Organisation d un evenement
Liste des tâches pour organiser la participation April à un événement
Note -> mettre la liste contact-event@april.org en copie et en reply-to de tous les messages en lien avec les événements
Suite à une invitation/appel à participation
[] s'il y a un appel à conférences/ateliers, envoyer un courriel à speakers@april.org en précisant la date limite pour faire une proposition [] pour les événements majeurs tels que JDLL, Capitole du Libre, OSXP etc., soumettre une demande de stand [] créer une page wiki en suivant le Mode opératoire à l'organisation d'un événement [] lire les points forts et les points de vigilance de l'édition précédente
Appel à bénévoles
- 1er appel
[] faire un mailing aux membres habitant près du lieu de l'événement [] faire un courriel sur liste-infos@ [] poster un messages sur les réseaux [] faire un message sur #april
[] planifier un 2e appel si besoin
- 2e appel
[] faire un mailing d'appel à bénévoles aux membres habitant près du lieu de l'événement [] faire un courriel sur liste-infos@ [] poster un message sur les réseaux [] faire un message sur #april [] si on a assez de bénévoles, confirmer notre participation à l'organisation
-> pour les événements majeurs tels que JDLL, Capitole du Libre, OSXP etc., une demande de stand est faite par défaut
[] s'assurer qu'une place pour notre stand est bien prévue par l'organisation
Suite à la confirmation de la part de l'organisation
Annonce présence April
[] faire les annonces [] sur april.org/event [] sur liste-infos@ [] sur les réseaux [] sur #april
Informations à demander à l'organisation
[] sera-t-il possible d'entreposer la marchandise dans un lieu fermé le JOUR soir ? Si ce n'est pas le cas, à partir de quelle heure les bénévoles pourront accéder au SALON/VILLAGE le dimanche matin ? [] un fond de stand est-il prévu ? En alternative, un endroit où entreposer les sacs/valises est-il disponible ? (ça n'a pas été le cas pour les RPLL 2022, par exemple)
-> si ce n'est pas le cas, il sera nécessaire d'avoir une nappe pour cacher les sacs et valises en-dessous de la table
[] accord pour exposer l'Expolibre ? Possibilité d'accrocher les panneaux à l'aide de tendeurs (ou de patafix pour la version papier) ?
-> éviter les murs en crépi tels quels de la cage d’escalier de la Maison pour Tous de Lyon : l'accrochage demanderait beaucoup trop de patafix et de temps
[] si l'organisation a son propre exemplaire de l'Expolibre, s'assurer qu'elle a un système d'accrochage adapté (ça n'a pas été le cas pour le Capitole du Libre 2019, par exemple)
-> nous pouvons apporter nos tendeurs le cas échéant
[] identifier la personne de l'organisation de l'événement à laquelle les bénévoles peuvent s'adresser pour toute question pendant l'installation/l'événement [] des collations et/ou repas sont-ils prévus pour les bénévoles ?
Gestion des bénévoles
[] faire un tableau avec la liste des bénévoles, en ajoutant au fur et mesure les disponibilités, le numéro de mobile si disponible, l'éventuel accord pour utiliser leur image [] identifier une personne responsable de stand [] lui demander si elle est ok pour partager son numéro de mobile avec les autres bénévoles [] se mettre un rappel à J-2 pour l'envoi du courriel avec les informations pratiques
Matos
[] Identifier la personne qui viendra chercher/réceptionnera le matos et quand [] planifier la préparation et l'envoi du matos le cas échéant [] identifier la personne qui ramènera le matos [] vérifier s'il y a du matériel à acheter (fournitures, patafix, etc.) [] vérifier s'il y a des documents de sensibilisation à imprimer (bulletins d'adhésion, affichette Agenda du Libre, etc.) [] se mettre un rappel à J-14 pour demander à Étienne de mettre à jour le document https://pad.april.org/p/r%C3%A9cap-dossier-institutionnel-April [] imprimer liste conférences et ateliers April le cas échéant
Une semaine avant l'événement
[] relancer Étienne pour la mise à jour de https://pad.april.org/p/r%C3%A9cap-dossier-institutionnel-April le cas échéant [] imprimer le récap' actions publiques
- si on prend la caisse :
[] compter le fonds de caisse [] le noter dans le cahier de caisse [] déposer billets et/ou monnaie en excès à la banque [] préparer le matos, l'expédier le cas échéant
1 ou 2 jours l'événement
Bénévoles
[] envoyer les informations pratiques par courriel aux bénévoles
Matos
[] finir de préparer le matos le cas échéant [] remettre le matos à la personne en charge de l'apporter sur le stand le cas échéant
Annonces/rappels
- Faire les annonces/rappels sur :
[] liste-infos@ [] réseaux [] se rappeler de mentionner les comptes des événements et/ou organisations si disponibles [] salon IRC #april
Après l'événement
Remerciements
[] s'assurer que toutes les personnes inscrites sur la page wiki étaient bien présentes sur le stand (par exemple, en demandant au responsable de stand) [] envoyer un message de remerciements aux bénévoles, en leur proposant de remplir le bénévalo et de partager leurs remarques et photos (modèle de message disponible dans Thundernird) [] envoyer un message de remerciement à l'organisation, et profiter pour demander le nombre (estimé) des personnes ayant visité l'événement et si des photos de notre stand sont disponibles
Photos
[] identifier la personne de l'équipe photos qui s'occupera du traitement et de la mise en ligne [] signaler la disponibilité de photos à la personne, photos@ en copie et en reply-to [] vérifier le traitement effectué [] ajouter le lien à l'album dans la page wiki de l'événement [] annoncer la mise en ligne des photos + PF/PV sur sensibilisation@ -> en profiter pour demander des informations complémentaires (par exemple, les résultats du quiz)
Matos
[] Récupérer et ranger le matos
Tâches administratives
[] saisir les nouvelles adhésions dans gDTC [] dans le champ « Motivations pour adhérer », préciser nom de l’événement + année (ex : OSXP 2022) [] enregistrer les cotisations dans gDTC
-> à faire idéalement avant les relances mensuelles
[] saisir la compta dans Grisbi : une opération pour chaque ligne inscrite dans le cahier de caisse
-> se rappeler d'imputer toutes les opérations à un événement
[] déposer les billets et/ou la monnaie à la banque [] rapprocher le compte caisse dans Grisbi [] faire le bilan comptable de l'événement et l'envoyer à Fred, tresorier@ en copie [] déposer les billets et/ou monnaie à la banque