Compte-rendu réunion Animation 2009-12-08

Participants : Lionel Allorge (liot), Xavier Antoviaque (antoviaque), Frédéric Couchet (madix), Gilles Coulais (poupoul2), Vincent-Xavier Jumel (vincentxavier), Eva Mathieu (ave), mhep, peon, François Poulain (PoluX), Benoit Sibaud (oumph), Rayna Stamboliyska (Malicia), theocrite, Patrick Trauquesegues (nca),

Abréviations : GdT = Groupe de Travail

Documents de référence : Roadmap/Feuille de route du groupe Animation | Document de référence Communauté

TODO : ajouter à la Roadmap ce qui a été fait sur les réseaux sociaux.
Les Appels à Discussion (ADD) ne figurent pas non plus dans la Roadmap. Ils ne sont pas encore terminés (un second round de discussion doit avoir encore lieu), la validation viendra ensuite.

Évaluation par rapport au constat de départ

Le groupe a maintenant plus d'un an d'existence. Cette première réunion permet de faire le point sur les réalisations effectuées depuis le constat initial.

antoviaque: En fait, le rapport initial était plus ou moins issu de mon étonnement - les choses qui manquaient de mon point de vue de nouveau. Ce qui a évolué, c'est que certaines choses (comme l'omniprésence de Fred pour boucher les trous partout ou il y en a et faire les liens) me sont plus apparentes maintenant et, donc, je comprends mieux comment certaines choses ont pu fonctionner malgré l'absence des choses de la consultation initiale. Je pense que le point principal était l'opacité du fonctionnement - et c'est d'ailleurs toujours le cas parfois.

(ave confirme que c'est le sentiment de beaucoup de nouveaux adhérents. PoluX et Malicia confirment également.)

Pour l'opacité, je pense que ça vient de la structure. Outre le grossissement de taille, la dichotomie entre CA et adhérents crée de facto une situation dans laquelle l'information n'arrive pas "naturellement" à l'ensemble des adhérents, il faut faire un acte volontaire pour la communiquer.

peon: Question rapport d'étonnement, au niveau du site, je trouve que ça a bien évolué et qu'il est plus simple qu'avant de trouver où participer. Je me logue sur le site, je trouve Campagnes et groupe de travail, les pages sont claires et on a des liens vers des contacts.

Malicia a besoin de réfléchir pour faire son rapport d'étonnement.

Roadmap Phase I

Passage en revue de la Roadmap, à commencer par les réalisations du groupe Animation.

Liste-infos

Règles de modération

poupoul2: La liste tourne relativement bien en terme de modération. Il y a, selon moi, quelques ajustements de modération à faire pour favoriser la publication rapide. Par exemple, on constate que généralement 2 à 3 approbations sont le maximum avant publication. En revanche, les contenus ne suivent pas vraiment pour le moment. Ils viennent principalement des permanents ou de certains adhérents habitués. En bref, l'utilisation de la liste par les adhérents n'est pas encore entrée dans les mœurs.

Il va y avoir proposition de quelques règles supplémentaires (à discuter et ajouter à la charte) :

• Si 2 modérateurs (sur 9 modérateurs actuellement) sont d'accord, le message est publié. Généralement, ceux qui ne sont pas d'accord se manifestent très rapidement. Une absence de désaccord présuppose donc l'unanimité.

• Autre règle concernant les évènements : liste-infos n'étant pas l'Agenda du libre, une publication mensuelle d'une synthèse (mensuelle par exemple) est admise. Cette règle serait applicable aux évènements récurrents et non aux évènements ponctuels, genre First jeudi, Premier-Samedi... L'idée est surtout de conserver l'esprit de synthèse de la liste, l'information essentielle pour ceux qui ne souhaitent que celle-là.
  

Dernier point : les difficultés plus techniques, telles que ne pas savoir ce qui a été modéré ou pas... mais compte tenu du petit nombre de modérateurs, je ne pense pas que ça pose de réel problème.

La publication d'évènement est un des thèmes pour lesquels on a le plus de contributions aujourd'hui.

Pertinence de liste-infos

Thèmes ou types de messages manquent actuellement sur liste-infos, et qu'il faudrait promouvoir :

• essayer de constituer une liste de types de messages qu'on voudrait voir plus souvent sur liste-infos, et des moyens de les y amener (par exemple, l'indiquer de temps en temps a ceux qui postent sur april@
• pousser les modérateurs à réagir vis-à-vis des messages postés sur april@ en invitant l'auteur à poster sur liste-infos
• poster un mail tous les mois sur liste-infos@ incitant a y écrire avec quelques repères issus de la charte
• lorsqu'on pense que le message vaut le coup, un reply-to avec une suggestion de poster la prochaine fois sur liste-infos. La répétition c'est la pédagogie.

Groupes

Liste complète des groupes de travail de l'April

État des lieux des groupes. On a :

1. écrit la charte de création d'un groupe
2. passé en revue la liste des groupes et leurs "animateurs"
3. cherché à recruter là où il en manqué
4. chaque groupe s'est doté d'une charte

Après une phase un peu "mise au carré", on commence à assouplir. Dans l'ensemble, effet positif, plus d'efficacité et de visibilité, de dynamisme.

En revanche, des points négatifs persistent :

• Le GdT transcriptions doit changer d'animateurs et TradGnu n'a pas trouvé de remplaçant...
• le retour, les comptes rendus réguliers : on a du mal 1) à relancer, et quand madix le fait, 2) à avoir des retours.

Quelles causes à cela ?

• Souhait de produire une réflexion constructive : manque de temps (contraintes persos/pros) pour relire attentivement les derniers échanges et de rebondir dessus ;
• Peu de documentation (et/ou faite de façon irrégulière) : ave1 invite tous les groupes à capitaliser sur le wiki.

Agrandir la participation

Un des soucis originels était la "retombée du soufflé" quelques mois après la création d'un groupe - est-ce que ça s'est amélioré ?

Oui, en partie. Il y a plus de "pression" et de suivi, mais on ne peut pas forcer les gens. Quand un responsable lâche (changements dans la vie personnelle ou professionnelle, usure), il est très dur de le remplacer. Il faut arriver à faire des groupes plus collégiaux, qui reposent moins sur une seule personne.
A 5000 adhérents on a un vivier, mais qu'on ne sait pas aller le pécher. Par exemple, le graphiste fluorflux qui s'est manifesté récemment, alors qu'il est adhérent depuis plusieurs années.
=> TODO : lui demander ce qui l'a incité à participer plus activement.

Transcriptions, Traductions et trad-gnu manquent de contributeurs, donc d'activité. Les volontaires ne se bousculent pas.
antoviaque: Et du coup ça fait pas mal de pression sur les responsables et brûle la motivation plus vite.

Côté comm-externe, PoLuX a fait quelques tentatives au printemps pour pécher des bénévoles, mais ça n'a pas été encourageant. Il constate qu'on travaille plus efficacement avec les gens qu'on connaît bien, ce qui a tendance un peu à noyauter l'activité, ce qui est dommage. De plus, on est souvent dans des situations de survie à court terme.

La possibilité de faire des réunions présencielles en se réunissant au local a facilité l'activité de certains groupes. Le groupe Sensibilisation a des réunions régulières sur le Catalogue libre (une toutes les 2 semaines en moyenne).

Cependant, un risque de "noyautage" persiste, constate PoLuX, car on a tendance à rester "entre nous" (entre personnes déjà bien débordées). Il est difficile d'estimer si ceux déjà actifs laissent assez de place pour la participation des autres, éventuellement intéressés. Il pense aussi que dans les domaines non techniques, la délégation est moins évidente. Qu'il s'agisse de graphisme ou de texte, quand on a une idée à l'esprit c'est un travail énorme de la formaliser en tâches.

Les comptes-rendus sont souvent faits à la bourre... les infos circulent mal, on peut même parler de rétention de l'information. Cela ne facilite pas la participation et rend difficile l'entrée de nouvelles têtes. C'est aussi une cause de démotivation et désengagement, souligne Malicia.

En conclusion, deux préconisations :

1. arriver à mieux diffuser les demandes d'aide (et c'est la direction prise par le gestionnaire de tâches) ;
2. faciliter la gestion des contributeurs ponctuels - en terme de recrutement, mais aussi de résultat.

Modes d'échange et de reporting

Conclusion générale : Réunions sur IRC : plus dynamiques et conviviales, idéales pour le brainstorming. Complémentaire de la discussion sur les listes, qui permettent plus de recul, et des réunions physiques quand c'est possible (mais qui restreignent le groupe de participants). Il faut trouver un équilibre entre les 3.

Il faut réfléchir sérieusement à une façon contraignante pour faire des rapports de ces activités.

La stratégie de l'engagement est à appliquer : dispatcher les tâches à plusieurs personnes = petites tâches distribuées entre plusieurs personnes et non pas gros truc pour 1-2 personnes. Le tout avec un cahier des charges clair, : ce qui a été écrit entre telle date et telle date doit être synthétisé par telle personne avant tel jour (c'est juste un exemple). Ca va plus dans le sens d'une communauté.

Le rôle des animateurs (qui actuellement sont bien souvent des super-contributeurs) sera donc amené à se transformer.

Reste à définir si "responsable" et "animateur" ne seraient pas deux rôles distincts et complémentaires, s'interroge Xavier.

Le Wiki reste un outil important : pour partager des documents et des discussions, mais aussi pour capitaliser. Il faut veiller à y faire (ou faire faire) des comptes-rendus de l'activité en cours (action + réflexion) graduellement, à tour de rôle. Cela permettra d'avoir à tout moment un état des activités à jour, pour que chacun puisse s'y insérer.

De plus, il faut énormément informer sur les diverses listes de discussions sur les choses qui sont faites, qui sont en cours : cela inciterait les gens à participer.

Vient la question de comment gérer les tâches.

Outil de gestion des tâches

Le contexte est situé au travers de réflexions déjà menées.

Avec Bugzilla, on a attendu très longtemps une solution qui ne vient pas et... qui ne répond que partiellement aux besoins. Notamment à la première demande : prendre une tâche !
Le souci avec Bugzilla est double :

1. c'est une personne unique qui a la main dessus, avec une disponibilité erratique,
2. nous y avons consacré très peu de temps.

Redmine est beaucoup plus lisible que Bugzilla. Le temps de prise en main est vraiment plus court et la courbe d'apprentissage nettement moins raide. Son interface utilisateur est moins difficile d'accès pour une personne étrangère à ce genre d'outils.

En étudiant la solution technique, on ne doit pas oublier que l'outil est secondaire pour l'instant vu le peu d'implication des membres, rappelle Lionel.

Qu'est-ce qu'on veut avoir exactement avec le gestionnaire ?

• Une liste des tâches à "prendre" : à communiquer à tous ;
• Un moyen de suivre les projets et tâches en cours pour un groupe de travail donné.
• Savoir qui est responsable de quoi ( = qui fait quoi une fois les tâches annoncées ainsi qu'un endroit où ils peuvent déposer ce qu'il font).

Il importe que chaque personne souhaitant agir puisse prendre une tâche et y travailler (différence avec un bugtracker où les tâches sont attribuées), estime Eva.

Avec un rapport régulier pour chaque chose faite par un contributeur, l'animateur ne sera plus tenu à le faire ce qui lui permettra de s'impliquer davantage dans les activités.

Fixer des priorités

Lancer X projets en même temps, avec les mêmes actifs entraîne forcément de la perte.

=> Lister les projets/dossiers sur lesquels vous bossez et faire le ménage dans les engagements.

Préparation et déroulement de la réunion

1. la réunion a été annoncée un peu tard ; sans choix de dates ; et sans ordre du jour ;
2. il aurait fallu définir un preneur de notes au début ;
3. réfléchir à l'organisation de réunions régulières (une tous les mois) ;
4. appréciation générale : réunion très agréable, beaucoup d'observations intéressantes et d'idées énoncées. A refaire !
5. suggestion d'intégration d'un bot dédié aux réunions sur IRC lequel permettrait, en rajoutant un mot-clé devant les phrases, d'organiser les TODOs et de structurer les comptes-rendus (possiblement meebot : http://meetbot.debian.net ).

Todo list

- mettre à jour la Roadmap ;
- y ajouter les réseaux sociaux et ADD ;
- confirmer sur la charte de liste-infos@ le mode de modération (par accord tacite) et les règles supplémentaires (évènements) après discussion ;
- demander à fluorflux (graphiste) ce qui l'a incité à participer plus activement ;
- faire une liste de types de messages qu'on voudrait voir plus souvent sur liste-infos@ ;
- inviter les modérateurs de liste-infos@ à réagir vis-à-vis des messages postés sur april@ ;
- appeler régulièrement à poster sur liste-infos@ ;
- afficher les canaux IRC sur la page ;
- programmer la prochaine réunion du GdT Animation ;
- programmer une réunion physique de présentation de Redmine ainsi qu'un relai IRC ;
- mettre toutes les tâches en cours du GdT Animation dans Redmine de l'April ;
- inviter (via un message sur les listes de discussion) à ce que tout le monde en fasse de même.

Propositions et idées supplémentaires

Elles doivent figurer dans les mails d'information généraux et être intégrées dans les règles de fonctionnement des groupes de travail :

• Les pages des groupes sont plutôt à jour. Pour tout changement/mise à jour : siteweb@april.org ;
• Le canal IRC #april-animation existe et les personnes souhaitant s'y rendre sont bienvenues.
• Actuellement, il n'existe pas de liste résumant les canaux existants et ce qu'on peut y faire => plusieurs idées :

1. expliquer aux animateurs comment proposer des réunions IRC et les inviter à en organiser régulièrement ;
2. préciser comment créer leurs canaux temporaires : ils sont de la forme ##nom_du_canal chez Freenode (deux # au lieu d'un unique #).

Rappel : Merci de penser a remplir votre bénévolat valorisé pour cette réunion.