accrochage demanderait beaucoup trop de Patafix et de temps.
• [Si l'organisation a son propre exemplaire de l'Expolibre] Quel système d'accrochage avez-vous envisagé ?
  • Si le système d'accrochage n'est pas adapté (lors du Capitole du Libre 2019, par exemple), signaler que nous pouvons apporter nos tendeurs.

Personne référente

• Le nom de la personne à laquelle nos bénévoles peuvent adresser leurs questions pendant l'installation/l'évènement ?

Restauration

• Des collations et/ou repas sont-ils prévus pour les bénévoles ? À quelles conditions ?

Gestion des bénévoles

• Faire un tableau avec la liste des bénévoles, en ajoutant au fur et à mesure les disponibilités, le numéro de mobile si disponible, l'éventuel accord pour utiliser leur image
• Identifier une personne responsable de stand :
  • Lui demander si elle est d'accord pour partager son numéro de mobile avec les autres bénévoles
• Mettre un rappel à J-2 pour l'envoi du courriel avec les informations pratiques

Le matériel

• Identifier la personne qui viendra chercher/ réceptionner le matériel et quand elle le fera :
  • Planifier la préparation et l'envoi du matériel le cas échéant
• Important : identifier la personne qui ramènera le matériel

• Vérifier s'il y a du matériel à acheter (fournitures, patafix, etc...)
• Vérifier s'il y a des documents de sensibilisation à imprimer (bulletins d'adhésion, affichette Agenda du Libre, etc...)

• Se mettre un rappel à J-14 pour demander à Étienne de mettre à jour le pad récapitulatif des dossiers institutionnels
• Imprimer les liste des conférences et ateliers April le cas échéant

Une semaine avant l'évènement

• Relancer Étienne pour la mise à jour du pad
• Imprimer le récapitulatif des actions publiques
• Si on prend la caisse :
  • Compter le fonds de caisse
  • Le noter dans le cahier de caisse
  • Déposer les billets et/ ou la monnaie en excès à la banque ou retirer les billets et les déposer dans la caisse du local le cas échéant
• Préparer le matériel et l'expédier le cas échéant

Un ou deux jours avant l'évènement

Les bénévoles

• Envoyer les informations pratiques par courriel aux bénévoles :
  • Se rappeler de mettre adhérents-in@april.org en copie cachée pour faciliter le suivi des échanges avec les bénévoles membres de l'April
• Envoyer les consignes pour la prise des photos aux bénévoles :
  • Se rappeler de mettre adhérents-in@april.org en copie cachée pour faciliter le suivi des échanges avec les bénévoles membres de l'April

Le matériel

• Finir de préparer le matériel le cas échéant
• Remettre le matos à la personne en charge de l'apporter sur le stand le cas échéant

Annonces/ Rappels

• Faire les annonces sur :
  • les réseaux (se rappeler de mentionner les comptes des évènements et/ou des organisations si disponibles)
  • liste-info@
  • salon IRC #april

Après l'évènement

Remerciements

• S'assurer que toutes les personnes inscrites sur la page wiki étaient bien présentes sur le stand (par exemple, en demandant au responsable de stand)
• Envoyer un message de remerciement aux bénévoles, en leur proposant de remplir un bénévalo et de partager leurs remarques et photos (modèle de message disponible dans Thunderbird, si pas disponible : le demander) :
  • Se rappeler de mettre adhérents-in@april.org en copie cachée pour faciliter le suivi des échanges avec les bénévoles membres April
• Envoyer un message de remerciements à l'organisation, et profiter pour demander le nombre (estimé) de personnes ayant visité l'évènement et si des photos de notre stand sont disponibles

Photos

• Vérifier les photos déposées par les bénévoles dans la Valise
• Téléverser d'autres photos le cas échéant
• Identifier la personne de l'équipe photos qui s'occupera du traitement et de la mise en ligne
• Signaler la disponibilité de photos à la personne, photos@ en copie et en reply-to
• Vérifier le traitement effectué
• Annoncer la mise en ligne des photos = PF/PV sur sensibilisation@ et en profiter pour demander des informations complémentaires (par exemple, les résultats du quiz)

Le matériel

• Récupérer et ranger le matériel

Tâches administratives

• Saisir les nouvelles adhésions dans gDTC :
  • dans le champ "Motivations pour adhérer", préciser nom de l'évènement + année (ex : OSXP 2022)
• Enregistrer les cotisations dans gDTC :
  • à faire idéalement avant les relances mensuelles
• Saisir la compta dans Grisbi : une opération pour chaque ligne inscrite dans le cahier de caisse :
  • se rappeler d'imputer touts les opérations à un évènement
• Déposer les billets et/ou la monnaie à la banque
• Rapprocher le compte caisse dans Grisbi
• Faire le bilan comptable de l'évènement et l'envoyer à Fred, tresorier@ en copie
• Déposer les billets et/ou monnaie à la banque