Charte Groupe RTFM

Historique

Document en cours de rédaction, première version en avril 2009.

Nom du groupe de travail

Nom : RTFM (pour « Refonte, Travail de Fond et Modernisation »)

Objet

Le conseil d'administration a décidé lors du week end de l'assemblée générale du 14 février 2009 que la « Refonte des méthodes, procédures internes et système d'information » était le projet interne prioritaire/structurant pour 2009.

Le lancement de ce projet fait notamment suite à l'explosion récente du nombre d'adhérents et de la diversité des adhérents. Ainsi en moins de deux ans nous sommes passés de 450 membres à plus de 4 500 et nous sommes passés d'une structure de bénévoles à une structure avec des bénévoles et une équipe de trois permanents.

Les années qui viennent s'annoncent encore plus exigeantes et l'issue des combats engagés sera déterminée par notre capacité de mobilisation, d'action et d'adaptation. Pour cela l'April projette son ambition et ses réflexions dans une nouvelle étape de développement et d'actions sous la forme d'une feuille de route « 2009-2014 ».

L'April va intensifier et multiplier les actions de promotion et de défense qu'elle mène depuis plus de douze ans. D'ici 2014 l'April devrait atteindre 10 000 ou 15 000 adhérents et une équipe d'une demi-douzaine de permanents, renforçant son influence auprès des pouvoirs publics et ses moyens d'action, les adhésions de ses membres représentant la principale source de financement de l'association.

Or, l'April utilise depuis longtemps des outils de travail interne (pour la création du site web, pour les échanges...) qui sont principalement conçus par et pour des informaticiens. En outre on a empilé différents outils de travail rébarbatifs, multiples, inadaptés et certains outils sont manquants. On a donc estimé qu'il était important de faire une « pause » pour réfléchir à nos outils internes et également à nos méthodes de travail.

Le projet de refonte vise donc à adapter nos méthodes et outils en partant des besoins et des usages des membres et des actifs (bénévoles, permanents) de l'April pour améliorer le fonctionnement global de l'association.

L'un des objectif est de faciliter l'information et l'implication des membres. Un adhérent qui veut s'informer ou s'impliquer doit pouvoir le faire avec le moins de contraintes possibles. On espère que la refonte des outils permettra de réduire ces contraintes.

Il y a un engagement fort du CA que ce projet soit mené à bien d'ici l'assemblée générale prévue début 2010. Le CA a confié l'animation de ce projet au délégué général de l'association. Le projet sera mené en étroite collaboration avec le groupe animation, les responsables de groupes de travails, les membres actifs pour être sûrs que ce qui sera mis en place correspond bien aux attentes des membres. L'ensemble des membres seront sollicités pour donner leur avis sur les besoins manquants. Une communication régulière de l'ensemble des membres sur l'état d'avancement du projet sera faite.

Pourquoi RTFM ?

« Refonte des méthodes, procédures internes et système d'information » c'est un peu long comme nom. Avoir un nom plus court a paru préférable. Le nom choisi est RTFM.

RTFM est un acronyme pour "Read the Fucking Manual" mais le F peut aussi vouloir dire « F » « Fine », « Friendly », « Funny ». Selon le Jargon français une machine bien connue sur l'Internet s'appelle « rtfm.mit.edu » et publie de nombreux documents précieux.

Dans le cadre de l'April l'acronyme signifiera « Refonte, Travail de Fond et Modernisation » ce qui correspond bien au projet. Et RTFM est un acronyme qu'on emploiera souvent lorsque le projet sera terminé.

Missions du groupe de travail

Le groupe de travail doit mettre en oeuvre une démarche qui doit permettre de faciliter le travail des personnes (permanents, membres du CA, bénévoles, membres), d'améliorer les services rendus, la satisfaction des parties intéressées et leur fidélisation (en interne: permanents, membres du CA, bénévoles, membres ; en externe : développeurs, utilisateurs, responsables politiques...) et d'avoir un processus d'amélioration continu.

Le groupe de travail devra mettre en oeuvre les différentes phases du projet : analyse/diagnostic de l'existant ; évaluation de nouvelles méthodes et outils ; choix et mis en oeuvre ; évaluation et ajustements.

L'objectif du groupe de travail est d'aboutir à finaliser une première itération des différentes phases d'ici l'assemblée générale de l'April prévue en début d'année 2010.

Fonctionnement et composition du groupe

Le groupe de travail est ouvert à tout membre de l'April. Pour la réussite du projet l'implication des principaux actifs de l'association (permanents, membres du CA, responsables de groupes de travail, bénévoles) sera nécessaire.

Le groupe de travail travaillera en étroite collaboration avec le groupe Animation.

Étant donné l'importance de ce groupe pour le bon développement de l'April un comité de pilotage devra être nommé. Ce comité de pilotage se réunira régulièrement (tous les mois ou tous les deux mois, en réunion d'une heure ou deux maximum) pour faire le point, rechercher les causes des problèmes rencontrés, définir les nouvelles actions et diffuser un compte-rendu de l'état d'avancement. Il doit être composé de façon restreinte pour que les réunions soient efficaces et regrouper plusieurs types d'intervenants (permanents, CA, bénévoles...).

Animateurs

Animateur : Frédéric Couchet

Suppléant : Luc Fiévet

Référents CA: Benoît Sibaud

Le rôle des animateurs et des suppléants est :

• assurer que le groupe de travail accomplit ses missions

• distribuer les tâches, en vérifier le suivi et la bonne exécution

• faire des comptes-rendus d'avancement réguliers aux référents CA/permanents

• proposer et mettre en oeuvre un planning pour le groupe de travail

Les référents CA/permanents sont là pour apporter tout soutien utile au groupe de travail.

Outils à disposition du groupe de travail

Liste de discussion

Les échanges ont lieu sur la liste rtfm AT april DOT org.

Wiki

Le groupe de travail est encouragé à utiliser son espace wiki.

Évaluation de l'activité du groupe

• réunions régulières (au moins une tous les deux mois) du comité de pilotage

• publication d'un point d'actions dans une lettre d'information mensuelle interne