Organisation-de-conferences-eclair

Organisation de conférences éclair

Basée sur la session 2024

mailing-list

Une mailing-list spécifique confseclairs a été créée sur https://listes.april.org/wws dont les propriétaires sont les membres organisateurs des conférences éclair.

N'importe qui peut écrire à la liste ce qui permet de regrouper les mails échangés avec les personnes qui proposent une conférence.

Templates de courriels

Exemple d'accusé de réception

Bonjour,

Nous vous remercions pour votre proposition de conférence éclair pour la
prochaine assemblée générale de l'April.

Nous reprendrons contact avec vous dans la semaine dès que la sélection des
propositions aura été faite.

Bien cordialement
<signature>

Exemple de réponse positive

Bonjour,

L'équipe April vous remercie pour votre proposition de conférence éclair :
<titre>.

Celle-ci a été acceptée!

Nous avons donc besoin que vous nous confirmiez votre participation à la
matinée des conférences éclair le <date et heure de début des confs éclair> et que vous nous
fournissiez une phrase de présentation pour vous introduire.

Nous vous rappelons que vous devez impérativement nous envoyer votre
présentation au format PDF ou lien vers une présentation web (type reveal.js)
avant le <date limite envoi présentation>, minuit, à l'adresse : confseclairs@april.org. Aucun aléas
technique de transfert de fichiers ou d'affichage ne pourra être géré sur le
moment au risque de briser la dynamique de la matinée.

Pour rappel le temps de parole de 6 minutes doit être rigoureusement respecté
pour permettre à tout le monde d'intervenir.

Librement

Exemple de réponse négative (cause distanciel)

Bonjour,

L'équipe April vous remercie pour votre proposition de conférence éclair :
<titre>.

Malheureusement, l'équipe a le regret de vous faire savoir que votre
proposition n'a pu être retenue car l'organisation ne permettra pas la mise en
place de présentations en distanciel pour cet événement. 

Néanmoins, votre sujet nous intéresse et pourrait faire l'objet d'une
intervention de six minutes dans l'émission de radio de l'April "Libre à vous",
soit en direct et à distance le mardi après-midi, soit par l'intermédiaire d'un
enregistrement réalisé par vos soins diffusé pendant l'émission.

Librement

https://www.libreavous.org/

Exemple de mail d'information aux orateurices

Titre : Informations aux orateurices pour les conférences éclairs APRIL du <date des confs éclair>

bonjour,

L'équipe April est ravie de vous accueillir <date des confs éclair> pour la session de conférences éclairs qui commencera à <heure de début> précise. L'accès à l'amphi sera possible à partir de <heure d'accès possible>. Merci d'arriver sur place avant <heure de début>.

Les conférences se dérouleront à la <nom du lieu des confs éclair> :
   <adresse du lieu des confs éclair>

Merci de vous munir du document PDF ci-joint qui pourrait vous être demandé par les vigiles à l'accueil. Imprimez-le ou gardez en trace sur votre téléphone mobile, ordinateur portable …

Si ce n'est pas déjà fait, nous vous rappelons que vous devez impérativement nous envoyer votre présentation au format PDF ou lien vers une présentation web (type reveal.js) avant ce soir, minuit, à l'adresse : confseclairs@april.org. Aucun aléas technique de transfert de fichiers ou d'affichage ne pourra être géré sur le moment au risque de briser la dynamique de la matinée.

Il est important de veiller à respecter rigoureusement le temps de parole prévu qui sera de 6 minutes au maximum. Une personne de l'organisation surveillera le temps et la présentation en cours sera interrompue au bout de 6 minutes si elle n'est pas terminée.

Vous pouvez trouver le planning prévisionnel des présentations sur le wiki : <page avec l'annonce des confs éclair>

Il sera possible de déjeuner sur place sur le temps de midi pour faire connaissance et poursuivre les échanges sur un mode convivial. Chaque personne intéressée devra apporter son repas.

Librement

Exemple de mail d'autorisation de diffusion du support

Titre : Autorisation de diffusion du diaporama présenté aux conférences éclairs APRIL du samedi 16 mars 2024

bonjour,

L'équipe April vous remercie pour votre présentation pendant les conférences éclairs. 
Les retours ont été très positifs et plusieurs personnes ont demandé la mise à disposition des diaporamas.

Est-ce que autorisez l'APRIL à mettre en ligne votre support de présentation sur la page du wiki : <page avec l'annonce des confs éclair>

Sans réponse de votre part avant la fin de la semaine (<date limite à définir>), votre présentation ne sera pas mise en ligne.

Librement