Organisation de notre participation à un événement

Liste des tâches pour organiser la participation de l'April à un évènement

Note : mettre la liste contact-event@april.org en copie et en reply-to de tous les messages en lien avec les évènements

Suite à une invitation/ un appel à participation

• S'il y a un appel à conférences/ ateliers, envoyer un courriel à speakers@april.org en précisant la date limite pour faire une proposition
• Pour les évènements majeurs tels que JDLL, Capitole du Libre, OSXP, etc... : soumettre une demande de stand
• Créer une page wiki (modèle disponible dans le SVN : ca/documents/documents-internes/evenements/modeles)
• lire les points forts et les points de vigilance de l'édition précédente

Appel à bénévoles

• Premier appel :
  • faire un mailing aux membres habitant près du lieu de l'évènement
  • faire un courriel sur liste_info@
  • poster un message sur les réseaux
  • faire un message sur IRC dans le salon #april

Planifier un deuxième appel si besoin

• Deuxième appel :
  • faire un mailing d'appel à bénévoles aux membres habitant près du lieu de l'évènement
  • faire un courriel sur liste-info@
  • poster un message sur les réseaux
  • faire un message sur IRC dans le salon #april

S'il y a assez de bénévoles => confirmer notre participation à l'organisation

• Pour les évènements majeurs tels que JDLL, Capitole du Libre, OSXP, etc... : une demande de stand est faite par défaut
• S'assurer qu'une place pour notre stand est bien prévue par l'organisation

Suite à la confirmation de la part de l'organisation

Annonce April

• Faire les annonces sur :
  • april.org/event
  • liste-info@
  • les réseaux
  • IRC dans le salon #april

Informations à demander à l'organisation

• Sera-t-il possible d'entreposer la marchandise dans un lieu fermer le JOUR soir ? Si ce n'est pas le cas, à partir de quelle heure les bénévoles pourront accéder au SALON/ VILLAGE le dimanche matin ?
• Un fond de stand est-il prévu ? En alternative, un endroit où entreposer les sacs/ valises est-il disponible ? (ça n'a pas été le cas pour les RPLL 2022, par exemple) : si ce n'est pas le cas, il sera nécessaire d'avoir une nappe pour cacher les sacs et valises en dessous de la table
• Accord pour exposer l'Expolibre ? Possibilité d'accrocher les panneaux à l'aide de tendeurs (ou de patafix pour la version papier) ? Éviter les murs en crépi tel que la cage d'escalier de ma Maison pour Tous de Lyon : l'accrochage demanderait trop de patafix et de temps
• Si l'organisation a son propre exemplaire de l'Expolibre, s'assurer qu'elle a un système d'accrochage adapté (ça n'a pas été le cas pour le Capitole du Libre 2019, par exemple) : nous pouvons apporter nos tendeurs le cas échéant
• Identifier la personne de l'organisation de l'évènement à laquelle les bénévoles peuvent s'adresser pour toute question pendant l'installation/ l'évènement
• Des collations et/ ou repas sont-ils prévus pour les bénévoles ? À quelles conditions ?

Gestion des bénévoles

• Faire un tableau avec la liste des bénévoles, en ajoutant au fur et à mesure les disponibilités, le numéro de mobile si disponible, l'éventuel accord pour utiliser leur image
• Identifier une personne responsable de stand :
  • Lui demander si elle est d'accord pour partager son numéro de mobile avec les autres bénévoles
• Mettre un rappel à J-2 pour l'envoi du courriel avec les informations pratiques

Le matériel

• Identifier la personne qui viendra chercher/ réceptionner le matériel et quand elle le fera :
  • Planifier la préparation et l'envoi du matériel le cas échéant
• IMPORTANT : identifier la personne qui ramènera le matériel

• Vérifier s'il y a du matériel à acheter (fournitures, patafix, etc...)
• Vérifier s'il y a des documents de sensibilisation à imprimer (bulletins d'adhésion, affichette Agenda du Libre, etc...)

• Se mettre un rappel à J-14 pour demander à Étienne de mettre à jour le pad récapitulatif des dossiers institutionnels
• Imprimer les liste des conférences et ateliers April le cas échéant

Une semaine avant l'évènement

• Relancer Étienne pour la mise à jour du pad
• Imprimer le récapitulatif des actions publiques
• Si on prend la caisse :
  • Compter le fonds de caisse
  • Le noter dans le cahier de caisse
  • Déposer les billets et/ ou la monnaie en excès à la banque ou retirer les billets et les déposer dans la caisse du local le cas échéant
• Préparer le matériel et l'expédier le cas échéant

Un ou deux jours avant l'évènement

Les bénévoles

• Envoyer les informations pratiques par courriel aux bénévoles :
  • Se rappeler de mettre adhérents-in@april.org en copie cachée pour faciliter le suivi des échanges avec les bénévoles membres de l'April
• Envoyer les consignes pour la prise des photos aux bénévoles :
  • Se rappeler de mettre adhérents-in@april.org en copie cachée pour faciliter le suivi des échanges avec les bénévoles membres de l'April

Le matériel

• Finir de préparer le matériel le cas échéant
• Remettre le matos à la personne en charge de l'apporter sur le stand le cas échéant

Annonces/ Rappels

• Faire les annonces sur :
  • liste-info@
  • les réseaux (se rappeler de mentionner les comptes des évènements et/ou des organisations si disponibles
  • salon IRC #april

Après l'évènement

Remerciements

• S'assurer que toutes les personnes inscrites sur la page wiki étaient bien présentes sur le stand (par exemple, en demandant au responsable de stand)
• Envoyer un message de remerciement aux bénévoles, en leur proposant de remplir un bénévalo et de partager leurs remarques et photos (modèle de message disponible dans Thunderbird, si pas disponible : le demander) :
  • Se rappeler de mettre adhérents-in@april.org en copie cachée pour faciliter le suivi des échanges avec les bénévoles membres April
• Envoyer un message de remerciements à l'organisation, et profiter pour demander le nombre (estimé) de personnes ayant visité l'évènement et si des photos de notre stand sont disponibles

Photos

• Vérifier les photos déposées par les bénévoles dans la Valise
• Téléverser d'autres photos le cas échéant
• Identifier la personne de l'équipe photos qui s'occupera du traitement et de la mise en ligne
• Signaler la disponibilité de photos à la personne, photos@ en copie et en reply-to
• Vérifier le traitement effectué
• Annoncer la mise en ligne des photos = PF/PV sur sensibilisation@ et en profiter pour demander des informations complémentaires (par exemple, les résultats du quiz)

Le matériel

• Récupérer et ranger le matériel

Tâches administratives

• Saisir les nouvelles adhésions dans gDTC :
  • dans le champ "Motivations pour adhérer", préciser nom de l'évènement + année (ex : OSXP 2022)
• Enregistrer les cotisations dans gDTC :
  • à faire idéalement avant les relances mensuelles
• Saisir la compta dans Grisbi : une opération pour chaque ligne inscrite dans le cahier de caisse :
  • se rappeler d'imputer touts les opérations à un évènement
• Déposer les billets et/ou la monnaie à la banque
• Rapprocher le compte caisse dans Grisbi
• Faire le bilan comptable de l'évènement et l'envoyer à Fred, tresorier@ en copie
• Déposer les billets et/ou monnaie à la banque