Compte-rendu réunion Animation 2009-12-08

Participants : Lionel Allorge (liot), Xavier Antoviaque (antoviaque), theocrite, Gilles Coulais (poupoul2), Patrick Trauquesegues (nca), Rayna Stamboliyska (Malicia), Rémi Mathieu (peon), François Poulain (PoluX), Vincent-Xavier Jumel (vincentxavier), Eva Mathieu (ave), Frédéric Couchet (madix), Benoit Sibaud (oumph), mhep

Documents de référence : http://wiki.april.org/w/Roadmap_groupe_animation http://wiki.april.org/w/DocumentDeReferenceCommunaute

TODO : ajouter à la Roadmap ce qui a été fait sur les réseaux sociaux ne figurent pas dans la roadmap (http://www.april.org/fr/presence-de-lapril-sur-les-reseaux-sociaux).
Les Appels à Discussion (ADD) non plus (http://wiki.april.org/w/AAD-1_-_Appels_a_discussion) Il n'est meme pas termine (un second round de discussion doit avoir encore lieu) ou valide.

Evaluation par rapport au constat de départ

Le groupe a maintenant plus d'un an d'existence. Cette première réunion permet de faire le point sur les réalisations effectuées depuis le constat initial : http://wiki.april.org/w/DocumentDeReferenceCommunaute

antoviaque: En fait le rapport initial était plus ou moins issue de mon étonnement - les choses qui manquaient de mon point de vue de nouveau. Ce qui a evolué c'est que certaines choses (comme l'omnipresence de Fred pour boucher les trous partout ou il y en a et faire les liens) me sont plus apparentes maintenant, et donc je comprends mieux comment certaines choses ont pu fonctionner malgré l'absence des choses de la consultation initiale. Je pense que le point principal était l'opacité du fonctionnement - et c'est d'ailleurs toujours le cas parfois

(ave confirme que c'est le sentiment de beaucoup de nouveaux adhérents. PoluX et Malicia confirment également.)

Pour l'opacité, je pense que ça vient de la structure. Outre le grossissement de taille, la dichotomie entre CA et adhérents crée de facto une situation dans laquelle l'information n'arrive pas "naturellement" à l'ensemble des adhérents, il faut faire un acte volontaire pour la communiquer.

peon: question rapport d'étonnement, au niveau du site, je trouve que ça a bien évolué et qu'il est plus simple qu'avant de trouver où participer. Je me logue sur le site, je trouve campagnes et groupe de travail, les pages sont claires et on a des liens vers des contacts.

Malicia a besoin de réfléchir pour faire son rapport d'étonnement.

Roadmap Phase I

Passage en revue de la Roadmap, à commencer par les réalisations du groupe Animation.

Liste-infos

Règles de modération

poupoul2: La liste tourne relativement bien en terme de modération. Il y a, selon moi, quelques ajustements de modération à faire pour favoriser la publication rapide. Par exemple, on constate que généralement 2 à 3 approbations sont le maximum avant publication. En revanche, les contenus ne suivent pas vraiment pour le moment. Ils viennent principalement des permanents ou de certains adhérents habitués. En bref, l'utilisation de la liste par les adhérents n'est pas encore entrée dans les mœurs.

Il va y avoir proposition de quelques règles supplémentaires (à discuter et ajouter à la charte) :

• Si 2 modérateurs sont ok, le message est publié (Généralement, ceux qui ne sont pas d'accord se manifestent très rapidement).

Malicia : Il y a actuellement 9 modérateurs, ça fait donc 22 % d'acceptation pour la publication d'un message.

ave : pas exactement, à cause de la règle "qui ne dit mot consent". Une absence de désaccord suppose l'unanimité (100 %).

• Autre règle concernant les évènements : liste-infos n'étant pas l'Agenda du libre, une publication mensuelle d'une synthèse (mensuelle par exemple) est admise. Cette règle serait applicable aux évènements récurrents et non aux évènements ponctuels, genre First jeudi, Premier-Samedi... L'idée est surtout de conserver l'esprit de synthèse de la liste, l'information essentielle pour ceux qui ne souhaitent que celle-là.

nca: pourquoi pas une publication sur le site ?
poupoul2: il s'agit d'annonces récurrentes, et parfois du jour pour le lendemain.
antoviaque: Ceci dit, c'est vrai que la publication d'évènement est un des thèmes pour lesquels on a le plus de contributions aujourd'hui.

Pertinence de liste-infos

antoviaque: En revanche, quels thèmes ou types de messages manquent actuellement sur liste-infos ?

poupoul2: Il faudrait scruter april@, et promouvoir certains messages qui pourraient avoir leur place sur liste-infos. Il faut aussi pousser les modérateurs à réagir vis-à-vis des messages postés sur april@ en incitant l'auteur à poster sur liste-infos. On pourrait publier un (nouveau) message sur april@ pour rappeler l'existence de la liste et amener les adhérents à proposer leurs publications.

antoviaque: Je pense que tes deux points sont valides, et qu'on a effectivement tout intérêt à les suivre :

1. essayer de constituer une liste de types de messages qu'on voudrait voir plus souvent sur liste-infos, et des moyens de les y amener (par exemple, l'indiquer de temps en temps a ceux qui postent sur april@
2. poster un mail tous les mois sur liste-infos@ incitant a y écrire avec quelques repères issus de la charte

theocrite: et lorsqu'on pense que le message vaut le coup, un reply-to avec une suggestion de poster la prochaine fois sur liste-infos. La répétition c'est la pédagogie.

poupoul2: Dernier point : les difficultés plus techniques, telles que ne pas savoir ce qui a été modéré ou pas... mais compte tenu du petit nombre de modérateurs, je ne pense pas que ça pose de réel problème.

Groupes

ave1 : état des lieux des groupes. On a :

1. écrit la charte de création d'un groupe
2. passé en revue la liste des groupes et leurs "animateurs"
3. cherché à recruter là où il en manqué
4. chaque groupe s'est doté d'une charte

Après une phase un peu "mise au carré", on commence à assouplir. Dans l'ensemble, effet positif, plus d'efficacité et de visibilité, de dynamisme.

En revanche, des points négatifs persistent :

• Le Gdt transcriptions doit changer d'animateurs et TradGnu n'a pas trouvé de remplaçant...
• le retour, les comptes rendus réguliers : on a du mal 1) à relancer, et quand madix le fait, 2) à avoir des retours.

Quelles causes à cela ?

• Souhait de produire une réflexion constructive : manque de temps (contraintes persos/pros) pour relire attentivement les derniers échanges et de rebondir dessus ;
• Peu de documentation (et/ou faite de façon irrégulière) : ave1 invite tous les groupes à capitaliser sur le wiki.

Agrandir la participation

antoviaque: Un des soucis originels était la "retombée du soufflé" quelques mois après la création d'un groupe - est-ce que vous pensez que c'est toujours un souci ?

ave1: Oui. Il y a plus de "pression" et de suivi, mais on ne peut pas forcer les gens. Quand un responsable lâche (changements dans la vie personnelle ou professionnelle, usure), il est très dur de le remplacer. Il faut arriver à faire des groupes plus collégiaux, qui reposent moins sur une seule personne.

Je pense qu'à 5000 adhérents on a un vivier, mais qu'on ne sait pas aller le pécher. Par exemple, le graphiste fluorflux qui s'est manifesté récemment, alors qu'il est adhérent depuis plusieurs années.
=> TODO : lui demander ce qui l'a incité à participer plus activement.

oumph: Oui. Transcriptions, traductions, trad-gnu manquent de contributeurs, donc d'activité. Les volontaires ne se bousculent pas.
antoviaque: Et du coup ça fait pas mal de pression sur les responsables et brûle la motivation plus vite.

PoLuX: Côté comm-externe, j'ai fait quelques tentatives au printemps pour pécher des bénévoles, mais ça n'a jamais apporté que des discussions stériles (par rapport à mon but), ce qui n'est pas encourageant. Je déplore donc un cruel manque de savoir-faire. Et en conséquence, je travaille 10x plus efficacement avec les gens que je connais bien. Mais ça a tendance un peu à noyauter l'activité ce qui est dommage, mais on est souvent dans des situations de survie à court terme.

liot: Le groupe Sensibilisation a des réunions régulières sur le Catalogue libre (une toutes les 2 semaines en moyenne).

ave1: L'année dernière, tu disais que faire des réunions présentielles améliorerait les choses. Est-ce que ça s'est confirmé avec la possibilité de se réunir au local ?

PoLuX: Oui, ça aide beaucoup pour l'activité du groupe, mais ça noyaute car on reste entre nous (entre personnes déjà bien débordées). Il est difficile d'estimer si ceux déjà actifs laissent assez de place pour la participation des autres, éventuellement intéressés. Je pense aussi que dans les domaines non techniques, la délégation est moins évidente. Qu'il s'agisse de graphisme ou de texte, quand tu as une idée à l'esprit c'est un travail énorme de la formaliser en tâches.

Malicia: Les comptes-rendus sont à la bourre... donc, si on veut les lire et participer à distance, c'est très dur : les infos circulent mal. Donc, des difficultés conséquentes de laisser entrer de nouvelles têtes. C'est aussi une cause de démotivation et désengagement.

antoviaque: Perso, je vois deux choses :

1. il faut effectivement arriver à mieux diffuser les demandes d'aide (et c'est la direction prise par le gestionnaire de tâches) ;
2. il faut faciliter la gestion des contributeurs ponctuels - en terme de recrutement, mais aussi de résultat.

Modes d'échange et de reporting

Conclusion générale : Réunions sur IRC : plus dynamiques et conviviales, idéales pour le brainstorming. Complémentaire de la discussion sur les listes, qui permettent plus de recul, et des réunions physiques quand c'est possible (mais qui restreignent le groupe de participants). Il faut trouver un équilibre entre les 3. Le wiki reste un outil important : pour partager des documents et des discussions, mais aussi pour capitaliser.

Malicia: il faudrait trouver une façon pas super contraignante pour faire des rapports de ces activités. La stratégie de l'engagement est à appliquer : dispatcher les tâches à plusieurs personnes = petites tâches distribuées entre plusieurs personnes et non pas gros truc pour 1-2 personnes. Le tout avec un cahier des charges clair, du genre : ce qui a été écrit entre telle date et telle date soit synthétisé par telle personne avant tel jour (c'est juste pour illustrer). Ca va plus dans le sens d'une communauté.
PoLuX: ça va *transformer* le rôle des animateurs (qui actuellement sont bien souvent des super-contributeurs).

Vient la question de comment gérer les tâches.

Outil de gestion des tâches

Le contexte est situé au travers de réflexions déjà menées.

ave1: Avec Bugzilla, on a attendu très longtemps une solution qui ne vient pas et... qui ne répond que partiellement aux besoins. Notamment à la première demande : prendre une tâche !

Malicia trouve que Redmine est beaucoup plus lisible que Bugzilla. Le temps de prise en main est vraiment plus court et la courbe d'apprentissage nettement moins raide. Son interface utilisateur est moins difficile d'accès pour une personne étrangère à ce genre d'outils.

PoLuX: Redmine est développé avec des outils 20ans plus jeunes, mais en dehors de l'interface, les fonctionnalités sont les mêmes... Le souci avec Bugzilla est double de mon point de vue :

1. c'est une personne unique qui a la main dessus, avec une disponibilité erratique ;
2. nous y avons consacré très peu de temps.

liot: J'ai peur que l'on prenne le problème à l'envers... Il nous manque des volontaires. L'outil est secondaire pour l'instant vu le peu d'implication des membres...

antoviaque: Qu'est-ce qu'on veut avoir exactement avec le gestionnaire ?

• Une liste des tâches à "prendre" : à communiquer à tous ;
• Un moyen de suivre les projets et tâches en cours pour un groupe de travail donné.
• Savoir qui est responsable de quoi ( = qui fait quoi une fois les tâches annoncées ainsi qu'un endroit où ils peuvent déposer ce qu'il font).

ave1: Il est important que chaque personne souhaitant agir puisse prendre une tâche et y travailler (différence avec un bugtracker où les tâches sont attribuées).

=> Ainsi, avec un rapport régulier pour chaque chose faite par un contributeur, l'animateur ne sera plus tenu à le faire ce qui lui permettra de s'impliquer davantage dans les activités.

antoviaque: Il y avait aussi la suggestion de faire faire ces comptes-rendus de l'activité en cours (action + réflexion) graduellement, à tour de rôle, sur le wiki.

Malicia: L'idée est bonne et à tester. De plus, il faut énormément informer sur les diverses listes de discussions sur les choses qui sont faites, qui sont en cours : cela inciterait les gens à participer.

madix: Lancer xx projets en même temps, avec les mêmes actifs il y a forcément de la perte.

PoLuX: C'est pas faux ; mais que faire ?

madix: Lister les projets/dossiers sur lesquels vous bossez et faire le ménage dans les engagements.

antoviaque: Donc, il faut aller sur le Redmine de l'April et y déposer ses activités, projets et todo animation@april en cours.

Malicia: ET l'annoncer à tout le monde (les gens inscrits sur animation@, etc.) : les idées sont ainsi diffusées ainsi que des comptes test proposés.

PoLuX: 2e action suivante : programmer une réunion de travail sur le Redmine, a priori au local de l'April. Prévoir également un relais irc.

<liot> Malicia: pour le site web, les pages des groupes doivent être a peu près a jour <_PoLuX_1> ou bien : siteweb@april.org qui est redirigé vers liot :)

Préparation et déroulement de la réunion

1. la réunion a été annoncée un peu tard ; sans choix de dates ; et sans ordre du jour ;
2. il aurait fallu définir un preneur de notes au début ;
3. réfléchir à l'organisation de réunions régulières (une tous les mois) ;
4. appréciation générale : réunion très agréable, beaucoup d'observations intéressantes et d'idées énoncées. A refaire !
5. suggestion d'intégration d'un bot dédié aux réunions sur IRC lequel permettrait, en rajoutant un mot-clé devant les phrases, d'organiser les TODOs et de structurer les comptes-rendus (possiblement meebot : http://meetbot.debian.net ).

Propositions et idées supplémentaires

Elles doivent figurer dans les mails d'information généraux et être intégrées dans les règles de fonctionnement des groupes de travail :

• Les pages des groupes sont plutôt à jour. Pour tout changement/mise à jour : siteweb@april.org ;
• Le canal irc #april-animation existe et les personnes souhaitant s'y rendre sont bienvenues.
• Actuellement, il n'existe pas de liste résumant les canaux existants et ce qu'on peut y faire => plusieurs idées :

1. expliquer aux animateurs comment proposer des réunions irc ;
2. comment créer leurs canaux temporaires : ils sont de la forme ##nom_du_canal chez Freenode (deux # au lieu d'un unique #).

Rappel : Merci de penser a remplir votre bénévolat valorisé pour cette réunion.