Compte-rendu réunion Animation 2010-03-11

Contexte

• Documents de référence : Document de référence Communautés, Feuille de route Animation,

• Charte du groupe Animation

• Annonce postée sur la liste animation@april le 4 mars 2010 (sondage préalable pour la date et heure lancé le 28 février 2010).

Déroulé

Avant la réunion

• Déterminer qui modère ou mène la réunion : Rayna (l'animateur du groupe est absent, absence excusée :) )
• Déterminer qui fait le compte-rendu : Rayna, Xavier, ?

Pendant la réunion

• A la fin de chaque point de l'ordre du jour abordé, noter clairement la liste des décisions et des tâches qui en découlent
• Veiller à leur attribuer un volontaire et une échéance

Ordre du jour

Points à discuter :

• Organisation et méthodologie de travail au sein des groupes de travail de l'April (1re partie) : zoom sur les animateurs(trices) et leurs activités :
  1. points bloquants/positifs ; -> fait
  2. interactions avec les membres des groupes ; -> fait
  3. interactions inter-groupes de travail ; -> fait
  4. premiers bilans de l'utilité des outils mis à disposition (listes de discussion, wiki, site web) ; -> fait
• Aborder le sujet de la formation des apriliens à l'animation de groupes. -> pas fait

Compte-rendu

Log IRC de la réunion

Abréviations utilisées : GdT = groupe de travail ; CA = Conseil d'Administration

Points sur les groupes groupes de travail

Administration système

Synthèse faite par Theocrite (suppléant du GdT) ; l'animateur est Hervé Eychenne.

• Les points bloquants : manque de ressources et de temps (mais c'est en voie d'amélioration) et la reprise en main d'un système laissé à l'abandon depuis des années et qu'on est en train de nettoyer de fond en comble ainsi que de reprendre certaines configurations, améliorer de la sécurité, optimiser, etc.

Pa conséquent, ça donne l'impression de ne pas avancer vite, voire de traîner carrément. Les demandes sont traitées très lentement. Les actions du GdT ne sont pas documentées mais tout ce qui concerne la configuration du système, oui (sur le wiki interne, à accès réservé).

• Les points positifs : 4 adminsys (Nicolas Barcet, Léopold Baillard, François Tigeot, Rayna Stambolisyka) ont récemment rejoint le groupe, reste à ce qu'ils soient fonctionnels rapidement. 3 personnes sont actives en continue et d'autres participent ponctuellement. Cette activité épisodique est estimée globalement positive : Si besoin d'intervenir rapidement un jour où il y a un problème, c'est bien que quelqu'un soit là, même s'il est rarement actif ; pareil si besoin de compétences particulières à un moment donné.

• Estimation du nombre d'heures passé par semaine sur les tâches du groupe : Theocrite annonce de 3 à 8 heures par jour pour lui pour les dernières semaines ; Vincent-Xavier (membre actif du GdT) annonce en moyenne 1h/jour, 2 à 3 heures en cas de problèmes et 6 à 8h quand il veut faire un truc nouveau.

Comm externe

Synthèse faite par François Poulain (animateur du GdT) ; le co-animateur est Gilles Coulais.

• Les points bloquants : manque d'une personne qui soit compétente en matière de communication ; la décision finale du CA sur les contenus produits par le GdT intervient trop tard dans le processus et ça coupe l'envie à des bénévoles qui peuvent passer du temps pour se voir in fine refuser leur travail. Le manque d'actifs est également souligné (3 personnes actives dans le GdT, dont les animateurs).

• Les points positifs : les demandes de la part d'Éva Mathieu (permanente de l'April) de produire des contenus pour des évènements.

• Actions entreprises pour attirer des actifs : aucune ; François devra soit reprendre sérieusement son rôle d'animateur, soit trouver une personne pour reprendre le groupe.

Sensibilisation

Synthèse faite par François Poulain (co-animateur du GdT) ; le co-animateur est Jean-Christophe Becquet

• Les points bloquants : le GdT fonctionne peu en groupe, c.-à-d. que les actions sont portées par des individus plus ou moins isolés. Pas d'explication pourquoi.

• Les points positifs : GdT dynamique ; le fait que les projets soient menés par des individus n'est finalement pas jugée mauvaise en soi. L'activité du groupe attire du monde, donc des compétences nouvelles et précieuses sont présentes (graphisme, écriture, etc.).

• Actions entreprises pour attirer des actifs : appels sur la liste de diffusion sensibilisation@ (souvent sans réponse) ; si rencontre réelle avec les gens, des vocations peuvent se trouver. Explication possible : sur la liste, largement anonyme, on est en situation que personne ne sais trop qui fait quoi et donc, personne ne fait rien pensant qu'un autre va le faire => manque d'animation ou mauvaise animation de la liste. Pour changer le status quo : idée de créer un "catalogue" où sont notés les gens et ce qu'ils souhaitent/peuvent faire (graphistes, relecteurs, etc.).

• Quelle est la fréquence de concertation sur les actions à mener avec les co-animateurs/suppléants/binôme CA ? - 4 fois/an, lorsque l'occasion de se rencontrer physiquement avec Jean-Christophe se présente.

• Nombre d'actifs : environ 10 personnes, mais en continu très peu.

• Les besoins sont-ils continus ou plutôt ponctuels ? - par roulement, attachés aux projets. Il y a généralement plusieurs phases assez distinctes, mais comme souvent les projets sont portés par une personne.

Transcriptions

Synthèse faite par Magali Garnero (animatrice du GdT) ; suppléants : Islem Abd El-Rahman (technique) et Patrick T (promotion externe). Binôme CA : Benoît Sibaud.

• Les points bloquants : manque de logiciels libres permettant la transcription ; peu d'adhérents participants ; beaucoup de travail : il faut à peu près 12 fois le temps de la vidéo pour une transcription, plus la relecture.

• Les points positifs : beaucoup de gens relancés récemment et pas mal de retours positifs : les adhérents sont motivés donc participent énormément ; Islem et Olive (membre actif du GdT) travaillent sur un logiciel accessible par Internet pour nous faciliter le travail.

• Quel est le nombre approximatif des actifs ? - 7 personnes, au moins 2 personnes/étape de projet de transcription.

AgirApril

Synthèse faite par Tony Bassette (animateur du GdT) ; suppléant est Lionel Allorge.

• Les points bloquants : pas ou peu d'activité entrante (pas de demande particulière de la part des autres groupes pour des actions ponctuelles et courte (ou pas) ; personnes actives le temps de dire qu'ils prennent l'action, plus de nouvelles ensuite (relance à prévoir, mais Animateur peu organisé). Il manque la méta-organisation (aide dans le découpage des éventuelles tâches des autres groupes et dans la gestion des actions prises)

• Les points positifs : personne prenant en charge des sujets tout seul (avec le risque que ce soit déjà pris)

• Quelles actions avez-vous entrepris pour essayer d'attirer des actifs ? - aucune ; pour l'instant, il s'agit de vieilles actions de mémoire et il doit en rester moins d'une 10aine. Parfois, appels à prendre des tâches sur la liste april@, mais c'est tout.

Revue de presse

Synthèse faite par Lionel Allorge (animateur du GdT)

• Les points bloquants : peu de gens entrent les articles sur le site web, Lionel fait presque toute la saisie et la publication seul. Il n'a pas d'aide dans la diffusion de la revue de presse non plus (diffusion assurée sur 3 supports : la liste-infos@april.org, le site web de l'April et et le site linuxfr.org).

• Les points positifs : pas mal de monde pour envoyer des liens URL via IRC

• Quelle estimation pour le temps consacré aux tâches "revue de presse" ? - 3 à 4 heures par semaine, en fonction de l'actualité. L'entrée des articles sur le site web prend à elle seule 1h sur cette activité globale, le plus long étant de lire tous les articles soumis et décider de leur pertinence pour la revue de presse.

• Quelles actions entreprises pour attirer des actifs ? - Des appels sur la liste april@ et lors des AG. 2-3 personnes participent régulièrement, mais de l'ordre de 1 à 2 articles par semaine sur un total de 10 à 15 en moyenne.

Site web

Synthèse faite par Lionel Allorge (animateur du GdT, responsable des contenus publiés sur le site de l'April).

• Les points bloquants : pas de mise à jour de Drupal (l'outil utilisé pour créer et maintenir le site), donc site impossible à améliorer. Mise en forme du site et surtout de la page d'accueil à revoir. Très peu de membres de l'April participent au site (publient des contenus). Comparaison avec le wiki qui est beaucoup plus utilisé, possiblement parce que les exigences ne sont pas les mêmes et parce que le site web est modéré en amont et le wiki en aval.

• Les points positifs : le tout venant est géré.

• Quels appels à contribution ? - Sur des sujets précis (la vente liée, la mise a jour de la FAQ, ...) en demandant directement à certaines personnes. Pas d'appel général pour conserver un certain contrôle du contenu ; on recherche aussi les avis d'experts (qui sont souvent très pris). Un appel à participation pour la refonte de la page d'accueil du site a été amorcé lors de l'AG (13 février 2010), on attend les résultats.

Diversité

Synthèse faite par Rayna Stamboliyska (animatrice du GdT)

Patrimoine mondial

Synthèse faite par Benoît Sibaud (animateur du GdT)

Traductions

Synthèse faite par Benoît Sibaud animateur du GdT)

Informatique déloyale

Synthèse faite par Benoît Sibaud (animateur du GdT)

Causeries

Synthèse faite par Benoît Sibaud (animateur du GdT)

Éducation

Synthèse faite par Rémi Boulle (animateur du GdT)

Points forts et points de vigilance (PF-PV) de la réunion

Points forts

• Modération efficace.
• Participation active.
• Ce genre de réunions est très bien.

Points de vigilance

• Annonce pour la réunion trop tardive.
• Ordre du jour annoncé trop tardivement.
• Compliqué à gérer seul.