Charte Groupe Administration Systeme

Charte du groupe Administration système

Cette présente charte s'applique à toutes les opérations en rapport avec le système d'information de l'April.

Objet

Le groupe Administration système, composé de membres April, est chargé de la gestion de l'infrastructure informatique de l'association.

Sa mission :

• garantir le bon fonctionnement des différents services (machines, système, réseau, applications) utilisés ou fournis par l'association
• mettre en place de nouveaux services

L'infrastructure informatique de l'association est par essence stratégique, aussi le souci de sécurité de celle-ci doit-il rester constant. Les informations relatives à sa gestion doivent donc être publiées avec parcimonie. Éthique et respect de la confidentialité font partie des qualités requises pour un administrateur système.

Devoirs

Continuité des services

Le devoir prioritaire des administrateurs système est d'assurer que les services ne sont pas interrompus et que les fonctions en place ne régressent pas. Par exemple que les services courriel de l'April fonctionnent à tout moment ou encore qu'une mise à jour du logiciel faisant tourner le site http://www.april.org/ préserve l'intégralité des fonctionalités présentes dans la version précédente.

Afin d'y parvenir un administrateur système s'engage à corriger le dysfonctionnement constaté dans les meilleurs délais. Les autres travaux tels que l'amélioration ou la mise en place d'un nouveau service sont toujours moins prioritaires que la correction d'un problème.

Définition d'un travail terminé

Les administrateurs système de l'April sont tenus de respecter la définition d'un travail terminé. Par exemple aucun service ne pourra être publié à moins qu'il soit surveillé car c'est nécessaire pour assurer la continuité des services. Une liste de points à vérifier pour s'assurer qu'un travail est bien terminé est publiée dans le système d'information de l'April et mis à jour par les administrateurs système.

Confidentialité

Les administrateurs systèmes de l'April sont tenus de respecter la vie privée des membres des l'association.

Les administrateurs système, par leurs actions étant amenés à prendre connaissance d'informations critiques quant aux futures orientations de l'association ou à sa politique sont tenus à un devoir de réserve. Ainsi, sauf autorisation explicite, ils ne peuvent divulguer les projets en cours.

Informer des problèmes

Lorsqu'un problème se produit les administrateurs systèmes de l'April sont tenus d'en informer les utilisateurs (un utilisateur peut être un permanent de l'April, un membre, des visiteurs du site web etc.  : cela dépend de la destination du service qui a un problème). Si le problème est durable ou grave, le Conseil d'Administration de l'April doit aussi être informé afin de pouvoir répondre aux éventuelles questions des membres.

Demandes d'action à effectuer

Les demandes doivent comporter :

• la nature précise de la demande
• le contexte, avec une justification sommaire du besoin
• l'échéance précise de réalisation

Une entrée peut parallèlement être créée dans la section admin de l'outil de gestion des tâches, ou en envoyant un courriel à bugs@april.org

Selon l'importance de la tâche à effectuer ou son temps d'exécution supposé, une validation d'un référent CA pourra être demandée.

Le choix d'utilisation d'un nouvel outil dans le système d'information de l'April se fait après un sondage entre administrateurs système, visant à relever les compétences. En aucun cas, on ne pourra installer un outil si un seul administrateur système connaît l'outil.

Composition du groupe

Animateur (Scrum Master) : Quentin Gibeaux

Suppléant(s) : non applicable

Référents désigné par le CA (Product owner): Frédéric Couchet

Le groupe s'est organisé en adaptant les méthodes agiles. Les rôles agiles sont Product Owner pour le référent CA, Scrum Master pour l'animateur (ou suppléant) et Development Team pour le groupe.

Rôle des animateurs et des suppléants / Scrum Master / Responsable de la méthode :

• Veiller au fait que le groupe de travail réponde à sa mission de la meilleure manière possible en fonction des compétences et disponibilités de chacun
• Distribuer les tâches, en vérifier le suivi et la bonne exécution
• Veiller à ce que les actions effectuées soient correctement documentées
• Si nécessaire, prendre en charge les points particulièrement stratégiques
• Lorsqu'une décision structurante ( choix d'outils, sécurité etc. ) doit être prise, il clos le débat et s'assure que l'équipe est informée.

Rôle du référent CA / Product Owner / Responsable produit :

• Alimenter la liste des travaux demandés au groupe
• Valider les priorités des travaux

Rôle du groupe / Development Team / Membre de l'équipe :

• Corriger les problèmes d'exploitation, c'est-à-dire les régressions ou les interruptions de service, avant tout autre travail
• Exécuter les travaux
• Vérifier qu'un travail terminé a les caractéristiques requises, c'est-à-dire qu'il correspond à la définition

Candidature au groupe

Tout membre de l'association désirant faire partie du groupe Administration système peut en faire la demande. Cette demande est envoyée aux membres du groupe et à la personne référente CA. Les admin sys sont nommé·éss par le conseil d'administration étendu de l'April, sur proposition des admin sys en place.

L'appartenance au groupe permettant l'accès à l'ensemble de l'infrastructure, il va de soi que les membres du groupe s'engagent à user du pouvoir technique que leur confère ce statut avec diligence (et éthique). Normalement, la personne doit être également membre de l'April.

Dans la pratique, nous encourageons les personnes candidates à candidater dans un premier temps pour aider sur le Chapril. Cela nous permet de découvrir comment la personne travaille, quelle confiance on peut avoir. Car devenir admin sys April demande certes des compétences mais aussi une grande confiance vu que la personne a un accès global au système d'information de l'April.

Révocation

À tout moment, le conseil d'administration étendu de l'April peut révoquer la position d'administrateur système de l'April.

À ce titre, deux membres du conseil d'administration étendu disposent d'un droit d'accès au système d'information lié à leur mandat d'administrateur de l'association.

Évaluation de l'activité du groupe

Quelques pistes quant à une métrique d'évaluation de l'activité :

• Durée des dysfonctionnements (indisponibilité, etc.), nombre de dysfonctionnements (modulo gravité)
• Nombre de tâches en attente de résolution, temps moyen de résolution (modulo urgence/importance)
• Nombre d'administrateurs système actifs durant les derniers mois (modulo disponibilité)
• Temps consacré au groupe, consigné dans le bénévolat valorisé sur la base du temps compté dans l'outil de gestion des tâches (modulo efficacité)

Historique

La mise a jour faite en Novembre 2012 a été discutée sur Charte_Groupe_Administration_Systeme_2012 et les travaux associés ont été suivis sur  Tâche n°986