Compte-rendu réunion Animation 2008-10-11

Compte Rendu de la Réunion du GdT Animation le 11-10-2008

Présentation des participants

• Vincent Calame : membre depuis 2007, groupe de travail "Libre asso", intéressé par les passerelles LL <-> monde asso., travail collaboratif sur wiki, dynamique collective, archivage et mémoire.
• Sébastien Blondeel : membre depuis longtemps, travaille sur traduction, transcription, traduction GNU, gestion de tâches (agir April), reporting. Application des idées à propos de la liste april@ ? Problème traduction... Mutualiser les glossaires et les utiliser.
• José Fournier : membre depuis 2 mois, a rejoitn le groupe de traduction, et traduit vers l'anglais le livre blanc des modèles économiques.
• Eva Mathieu : présente depuis 3 ans, Assistante de direction de l'April, intéressée par outils pour que les gens qui le souhaitent puissent s'investir facilement. Constat : suivi des groupe ? Pas de suivi, pas de relance... Quels sont les réels groupes ? Et les soutenir... Que les gens qui fassent des choses soient soutenus et aient une visibilité vis-à-vis du reste de l'asso.
• Lionel Allorge : administrateur depuis quelques années, participe à représenter l'association en stand ou conférence, propose des pistes de travail pour le groupe animation. Constat : on ne relance pas les gens prêts à donner du temps pour faire des petites tâches.
• François Poulain : membre depuis 3 ans, travaille dans les groupes "Sensibilisation" et "Comm externe", intéressé par la mise en oeuvre de systèmes de gestion de tâches. Constat : les groupe de travail manquent d'un périmètre précis ; la seule chose qui les définit est pour l'instant l'inscription à une liste.
• Xavier Antoviaque : membre depuis 1,5 an, anime des communautés, intéressé par le groupe "Animation". A participé à rédiger le document de départ sur l'animation de la communauté April.
• Laurent Cottereau : membre depuis quelques années, participation "erratique" au site web.
• Benoit Sibaud : on ne le présente plus ; mais il s'intéresse à plein de choses ;-)

S'ensuit une discussion sur le flou des groupes de travail, ceux actifs, inactifs, et leur périmètre, actuellement l'inscription à la liste de diffusion... Les groupes existent car on les laisse se créer spontanément ; ils vivent ou meurent spontanément, cela dépend desquels.

Lionel : le site drupal vient de rentrer en fonction. Une fonctionnalité en train de tester : "Organic Groups" pour gérer cette complexité. Il reste à déployer mais sera disponible à terme. Il faut définir les règles de qui propose quoi sur le site web. Actuellement le CA valide la publication du contenu. Le workflow des traductions n'est pas tout à fait clair pour le moment.

Constat : il faut définir les règles de qui publie quoi sur le site web. Actuellement tout le monde peut proposer du contenu, et le CA étendu valide.

!! Introduction et présentation du travail préparatoire de Eva et Xavier

Xavier : présentation du document.

• point de départ : augmentation du nombre d'adhérents ;
• masse délicate à gérer ;
• 2 blocs: CA étendu et adhérents ;
• mettre plus facilement à disposition les ressources de bénévoles ;
• beaucoup de gens prêts à passer un peu de temps ;
• les appels sont perdus lorsque sur la liste principale ;
• les groupes de travail sont une bonne solution mais un peu à l'abandon, ce qui fige les actions du domaine en question ;
• les contours des groupes sont assez flou ;
• le mérite des gens n'est pas exposée => valoriser le bénévolat ;
• pistes :
  • en discuter, créer un groupe sur l'animation de la communauté,
  • formalisation, suivi, permanence, pour ne pas diluer la responsabilité,
  • identification des compétence,
  • diriger les adhérents vers les groupes,
  • clarification des listes.

Acte I : la liste de diffusion principale

Point de départ : augmentation drastique du nombre d'abonnés.

Lionel : le travail de sondage sur la ML est déjà un point de départ intéressant ; attendre que le sondage fasse son effet. => faire de la liste une vraie liste de débats + création d'une liste modérée avec un nombre limité de messages orientés information.

Xavier : la liste april@ possède un intérêt d'information, et il ne faut pas chercher à entraver cette activité.

Seb : on se moque des opinions et il faudrait inciter à faire des travaux de synthèse e.g. revue de presse : bon point.

Xavier : exemple pertinent de séparation actualité/synthèse. Il faut trouver l'équilibre pertinent et déboucher sur des règles de modération de infos@.

François : actuellement nous n'avons rien à opposer aux gens qui ne jouent pas le jeu. Nous avons tout pour faire une charte améliorant la qualité du débat, mais aucun outils pour contraindre ceux qui ne jouent pas le jeu.

Seb : comment on incite à construire un mémoire ? À chaque fois qu'un type lance un sujet de débat, écrire un script qui demande à l'initiateur du débat d'écrire une synthèse destinée à info@ et utile pour construire une mémoire, alimenter une faq, etc.

Benoit : statistiques sur les abonnées de april@ : 840 sur april@, 38 en digests, 504 en mail, 43 en nomail, 85 null, 14 summary, 153 non marqués (mail ?), 1 html, 2 txt.

Xavier : il faut définir la règle éditoriale de info@.

François : avec Vincent-Xavier on a déjà réfléchi à ça en privé, à partir des réflexions de Seb... issues d'une conversation d'AG ancienne. => je les fait suivre par courrier.

Seb : toute discussion sur le fond est vouée a l'échec ; le fonctionnement du site "/." est très pertinent sur cette question, mais nous n'avons pas la masse critique.

Benoit : 410 personnes ont posté sur la liste sur l'année passée : 4 ont posté plus de 100x, 40 plus de 20x, 90 plus de 10x. Top 5 : Patrick Abul, Antoine Waché, Lionel, Fred et Benoit.

Laurent : imaginer quelques personnes qui suivent april@ et synthétisent la liste.

Seb : les ressources pour faire des synthèses sont difficiled à trouver (expérience usenet-fr), d'où responsabiliser les initiateurs de sujet.

Lionel : encourager les synthèses en les valorisant : publication sur site april.org, cristallisation de FAQ, etc.

Laurent : En effet, les questions répétitives resteront, mais les réponses seront plus faciles.

Vincent : en ce qui concerne le wiki, idée : distinguer du site de l'april, et utiliser mediawiki pour faciliter l'accès au site. Différentier wiki de travail, du wiki d'information/communication.

Benoit : actuellement on a 2 phpwiki : interne et externes ; on a besoin d'un niveau membre et non-membre, voire éventuellement CA.

Constat : pour la modération de info@, il faut commencer par quelque chose de court, simple, restrictif puis l'adapter : il est plus facile d'ajouter des permissions au court du temps que d'en retirer.

Acte II : discussion sur la gestion des groupes de travail

Xavier : retour aux pistes de travail du document...

Xavier : établir un suivi du groupe animation via une réunion IRC mensuelle ou bimensuelle pour inscrire les choses dans la durée.

Xavier : formaliser la procédure de création d'un groupe. Eva a déjà posté à ce sujet, voir les archives de la liste.

Xavier : la notion du responsable n'est pas un rôle d'autorité mais d'animation.

Vincent : comment formaliser et valoriser la responsabilité d'un groupe ? Un collège à plus de crédibilité.

Xavier : Si un collège fonctionne, tant mieux, mais il faut un référant qui assure un minima d'activité : réponse aux sollicitations, etc.

Eva : il faut faire attention au fait que le responsable n'ait pas un pouvoir exclusif de décision.

Vincent : entre les 15 membres du CA, et les 2500 adhérents, il faut trouver une structure (pas forcément hiérarchique) intermédiaire.

Laurent : pour un groupe qui commence, la collégialité semble impossible d'elle même. Si elle s'installe ensuite, c'est tant mieux.

Francois : la charte est une proposition pour la création, elle n'est pas de toute façon quelque chose de figée et il y aura au contraire du retour.

Xavier : il y a tout de même un certain nombre de concepts qu'il faudra essayer de systématiser, e.g. contact au CA. Pour le reste, il n'y a pas de carcan figé.

Laurent : l'intérêt est de disposer d'une boite à outil qui permet de ne pas perdre de temps au début de la création du groupe ; pendant que les esprits sont motivés.

Xavier : la création d'un groupe se fera via une proposition sur la liste april@, puis il y aura une mise a jour du brouillon et suite à se travail préalable alors la proposition de groupe est soumise au CA ; après ça le groupe est créé en cas d'acceptation du CA.

Lionel : l'idée est de canaliser les énergies...

Seb : est-ce que le CA a des idées de groupes qui nécessitent des ressources...

Eva : il y a des groupe qui se créée, mais il faut également travailler à anticiper des groupes.

Benoit : ce serait intéressant d'obtenir des indicateurs chiffrés pour consulter la santé des groupes de travail. Seulement si ces indicateurs sont chiffrés et automatisés le système est pérenne.

Laurent : il semble difficile de définir des indicateurs, en fonction de l'activité des groupes...

Seb : cela suppose d'unifier ça dans une interface drupal... Indicateur indirect, bénévolat valorisé.

François : dans le cas d'une gestion de tâches modulaires et automatisées, on dispose également comme indicateur de l'activité des tâches et peut permettre de valoriser l'activité des gens.

Vincent : est-ce que le groupe doit être capable de chiffrer ses objectifs ?

Xavier : oui, ce sera le cas, avec un suivi ; c'est le suivi qui est important et va faire la différence entre un groupe vivant d'un groupe qui se dégrade. Le suivi est donc important et permet de tirer la sonnette d'alarme, etc. Les indicateurs seront utiles sur le long terme, mais le suivi permet de travailler en continu pour aider à conserver le rythme...

Eva : le suivi est à distinguer de la création de compte rendus...

Xavier : il est de la responsabilité du membre du CA d'être présent pour aider et faire en sorte que les objectifs soient réalistes, etc.

Eva : les comptes rendus seront là pour valoriser le travail des groupes, via des publications, etc.

Xavier : la liste des groupes ne doit pas être un cimetière qui se peuple petit à petit ; le CA aura cette responsabilité de s'occuper de l'activité de ces groupes.

Xavier : le rôle du contact CA ne doit pas remplacer le responsable,mais doit bien connaître le sujet pour être efficace.

François : travailler avec un membre CA pas forcément trop impliqué, pour obtenir un regard extérieur enrichissant.

Constats :

• les ressources bénévoles ne sont pas mises efficacement au service des groupes de travail ;
• les désirs de participation sont souvent perdus dans le flot de la liste ;
• les groupes de travail sont souvent à l'abandon après quelques mois ;
• la conséquence est que ça fige les actions du groupe ;
• le contenu des groupes est flou ;
• il faut un peu plus de formalisme ;
• un suivi des tâches semble nécessaire, ne dilue pas la responsabilité ;
• valider la charte globale des groupes (http://wiki.april.org/CharteGroupes), et inviter chaque groupe à créer sa propre charte ;

Acte III : Système de gestion de tâches

Xavier : Création d'un système de ticket

Laurent : comparaison mantis/bugzilla pour une gestion de tâches : mantis est plus utilisable dans l'état. Expérience dotProject : catastrophique.

François : je crois que Emmanuel Seyman travaille sur Bugzilla. Je vais essayer de voir avec lui ce qu'on peut en espérer.

Xavier : Il est important d'obtenir une base de données pour faire rencontrer l'offre et la demande en bénévolat. Il faut vraiment expérimenter ça.

Lionel : idée : créer un node drupal et utiliser les tags et faire une view rassemblant ces nodes, le tout accessible via un flux RSS.

Eva : puisque personne ne va sur le wiki, une page Drupal sera plus facilement accédée.

Laurent : en tout cas ça ne répond pas au problème d'aller chercher les compétences...

Xavier : en ce qui concerne le push, c'est un autre problème à traiter...

Xavier : on garde cette idée de côté et on le met en place techniquement dès que possible.

Xavier : reste à voir à quel point ces données peuvent être rendues accessibles

Laurent : avertir les nouveaux adhérents de la façon dont ils peuvent participer, e.g. liste de groupe de travail, etc.

François : j'ai peur que l'information soit noyée dans la masse pour les nouveaux venus.

Eva : il faut mettre en place un mail d'accueil qu'il faudra lire et mettre au point.

Xavier : à la lecture du questionnaire, Eva peut contacter les responsables de groupe de travail intéressés par ses compétences, qui contacteront le membre en question de façon personnelle pour obtenir une meilleur approche.

José : le questionnaire peut être plus orienté sur les groupes de travail et poser des questions fermés pour faciliter le dépouillement.

Xavier : on a parlé de ce que les gens veulent faire, il faut aussi parler de ce que les gens ont fait ; la valorisation des travaux des adhérents.

Seb : exploiter les compétences métier des adhérents. Pour ça il faut les identifier. Créer une base des consultants métier.

Eva : on peut exploiter l'annuaire pour ça. Créer un formulaire de compétences dans le trombinoscope.

Constats :

• besoin d'identification des différents acteurs et compétences ;
• trouver une solution pour joindre les gens prêts à faire des choses ;
• ne pas s'arrêter à la technique, ok ça elle mais elle doit être non-bloquante ;
• trouver une manière de valoriser le travail des gens.

Conclusion...

Xavier : Comment formalise t-on le groupe animation ?

Tous : Xavier, on te propose d'en prendre la responsabilité ;-). Avec Lionel en binôme CA, et Eva en suivi côté permanents.

Lionel : on suit la démarche qu'on propose d'appliquer, en proposant sur la liste april@ le projet.

Xavier : un suppléant (sachant que je travaille depuis peu en Angleterre )?

Vincent : je veux bien.

Propositions

• Prévoir une Causerie sur l'animation.

18h00 ... Passage en revue rapide du document de travail et conclusion...