Organisation des apéros April au local

Les apéros April

L'apéro April est un évènement qui consiste à se réunir physiquement afin de se rencontrer, de faire plus ample connaissance, d'échanger, de partager un verre et de bonnes choses à manger, mais aussi de discuter sur le logiciel libre, les libertés informatiques, l'actualité et les actions de l'April. Un apéro est ouvert à toute personne intéressée par ces sujets, membre de l'April ou pas.

Cet évènement convivial nécessite une préparation qui sera détaillée sur cette page.

Choisir la date de l'évènement

• Une semaine avant la fin du mois en cours, choisir la date de l'apéro du mois suivant. Les apéro April à Paris sont organisés normalement un vendredi soir au local.
• Il faut écarter le premier vendredi du mois, car c'est la date de la soirée-rencontre mensuelle avec l'équipe de la radio Cause Commune, à laquelle l'April essaie de participer régulièrement.
• Il faut écarter les vendredis précédés par un jeudi férié, car les personnes font très souvent le pont.
• Il faut s'assurer qu'à partir de 19 h soit présente au moins une personne de confiance pour l'accueil : membre du CA ou de l'équipe salariée, membre April qu'on connaît bien, ou alors une personne d'Easter-Eggs.
• Il faut s'assurer qu'au moins une personne de confiance reste jusqu'à 21 h 30∕22 h pour la fermeture du local. Il faudra ajuster l'horaire de fin de l'apéro en fonction de ses disponibilités.
• Et ce serait bien aussi d'avoir au moins deux personnes de l'équipe salariée le vendredi après-midi pour les tâches logistiques en amont de l'événement : récupération de la commande à la boulangerie, achats complémentaires, nettoyage et déplacement des tables, rangement de la vaisselle, etc.

Exemple de courriel à adresser aux personnes du CA étendu (membres du CA et membres de l'équipe salariée) pour vérifier leurs disponibilités :

 Sujet : Vos disponibilités et préférences pour un apéro April au local en MOIS AAAA
 
 Bonjour,
 
 Pour l'apéro April au local en MOIS, avez-vous des préférences entre les vendredis XX, XX et XX ?
 
 Pour rappel, chaque premier vendredi du mois, c'est la soirée-rencontre avec l'équipe de Cause Commune dans ses locaux à Paris.

 Pour rappel, une personne de confiance doit être présente dès 19 h pour l'accueil, et la même personne ou une autre personne de confiance doit être présente jusqu'à 21 h 30∕22 h pour la fermeture des locaux. On ajustera l'horaire de fin de l'apéro en fonction des disponibilités de cette dernière.

 Une personne de confiance pouvant être une personne du CA étendu, une personne membre April qu'on connaît bien ou une personne d'Easter-Eggs.

 Librement,
 Signature

• S'il manque une personne de confiance pour l'accueil à 19 h ou pour la fermeture, il sera possible de solliciter les membres April de confiance sur le salon #april sur IRC (si elles sont connectées au salon) ou alors par courriel. Les personnes d'Easter-Eggs peuvent être sollicitées sur le salon #april-ee sur IRC.
• Si personne de l'équipe salariée peut rester au local jusqu'à 19 h, se pose le problème de comment donner le badge d'accès et la clé du local à la personne qui fera l'accueil. Dans ce cas, les solutions suivantes sont envisageables :
  • demander à Easter-Eggs si au moins une personne de leur équipe reste jusqu'à 19 h le jour de l'apéro, pour leur laisser badge + clé. En sachant que cette circonstance est beaucoup moins fréquente depuis la généralisation du télétravail ;
  • demander à la personne qui fait l'accueil d'arriver avant que la dernière personne de l'équipe salariée parte ;
  • faire l'apéro dans un bar, en terrasse si la météo le permet.

Une fois la date fixée

Créer le pad de préparation

• Créer le pad en le nommant aperosaprilMOISAAAA (exemple : aperosaprilavril2023), puis le compléter en se servant du template disponible.
• À noter que sur ce même pad, il y a les informations pratiques pour l'apéro April organisé chaque 3e jeudi du mois à Montpellier par l'association Montpel'libre.

Créer l'évènement sur le site de l'April

• Se rendre sur l'agenda de l'April :
  • Dans la barre de menu à droite, cliquer sur "Créer du contenu", puis cliquer sur "Évènement"
  • Pour la création de l'évènement, suivre le template ci-dessous :

Titre :
Apéro April le JJ MOIS AAAA dans les locaux de l'April (Paris)

Horaire (Pas d'inquiétude : lors de la prévisualisation de la page les horaires indiqués seront ceux de la dernière modification de la page mais dès l'enregistrement les horaires saisis apparaîtront) :
19 h -> 22 h

Thèmes :
L'association

Description :
<h2>Un apéro April ?</h2>

<p>Un apéro April consiste à se réunir physiquement afin de se rencontrer, de faire plus ample connaissance, d'échanger, de partager une verre et de bonnes choses à manger, mais aussi de discuter sur le logiciel libre, les libertés informatiques, l'actualité et les actions de l'April. Un apéro April est ouvert à toute personne intéressée par ces sujets, membre de l'April ou pas. N'hésitez pas à venir nous rencontrer !</p>

<h2><h2>Où et quand se passe-t-il ?</h2></h2>

<p><strong>Un apéro April aura lieu le vendredi JJ MOIS AAAA à partir de 19 h 00</strong> dans les locaux de l'April au 44/46 rue de l'Ouest, bâtiment 8 (cour intérieure), 75014 Paris. L'entrée est possible également par la place de la Catalogne, à gauche du magasin Biocoop. Le téléphone du local est le 01 78 76 92 80 en cas de besoin.</p> [Créer un résumé à partir du curseur -> ça permet d'avoir la date de l'apéro dans le résumé]

<p>L'apéro a lieu à Paris notamment parce que le local s'y trouve ainsi que l'équipe salariée et de nombreuses personnes actives au sein de l'association. <a href="https://www.april.org/nous-contacter">Contactez-nous</a> pour organiser un apéro April dans votre région.</p>

<p>Pour tous les détails pratiques et vous inscrire, <a href="LIEN">rendez-vous sur le pad</a>.</p>

<h3>Code de conduite</h3>

<p>En tant qu’événement organisé par l'April, le <a href="https://www.april.org/reglement-interieur#Code_de_conduite">code de conduite de l'April</a> s'applique.<p>

<h3>Accessibilité</h3>

<p>Le local se trouve au sous-sol et on y accède par un escalier de 4 marches. Les toilettes ne sont malheureusement pas accessibles en fauteuil roulant.</p>

Faire l'annonce sur l'Agenda du Libre

• Se rendre sur l'Agenda du Libre et cliquer sur "Proposer un évènement" en dessous du calendrier.
  • En alternative, se rendre directement sur la page de soumission d'un événement sur l'Agenda du Libre.
• Compléter les informations en suivant le template ci-dessous et attendre la validation du contenu par une personne de l'équipe de modération :

Titre : Apéro April
Début : JJ/MM/AAAA 19h00
Fin : JJ/MM/AAAA 22h00
Nom du lieu : Bâtiment 8 (cour intérieure)
Adresse : 44/46 rue de l'Ouest
Ville : Paris
Région : Île-de-France
Portée : Locale
Description : cliquer d'abord sur « < > » (code source), puis-copier-coller le texte ci-dessous, en mettant à jour la date :

<h3 style="text-align: left;">Un apéro April ?</h3>
<p>Un apéro April consiste à se réunir physiquement afin de se rencontrer, de faire plus ample connaissance, d'échanger, de partager une verre et de bonnes choses à manger, mais aussi de discuter sur le logiciel libre, les libertés informatiques, l'actualité et les actions de l'April.</p>
<p>Un apéro April est ouvert à toute personne intéressée par ces sujets, membre de l'April ou pas, et quel que soit son niveau de connaissance du logiciel libre : n'hésitez pas à venir nous rencontrer !</p>
<h3 style="text-align: left;">Où et quand cela se passe-t-il?</h3>
<p><strong>Un apéro April aura lieu vendredi JOUR MOIS AAAA à partir de 19 h dans les locaux de l'April à Paris.</strong></p>
<p>L'adresse : April, 44/46 rue de l'Ouest (cour intérieure), bâtiment 8, 75014 Paris (entrée possible également par la place de la Catalogne, à gauche du magasin Biocoop). Sonner à « April » sur l'interphone.</p>
<p>Transports : arrêts de métro Gaîté, Pernety (sortie rue Niepce), Montparnasse.</p>
<p>Le téléphone du local est le 01 78 76 92 80 en cas de besoin.</p>
<p>Cet apéro a lieu à Paris notamment parce que le local s'y trouve ainsi que l'équipe salariée et de nombreuses personnes actives au sein de l'association. <a href="https://www.april.org/nous-contacter">Contactez-nous</a> pour organiser un apéro April dans votre région.</p>
<h3>Accessibilité</h3>
<p>Le local se trouve au sous-sol et on y accède par un escalier de 4 marches. Les toilettes ne sont malheureusement pas accessibles en fauteuil roulant.</p>
<h3>Code de conduite</h3>
En tant qu’événement organisé par l'April, <a href="https://www.april.org/reglement-interieur#Code_de_conduite">le code de conduite</a> de l'April s'applique.
<p>Pour tous les détails pratiques et vous inscrire, <a href="https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA">rendez-vous sur le bloc-notes d'organisation</a>.</p>

Site web : https://april.org
Contact : bonjour@april.org
Soumettre : adl@april.org
Mots-clés (à écrire individuellement) : apéro - april - rencontre

Compléter le pad avec les liens aux annonces

• Une fois les pages sur le site l'April et sur l'Agenda du Libre créées, copier-coller les liens dans le pad aux endroits qui correspondent.

Créer les évènements et rappels dans la Valise

• Ajouter la date dans le « Calendrier partagé April », pas besoin de mettre des rappels
• Ajouter la date dans son agenda non partagé
• Se créer des rappels pour :
  • la sollicitation des collègues pour les tâches logistiques (une semaine avant l'apéro)
  • la commande à la boulangerie (le lundi ou mardi avant l'apéro)
  • la veille de l'apéro (rappels sur réseaux, IRC et liste-infos@)
  • le jour-J (rappels sur réseaux et IRC)

Faire les messages d'annonce de l'évènement

• Toujours faire l'annonce sur les réseaux en premier afin de mettre un lien vers les posts Mastodon et Twitter dans les messages pour IRC, liste-infos@ et ca@

Faire l'annonce sur les réseaux

• Rédiger les posts en vérifiant toujours les liens avant de poster et aussi une fois le message posté (permet de supprimer/ modifier rapidement en cas d'erreur). Attention également à ne pas mettre d'émoticônes de bières pour éviter l'image de l'association libriste/ buveur de bières, et que ce ne soit pas inclusif pour les personnes qui ne boivent pas.
• Attention : si le message est accompagné d'une photo, bien penser à ajouter une description à la photo pour l'accessibilité

Apéro April Paris

Mastodon

🗓️ Un #ApéroApril aura lieu vendredi DATE dans nos locaux à Paris 14e  🎉 🧀 🥖 🍊  🎊

Ouvert à toute personne intéressée par les libertés informatiques. Venez nous rencontrer ! 👍

👉 Vous pouvez consulter la page de l'évènement sur notre site : 

https://www.april.org/apero-april-le-JJ-MOIS-AAAA-dans-les-locaux-de-l-april-paris

👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire :

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

#LogicielLibre

Twitter

🗓️ Un #ApéroApril aura lieu vendredi DATE dans nos locaux à Paris 14e  🎉 🧀 🥖 🍊  🎊

Ouvert à toute personne intéressée par les libertés informatiques. Venez nous rencontrer ! 👍

👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire :

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

#LogicielLibre

Apéro April Montpellier

Mastodon

🎉 Un apéro April aura lieu [ ce ] jeudi DATE à partir de 19 h à l'Atelier des Pigistes à Montpellier [et aussi en ligne]

Cet apéro s'inscrit dans le cadre de l'Apéro des Quatre Libertés organisé par l'association @montpellibre@mastodon.online chaque 3e jeudi du mois

👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire :

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

#LogicielLibre #ApéroApril

Twitter

🎉 Un apéro April aura lieu [ ce ] jeudi DATE à partir de 19h à l'Atelier des Pigistes à #Montpellier [ et aussi en ligne ], organisé par l'association @Montpellibre

👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire :
https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

#LogicielLibre #ApéroApril 

Faire l'annonce sur IRC

Annonce apéro April Paris

• Faire l'annonce sur IRC pour les salons #april et #april-chapril en suivant ce modèle :

Le prochain apéro April parisien aura lieu vendredi JJ MOIS au local de l'April
pour les infos pratiques, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA (en ajoutant les liens des messages sur les réseaux pour relayer)

• Faire l'annonce sur IRC pour le salon #april-ee en suivant ce modèle :

le prochain apéro April parisien aura lieu vendredi JJ MOIS au local de l'April
vous pouvez vous inscrire dès maintenant :) : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

Annonce apéro April Montpellier

• Uniquement dans le salon #april suivant ce modèle :

Un apéro April aura lieu ce jeudi DATE à partir de 19 h à l'Atelier des Pigistes à Montpellier et aussi en ligne
pour relayer : LIEN (message Mastodon) et LIEN (message Twitter)

Faire l'annonce par courriel

Apéro April Paris

Faire l'annonce sur ca@

• Envoyer un courriel sur ca@ suivant ce modèle :
• Attention : Si vous écrivez vos mails en html, faites attention à insérer le bon lien hypertexte

Sujet : Signaler sa présence à l'apéro April parisien de vendredi DATE

Bonjour,

Le prochain apéro April au local aura lieu vendredi DATE à partir de 19 h.

Vous pouvez vous inscrire dès maintenant sur le pad 😉 :

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

Cordialement,
Signature 

Faire l'annonce sur liste-info@

• Envoyer un courriel sur liste-info@ (en annonçant éventuellement d'autres apéros) en suivant ce modèle :

Sujet : Apéro April à Paris [ ce ] vendredi JJ MOIS AAAA au local de l'April

Bonjour,
 
 [ Pour rappel, ] Un apéro April aura lieu à Paris au local de l'April [ ce ] vendredi JJ MOIS à partir de 19 h.
 
 Pour les informations utiles et pour s'inscrire, rendez-vous sur le pad :
 https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

Contactez-nous pour organiser un apéro April dans votre région.

Librement,
(Signature)

• À j-7 à 9 h, dans la Valise, ajoutez l'évènement "Prépa apéro April au local", avec des rappels à 0, +3 jours et à +5 jours. Ajoutez dans Description Solliciter/ relancer collègues pour les tâches logistiques"

Apéro April Montpellier

Faire l'annonce sur liste-info@

• Envoyer un courriel sur liste-info@ en suivant ce modèle :

Sujet : Apéro April à Montpellier ce jeudi DATE

Bonjour,

Un apéro April aura lieu à Montpellier jeudi DATE à partir de 19 h. [ Il sera possible de participer à distance. ]

Pour les informations utiles et pour s'inscrire, rendez-vous sur le pad :

LIEN

Cet apéro s'inscrive dans le cadre de l'Apéro des Quatre Libertés organisé par l'association Montpel'libre chaque 3e jeudi du mois. Plus d'informations sur https://montpellibre.fr/spip.php?articleXXXX

Contactez-nous pour organiser un apéro April dans votre région.

Une semaine avant l'apéro

• Solliciter les collègues pour les différentes tâches logistiques
• Se mettre un rappel pour passe la commande à la boulangerie le lundi ou mardi avant l'apéro

Le lundi avant l'apéro

• Passer la commande à la boulangerie

Faire les rappels la veille de l'apéro

Rappel sur les réseaux

Apéro April Paris

Mastodon

🔔 Pour rappel, un #ApéroApril aura lieu ce vendredi DATE à partir de 19 h dans nos locaux à Paris 14e  🎉 🧀 🥖 🍊  🎊
 
Ouvert à toute personne intéressée par les libertés informatiques, membre de l'April ou pas 👍

👉 Vous pouvez consulter la page de l'évènement sur notre site : 
 
https://www.april.org/apero-april-le-JJ-MOIS-AAAA-dans-les-locaux-de-l-april-paris

👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire :
 
https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA
 
#LogicielLibre

Twitter

🔔 Pour rappel, un #ApéroApril aura lieu ce vendredi DATE à partir de 19 h dans nos locaux à Paris 14e
 
Ouvert à toute personne intéressée par les libertés informatiques, membre de l'April ou pas 👍
 
👉 Pour les infos pratiques :
 
https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA
 
#LogicielLibre

Apéro April Montpellier

Mastodon

🔔 Pour rappel,

🎉 Un apéro April aura lieu [ ce ] jeudi DATE à partir de 19 h à l'Atelier des Pigistes à Montpellier et aussi en ligne

Cet apéro s'inscrit dans le cadre de l'Apéro des Quatre Libertés organisé par l'association @montpellibre@mastodon.online chaque 3e jeudi du mois

👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire :

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

#LogicielLibre #ApéroApril

Twitter

🔔 Pour rappel,

🎉 Un apéro April aura lieu [ ce ] jeudi DATE à partir de 19h à l'Atelier des Pigistes à #Montpellier [ et aussi en ligne ], organisé par l'association @Montpellibre

👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire :

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

#LogicielLibre #ApéroApril

Rappel sur IRC

Apéro April Paris

• Sur les salons #april, #april-ee et #april-chapril avec le message suivant et les liens nécessaires pour relayer :

🔔 pour rappel, un apéro April aura lieu ce vendredi DATE à partir de 19h au local de l'April à Paris les détails, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA et pour relayer : LIEN (message Mastodon) et LIEN (message Twitter)

Apéro April Montpellier

• Dans le salon #april

🔔 pour rappel, un apéro April aura lieu ce jeudi DATE à partir de 19 h à l'Atelier des Pigistes à Montpellier et aussi en ligne, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA et pour relayer : LIEN (message Mastodon) et LIEN (message Twitter)

Rappel par courriel

Apéro April Paris

Rappel sur liste-infos@

Sujet : Rappel : apéro April à Paris ce vendredi au local de l'April

Bonjour,

Pour rappel, un apéro April aura lieu au local de l'April ce vendredi DATE à partir de 19 h.

Pour l'inscription, ça se passe comme d'habitude sur le pad 😉

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

Librement,
Signature

Rappel sur ca@

Sujet : Signaler sa présence à l'apéro April parisien de vendredi DATE

Bonjour,

Pour rappel, le prochain apéro April au local aura lieu ce vendredi DATE à partir de 19 h.

Vous pouvez vous inscrire dès maintenant sur le pad 😉 :

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

Cordialement,
Signature

Apéro April Montpellier

Rappel sur liste-info@

Sujet : Rappel : apéro April à Montpellier ce jeudi DATE

Bonjour,
 
Pour rappel, un apéro April aura lieu à Montpellier ce jeudi DATE à partir de  19 h. [ Il sera possible de participer à distance. ]

Pour les informations utiles et pour s'inscrire, rendez-vous sur le pad : 

LIEN

Cet apéro s'inscrive dans le cadre de l'Apéro des Quatre Libertés organisé par l'association Montpel'libre chaque 3e jeudi du mois. Plus d'informations sur https://montpellibre.fr/spip.php?articleXXXX

Contactez-nous pour organiser un apéro April dans votre région.

Librement,
Signature

Le jour de l'apéro

• S'assurer que toutes les tâches logistiques ont été faites
• Refaire les rappels sur les réseaux et sur IRC.
  • Note : ce n'est pas gênant de faire des messages rapprochés sur ce type de canaux car des personnes aurait pu louper le message de la veille.
• Faire un rappel sur liste-infos@ uniquement au cas où il n'aurait pas été fait la veille (pour ne pas inonder les boîtes mail des membres).