Charte des groupes

Préliminaires

Définir ce qu'est un groupe de travail : ensemble de personnes, membres ou non, réunies pour faire avancer un projet précis, coordonnés par un "responsable", sous la responsabilité du conseil d'administration de l'April...

Le processus de création d'un groupe est le suivant:

• Rédaction par le responsable d'un draft de description du groupe, auquel il manquera éventuellement la liste des suppléants et bénévoles
• Post & discussion sur april@april.org
• Mise à jour du draft, en intégrant les suggestions des autres adhérents, et en remplissant la liste des suppléants et bénévoles
• Envoi à ca@april.org et animation@april.org
• Entretien et éventuelle correction du doc
• Création du groupe

Proposer un groupe de travail

Le futur responsable couche par écrit son projet de groupe. Le descriptif est destiné à être posté sur la liste april@april.org pour discussion avec les adhérents, avant envoi au CA pour validation.

• Définir des objectifs précis

• Évaluer les modes d'avancement

• Définir les outils nécessaires (liste dédiée, espace wiki, autres ?)

• Définir les métriques permettant de suivre l'activité du groupe

(ce que les plus marketeux d'entre nous appelleraient des « Key performance indicator » (KPI).

Exemple : pour un groupe de traducteurs, le taux de traduction global dans une langue donnée, le nombre de traductions et de traducteurs sur les derniers mois, etc. pour un groupe d'administrateurs système, le nombre de tâches ouvertes, les temps moyen et médian de résolution, le nombre d'admins sys. actifs les derniers mois, etc.

Bref tout indicateur automatisable qui puisse servir à :

• communiquer sur l'activité du groupe : vis-à-vis des autres adhérents, du grand public
• alerter le CA sur l'inactivité du groupe, pour envisager de l'aide et du renfort en temps utile

Prendre la responsabilité d'un groupe de travail

Le descriptif devra indiquer le temps qu'un futur responsable de groupe est à même d'y consacrer, le nom de ses suppléants et un début de liste de bénévoles . Il s'agit d'aider le CA à déterminer a priori la viabilité du groupe.

• Bien évaluer sa disponibilité
• Trouver des remplaçants pour les périodes de non disponibilité (par défaut, à partir d'une semaine).
• Animer une équipe de bénévoles

S'agissant de la reprise d'un groupe :

• rencontrer le précédent responsable pour une passation des dossiers en cours et une estimation de l'investissement que cela implique.
• ...

Validation par le conseil d'administration

• Validation des objectifs
• Validation des motivations / capacités du responsable
• Désignation d'un binôme pour le suivi (permanent ou CA)

Investiture du responsable

• Echange, lors d'une rencontre physique ou d'un entretien téléphonique, entre le responsable du groupe et les membres du CA concernés. Passage en revue des objectifs, moyens, motivations...
• Organiser si possible un pot entre les membres du groupe et le nouveau responsable, pour créer des liens conviviaux.
  N.B. : ceci peut se faire dans les locaux de l'April à Paris
• A étudier : symboliser cette reconnaissance de responsabilité par la remise d'un objet symbolique : la remise d'un "A" (voir le système RACI) ? d'un jeu de cartes de visite au nom du responsable ? de la Charte ? d'un t-shirt personnalisé ?

Reporting

• Rapport régulier (mensuel de préférence) sur l'activité pour la période écoulée
• Petites conférences téléphoniques entre responsables / binôme CA / permanents pour faire le point
• Gestion du bénévolat valorisé effectué au sein du groupe