Accompagnement d’une migration vers LibreOffice - Nantes
Titre : Accompagnement d’une migration vers LibreOffice
Intervenant : Eric Ficheux
Lieu : RMLL2015 - Beauvais
Date : Juillet 2015
Durée : 38 min 06
Support OpenDocument Presentation
00' Transcription MO
Bonjour à toutes et à tous. Je me présente rapidement. Je suis Eric Ficheux. Je suis chef de projet à Nantes Métropole/Ville de Nantes et je m'occupe, entre autres, de la migration en bureautique libre donc vers LibreOffice. Voici un petit peu la structure de ma prétention. Une petite intro en préambule pour vous situer un petit peu le contexte de la migration. Ensuite je vais vous présenter comment on a procédé pour préparer cette migration. Vous présenter un petit peu le dispositif d'accompagnement auquel on est arrivé, et vous faire un retour d’expérience sur la manière dont ça se déroule.
Quelques éléments de contexte
Donc quelques éléments de contexte. Ville de Nantes/Nantes Métropole on est une collectivité territoriale, avec des compétences très variées. Ça va, par exemple, de la distribution, collecte de déchets, qui sont des activités très techniques, jusqu'à des choses comme la relation avec le citoyen-usager, tout ce qui est organisation des élections, le social. Donc un ensemble de compétences très vastes.
Au niveau informatique on a environ 5 000 postes de travail, 320 applications métier et on a un écosystème numérique qui est varié, c'est-à-dire qu'on a, à la fois, de l'open source et du propriétaire et on n'est pas fortement marqués par un éditeur précis, je pense, entre autres, à Microsoft.
Au niveau organisation, on est une collectivité de 7 500 agents et donc c'est assez organisé. On peut s'appuyer sur des fonctions supports qui sont bien développées. Donc c'est important pour les projets de conduite du changement en particulier, notamment sur tout ce qui est formation, communication, support technique, il y a déjà plein de choses qui sont en place et sur lesquelles on peut s'appuyer lorsqu’on a des migrations à effectuer. Chose importante également, on a des relais informatiques dans nos directions. Donc le dialogue avec nos différentes directions métiers est facilité, grandement facilité par cela.
Le projet a démarré, en fait, il y a assez longtemps. Il a dû démarrer en 2011/2012 et on a franchi pas mal d'étapes avant d'arriver là où on en est maintenant,c'est-à-dire à peu près à 50 % d'agents migrés et on prévoit de terminer en 2016.
Tout d'abord, ce qui a motivé ce projet, c'est l'obsolescence d'Office 2003. Microsoft avait annoncé la fin du support, donc forcément on s'est demandé ce qu'on allait faire pour remédier à ça. Il y a plusieurs scénarios qui ont été évoqués. Parmi ces scénarios on trouve de la bureautique en ligne. On trouve, évidemment, une montée de version de la suite bureautique Microsoft Office, normal, et un passage vers du Libre. Donc on a étudié ces trois types de scénarios et on a choisi un scénario à étudier plus précisément pour faire une étude détaillée, une étude de faisabilité. En fait, c'est le scénario de migration vers LibreOffice qui est ressorti en premier, essentiellement sur un critère financier.
Donc on a mené une étude de faisabilité. Je vais vous en parler un petit plus en détail, puisqu’en fait ça correspond à la préparation du projet que je vais vous présenter juste après. Suite à cette phase préparatoire, on a une validation par la direction générale, sur un critère essentiellement financier, avec un principe de base, qui était de migrer l'ensemble des postes de la collectivité vers LibreOffice. On ne se dirige pas vers une cohabitation LibreOffice autre chose, on va vers du full LibreOffice. Parce que les autres options, en fait, ne sont pas tenables.
Est-ce que dans l’assistance vous êtes nombreux à être familiarisés avec la conduite du changement ? Vous pouvez lever la main, s'il vous plaît, si vous connaissez un petit peu le domaine. D’accord très bien. Donc j'espère que je ne vais pas raconter trop de bêtises.
Conduite du changement
Je vais en dire quelques mots pour vous situer un petit peu le contexte. Voilà mes utilisateurs, ils sont là, ils sont sous Office 2003. Ils sont sur leur rive, là, bien tranquilles. Ils ont l'habitude, ça fait dix ans qu'ils bossent avec cet outil-là. Et puis on leur annonce : « Demain vous allez utiliser LibreOffice. »
Alors là, évidemment, ils tirent un peu la tronche. Ils anticipent des difficultés réelles. Par exemple : « Et mes macros ? Et mes documents existants ? Mais comment ça va se passer ? » Ou des difficultés supposées : « LibreOffice, ça ne marche pas de toutes façons, on ne va pas y aller ! » Et puis voilà. Effectivement, vous le dites bien, il y a un a priori par rapport aux outils libres. Ce n'est pas payant donc effectivement c'est moins bien. Tout a fait, je confirme, il y a bien ce type d'a priori.
Donc nos utilisateurs, comme on pousse pour le changement, ils vont passer par différentes phases. La phase de déni : « Eh bien non je ne vais pas migrer, moi je n'ai rien demandé de toutes façons. » Ce sont des cas, je les vis, j’ai des discours de cette nature-là par certains agents parfois.
La colère : « Ah non, mais ce n’est pas possible. Migrer vers LibreOffice, il n'y a plus rien qui va marcher, moi je ne suis pas d'accord. De toutes façons, là l’informatique c'est n'importe quoi. »
Phase de négociation : « Oui moi je veux bien migrer, mais bon il va quand même falloir que je puisse continuer à faire tourner mes macros. Donc ce serait bien, quand même, peut-être, de me laisser une licence Excel. » Ça on rencontre aussi.
Tristesse : « Oui, eh bien de toutes façons il faut migrer, on doit faire des économies. Donc, oui, on va migrer. »
Et acceptation : « Eh bien OK. Moi j'y vais. De toutes façons je connais l'open source, je l’utilise déjà chez moi. Donc ça marche, on y va quoi. »
Ça, ce sont des choses dont il faut être conscient quand on veut entamer ce genre de migration. Moi, ce que je recommanderais à ceux d'entre vous qui voudraient se lancer dans ce type de migration, c'est la première chose : faites une formation à la conduite du changement. Parce que ces manifestations-là vous allez les avoir, de toutes façons à un moment ou à un autre, et vous allez les avoir les avoir souvent. Donc il faut y être prêt, il faut savoir comment les gérer et il faut savoir les supporter également, parce que ce n'est pas toujours facile.
Donc l'accompagnement, la conduite du changement. On va construire un dispositif d'accompagnement pour arriver à faciliter, en fait, ce parcours de nos utilisateurs. Il faut savoir que ce n'est pas nous qui faisons le changement, ce sont bien les utilisateurs. Simplement on peut mettre en place tout un paquet de choses que je vais vous présenter un petit peu après pour faciliter le passage de cette rive à l'autre. Ça, ce sont des principes généraux. Donc vraiment, si vous voulez vous lancer dans ce type de projet, commencez par faire une formation à la conduite du changement, ça vous donnera pas mal de clefs sur ce qui va se passer et la manière de structurer les choses.
Moyens d'action
Globalement les moyens d’action que nous on a mis en œuvre, c'est assez classique en conduite du changement. On a de la formation évidemment. On a une partie support et assistance, beaucoup de communication, une structure de pilotage adaptée et la technique. La technique n’étant pas forcément là où on gagne le projet. Il faut que ça tourne. C'est plus la partie qui va se trouver autour, donc non technique, qui va permettre de faire bouger les utilisateurs vers la cible. Mais attention, côté technique il faut quand même que ça marche. C'est important aussi.
La préparation
L’approche qu'on a eue par rapport à la préparation, on l'a faite en trois étapes en fait. Au départ, quand on m'a annoncé que j'allais devoir mener ce projet, qu'on me confiait ce projet, je n'étais pas mal inquiet parce que la bureautique c'est un sujet vraiment vaste. Moi je m'attendais à pas mal de difficultés, je suis venu avec quelques a priori, effectivement, des choses que je pressentais, les macros, les applications métier, etc. Et il a bien fallu mettre un petit d'ordre dans tout ça pour construire une démarche et arriver à quelque chose qui soit efficace et adapté.
Première chose, on s'est intéressés aux acteurs de la migration. Je vais détailler un petit peu après. Ensuite on est allés vers les utilisateurs pour connaître leur avis, leurs usages de la suite bureautique et une phase d'expérimentation. Et donc toute l’information qu'on a retirée de ces trois étapes-là, eh bien en fait on s'en est servis pour construire un dispositif de migration qui soit pertinent par rapport à la situation où on était et aux difficultés qu'on a mises à jour et qu'on a évaluées au travers de ces trois étapes.
Les acteurs de la migration
Là en fait, on a fait un brainstorming. L'entrée par acteur est volontaire, c'est pour ne pas être dans le côté technique. Moi je suis dans le département informatique, j'ai tendance à être technique, et, en fait, là on a pris une entrée par acteur. On a commencé par lister les acteurs de la migration qui allaient être impactés, qui allaient pouvoir nous aider dans cette migration.
On a des acteurs qu'on a classés en acteurs externes, alors ce n'est pas très lisible, je suis désolé, et en acteurs internes. L’intérêt étant de lister pour chaque acteur les risques et les opportunités qu'il porte. Par exemple, ce n’est pas forcément lisible, mais on a une communication interne à la Ville de Nantes/Nantes Métropole, et ce qu'on a vu c'est qu'effectivement c’est un fort appui sur la communication, par contre c'est une cellule qui se charge de la communication dans l’ensemble de la collectivité. Donc ils ont un timing, des fenêtres de la communication qui ne sont pas forcément très fréquentes, très nombreuses et qui ne vont pas forcément être adaptées par rapport à un projet de conduite du changement. On va avoir besoin de communiquer très souvent. Voilà. Donc c'est typiquement le genre de choses qu'on ressort de cette analyse.
Même chose avec les acteurs externes. Par exemple on a les partenaires de la collectivité, que ça soit d'autres collectivités, des fournisseurs, diverses organisations. Il y a une possibilité d'incitation à réflexion bureautique libre et on a également des partenaires qui sont déjà en bureautique libre, qui étaient déjà en bureautique libre au moment du projet. Et par contre la question qui se pose c'est la compatibilité des documents échangés. C'est relativement trivial comme question, mais il y a des choses un peu moins triviales qui sont ressorties de ce brainstorming. Ça nous donne déjà une base de départ.
09' 16
Questionnaire
