Compte-rendu réunion Animation 2008-06-27

Présents : Lionel Allorge (LAL), Xavier Antoviaque (XA), Frédéric Couchet (FCO), Loïc Dachary (LDA), Eva Mathieu (EMA)

Etat des lieux

General

Objectif

Animer la communauté actuelle des adhérents. Les faire participer à la réalisation des objectifs de l'association (promouvoir et défendre le LL). Perspective à garder en tête : doubler le nombre d'adhérents.

Profils des adhérents

• 2100 adhérents individuels Voir la typologie des adhérents individuels fin 2007 : http://april.org/articles/divers/rapport-moral-2007.html#ToC8
• 70 associations dont de nombreux LUG. Voir la liste : http://adherents.april.org/personnes-morales.php#associations
• 92 entreprises : cette catégorie de membres fait l'objet d'un traitement différent (mode d'inscription et de relance, liste de discussion et réunions spécifiques)

Constat

• Désir de participation exprimé par les membres lors de leur adhésion ou lors du remplissage du questionnaire, qui reste souvent sans réponse. Le "comment aider ?" que se posent certains membres en adhérant ne trouve pas de réponse immédiate sur le site
• Besoin de bénévoles pour remplir des tâches plus ou moins bien identifiées et exprimées par le CA et les permanents
• Des groupes de travail un peu à l'abandon. Besoin d'un état des lieux via un contact avec chaque responsable (Eva)
• Mieux valoriser le travail effectué par les bénévoles

Présentation des outils de communication des membres

(cf le compte-rendu de la dernière réunion des membres pour discussion sur les outils http://www.april.org/secure/members/ag/2007/notes-reunion.html#ToC3)

Les listes

• apparté : 5679 inscrits à la liste de diffusion "actu-april", qui diffuse la lettre d'information externe
• Liste d'information par défaut "all-april" (2271 inscrits), qui diffuse la lettre d'information bimensuelle interne, les communiqués de presse, les convocations aux AG...
• Liste de discussion april@ : 800 inscrits en juin 2008, soit environ 36% des membres cf également : http://wiki.april.org/phpwiki/index.php/ReflexionListe
• De nombreuses listes spécifiques, mais dont le trafic reste à évaluer (quasi nul pour certaines : juridique, copyleft...)
• La liste des listes : http://www.april.org/wws/lists

Nombre d'abonnés par liste au 29/06/2008

• 86 comptabilite@april.org Logiciels libres de comptabilité
• 193 april@april.org
• 231 copyleft_attitude@april.org Mailing-list pour l'art copyleft (Licence Art Libre)
• 16 diversite@april.org
• 163 educ@april.org Liste de discussion education/logiciels libres et l'April
• 178 iil-annonces@april.org Annonces relatives à l'Informatique Industrielle Libre (IIL)
• 130 iil-technique@april.org Questions techniques liées à l'Informatique Industrielle Libre (IIL)
• 46 informatique-deloyale@april.org Informatique déloyale
• 28 juridique@april.org Liste de discussion juridique de l'April
• 117 libreassociation@april.org Mailing-list pour le groupe logiciel libre et monde associatif
• 101 patrimoine-mondial@april.org Liste de discussion pour obtenir le classement des logiciels libres comme patrimoine de l'humanité par l'UNESCO
• 77 sensibilisation@april.org Liste de discussion pour le groupe sensibilisation
• 245 technique@april.org Mailing-list pour les discussions techniques
• 28 traductions@april.org Liste de discussion pour le groupe de travail traductions
• 22 transcriptions@april.org Transcription de bandes son ou video de conférences

Wiki

• L'actuel wiki est très limité dans ses possibilités. Le prochain : Mediawiki ? sous Drupal ? c'est encore à décider. Le wiki se divise en public (http://wiki.april.org/) et privé (accessible seulement aux membres)

Groupes de travail

• Page du site qui recense les groupes : http://www.april.org/groupes/ Les groupes animent également des pages dans le wiki (par ex : http://wiki.april.org/phpwiki/index.php/Sensibilisation)
• A la dernière AG : "Question : comment constitue-t-on un groupe de travail ? Il suffit de quelqu'un de motivé, et d'en faire la proposition au CA pour

la mise en place des outils (liste de diffusion,...)." http://www.april.org/secure/members/ag/2007/ag20080126.html#ToC4

• Pas de visibilité des actions en cours qui permettrait à quelqu'un de s'insérer immédiatement dans un flux de production. Un module spécifique pour les groupes de travail est en cours d'évaluation sur le nouveau site Drupal.

Autres

• gDTC, l'outil de gestion des adhérents, permet à chacun d'accéder à son espace personnel pour gérer ses données personnelles, s'inscrire aux listes, accéder à l'annuaire, saisir son bénévolat valorisé...
• Outil actuel de gestion des tâches (et d'agenda partagé) : dotproject, accessible seulement aux membres du CA et permanents. Réfléchir à un outil qui permette de partager d'organiser les groupes de travail et le bénévolat par un système de tickets.
• Sébastien Blondeel avait mis en place un système de mise en relation besoins / ressources : http://www.april.org/groupes/agir/Table.htmlMasi il n'a pas vraiement été utilisé (page en dur, pas accessible directement).

Pistes de travail

Groupes de travail

• Confier la responsabilité d'un groupe de travail doit être un acte formalisé, une sorte d' "investiture" : organiser une réunion, fixer des objectifs...
• Quand un groupe n'avance plus : en discuter avec le responsable, lui demander s'il propose quelqu'un pour le remplacer, puis éventuellement le remplacer
• Quand un membre est intéressé par un groupe de travail, le signaler au responsable du groupe (faire le contact dans les 2 sens)
• Pour valoriser le travail effectué par un bénévole : les responsable des groupes expriment leurs remerciements sur la liste générale, ce qui fait

office de piqûre de rappel

• Des forums donneraient plus de visibilité à l'action en cours. Il peut s'agir de forums ouverts suelements aux membres. Outil forum/mailing list à tester : FUDforum.

Liste April / Lettre interne

XA : Pourquoi tout le monde n'est pas inscrit à cette liste par défaut ?

FCO : Trafic trop important, qui ne convient pas à beaucoup de personnes.

EMA : Le choix de s'incrire ou non à la liste n'est pas clairement affiché (bien qu'exprimé) dans le formulaire d'adhésion en ligne. Il serait préférable de cocher expressément qu'on ne veut PAS être abonné (opt out).

Reorganisation des listes

Trop de bruit dans la liste April. La dérivation vers la liste "debats" est inefficace. Passer l'info essentielle en mode modérée, tout en préservant la liste april comme lieu de convivialité ouvert aux débats. => Il faut une nouvelle liste modérée (april-annonces, par ex) où chacun peut poster de l'information. Cette information est débattue sur la lite "april-debats". Tout ceux qui s'inscrivent à "april-debats" seront par défaut inscrits à "april-annonces". La liste all-april reste inchangée.

Ce nouveau mode de fonctionnement sera proposé à la Reunion des membres des RMLL, le 4 juillet 2008, puis annoncée sur les listes internes pour discussion.

Lettre interne

XA : Format illisble, personne ne la lit jusqu'au bout. Distiller l'information en plus petits bouts (mails ponctuels par exemple ?)

Evolution

Sur la base d'un document de travail qui recense les outils et les besoins, XA pourra s'impliquer pour établir un plan communautaire. A terme, la gestion de la communauté pourra devenir un groupe de travail