Comment organiser une install party à l'université

Ce document résume les expériences que nous avons eu depuis un peu plus d'un an avec l'organisation d'install parties pour les étudiants à l'université Paris 8.

Introduction

Depuis un an nous avons organisé plusieurs install parties à l'université de Paris 8. Ce sont des événements dont le but est d'installer une version du système d'exploitation GNU/Linux sur l'ordinateur d'un participant et de le familiariser avec l'utilisation du système.

Le but de ce document est de partager nos expériences et de faciliter d'autres membres d'universités avec l'organisation de ce type d’événements. Ce document ne prétend pas être exhaustif. Nous sommes conscients de la modestie de notre expérience et pour cette raison nous invitons d'autres personnes avec plus d'expérience d'enrichir le document.

Pour plus de cohérence j’appelle participants les personnes qui viennent et qui demandent l'installation de GNU/Linux et organisateurs les personnes qui se chargent d'organiser l’événement et qui aident à l'installation et l'organisation de la fête.

Motivation

Les motivations qui nous ont poussé à organiser des install parties ont été multiples. La première fête a été organisé par un professeur qui s'était rendu compte que peu d'étudiants en première année connaissaient le système d'exploitation GNU/Linux. Vu que dans notre université la majorité des professeurs travaillent et donnent leurs cours dans un environnement de travail UNIX-like il était important de présenter aux étudiants le système d'exploitation de la famille UNIX et leur donner un coup de main avec l'installation et les premiers pas.

Par curiosité nous avons élargi un peu l'audience pour les install parties suivantes et nous avons invité également des étudiants d'autres disciplines, professeurs et personnel administratif à y prendre part et venir voir et essayer GNU/Linux.

Les motivations qui nous ont poussé à faire cela ont été l'envie de transmettre notre passion aux autres membres de la communauté universitaire et de leur présenter des solutions libres et gratuites à la place de solutions privatrices et payantes.

Dans le reste du document je vais détailler différents aspects de l'organisation d'une install party.

L'équipe

Il n'y a pas besoin d'être nombreux pour organiser une Install Party. Peut-être 3 ou 4 personnes c'est l'idéal. Au delà de ce nombre cela devient difficile d'organiser qui fait quoi. Avec moins de 3-4 personnes on est en sous-effectif. On peut avoir des problèmes avec l'organisation de l'événement si on est en sous-effectif. Cela peut influencer la qualité de l'évènement et au final laisser un goût d'insatisfaction chez les participants.

Plus tard pour le déroulement de l'événement il faut peut-être quelques mains supplémentaires, mais cela dépend du nombre de participants attendus.

L'endroit

L'idéal est que ce soit une salle équipée en réseau filaire ou WiFi. Le filaire (câbles RJ-45) est préférable car les débits sont plus élevés et les mises à jour sont plus rapides. Il faut avoir suffisamment de place pour les personnes qui sont invitées à participer. Si c'est une salle à utilisation générale il faut vérifier sa disponibilité en prévenant à l'avance la personne qui la gère, et éventuellement réserver une partie des places dans la salle (ou bien la salle entière) pour l’événement. Il faut prévoir, ou demander, un nombre suffisant de tables et de chaises, des rallonges électriques et multiprises, des câbles RJ-45, un chargeur universel (beaucoup oublieront le leur)... Il faut laisser la salle dans un état impeccable pour ne pas donner une mauvaise image des libristes et pérenniser l'événement : prévoir 5mn de rangement et nettoyage des tables et de quoi le faire.

Le temps

Il y a des périodes qui sont meilleures pour l'organisation d'une install party que d'autres.

La période de l'année

On peut distinguer plusieurs périodes dans lesquelles notre événement peut être moins fréquenté.

• Avant des examens Tout le monde est en mode stress et se moque de savoir quels systèmes d'exploitation existent et en quoi les quatre libertés peuvent s'avérer utiles pour sauver le monde.

• Périodes de grève C'est vrai qu'on a plus de temps libre durant ces périodes, mais une bonne partie de la population universitaire est absente et l’événement risque d'être moins fréquenté.

• Une semaine de rentrée Tout le monde est en effervescence pendant une semaine de rentrée. Il y a plein de tâches administratives aussi bien pour les étudiants que pour les professeurs. Si possible éviter cette période.

• Une semaine avant les vacances Généralement la fac a déjà commencé à se vider. Il y a des risques qu'elle soit presque vide.

Au contraire d'autres périodes sont particulièrement propices :

• Deux semaines avant les vacances On commence à sentir les vacances et à se relâcher, mais on reste présent et généralement disponible.

• Trois semaines après la rentrée Les étudiants savent déjà qu'ils ont besoin de tel ou tel logiciel et cherchent à constituer leur cadre de travail.

La période de la semaine

Généralement c'est la même réflexion. Le début et la fin de la semaine sont à éviter. Mardi, mercredi ou jeudi peuvent être des journées pendant lesquelles davantage de personnes sont présentes sur le campus.

La période de la journée

D'habitude il reste toujours des choses à faire le jour-même de l’événement, il est donc prudent de consacrer la matinée à la préparation. Cela dépend toujours du nombre de personnes, mais en général une install party prend entre 4 et 8 heures.

Si d'autres événements sont prévus on peut soit les étaler sur la journée, soit les faire en parallèle avec les installations.

Annoncer l'événement

Chaque université a normalement une liste des événements culturels pour la semaine/le mois. C'est une bonne idée de contacter la personne qui gère cette liste et lui demander d'y inclure l’événement.

Parallèlement on peut préparer des affiches pour les coller à des endroits différents de la fac. Il n'est pas obligatoire d'être infographiste pour faire une affiche. L'important c'est d'annoncer l’événement. Si en plus on maîtrise les logiciels de publication (Inkscape, Scribus) tant mieux, mais sinon une image avec un peu de texte peut faire l'affaire. Nous avons essayé d'utiliser la même image dans les affiches que nous avons préparé pour les événements à Paris 8. L'idée est de créer une sorte de logo et de faire passer le message plus facilement dans les parties à venir.

Il existe des sites comme l'agenda du libre (http://www.agendadulibre.org) dont le rôle est de répertorier les événements autour du libre en France. Vous pouvez l'annoncer sur ce site pour donner plus de visibilité à votre événement si vous le souhaitez.

Vous pouvez également afficher l’événement dans des structures culturelles à proximité de l'université. Cela peut donner lieu à des rencontres sympas et être l'occasion pour des personnes externes à l'université de la visiter.

Avant l'événement

Voici les choses à faire avant l’événement.

Tout d'abord il faut prendre soin de faire passer le message suffisamment à l'avance. Vous pouvez coller les affiches une dizaine de jours avant le jour de la fête.

Il faut également préparer les media d'installation. Cela peut être des clés USB, des CD-ROMs... Il peut être plus pratique et plus économique d'utiliser un serveur d'installation (nano-ordinateur Raspberry ?). Cela facilitera pas mal la tâche des personnes qui installent. Par contre pour quelq'un qui ne s'y connais pas beaucoup cela peut paraître un peu de la sorcellerie. Le processus n'est pas évident pour un utilisateur lambda et cela peut l'amener à penser qu'installer un système GNU/Linux est un processus obscur, uniquement réalisable dans des conditions de laboratoire.

Un serveur d'installation peut s'avérer utile si un ordinosaure ne propose pas le boot via USB ou CD-ROM.

Pensez à proposer différentes distributions et versions de GNU/Linux, pour le principe. Au final ne seront demandées que 2 ou 3 distributions, mais le fait de montrer les différentes distributions et expliquer ce qu'est une distro peut aider à la compréhension (ou bien à la confusion) de ce qu'est GNU/Linux. Pour Ubuntu, prévoyez la dernière version, et aussi la dernière version LTS (long term support).

Il est utile que les les personnes qui seront chargées des installations portent des t-shirts reconnaissables (couleur unique, ou logo) par les visiteurs qui ne connaissent pas forcément votre département. Vous pourrez même vendre ces t-shirts souvenirs, pour soutenir la Cause.

Nous avons eu un problème avec l'ordinateur d'un étudiant. Je ne sais pas comment ces situations sont traitées ailleurs. C'est un problème très particulier que je n'avais jamais rencontré, mais qui a rendu sa machine inutilisable (le BIOS a été écrasé et remplacé pendant le processus d'installation d'Ubuntu !). Cela m'a amené à penser que la prochaine fois nous allions peut-être faire signer une décharge de responsabilité si des dégâts ont lieu sur les machines des étudiants.

Pensez à acheter de quoi boire et grignoter pour le petit pot à la fin de la fête. Inutile de faire des frais, l'objectif est juste de se détendre après la fête et de susciter des conversations. Chacun (y compris les visiteurs) peut apporter quelque chose.

Pensez à bien indiquer le lieu de la fête par des affiches et une signalétique sur les murs et au sol indiquant le trajet, en vous mettant à la place d'une personne venant à votre université pour la première fois.

Déroulement de l'événement

L’événement lui même passe très vite dans le sens où on est toujours pris entre les différentes activités.

Il est indispensable d'avoir quelqu'un, voire deux ou trois personnes, pour accueillir les visiteurs, sinon ils risquent de ressortir rapidement. Certains viendront par curiosité sans avoir été informés de l'IP et reviendront avec leur machine.

On peut distribuer un document expliquant la nature de l'événement, GNU/Linux et les logiciels libres, avec quelques liens libristes dont celui du site de l'asso.

Pendant les installations il est bien d'expliquer les étapes d'installation pour ne pas faire du participant un simple spectateur. C'est un moyen de transmettre un peu de culture générale informatique aux personnes pas spécialement tech-savvy. On peut également essayer de sensibiliser les participants aux logiciels libres et aux enjeux autour du numérique, avec un vocabulaire accessible.

Activités supplémentaires

Il est important d'avoir des activités supplémentaires si c'est possible. Souvent les étudiants (ou professeurs) ne perçoivent que l'aspect gratuit de GNU/Linux et peut-être un peu de l'aspect technique (l'opensource). Cependant toute la philosophie (le libre) reste cachée à leurs yeux. Pour cette raison une présentation générale du style « Logiciels libres -- Le pourquoi du comment » peut être utile. Une miniconf autour d'une table à part ?

Des ateliers pratiques peuvent aider à la prise de contrôle par les participants de leurs machines. Souvent des astuces simples comme par exemple « Comment enregistrer un flux multimédia avec VLC » ou bien «Comment exporter nos documents en PDF avec Open Office » peuvent être bénéfiques pour les étudiants et les décomplexer dans l'utilisation de l'ordinateur. Penser aussi à expliquer l'interface graphique, la mise à jour, l'installation de logiciels, les raccourcis.

Problèmes rencontrés

Dans cette section nous présentons les quelques problèmes que nous avons rencontré.

Problèmes techniques

Pour l'instant la majorité des problèmes que nous avons rencontré ont été des problèmes de pilotes. Souvent ce sont des cartes graphiques trop récentes ou bien des problèmes bien connus avec un type de matériel précis (carte son, carte wifi). Souvent il est nécessaire de faire un tour sur les forums pour trouver des pistes et éventuellement une solution. Cela peut montrer à la personne à qui appartient l'ordinateur les chemins à prendre la prochaine fois qu'elle rencontre un problème. Le fait de connaître les forums (propres à la distribution ou pas), de prendre l'habitude de poser des questions sur les forums, les chats et les autres moyens de communication peut être utile pour quelqu’un qui est nouveau dans le monde des manchots et des gnous.

Nous avons eu aussi une fois un problème qui a rendu la machine de l'étudiant inutilisable. Son BIOS a été écrasé en essayant d'installer Ubuntu 9.10 à partir d'une clé USB. Dans des situations délicates comme celle-ci il n'y a pas de règles particulières. Chacun agit selon sa conscience et sens des responsabilités. L'histoire n'est pas encore finie et je vais ajouter des informations supplémentaires quand il y en aura.

Problèmes organisationnels

Le problème que nous avons rencontré le plus souvent a été un problème de sous-effectif. Finalement même s'il n'y a pas besoin de grand monde pour organiser une install party ce n'est pas toujours facile. C'est particulièrement irritant quand vous n'êtes pas assez au début d'une install party et qu'il y a des visiteurs qui entrent dans la salle informatique et en ressortent aussitôt car personne ne les accueille ni ne les prend en charge (ou qu'ils n'aiment pas l'odeur des informaticiens, par exemple).

La fin de l'événement

Après la sueur, un bon goblet de jus de pamplemousse est bien mérité. Avec un peu de chocolat et quelques cacahuètes ça passe mieux.

Comme on se détend après avoir fait du sport et avant de quitter la salle de la même manière le pot permet de décompresser après les installs. Cela permet d'analyser un peu la journée, de partager les expériences et comme par magie plein de nouvelles idées pour la prochaine install party émergent. C'est une des étapes les plus importantes de l'install party.

Il n'y a pas beaucoup de participants qui se décident de rester jusqu'à la fin. La majorité tracent dès qu'ils ont eu leur installation. Cela peut être une bonne idée de commencer le pot un peu avant la fin des installations et comme ça on peut espérer avoir quelques personnes de plus qui vont rester et donner leur avis sur le déroulement de l'évènement (au prix fort d'avoir plein d'huile de chips sur le clavier).

Résumé

Voici un résumé pour se repérer plus facilement

• Avant
  • constituer une équipe
  • choisir le moment et l'endroit
  • se charger de la communication (intra et extra universitaire)
  • préparer des CD, clé USB ou serveur d'installation
  • acheter le nécessaire pour le petit pot à la fin de la fête

• Pendant
  • gérer les nouveaux arrivés
  • pouvoir distinguer les organisateurs pour poser des questions
  • penser à sensibiliser la personne qu'on assiste dans l'installation

• Après
  • repérer les points forts et faibles
  • partager l'expérience

Conclusion

Dans ce document nous avons partagé notre expérience avec l'organisation d'install party à l'université de Paris 8. Le document sera modifié au fur et à mesure que notre expérience s'enrichie. Les contributions par d'autres organisateurs sont bienvenues.

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Exemple d'affiche - [1]