RTFM

Refonte des méthodes, procédures internes et système d'information

Le conseil d'administration a décidé lors du week end de l'assemblée générale du 14 février 2009 que la « Refonte des méthodes, procédures internes et système d'information » était le projet interne prioritaire/structurant pour 2009.

Le lancement de ce projet fait notamment suite à l'explosion récente du nombre d'adhérents et de la diversité des adhérents. Ainsi en moins de deux ans nous sommes passés de 450 membres à plus de 4 500 et nous sommes passés d'une structure de bénévoles à une structure avec des bénévoles et une équipe de trois permanents.

Les années qui viennent s'annoncent encore plus exigeantes et l'issue des combats engagés sera déterminée par notre capacité de mobilisation, d'action et d'adaptation. Pour cela l'April projette son ambition et ses réflexions dans une nouvelle étape de développement et d'actions sous la forme d'une feuille de route « 2009-2014 ».

L'April va intensifier et multiplier les actions de promotion et de défense qu'elle mène depuis plus de douze ans. D'ici 2014 l'April devrait atteindre 10 000 ou 15 000 adhérents et une équipe d'une demi-douzaine de permanents, renforçant son influence auprès des pouvoirs publics et ses moyens d'action, les adhésions de ses membres représentant la principale source de financement de l'association.

Or, l'April utilise depuis longtemps des outils de travail interne (pour la création du site web, pour les échanges...) qui sont principalement conçus par et pour des informaticiens. En outre on a empilé différents outils de travail rébarbatifs, multiples, inadaptés et certains outils sont manquants. On a donc estimé qu'il était important de faire une « pause » pour réfléchir à nos outils internes et également à nos méthodes de travail.

Le projet de refonte vise donc à adapter nos méthodes et outils en partant des besoins et des usages des membres et des actifs (bénévoles, permanents) de l'April pour améliorer le fonctionnement global de l'association.

L'un des objectif est de faciliter l'information et l'implication des membres. Un adhérent qui veut s'informer ou s'impliquer doit pouvoir le faire avec le moins de contraintes possibles. On espère que la refonte des outils permettra de réduire ces contraintes.

Il y a un engagement fort du CA que ce projet soit mené à bien d'ici l'assemblée générale prévue début 2010. Le CA a confié l'animation de ce projet au délégué général de l'association. Le projet sera mené en étroite collaboration avec le groupe animation, les responsables de groupes de travails, les membres actifs pour être sûrs que ce qui sera mis en place correspond bien aux attentes des membres. L'ensemble des membres seront sollicités pour donner leur avis sur les besoins manquants. Une communication régulière de l'ensemble des membres sur l'état d'avancement du projet sera faite.

RTFM

Pourquoi RTFM ?

« Refonte des méthodes, procédures internes et système d'information » c'est un peu long comme nom. Avoir un nom plus court a paru préférable. Le nom choisi est RTFM.

RTFM est un acronyme pour "Read the Fucking Manual" mais le F peut aussi vouloir dire « F » « Fine », « Friendly », « Funny ». Selon le Jargon français une machine bien connue sur l'Internet s'appelle « rtfm.mit.edu » et publie de nombreux documents précieux.

Dans le cadre de l'April l'acronyme signifiera « Refonte, Travail de Fond et Modernisation » ce qui correspond bien au projet. Et RTFM est un acronyme qu'on emploiera souvent lorsque le projet sera terminé.

Charte du groupe

Voir la Charte du groupe.

Liste de discussion

Les échanges ont lieu sur la liste rtfm AT april DOT org.

Méthodologie et phases du projet

La démarche qui va être mise en oeuvre doit permettre de faciliter le travail des personnes (permanents, membres du CA, bénévoles, membres), d'améliorer les services rendus, la satisfaction des parties prenantes et leur fidélisation (en interne : permanents, membres du CA, bénévoles, membres ; en externe : développeurs, utilisateurs, responsables politiques...) et d'avoir un processus d'amélioration continu.

Phases du projet

Une proposition des différentes phases du projet

1. Formaliser les fondamentaux (mission, vision, valeurs/culture, objectifs...) ; création comité pilotage qui se réunira régulièrement pour faire le point, rechercher les causes des problèmes rencontrés, définir les nouvelles actions et diffuser un compte-rendu de l'état d'avancement; planification sur 1 an
2. Observer (analyse, diagnostic) analyse de l'existant : identification de la typologie «parties prenantes», leurs besoins, leurs attentes ; identification des «services rendus»
3. Identifier forces et faiblesses analyse de l'existant
4. Identification des processus et des interactions entre eux, des problèmes, des contraintes...
5. Identification d'indicateurs de performance, d'amélioration
6. Identification et formulation précise des vraies causes des problèmes
7. Réfléchir : ­situation actuelle, situation souhaitée, mesure ­des écarts, solutions possibles (critères: coût, délai, efficacité, faisabilité...)
8. Décider : décision/choix ­ planification (1 personne, 1 tâche, 1 délai)
9. Mettre en oeuvre : écriture des tests, indicateurs permettant de contrôler que la solution mise en place résout bien le problème ; mise en oeuvre
10. Evaluer l'efficacité : les solutions mises en oeuvre ont-elles résolu les problèmes ?
11. Ajuster : procéder à l'ajustement des solutions en fonction des résultats et généraliser si possible

Les dernières phases étant cycliques et permettant d'avoir une amélioration continue itérative selon le principe de la roue de Deming.

Pour la phase d'identification on va principalement procéder par questionnaire et surtout discussions directes. L'identification des processus consiste simplement en fait à formaliser et documenter le travail effectué par les actifs (permanents, bénévoles) et à disposer d'indicateurs pour savoir si tout est ok ou si des axes d'améliorations existent. En gros documenter qui fait quoi, pourquoi, comment, avec quelles ressources.

Les outils n'interviendront finalement pour voir comment ils peuvent s'intégrer dans la démarche et quelles évolutions sont nécessaires. L'objectif n'étant pas de tout réinventer au risque de déstabiliser les utilisateurs.

Comité de pilotage

Objectif de cette phase : création comité pilotage qui se réunira régulièrement pour faire le point, rechercher les causes des problèmes rencontrés, définir les nouvelles actions et diffuser un compte-rendu de l'état d'avancement; planification sur 1 an.

Le comité de pilotage se réunira régulièrement au local de l'April (tous les mois ou tous les deux mois au maximum, en réunion d'une heure ou deux max, avec conférence téléphonique pour ceux qui ne peuvent pas se déplacer) pour faire le point, rechercher les causes des problèmes rencontrés, définir les nouvelles actions et diffuser un compte-rendu de l'état d'avancement. Il doit être composé de façon restreinte pour que les réunions soient efficaces et regrouper plusieurs types d'intervenants (permanents, CA, bénévoles...).

Le comité de pilotage est composé de :

• Lionel ALLORGE - vice-président
• Vincent CALAME - co-animateur du groupe Animation
• Frédéric COUCHET - délégué général
• Cédric AUBERT - adhérent (animateur qualité)
• Luc FIÉVET - membre du CA
• Benoît SIBAUD - président

La première réunion du comité aura lieu jeudi 30 avril 2009 de 19 h 00 à 20 h 30.

1. Formaliser les fondamentaux

Objectif de cette phase : Formaliser la finalité de l'association : mission, vision, valeurs/culture, objectifs... Distinguer la politique sur le long terme et les objectifs qui sont des étapes à atteindre.

2. Typologie des «parties prenantes» et «services rendus»

Observer (analyse, diagnostic) analyse de l'existant : identification de la typologie «parties prenantes», leurs besoins, leurs attentes ; identification des «services rendus».

Afin d'améliorer la satisfaction de chacun il faut identifier les «parties prenantes», connaître leurs besoins et leurs attentes, mesurer le degré de satisfaction.

Un questionnaire ciblé peut-être un moyen d'évaluation.

Il faut également identifier les différents «services rendus» par l'association. Une base de réflexion étant la page de présentation de l'association avec les objectifs et actions.

A partir de là l'étape suivante sera d'identifier et formaliser les différents processus qui permettent de réaliser chaque «service rendu».